Nhiệm vụ của từng chức danh, bộ phận

- Giám đốc: Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Trung tâm thông qua việc ký các giấy tờ được các phòng ban trình ký. Giám đốc là người có quyền được ra quyết định về các chiến lược kinh doanh, trực tiếp đề bạt những yêu cầu và nhận mệnh lệnh từ lãnh đạo cấp trên, xin cấp những khoản kinh phí phục vụ việc nâng cấp cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng dịch vụ, hàng hóa.

- Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc quản lý những vấn đề liên quan đến Tổ chức nhân sự, hành chính, nghiệp vụ. Thay mặt giám đốc thực hiện những công việc tiếp xúc với lãnh đạo cấp trên nếu giám đốc vắng mặt. Giải quyết

những khiếu nại, yêu cầu trong nội bộ về tổ chức sinh hoạt Đảng, Đoàn Thanh niên, tổ chức hoạt động đào tạo nghiệp vụ, nâng cao chất lượng môi trường làm việc cho người lao động theo quy định.

- Phòng Kế hoạch - Lễ tân: Trực tiếp nhận booking từ khách hàng và triển khai xuống các bộ phận. Phòng kế hoạch lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị và kinh doanh của đơn vị do có sự chi phối đến những phòng ban khác nhằm thực hiện yêu cầu của lãnh đạo và khách hàng.

Phòng Kế hoạch Lễ tân đề ra những chiến lược kinh doanh tham mưu cho Giám đốc, tổng hợp và đối chiếu kết quả kinh doanh hàng tuần với Kế toán sau đó báo cáo lại với ban lãnh đạo trong cuộc họp giao ban. Bộ phận Lễ tân trực tiếp phụ trách nghiệp vụ nhận - trả phòng, xuất hóa đơn phòng nghỉ và nhận tiền thanh toán của khách phòng.

- Phòng Kế toán: Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Theo dõi các khoản thu, chi từ hoạt động Sản xuất kinh doanh, DV. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách; Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định...

- Phòng Hành chính - Quản trị: Quản lý các vấn đề về bảo hành, sửa chữa Tài sản cố định. Quản lý kho, phụ trách nhập - xuất hàng hóa theo và triển khai của phòng Kế hoạch sau đó báo cáo lại với phòng Kế toán để Kế toán theo dõi hàng tồn kho. Bảo đảm thực hiện tốt nghiệp vụ an ninh và vệ sinh trong Trung tâm.

- Phòng Nghiệp vụ I: Phụ trách bếp, bàn trực tiếp phục vụ các đối tượng khách hàng theo triển khai của phòng Kế hoạch. Bộ phận bàn thực hiện việc nhập - xuất hàng hóa và bố trí người phục vụ theo triển khai của phòng Kế

S T T Chỉ tiêu M ã số 2018-2017 2017-2016 So sánh

bảng kê mua hàng sang Kế toán để theo dõi chi phí. Bộ phận bếp trực tiếp nhận hàng và xác nhận vào phiếu giao hàng của bên cung cấp.

- Phòng Nghiệp vụ II: Phụ trách các hoạt động dịch vụ liên quan đến phòng

ở và giặt là. Phòng nghiệp vụ II có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và bố trí nhân viên phục vụ dọn dẹp phòng nghỉ và giặt là theo thông tin được Lễ tân báo xuống mỗi khi khách có nhu cầu. Bộ phận giặt là ghi lại thông tin về dịch vụ giặt là khách sử dụng rồi báo xuống Lễ tân để khách thực hiện thanh toán dịch vụ này cùng với tiền phòng.

2.1.4. Đặc điểm hoạt động thu, chi

TTHN37HV có đặc điểm hoạt động thu, chi dựa theo Điều 5 Quyết định 758/QĐ-

VPCP.

Theo đó, Trung tâm có 02 nguồn thu chính là nguồn kinh phí do NSNN cấp và Nguồn thu từ hoạt động SXKD, DV bao gồm: Cho thuê phòng ngủ, cho thuê hội trường, phòng họp; Thu bán hàng hóa; Thu lãi từ tiền gửi NH; Thu dịch vụ ăn, uống, tổ chức sự kiện và các hoạt động liên quan đến việc tổ chức sự kiện, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, trông xe, dịch vụ giặt là và các dịch vụ khác theo quy định. TTHN37HV được phép huy động vay vốn của các tổ chức tín dụng và các nguồn hợp pháp khác để đầu tư mở rộng, nâng cao chất lượng phục vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, được giao.

