2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thái Long. Sơ đồ 2.1- Bộ máy quản lý công ty
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Thái Long)
Công ty có 40 nhân viên trong đó bộ máy quản lý gồm 5 người bao gồm 1 Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty, 2 Kế toán trong đó có 1 Kế toán thuế và 1 Kế toán nội bộ và một Quản đốc tập trung phụ trách hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Giám đốc công ty là người đứng đầu, đại diện về pháp luật của công ty, người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh và mọi nghĩa vụ tài chính của công ty với Nhà nước. Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và điều chỉnh cơ cấu hoạt động của Công ty để tạo ra lợi nhuận tốt nhất. Giám đốc đóng vai trò chính và quan trọng nhất trong quá trình điều hành công ty.
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về các số liệu và nghiệp vụ, và trước pháp luật và cơ quan quản lý về các hoạt động phát sinh tại phòng kế toán.
Kế toán nội bộ thực hiện các công việc:
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
-Có trách nhiệm thay mặt Công ty thanh toán các khoản chi phí khi có sự đồng ý của Giám đốc công ty
Lập hoá đơn GTGT, thu tiền doanh thu và thông báo kết quả bán hàng cho Giám đốc công ty.
-Theo dõi nhập xuất thành phẩm và tính giá vốn hàng bán. -Theo dõi quá trình mua bán nguyên vật liệu.
Kiểm kê tài sản và tính khấu hao tài sản hàng kì.
Kế toán thuế thực hiện báo cáo kê khai thuế mỗi kì; kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê khai thuế và làm việc với cơ quan quản lý nhà nước theo đúng quy định của nhà nước một cách rõ ràng và minh bạch.
2.2.2. Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Thái Long.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi công việc và nghiệp vụ được xử lý ngay trong bộ phận Kế toán. Để phản ánh chính xác và cập nhật liên tục và hệ thống hoá tình hình biến động của từng tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản và các hoạt động kinh doanh xảy ra, công ty sử dụng trình tự ghi sổ kế toán bằng hình thức “Nhật ký chung” được ghi chép và xử lý bằng phần mềm VACOM.
Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm dương lịch. Công ty sử dụng phương pháp kê khai định kì để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và thành phẩm tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song.
Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền trong việc xác định nguyên vật liệu, thành phẩm xuất kho.
Công ty tính giá trị sản phẩm dở dang dựa theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, thành phẩm xuất kho.
Tài sản cố định được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Công ty tính thuế GTGT (VAT) áp dụng theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu ra được tính với mức thuế xuất 10%.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài chính ban hành.
Chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng các hoá đơn, chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành để dùng làm căn cứ ghi nhận doanh thu như: hoá đơn GTGT, hợp đồng nguyên tắc, bảng kê hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, bảng lương, phiếu xuất nhập kho hàng hoá và các chứng từ khác có liên quan.
Hệ thống sổ sách
Dựa vào các hoá đơn, chứng từ đã kiểm tra, đầu tiên, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh và số Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái. Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối mỗi kì, kế toán cộng số liệu trên Sổ cái các tài khoản; sau đó, lập Bảng cân đối số phát sinh cuối kì.
Cuối cùng, khi đã kiểm tra chính xác, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các BCTC.
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày ---►
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm ►
(Nguồn: Phòng Kế toán - Công ty TNHH Thái Long)
Kế toán ghi số liệu từ các hoá đơn gốc, chứng từ gốc vào các bút toán và tác vụ trong phần mềm, sau đó các số liệu sẽ được tự động cập nhập lên các Sổ và BCTC.
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
Hệ thống báo cáo kế toán
Ket thúc mỗi 6 tháng, kế toán tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính toán số dư cuối kỳ các tài khoản và tiến hành lập BCTC bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh BCTC.
Công ty lập BCTC theo mỗi 6 tháng, 1 năm và lập báo cáo cho Cục Thuế Quận Hà Đông và Ngân hàng giao dịch.
2.3. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàngcủa Công ty TNHH Thái Long. của Công ty TNHH Thái Long.
2.3.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Thái Long.
Công ty TNHH Thái Long kinh doanh trong ngành sản xuất và buôn bán hàng hoá từ inox, thép không gỉ, lắp đặt lan can cầu thang, hoạt động kinh doanh chính là bán hàng cho các đại lý trong cả nước. Công tác kiểm kê hàng tồn kho, nguyên vật liệu được tiến hành theo phương pháp kê khai định kì, phương pháp bình quân dự trữ cả kỳ được áp dụng cho việc tính hàng hoá xuất kho.
Hàng hóa doanh nghiệp đa dạng có rất nhiều chủng loại và kích cỡ khác nhau. Hiện nay việc mã hóa các loại hàng hóa của công ty được áp dụng theo phương pháp đánh số liên tiếp.
Phương thức bán hàng:
Công ty TNHH Thái Long áp dụng hai phương thức bán hàng truyền thống là bán hàng tới các đại lý, ngoài ra, công ty cũng thực hiện hoạt động bán lẻ tại kho.
