1.5.1 Ký kết hợp đồng giao nhận
Người xuất khẩu sẽ ký hợp đồng uỷ thác cho người giao nhận lo liệu hàng từ khi thông quan đến khi hàng được xếp lên tàu. Nhân viên giao nhận sẽ liên lệ với nhà xuất khẩu các chứng từ có liên quan đến hàng hoá xuất khẩu gồm:bản hợp đồng ủy thác xuất khẩu ,phiếu đóng gói ,bộ chứng từ cảng với tàu bao gồm,hóa đơn thương mại…
Sau khi đã chuẩn bị được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của sẽ hoàn tất hồ sơ đưa đến hải quan và làm thủ tục hải quan
1.5.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa
Đối với hàng lưu kho,lưu bãi ở cảng
Quá trình giao hàng bao gồm hai bước chủ yếu: người giao nhận xuất hàng cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.
Bước 1:Giao hàng xuất khẩu đến cảng bao gồm các công việc
- Phía giao nhận được người gửi ủy quyền ký hợp đồng lưu giữ hàng hóa với cảng.
- Trước khi đưa hàng về cảng phải xuất trình các giấy tờ sau: +Danh mục hàng hóa xuất khẩu
+ Giấy phép xuất khẩu
+ Lệnh xếp hàng(Shipping Instruction)
- Giao hàng vào kho, bãi cảng.Sau đó nhận phiếu nhập kho.
Bước 2:Cảng giao hàng cho tàu
- Trước khi đưa hàng lên tàu,Người giao nhận phải:Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm.Thông báo cho cảng về thời gian đến dự kiến (ETA), chấp nhận NOR.Cung cấp cho cảng biểu đồ xếp hang
Trước khi xếp hàng, phía giao nhận phải tổ chức vận chuyển từ kho ra cảng, nhận lệnh xếp hàng, định số máng, bố trí phương tiện vận chuyển và công nhân.
Tiến hành bốc hàng và giao hàng lên tàu.Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng đảm trách.
Trong quá trình giao hàng cán bộ kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng đã giao vào Báo cáo kiểm đếm, cuối ngày phải ghi vào Báo cáo hàng ngày và khi xuất bến xong phải lập Báo cáo cuối kỳ. Tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm.Việc kiểm đếm cũng có thể sử dụng nhân viên của công ty giám định
Khi giao nhận hàng xong cảng phải có biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn(Bill of Lading-B/L).
- Lập bộ chứng từ thanh toán:
Phía giao nhận tập hợp bộ lấy các chứng từ cần thiết xuất trình để được thanh toán tiền hàng.Thông báo cho người mua về việc giao hàng và bảo hiểm hàng hóa (nếu cần).Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, lưu kho
Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng
Đây là hàng hóa xuất khẩu do các chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu,có thể gửi vào kho của mình chứ không phải qua kho cảng. Từ kho tư nhân, người gửi hoặc người được ủy quyền có thể giao trực tiếp xuống tàu. Các bước giao nhận hàng cũng giống như đối với hàng qua cảng.
Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng chi khác là không phải ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng.
Đối với hàng đóng trong container a. Gửi hàng nguyên container (FCL)
Người được ủy quyền liên hệ vỡi hãng tàu thông báo các thông tin về lô hàng,nơi đi,nơi đến.Chủ tàu sẽ cho bảng lịch tàu để chọn chuyến tàu.
Sau khi đăng ký phiếu đặt chỗ, hãng tàu sẽ xuất lệnh giao container cho người gửi hàng mượn và seal(kẹp chì).Người giao nhận lấy containet rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
Mời đại diện hải quan, thanh tra, kiểm dịch, giám định (nếu có) kiểm tra, giám sát việc đóng hàng của container. Sau khi hoàn thành, công chức hải quan sẽ niêm phong và niêm phong thùng hàng
Người giao nhận hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container quy định, trước khi kết thúc thời gian quy định của mỗi chuyến tàu (thường là 8 giờ trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai thuyền phó.
Sau khi container đã xếp hàng lên tàu, mang theo biên lai thuyền phó để lập vận đơn.
b. Gửi Hàng lẻ (LCL)
Người giao nhận gửi hàng gửi đơn xin khoang cho hãng tàu hoặc đại lý tàu biển, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng hóa xuất khẩu.Sau khi phiếu đơn xin khoang được chấp nhận, người gửi hàng sẽ thống nhất với hãng tàu về ngày giờ và địa điểm giao hàng.
Người giao nhận mang hàng đến cho người vận chuyển, đại lý theo quy định của CFS (Container Freight Station-Trạm đóng hàng lẻ) hoặc ICD
Người gửi mời đại diện hải quan kiểm tra, thanh tra, giám sát việc xếp hàng vào container của người vận chuyển, người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong container kẹp chì, người giao nhận làm thủ tục xếp container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn.
Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng.Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi nhận
1.5.3 Kết thúc quy trình
Sau khi hàng được giao lên tàu, công ty giao nhận sẽ tiến hành thanh toán với các bên liên quan.
