Mục tiêu giải pháp:
- Giảm thiểu sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ, hư hỏng trong khâu thu gom vận chuyển hàng hóa
- Giảm chi phí không đáng có trong việc sai sót của nhân viên - Thực hiện quy trình giao nhận nhanh chóng và hiệu quả
- Tạo sự hài lòng cho khách hàng trong việc thu gom vận chuyển hàng hóa Cách thức thực hiện:
Hạn chế rủi ro của nhân viên trong thu gom,vận chuyển hàng hóa:
Khâu thu gom, vận chuyển hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa.Chỉ việc tổ chức đóng hàng hóa sai quy cách cũng gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa.Đôi khi do đóng hàng vội vàng và không kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi lên xe để chuyên chở gây ảnh hưởng đến bao bì hoặc hình dáng của hàng hóa.Vì thế,đòi hỏi nhân viên đóng hàng phải am hiểu về các loại hàng hóa mới có thể đảm bảo chất lượng cho hàng hóa.
Khi nhận hàng hóa từ khách kiểm tra hàng một cách cẩn thận xem hàng hóa có bị thiếu hay hư hỏng không.Khi phát hiện hàng hóa bị hư hỏng kịp thời chụp hình chứng minh và thông báo ngay cho chủ hàng để không xảy ra tranh chấp và kịp thời xử lý không làm trễ thời gian đóng hàng mà công ty đề ra.
Đưa ra những qui định cho nhân viên khi tham gia hoạt động xếp dỡ và những lưu ý khi thu gom vận chuyển hàng hóa có tính chất đặc biệt( dể vỡ,dể hư hỏng..) Sắp xếp số lượng nhân viên phù hợp với lượng hàng hóa cần làm, phân chia công việc rõ ràng tránh cho nhân viên làm quá tải
Nhân viên giao nhận của công ty phải đến nơi đóng hàng để kiểm tra,giám sát kỹ quá trình đóng hàng đến khi đưa việc xếp dỡ,chẳng buộc hàng hóa lên phương tiện vận chuyển cho phù hợp.Công ty cần hướng dẫn cho nhân viên đóng hàng và tài xế về đặc điểm của từng loại hàng hóa và cách xếp dỡ, chẳng buộc sao cho phù hợp với đặc điểm của hàng hóa đó.Giữ mối liên hệ thường xuyên với tài xế để nắm bắt việc vận chuyển hàng hóa và khắc phục kịp thời những sự cố phát sinh khi vận chuyển hàng hóa.
Tăng cường các phương tiện bảo hộ cho hàng hóa khi vận chuyển( chọn bao bì và baller một cách cẩn thận, sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp, chọn vật liệu đệm cho hàng hóa một cách cẩn thận..)
Công ty cần khảo sát hiện trường kỹ càng và chi tiết để có các phương án xử lý khi có trở ngại.Và đưa ra nhiều phương án thích hợp về tuyến đường lưu thông và phương thức chuyên chở hàng hóa nhanh và an toàn nhất.
Xử lý nghiêm các trường hợp nhân viên khi không tuân thủ qui định làm việc gây ảnh hưởng đến hàng hóa.
Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ:
Khâu chuẩn bị bộ chứng từ là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa .Hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển cần rất nhiều chứng từ có liên quan như: chứng từ về hàng hóa,chứng từ giấy tờ hải quan, chứng từ về vận tải,thuế…nên khâu chuẩn bị chứng từ cần được tiến hành một cách cẩn thận, chính xác và thống nhất cững như sự đầy đủ hoàn chỉnh của bộ chứng từ.Hiện nay việc sai sót trong bộ chứng từ gây ảnh hưởng đến khâu làm thủ tục hải quan gây chậm trễ cho quy trình giao nhận vì công ty phải mất thời gian để chỉnh sửa.
Sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khách hàng giao thiếu hoặc do việc giao chứng từ nhiều lần nhân viên chứng từ đã không kiểm tra kỹ càng và không phát hiện ra những sai sót trong bộ chứng từ.Do đó, cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ khi khách hàng giao cho,nếu có thiếu sót yêu cầu khách hàng bổ sung hay chỉnh sửa ngay.Tránh tình trạng giao nhiều lần sẽ gây phân tán, mất tập trung cho
nhân viên chứng từ.Để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ công ty nên phân công cho nhân viên có kinh nghiệm về chứng từ và phong thái làm việc cẩn thẩn có trình độ chuyên môn về lĩnh vực giao nhận XNK.Các chứng từ trong hoạt động giao nhận hàng xuất thường viết bằng tiếng anh nên những nhân viên này phải có trình độ tiếng anh tốt đọc và hiểu được các chứng từ để xem xét và phát hiện sai sót một cách chính xác
Có những lưu ý cho nhân viên về đặc điểm của các loại hàng hóa khác nhau như hàng thực phẩm, hàng máy móc,thiết bị…thì bộ chứng từ yêu cầu cũng có sự thay đổi và cần có những giấy tờ như: giấy chứng nhận xuất xứ,giấy chứng nhận thực phẩm hay những giấy tờ yêu cầu đặc biệt cho loại hàng hóa đó cùng với những giấy tờ cho phép được xuất khẩu đó.
Nhân viên chứng từ khi làm việc phải luôn cẩn thận,tập trung rà soát khi nhận các chứng từ, phân chia chứng từ theo từng nhóm khách hàng trong mỗi nhóm khách hàng đó sẽ phân chia ra từng lô hàng và được sắp xếp theo thời gian nhận chứng từ, thời gian hoàn thành quy trình giao nhận.
Khi nhân viên đã tập hợp đầy đủ bộ chứng từ thì trưởng phòng nên dành thời gian xem xét và rà soát lại bộ chứng từ
Chú trọng đào tạo nhân viên chuẩn bị chứng từ một cách thành thạo khắc phục một số lỗi mà nhân viên thường mắc phải.Vì các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sai sót cũng bắt nguồn từ nhân viên phải tìm ra cách khắc phục đảm bảo khâu chuẩn bị chứng từ được hoàn thành và chính xác nhất, rút ngắn thời gian và là cơ sở để hoàn thiện các bước tiếp theo của quy trình giao nhận hàng xuất
Có biện pháp xử phạt khi nhân viên lặp lại sai sót nhiều lần