Đối với hàng lưu kho,lưu bãi ở cảng
Quá trình giao hàng bao gồm hai bước chủ yếu: người giao nhận xuất hàng cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.
Bước 1:Giao hàng xuất khẩu đến cảng bao gồm các công việc
- Phía giao nhận được người gửi ủy quyền ký hợp đồng lưu giữ hàng hóa với cảng.
- Trước khi đưa hàng về cảng phải xuất trình các giấy tờ sau: +Danh mục hàng hóa xuất khẩu
+ Giấy phép xuất khẩu
+ Lệnh xếp hàng(Shipping Instruction)
- Giao hàng vào kho, bãi cảng.Sau đó nhận phiếu nhập kho.
Bước 2:Cảng giao hàng cho tàu
- Trước khi đưa hàng lên tàu,Người giao nhận phải:Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm.Thông báo cho cảng về thời gian đến dự kiến (ETA), chấp nhận NOR.Cung cấp cho cảng biểu đồ xếp hang
Trước khi xếp hàng, phía giao nhận phải tổ chức vận chuyển từ kho ra cảng, nhận lệnh xếp hàng, định số máng, bố trí phương tiện vận chuyển và công nhân.
Tiến hành bốc hàng và giao hàng lên tàu.Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng đảm trách.
Trong quá trình giao hàng cán bộ kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng đã giao vào Báo cáo kiểm đếm, cuối ngày phải ghi vào Báo cáo hàng ngày và khi xuất bến xong phải lập Báo cáo cuối kỳ. Tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm.Việc kiểm đếm cũng có thể sử dụng nhân viên của công ty giám định
Khi giao nhận hàng xong cảng phải có biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn(Bill of Lading-B/L).
- Lập bộ chứng từ thanh toán:
Phía giao nhận tập hợp bộ lấy các chứng từ cần thiết xuất trình để được thanh toán tiền hàng.Thông báo cho người mua về việc giao hàng và bảo hiểm hàng hóa (nếu cần).Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, lưu kho
Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng
Đây là hàng hóa xuất khẩu do các chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu,có thể gửi vào kho của mình chứ không phải qua kho cảng. Từ kho tư nhân, người gửi hoặc người được ủy quyền có thể giao trực tiếp xuống tàu. Các bước giao nhận hàng cũng giống như đối với hàng qua cảng.
Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng chi khác là không phải ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng.
Đối với hàng đóng trong container a. Gửi hàng nguyên container (FCL)
Người được ủy quyền liên hệ vỡi hãng tàu thông báo các thông tin về lô hàng,nơi đi,nơi đến.Chủ tàu sẽ cho bảng lịch tàu để chọn chuyến tàu.
Sau khi đăng ký phiếu đặt chỗ, hãng tàu sẽ xuất lệnh giao container cho người gửi hàng mượn và seal(kẹp chì).Người giao nhận lấy containet rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
Mời đại diện hải quan, thanh tra, kiểm dịch, giám định (nếu có) kiểm tra, giám sát việc đóng hàng của container. Sau khi hoàn thành, công chức hải quan sẽ niêm phong và niêm phong thùng hàng
Người giao nhận hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container quy định, trước khi kết thúc thời gian quy định của mỗi chuyến tàu (thường là 8 giờ trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai thuyền phó.
Sau khi container đã xếp hàng lên tàu, mang theo biên lai thuyền phó để lập vận đơn.
b. Gửi Hàng lẻ (LCL)
Người giao nhận gửi hàng gửi đơn xin khoang cho hãng tàu hoặc đại lý tàu biển, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng hóa xuất khẩu.Sau khi phiếu đơn xin khoang được chấp nhận, người gửi hàng sẽ thống nhất với hãng tàu về ngày giờ và địa điểm giao hàng.
Người giao nhận mang hàng đến cho người vận chuyển, đại lý theo quy định của CFS (Container Freight Station-Trạm đóng hàng lẻ) hoặc ICD
Người gửi mời đại diện hải quan kiểm tra, thanh tra, giám sát việc xếp hàng vào container của người vận chuyển, người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong container kẹp chì, người giao nhận làm thủ tục xếp container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn.
Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng.Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi nhận