Các khoản chi của TTHN37HV bao gồm chi hoạt động chi phí hoạt động SXKD, DV và chi theo chức năng, nhiệm vụ được VPCP giao và chi cho các hoạt động sự nghiệp có thu, bao gồm: Chi lương, phụ cấp lương cho cán bộ, công nhân viên, trả tiền công lao động hợp đồng, lao động công nhật; Chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trích nộp kinh phí công đoàn theo quy định của Nhà nước; Chi tiền ăn trưa cho CBCNVC, Chi đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, mời chuyên gia tư vấn; Chi mua hàng hóa; và các khoản chi hợp pháp khác.

Riêng đối với khoản chi thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước: TTHN37HV có trách nhiệm kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu 10956/BTC-CST ngày 15 tháng 08 năm 2012 của Bộ Tài chính và theo công văn số 8447/VPCP-TV ngày 23 tháng 10 năm 2012 của VPCP.

Căn cứ Hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có thu, TTHN37HV xây dựng các định mức chi tiêu tài chính trên cơ sở các định mức kinh tế - kỹ thuật của Nhà nước cho từng công việc cụ thể, phù hợp với hoạt động đặc thù của TTHN37HV (tiếp khách, hội họp, giao dịch, đối ngoại, quảng cáo, tiếp thị, ...) trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm cho ý kiến trước khi Giám đốc TTHN37HV phê duyệt. Trên cơ sở định mức quy định, khuyến khích TTHN37HV tổ chức khoán chi phí đến từng phần việc, từng đơn vị và cá nhân trong phạm vi nguồn kinh phí được giao, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ và kinh doanh.

2.1.5. Tình hình kết quả hoạt động Trung tâm năm 2017 - 2018Tên cơ quan cấp trên: Văn phòng Chính phủ Tên cơ quan cấp trên: Văn phòng Chính phủ

Đơn vị báo cáo: Trung tâm Hội nghị 37 Hùng Vương BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG Năm: 2018

I Hoạt động hành chính, sự nghiệp 1 Doanh thu (01=02+03+04) 0 T 11.845.145 11.345.125 44% a. Từ NSNN cấp 0 2 11.845.145 11.345.125 44%

b. Từ nguồn viện trợ, vay

nợ nước ngoài 03 0 0 c. Từ nguồn phí được khấu trừ, để lại 0 4 0 0 2 Chi phí (05=06+07+08) 0 5 9.753.456 8.015.605 21,67%

a. Chi phí hoạt động 0

6 9.753.456 8.015.605 21,67%

b. Chi phí từ nguồn viện

trợ, vay nợ nước ngoài 07 0 0

c. Chi phí hoạt động thu phí 0 8 0 0 3 Thặng dư/thâm hụt (09=01-05) 09 2.091.689 3.329.520 (- 37,17%) II

Hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ 1 Doanh thu ĩõ ” 112.156.686,1 23 80.145.146 39,94% 2 Chi phí ĨF 74.584.196,27 56.296.522, 09 32,48% 3 Thặng dư/thâm hụt (12=10- 11) 1 2 37.572.489,85 3 23.848.623, 91 57,54%

III Hoạt động tài chính

1 Doanh thu 2 0- 163.707,827 114.706,456 42,71% 2 Chi phí 2 T 80.707,756 66.778,756 20,8% 3 Thặng dư/thâm hụt (22=20- 21) 2 2 83.000,071 47.927,700 73.71% ĨV ” Hoạt động khác 1 Thu nhập khác 3 0 0 0 2 Chi phí khác 3 ^ 0 0 3 Thặng dư/thâm hụt (32=30- 31) 3 2 0 0 V- Chi phí thuế TNDN 1 0 - - - VI Thặng dư/thâm hụt trong năm (Trước thuế) (50=22+12+09) 5 0 39.747.178,92 4 27.226.071, 61 45,98% 1 Sử dụng kinh phí tiết kiệm của đơn vị hành chính 5 1 0 0 -

