2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy của công ty
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty 2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
Hình thức công ty thuộc công ty TNHH do ông Nguyễn Hướng Vinh là người đại diện.Qua sơ đồ ta có thể thấy rằng bộ máy của công ty khá đơn giản, bộ máy khoa học đã phần nào nói lên tính năng động của công ty.Các công việc đều có sự
Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận Bộ phận nhân sự Bộ phận chứng từ
chỉ đạo của giám đốc.Sau đây là một số nhiệm vụ của từng bộ phận trong sơ đồ trên.
Giám đốc:
- Quyết định các hoạt động trong công ty
- Kiểm soát tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính( báo cáo kết quả kinh doanh, các khoản thu-chi,lương nhân viên..)
- Ban hành các quy chế quản lí nội bộ
- Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty
- Đặt mục tiêu,phương hướng hoạt động cho công ty
- Có quyền đề bạt, bổ nhiệm ,sa thải nhân viên các cấp theo quy định Bộ phận kế toán:
- Chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí,thanh quyết toán các khoản thu-chi của công ty
- Theo dõi sổ sách kế toán và giấy báo nợ
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất-kinh doanh
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty về tài sản,vật tư, hàng hóa,
- Nhận và kiểm tra các chứng từ
- Báo cáo cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty, tình hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ
- Trích nộp các khoản phải nộp vào các quỹ công ty theo đúng yêu cầu - Lưu trữ các tài liệu , chứng từ cần thiết theo quy định của doanh nghiệp Bộ phận kinh doanh:
- Thực hiện việc nghiên cứu và tiếp cận thị trường và khách hàng.Đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm
- Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng
- Tham mưu, đưa ý kiến, đề xuất cho giám đốc vấn đề tới hoạt động phân phối sản phẩm dịch vụ của công ty
- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng,kế hoạch tổ chức các hoạt động kinh doanh
- Chức năng theo dõi,kiểm soát và báo cáo theo quy định của công ty
- Thực hiện tìm hiểu thông tin,đàm phán,ký kết hợp đồng với khách hàng,đối tác
- Quản lý thông tin khách hàng cẩn thận - Tạo hình ảnh quáng bá công ty
- Chịu trách nhiệm chính đối với công việc kinh doanh của công ty.Giám sát hoạt động thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty đề ra
Bộ phận nhân sự:
- Chức năng tìm kiếm tuyển dụng nhân sự cho công ty - Đào tạo và quản lý nguồn nhân lực
- Thống kê nhu cầu nhân lực
- Theo dõi đánh giá nguồn nhân lực - Xử lý quan hệ lao động
- Quản lý hợp đồng,thủ tục,hồ sơ
- Quản lý hệ thống lương thưởng phúc lợi - Phụ trách bảo hiểm
Bộ phận giao nhận:
- Là bộ phận cầm chứng từ đi khai báo hải quan,lấy chứng từ thông quan hàng hóa
- Trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng,kiểm tra hàng hóa, thuê phương tiện vận chuyển,giao hàng cho người nhận
- Thanh lí hải quan
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa,hồ sơ
- Theo dõi,nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận.Ghi chép vào sổ theo dõi để đối chiếu và lưu trữ
- Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc thanh toán các chi phí giao nhận - Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa ,tài liệu,hồ
- Lập sổ giao nhận
- Thực hiện các công việc khác phụ thuộc vào trưởng phòng thu mua giao