Nhân viên giao nhận sẽ tiếp tục giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa Trong trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhận phải báo cho khách hàng hoặc thay mặt khách hàng báo cho công ty bảo hiểm.
Bộ phận chứng từ cùng bộ phận kế toán của công ty giao nhận sẽ tiến hành tập hợp chi phí để lập chứng từ thanh toán với khách hàng.
CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN QUỐC TẾ BÌNH MINH 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp
Hình 2.1 Logo của Công ty
Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh là đơn vị có uy tín khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan quốc tế được thành lập ngày 13/12/2002
Tên quốc tế:Sunrise shipping co.,ltd Tên viết tắt : Sunrise co.,ltd
Địa chỉ: 136/16 Lê Văn Duyệt, Phường 1, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
Mã số thuế :0302805096
Người ĐDPL: Nguyễn Hướng Vinh Điện thoại : (84-8) 35125199
Email:sunriseshipping@hcm.vnn.vn
Website:http://www.sunriseshipping.com.vn Giấy phép kinh doanh:0302805096
Lĩnh vực hoạt động : Hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải
Tầm nhìn :Trở thành công ty Logistic hàng đầu tại Việt Nam Sứ mệnh :
- Giải pháp hướng tới cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cao nhất đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cao, luôn nỗ lực vì khách hàng
Gía trị cốt lõi:
Cải tiến liên tục: Văn hóa và động lực để phát triển
Hợp tác :Sẵn sàng hợp tác trên tinh thần hai bên cùng có lợi Tôn trọng : Luôn tôn trọng khách hàng , nhân viên và đối tác Chăm sóc: Chăm sóc khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu Trách nhiệm: Luôn có trách nhiệm với dịch vụ mình cung cấp Quá trình phát triển:
Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh đã và đang trên con đường phát triển và hoàn thiện không ngừng để gặt hái được thành công và uy tín với khách hàng.
Sau khi thành lập công ty chủ yếu cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển.Đến năm 2008, nắm bắt được nhu cầu thị trường công ty đã mở rộng hoạt động vận tải sang đường hàng không.
Công ty đã phát triển mạng lưới đại lý tuyệt vời trên toàn thế giới và quan hệ đối tác liên tỉnh tại Việt Nam ,vì vậy công ty có thể cung cấp các giải pháp nhanh chóng và hiệu quả cho nhiều đối tượng khách hàng.
Công ty TNHH giao nhận vận tải Bình Minh cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải cho các doanh nghiệp xuất khẩu trong và ngoài nước.Thúc đẩy hoạt động giao thương tại Việt Nam làm hài lòng và tạo niềm tin với khách hàng.Đóng góp vào sự phát triển của công ty và thuế cho nhà nước
Từ một văn phòng làm việc nhỏ chỉ có vài nhân viên.Để có được thành quả như hôm nay, các thành viên công ty đã cùng nhau cố gắng và nổ lực không ngừng nghỉ cùng với đó là sự am hiểu và nắm bắt nhu cầu của khách hàng để đưa ra những phương hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn của ban giám đốc để công ty từng bước phát triển và mở rộng.
2.1.2 Chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn của công ty
Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và các lĩnh vực liên quan khác nhằm thu lợi nhuận và chiếm thị phần trong ngành để đưa thương hiệu công ty vươn xa.Theo điều lệ công ty thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức, sắp xếp, chuyên chở, giao nhận hàng XNK, tài liệu, chứng từ - Tư vấn cho khách hàng trong dịch vục giao nhận, vận chuyển hàng hóa - Làm đại lý kinh doanh dịch vụ , giao nhận, vận chuyển hàng hóa
- Nhận ủy thác của chủ hàng về giao nhận ,kho vận,thuê và cho thuê kho lưu bãi, lưu cước, các hợp đồng vận tải trọn gói,và thực hiện các dịch vụ khác liên quan
- Cung cấp các công cụ cho quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa
- Ngoài các công việc nêu trên , có thể làm các yêu cầu khác của khách hàng phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
Công ty sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Thường xuyên cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng
- Xây dựng và thực hiện tốt các mục tiêu mà công ty đặt ra
- Nâng cao trang thiết bị,công nghệ,bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ nhân viên công ty,ứng dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động tại công ty.Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký , thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật đề ra(báo cáo tài chính, nộp thuế, quy chế khu công nghiệp,các biện pháp xử lý bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ..)
- Tập trung phát triển và mở rộng thị trường ngành nghề kinh doanh của công ty.Mở rộng quan hệ đối tác lâu dài và bền vững trong và ngoài nước.
