Để thấy rõ được quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.Sau đây là chi tiết hoạt động trong quy trình giao nhận một đơn hàng.
Tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng
Khách hàng liên hệ đến bộ phận sale của công ty để tham khảo giá cước phí vận chuyển cho đơn hàng mình muốn xuất khẩu.Sau đó, nhân viên của công ty sẽ trực tiếp hỏi khách hàng về thông tin của đơn hàng.Khi đã có thông tin chi tiết về đơn hàng nhân viên sẽ liên hệ các hãng tàu để tham khảo và tính giá cước phí tốt nhất.
Báo giá cho khách hàng:nhân viên sale căn cứ vào giá gốc của các hãng tàu tính toán các cước phí và tiến hành báo giá cho khách hàng.
Ví dụ:
Đối với đơn hàng của Công ty cổ phần Vina Crop Science nhân viên sale sẽ liên hệ đến các hãng tàu đối tác của công ty để tham khảo giá cước cho lô hàng từ cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh đến cảng Kaohsiung,Taiwan.
Nhân viên tìm hiểu và so sánh các hãng tàu cho tuyến đi Taiwan cung cấp các cước phí và dịch vụ tốt nhất.Sau khi tìm hiểu nhân viên lựa chọn hãng tàu YangMing và tính cước phí nhân viên sẽ gọi báo giá cho công ty cổ phần Vina Crop Science.
Nhận xét:
Phần lớn khách hàng liên hệ đến công ty để tham khảo giá cước phí là những khách hàng đã thân thiết.Phương thức quảng bá hình ảnh dịch vụ đến với khách hàng còn hạn chế.Công tác tìm kiếm tiếp cận khách hàng của công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh chưa đạt hiệu quả phát huy được vai trò của nhân viên sale làm giảm khả năng cạnh tranh so với các công ty khác.
Xử lý thông tin khách hàng chính là công việc cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải làm.Hình thức và cách làm của nhân viên tại công ty hoàn thành rất tốt.Nhân viên sẽ gọi điện hoặc email cho khách hàng để giải đáp thông tin
Đàm phán và ký hợp đồng
Sau khi chào giá,nếu khách hàng đồng ý với mức giá công ty đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.Uỷ thác cho công ty giao nhận giao hàng và làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng.
Nhận xét:
Tại công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh việc ký hợp đồng cũng có sự cân nhắc rõ ràng không phải lúc nào cũng là hợp đồng nguyên tắc:
- Đối với khách hàng thân thiết: Nếu mỗi lần liên hệ đặt dịch vụ lại phải ký hợp đồng nó sẽ gây rắc rối và mất thời gian cho 2 bên.Khách hàng gửi dịch vụ mà mình chọn cho công ty sau đó 2 bên tiến hành xác nhận.
- Đối với khách hàng mới:công ty sẽ tổ chức ký kết hợp đồng, chỉ ký hợp đồng cho từng loại dịch vụ cụ thể.
Công ty đã thực hiện khá tốt trong bước này hợp đồng được ký kết nhanh chóng, quá trình đàm phán được thực hiện một cách hiệu quả.Nhận được đánh giá cao từ phía khách hàng.
Book tàu
Sau khi ký hợp đồng, phía chủ hàng sẽ gửi yêu cầu đặt tàu để xác nhận thông tin về hàng hóa: người gửi, người nhận, trọng lượng hàng hóa , loại container,nơi đóng hàng,cảng đến,số lượng cont, nơi đóng hàng
Nhân viên ở công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu để đặt chỗ.Sau khi nhận được yêu cầu book cont hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation( lệnh cấp container rỗng) để xác nhận chừa chỗ trên con tàu.Booking Confirmation thể hiện những thông tin chi tiết: Số booking, tên tàu,cảng xếp hàng(port of loading),cảng dỡ hàng(port of discharge),cảng chuyển tải(transhipment), bãi duyệt lệnh cấp container,giờ cắt máng(closing time).
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra lại Booking này nếu có sai sót thì liên hệ với hãng tàu để chỉnh sửa ngay.
Ví dụ:
Căn cứ vào các thông tin của lô hàng trên hợp đồng là hàng FCL công ty sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ tại hãng tàu YangMing cho lô hàng đi Taiwan của công ty Cổ phần Vina Crop Science.
Cảng xếp tàu (port of loading): Ho Chi Minh (Cat Lai) Cảng chuyển tải ( port of discharge) :Kaohsiung (Kao) Cảng dở hàng (port of delivery):Kaohsiung,Taiwan. Hàng FCL
Nhận xét:
Hoạt động book tàu được thực hiện khá suôn sẻ.Công ty là khách hàng khá quen thuộc của các hãng tàu trong và ngoài nước nên việc đặt tàu cho lô hàng khá nhanh.Nhân viên chọn và xử lý việc đặt tàu khá tốt phù hợp với mọi chuyến đi của các lô hàng.Nhưng trong một số trường hợp quá tải hàng hóa,công ty cũng khó khăn trong việc đặt tàu làm cho hàng hóa bị lưu kho.
Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ:
Đóng hàng:Sau khi có Booking Confirmation từ hãng tàu,nhân viên giao nhận công ty sẽ phối hợp với chủ hàng đưa container rỗng đến kho của chủ hàng để đóng hàng và vận chuyển ra cảng.Nếu hàng LCL thì sử dụng xe tải để chở hàng đến kho CFS.Nhân viên sẽ tiến hành làm các công việc sau:
- Nhân viên sẽ đem lệnh cấp container rỗng (Booking Confirmation) đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy container.Phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận một bộ hồ sơ gồm: packing list container,số seal,vị trí cấp container,lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng( chạy bãi)
- Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định cũa hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi.Lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng
- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì(seal).Với hàng cần phải kiểm tra chuyên môn như kiểm dịch thì nên kẹp trước chì tạm để hạ cont về cảng.Khi lấy mẫu xong lúc đó mới kẹp chì hãng tàu.
Chuẩn bị chứng từ:Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh nhận chứng từ khách hàng gồm:Hóa đơn,Hợp đồng,Packing list….Sau khi nhận được bộ chứng từ nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng từ để chuẩn bị khai báo HQĐT và làm thủ tục Hải quan.Nếu trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho phía khách hàng để kịp thời giải quyết.
Nhận xét:
Đóng hàng: Trong quá trình đóng hàng công ty kiểm soát được tiến trình vận chuyển xếp dỡ hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ một cách chủ động.Khâu đóng hàng tuân thủ các nguyên tắc an toàn cho người lao động và hàng hóa.Trong thời điểm quá tải hàng hóa thì phương tiện vận tải của công ty không đủ để thực hiện hoạt động thực hiện tiến trình nên phải thuê ngoài.Bộ phận thường xuyên thực hiện quá trình nên diễn ra rất nhanh chóng.Bên cạnh có mvài vấn đề do bất cẩn làm ảnh hưởng đến hàng hóa.
Chuẩn bị chứng từ:là bước quan trọng vì nếu bộ chứng từ có sai sót hay không trùng khớp sẽ ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục thông quan cho hàng hóa.Việc thực hiện kiểm tra các chứng từ thực sự cần thiết nó giúp người giao nhận nắm rõ hơn về lô hàng mà mình đang thực hiện,tất cả các chứng từ phải khớp nhau nên cần nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kĩ để giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.Trong khi thực hiện chuẩn bị chứng từ nhân viên mặc dù đã kiểm tra rõ ràng các chứng từ nhưng vẫn còn nhầm lẫn bởi có nhiều chứng từ.
Làm thủ tục hải quan:
Ngay sau khi xác định được container đã hạ bãi cảng.Nhân viên khai báo hải quan chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ hải quản gồm:
+ Hợp đồng ngoại thương:1 copy có dấu sao y bản chính + Hóa đơn thương mại:1 bản gốc
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu:1 bản
+ Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan:1 bản chính + Bảng kê khai chi tiết hàng hóa:1 bản chính
+ Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều hàng hóa): 2 bản chính + Tờ khai hải quan điện tử: 2 bản chính
Đăng kí tờ khai:Dựa trên những chứng từ về hàng hóa mà người xuất khẩu
cung cấp:contract,invoice,packing list,giấy phép kinh doanh.Nhân viên của công ty sẽ vào phần mềm ECUSKD của hải quan để tạo thông tin trên mẫu tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì đã được kê khai trong phần mềm này.Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ,số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Hình 2.5: Mẫu hợp đồng ký kết tại Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
Hình 2.7:Mẫu hóa đơn thương mại tại Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
Hình 2.8:Mẫu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật tại Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ,miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu
- Luồng vàng:Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa,hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ.Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt,đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu
- Luồng đỏ: Bộ hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa.Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ có liên quan.Sau đó cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào cont và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng với khai báo.Chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt,đóng dấu và thông quan tờ khai xuất khẩu.
Làm thủ tục Hải quan tại cảng có 2 trường hợp:
Trường hợp 1:Hàng hóa xuất khẩu miễn kiễm( luồng xanh, vàng)
Bước 1:Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
Nhân viên giao nhận của công ty in 2 tờ khai Hải quan điện tử đến cho khách hàng ký tên và đóng dấu.Tiếp đó,mang bộ chứng từ gồm:giấy giới thiệu,tờ khai hải quan(2 bản) Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra xem có vi phạm không.Sau đó,Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai
Bước 2:Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem(lệ phí hải quan) dán vào trong tờ khai.Hải quan sau lhi kiểm tra sẽ trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai đã dán tem
Bước 3: Thanh lý quan bãi
Nhân viên thương vụ ở cảng kiểm tra số cont,seal.Xác nhận hạ đúng cont.Sau đó sẽ đóng dấu thanh lý tờ khai cho nhân viên giao nhận.
Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất
Nhân viên giao nhận đem tờ khai đã thanh lý và ghi nhận số cont vào sổ tàu với hãng tàu và ký xác nhận vào biên bản bàn giao cont và kết thúc làm thủ tục thông quan cho hàng hóa.
Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa( luồng đỏ)
Nhân viên giao nhận in tờ khai hải quan điện tử(in 2 bản) mang tờ khai đến cho khách hàng ký tên đóng dấu.Tiếp đến, mang bộ chứng từ gồm:giấy giới thiệu,tờ khai hải quan(2 bản),hợp đồng thương mại (1 bản sao),invoice,packing list
Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra.Kiểm tả tờ khai có phù hợp không sau đó Hải quan đống dấu và chuyển lên bộ phận kiểm hóa.
Bước 2: Kiểm hóa hàng hóa
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyến bãi và rút ruột cont.Xem kết quả phân kiểm và thông báo cho Hải quan kiểm hóa.Xuống bãi tìm cont để cắt seal và liên hệ với Hải quan kiểm hóa cắt seal và kiểm tra hàng hóa.Sau đó, nhân viên bấm lại seal mới( gồm seal Hải quan và hãng tàu).
Các bước tiếp theo tương tự như Trường hợp 1
Ví dụ:
Để lên tờ khai hải quan điện tử phải đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan.Nếu lần đầu tiên chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi thông tin doanh nghiệp lúc này ta sẽ phải nhập đầy đủ các thông tin cần thiết như mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại, người liên hệ và số điện thoại.
Sau khi kiểm tra lại nếu thấy thông tin chính xác thì nhấp vào nút “ đồng ý” để đăng nhập còn không sẽ nhấp nút “quay lại” để sửa đổi.
Hình 2.10: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
Sau đó phần mềm sẽ hiện ra một cửa sổ nhằm phục vụ cho việc khai báo.Công ty phải điền đầy đủ thông tin vào mới có thể khai báo với hải quan.
Nhận xét:
Việc thực hiện khai báo hải quan điện tử trước đó nên việc thực hiện làm thủ tục hải quan được tiến hành khá đơn giản và nhanh chóng, ít xảy ra sai sót vì bộ chứng từ đã được kiểm tra lại rất nhiều lần.Tất cả đã rà soát kĩ chứng tỏ được sự thành thạo nghiệp vụ trong việc thực hiện thao tác này của nhân viên công ty.
Giao hàng lên tàu
Trước khi tàu vào cảng hãng tàu sẽ thông báo thời gian cho công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh.Thời gian này phụ thuộc vfao thỏa thuận của công ty và hãng tàu.Khi tàu đã vào cảng thực hiện việc dở hết hàng và chuẩn bị cho việc xếp hàng.
Sau khi nhận thông báo sẵn sàng xếp dở(NOR) nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và xác nhận và ký vào giấy chấp nhận NOR.Tiếp đến, nhân viên giao nhận sẽ tổ chức hàng hóa ra cảng nếu hàng còn trong kho,tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng.Nhân viên giao nhận cùng với phòng điều độ của cảng sẽ lên kế hoạch giao hàng và xếp hàng lên tàu.
Khi thực hiện giao nhận xong nhân viên giao nhận phải lấy biên lai thuyền phó để lập vận đơn.
Nhận xét:
Giao hàng là bước khá quan trọng để hàng hóa được vận chuyển đến nước người nhập khẩu.Nếu đến thời gian tàu chạy mà chưa kịp đăng kí vào sổ tàu thì hàng sẽ không được phép vận chuyển lên tàu để khởi hành.Nhân viên đã kiểm tra kĩ các thông tin và thực hiện khóa seal theo đúng yêu cầu trước khi giao hàng lên tàu.Nhân viên thực kiện khâu này rất tốt.Do hoạt động thường xuyên được lặp lại nên không có gì sai sót.
Phát hành vận đơn
Sau khi nhân viên giao nhận gửi B/L details bộ phận chứng từ của công ty lập tức phát hành vận đơn cho khách hàng.
Khi có B/Ldetails bộ phận chứng từ lập HBL.Bộ phận chứng từ sẽ phát hành vận đơn cho HBL cho người gửi hàng và bản vận đơn nháp để khách hàng kiểm tra lại những thông tin tránh sai sót về sau.
Bộ chứng từ sẽ khai SI trên mẫu SI của công ty và gửi cho hãng tàu để phát hành MBL (seaway bill) cho công ty.Trong đó, có shipper ,consignee, loại B/L được phát hành, những thông tin còn lại như trên HBL.
Sau khi nhận được seaway bill nháp của hãng tàu nhân viên chứng từ của công ty phải kiểm tra đối chiếu lại HBL và MBL có gì khác biệt không để chỉnh sửa
Hình2.11:Mẫu B/L tại Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
Nhận xét:
Vận đơn là bằng chứng xác nhận người chở hàng đã nhận chuyên chở lô hàng của công ty và có giá trị dùng để thanh toán.Công ty thưc hiện các công việc trong bước phát hành vận đơn tốt.
Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy nhân viên chứng từ gửi mail xin hãng tàu gửi Debit note để lập giấy đề nghị thanh toán cho hãng tàu để lấy Seaway bill và hóa đơn
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ cầm vận đơn đến chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.
Nhận xét:
Ở bước này nhân viên công ty thực hiện khá tốt. Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán với khách hàng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất nhân viên giao nhận sẽ gửi thông báo