2 Phân phối cho các quỹ 5

2 - - -

Kinh phí cải cách tiền

lương 5

3 0 0

Ke toán tông hợp Ke toán tiền mặt, ngân hàng Ke toán TSCDs CCDC Ke toán công nợ Ke toán hàng hóa, vật liệu Thù quỳ

Bảng 2.1. Tình hình kết quả hoạt động của Trung tâm năm 2017 và 2018 Qua bảng Báo cáo kết quả hoạt động trên, ta thấy rằng tình hình hoạt động của TTHN37HV có những biến động đáng kể, cụ thể:

Nguồn thu do NSNN cấp năm 2018 tăng 4,4% so với năm 2017 do lạm phát, giá cả leo thang và chế độ lương áp dụng cho cán bộ công nhân viên chức có sự thay đổi.

Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ tăng đáng kể với mức 32.011.540.123 đồng ( tương đương 39,94 %) so với năm 2017. Đây là một mức tăng đáng kể ảnh hưởng trực tiếp đến thặng dư hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Điều này có thể giải thích phần nhiều do một nửa hạng mục xây dựng còn lại của Trung tâm đã được hoàn thành cuối năm 2017 và đi vào khai thác chính thức đầu năm 2018. Cơ sở vật chất được nâng cao cũng là điều kiện thuận lợi để Trung tâm có cơ hội đẩy mạnh hợp tác với các công ty du lịch lữ hành và đầu tư đào tạo nâng cao trình độ nhân viên trong ngành dịch vụ.

Cùng với việc tăng doanh thu là sự tăng lên của chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Tuy nhiên, mức tăng này vẫn thấp hơn mức tăng trưởng doanh thu của Trung tâm. Do phát sinh nhiều khách hàng hơn và quy mô hoạt động SXKD đã được tăng lên đáng kể nên phần chi phí quản lý và giá vốn hàng bán cũng tăng lên nhiều.

Đối với doanh thu hoạt động tài chính, số liệu 2 năm cho thấy có sự tăng

lên ở chỉ tiêu này. Cụ thể năm 2018 doanh thu hoạt động tài chính tăng những 42,71% do số dư tiền gửi của Trung tâm tăng lên.

Chi phí Tài chính của Trung tâm cũng có sự tăng trưởng nhẹ ở mức 20,8% so với năm 2017. Điều đó chứng tỏ Trung tâm phải trả nhiều chi phí tài khách hàng thường có nhu cầu thanh toán bằng thẻ trả trước để nhận ưu đãi từ các Ngân hàng. Tuy nhiên, mức tăng ở chi phí Tài chính không đáng kể so với sự tăng trưởng mạnh mẽ của Doanh thu Tài chính nên thặng dư từ hoạt động tài chính của TT vẫn tăng.

2.1.6. Tổ chức công tác kế toán

a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công tác kế toán

Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán TTHN37HV

(Nguồn: Hồ sơ đơn vị)

b. Sơ lược về tổ chức và các công tác trong bộ phận kế toán

Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, có quyền hạn và trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong phòng. Công tác quản lý thu chi, điều chuyển tiền trong tài khoản cũng chịu sự theo dõi của kế toán trưởng thông qua việc kiểm tra và kí các chứng từ kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn là người có nhiệm vụ kiểm soát, quyết toán các hợp đồng liên quan đến chi phí, các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán nhằm đảm bảo báo cáo và tham mưu cho Ban lãnh đạo về tình hình kinh doanh của Trung tâm.

Quy mô: Gồm 1 người Cơ cấu giới tính: Nam Trình độ: Thạc sĩ

thành báo cáo của Trung tâm hàng tuần. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm phân tích, kiểm soát giá thành sản phẩm, đảm báo tính thống nhất của số liệu thông qua việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên phiếu Triển khai từ phòng Kế hoạch - Lễ tân với số liệu của khách và hóa đơn. Kế toán tổng hợp còn có vai trò kiểm tra, đối chiếu lượng hàng hóa bán ra với doanh thu của các bộ phận hàng ngày để đảm bảo sự chính xác về thông tin.