- Thực hiện khảo sát và đánh giá khách hàng để phát hiện những điểm yếu kém trong công tác phục vụ khách hàng để nhanh cách tìm cách khắc phục
- Công tác quản lý chặt chẽ có sự phối hợp ăn ý nghiêm túc giữa các phòng ban của công ty
- Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu,tạo niềm tin với khách hàng 2.1.2.3 Quyền hạn của công ty
Các quyền hạn của công ty như sau:
- Tự do kinh doanh ngành nghề đã đăng ký
- Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn - Tuyển dụng và sử dụng lao động theo đúng qui định của pháp luật - Tự do tìm kiếm thị trường và khách hàng
- Tự chủ kinh doanh và lựa chọn hình thức tổ chức kinh doanh phù hợp với ngành nghề kinh doanh
- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh - Có quyền sử dụng và định đoạt tài sản của doanh nghiệp
- Từ chối yêu cầu của cá nhân,cơ quan, tổ chức về cung cấp nguồn lực không theo quy định của pháp luật
- Khiếu nại, tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy của công ty
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty 2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
Hình thức công ty thuộc công ty TNHH do ông Nguyễn Hướng Vinh là người đại diện.Qua sơ đồ ta có thể thấy rằng bộ máy của công ty khá đơn giản, bộ máy khoa học đã phần nào nói lên tính năng động của công ty.Các công việc đều có sự
Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận Bộ phận nhân sự Bộ phận chứng từ
chỉ đạo của giám đốc.Sau đây là một số nhiệm vụ của từng bộ phận trong sơ đồ trên.
Giám đốc:
- Quyết định các hoạt động trong công ty
- Kiểm soát tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính( báo cáo kết quả kinh doanh, các khoản thu-chi,lương nhân viên..)
- Ban hành các quy chế quản lí nội bộ
- Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty
- Đặt mục tiêu,phương hướng hoạt động cho công ty
- Có quyền đề bạt, bổ nhiệm ,sa thải nhân viên các cấp theo quy định Bộ phận kế toán:
- Chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí,thanh quyết toán các khoản thu-chi của công ty
- Theo dõi sổ sách kế toán và giấy báo nợ
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất-kinh doanh
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty về tài sản,vật tư, hàng hóa,
- Nhận và kiểm tra các chứng từ
- Báo cáo cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty, tình hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ
- Trích nộp các khoản phải nộp vào các quỹ công ty theo đúng yêu cầu - Lưu trữ các tài liệu , chứng từ cần thiết theo quy định của doanh nghiệp Bộ phận kinh doanh:
- Thực hiện việc nghiên cứu và tiếp cận thị trường và khách hàng.Đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm
- Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng
- Tham mưu, đưa ý kiến, đề xuất cho giám đốc vấn đề tới hoạt động phân phối sản phẩm dịch vụ của công ty
- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng,kế hoạch tổ chức các hoạt động kinh doanh
- Chức năng theo dõi,kiểm soát và báo cáo theo quy định của công ty
- Thực hiện tìm hiểu thông tin,đàm phán,ký kết hợp đồng với khách hàng,đối tác
- Quản lý thông tin khách hàng cẩn thận - Tạo hình ảnh quáng bá công ty
- Chịu trách nhiệm chính đối với công việc kinh doanh của công ty.Giám sát hoạt động thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty đề ra
Bộ phận nhân sự:
- Chức năng tìm kiếm tuyển dụng nhân sự cho công ty - Đào tạo và quản lý nguồn nhân lực
- Thống kê nhu cầu nhân lực
- Theo dõi đánh giá nguồn nhân lực - Xử lý quan hệ lao động
- Quản lý hợp đồng,thủ tục,hồ sơ
- Quản lý hệ thống lương thưởng phúc lợi - Phụ trách bảo hiểm
Bộ phận giao nhận:
- Là bộ phận cầm chứng từ đi khai báo hải quan,lấy chứng từ thông quan hàng hóa
- Trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng,kiểm tra hàng hóa, thuê phương tiện vận chuyển,giao hàng cho người nhận
- Thanh lí hải quan
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa,hồ sơ
- Theo dõi,nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận.Ghi chép vào sổ theo dõi để đối chiếu và lưu trữ
- Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc thanh toán các chi phí giao nhận - Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa ,tài liệu,hồ
- Lập sổ giao nhận
- Thực hiện các công việc khác phụ thuộc vào trưởng phòng thu mua giao
2.1.3 Cơ sở vật chất
Bảng 2.1: Cơ sở vật chất của công ty
(Đvt:m2)
Địa điểm Diện tích m2
Trụ sở chính 136/16 Lê Văn Duyệt
190
Bãi container 1.886
Kho CFS( thuê) 410
Văn phòng công ty nằm tại 136/16 Lê Văn Duyệt,Phường 1,Quận Bình Thạnh,Tp Hồ Chí Minh khá khang trang, thoáng mát.Được chia làm 3 khu vực cụ thể.Trụ sở chính của công ty:
-Tầng 1(90m2)gồm phòng lễ tân, phòng kinh doanh -Tầng 2(50m2)gồm phòng họp
-Tầng 3 (50m2) Phòng quản lý cấp cao bao gồm các chứng từ, hành chính kế