Bán buôn
Dựa vào hợp đồng nguyên tắc hay đơn đặt hàng, Công ty chuyển hàng cho đơn vị vận chuyển giao hàng cho đại diện bên đặt hàng. Khi hàng được vận chuyển tới nơi, đơn vị đặt hàng xác nhận đủ hàng và chuyển tiền hoặc công nhận nợ; từ đây, hàng hóa được xác nhận là đã bán. Khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng. Đối với những đối tác có quan hệ lâu năm, khách hàng sẽ được ghi nợ trong một khoảng thời gian tuỳ thuộc vào khối lượng hàng mua của khách hàng. Việc chấp nhận cho đối tác thanh toán chậm là một tiêu chí để gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các đối thủ. Công ty luôn tạo mọi điều kiện sao cho có lợi nhất cho khách
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
hàng trong quá trình mua hàng, giúp việc kinh doanh của khách hàng thuận lợi hơn. Nhưng những khoản phải thu này cũng luôn được theo dõi chặt chẽ tránh việc đối tác chây ì, thanh toán chậm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bán lẻ tại kho
Bán lẻ tại kho là hình thức mà người mua đến trực tiếp kho công ty để mua hàng và sau đó gửi tiền hàng cho kế toán trưởng. Sau khi đã thanh toán cho kế toán, khách hàng lấy hàng trực tiếp. Với các khách hàng ở xa, công ty có thể gửi hàng và khách hàng thanh toán tiền mặt cho bộ phận giao hàng khi nhận được hàng. Cuối ngày, kế toán trưởng thu tiền, lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, lập phiếu thu và xác định số lượng bán ra trong ngày.
Các phương thức thanh toán:
Công ty thực hiện 2 cách thanh toán chính là phương thức thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán qua Ngân hàng:
Thanh toán bằng tiền mặt:
Với các đơn hàng bán lẻ với khối lượng hàng hoá ít, khách hàng đến công ty sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với kế toán trưởng. Với các trường hợp khách hàng đặt các mặt hàng cần phải gia công với kích thước hay đặc điểm riêng, khách hàng sẽ phải đặt cọc trước 70% tiền hàng và khi lấy hàng khách hàng sẽ thanh toán nốt.
Thanh toán qua Ngân hàng:
Công ty chủ yếu kinh doanh với những khách hàng ở xa và lượng tiền phải thu lớn nên để thuận lợi cho quá trình thanh toán, tiền hàng sẽ được khách hàng chuyển khoản qua Ngân hàng. Phương thức thanh toán này chỉ áp dụng với các đối tác đã hợp tác lâu năm và những đối tác đã kí kết hợp đồng nguyên tắc.
Phương thức thanh toán chậm trả:
Khách hàng đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho Công ty, việc thanh toán chậm trả sẽ thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Công ty áp dụng điều kiện " 1/10, n/20" có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày thứ 11, người mua phải thanh toán toàn bộ công nợ là "n".
2.3.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thái Long.
2.3.2.1. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.
Chứng từ bán hàng trong phương thức này bao gồm: -Hóa đơn GTGT
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn gốc
Liên 2: giao khách hàng Liên 3: lưu hành nội bộ Phiếu xuất kho
Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng Quy trình thủ tục bán hàng diễn ra như sau:
Căn cứ vào hợp đồng bán buôn hàng hóa, kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đonw GTGT và phiếu xuất kho cho số hàng hóa trong hợp đồng.
Sau khi lập hóa đơn GTGT, kế toán sẽ giao cho thủ kho sắp xếp và theo dõi chi tiết hàng hóa nhập, xuất, tồn kho cho từng loại hàng hóa. Thủ kho giao hàng hóa cho nhân viên giao hàng gửi hàng cho khách hàng. Mỗi hàng hoá được đánh kí hiệu riêng biệt, sau khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán nhập số liệu vào phần mềm và làm các nghiệp vụ kế toán bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và thuế.
Ví dụ 1:
Ngày 10 tháng 12 năm 2018, Công ty TNHH Thái Long xuất kho bán hàng cho Công ty TNHH Cơ khí và tự động hoá Công nghiệp theo hoá đơn HD12/0004.
Tham khảo phụ lục:
Bảng 1-Đơn đặt hàng Công ty TNHH Thái Long trang 41 Bảng 2-Phiếu xuất kho trang 42
Bảng 3-Hoá đơn GTGT trang 43
2.3.2.2 Phương thức bán lẻ trực tiếp qua kho
Khi bán hàng cho khách lẻ trực tiếp qua kho công ty, nghiệp vụ sẽ phát sinh những chứng từ:
Hoá đơn bán lẻ hay hoá đơn GTGT. Phiếu xuất kho.
Phiếu thu tiền
Bảng kê hàng hoá bán lẻ.
Khi có khách hàng đến Công ty mua hàng, thủ kho sẽ trực tiếp sắp xếp và bán hàng. Sau đó, thủ kho báo cáo các sản phẩm đã bán để kế toán làm phiếu xuất kho và hoá đơn bán lẻ cũng như phiếu thu tiền.
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
Ví dụ 2: Ngày 03 tháng 12 năm 2018, Công ty xuất kho bán hàng cho công ty CP Kim khí Hoa Sen trực tiếp tại kho bao gồm những mặt hàng:
Tham khảo Phụ lục:
Bảng 4-Phiếu xuất kho Hoa Sen trang 44
Bảng 5- Hoá đơn GTGT Công ty Hoa Sen trang 45 Bảng 6-Sổ chi tiết 156 trang 46
Bảng 7- Tổng hợp nhập xuất tồn trang 47 Bảng 8- Sổ chi tiết tài khoản 511 trang48
2.3.2.2. Ke toán giá vốn hàng bán(bao gồm cả phương pháp tính giá hàng xuất kho để xác định giá vốn hàng bán)
Tham khảo Phụ lục:
Bảng 9- Sổ chi tiết tài khoản 632 trang49
2.3.2.3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nội dung của kế toán chi phí quản lý kinh doanh.
Mỗi ngày, dựa vào các hoá đơn phải trả như cước điện thoại hay tiền điện, phí dịch vụ ngân hàng, kế toán lập phiếu chi đồng thời ghi vào máy tính các bút toán:
Nợ TK 642 Nợ TK 133
Có TK 111,331
Ví dụ: Ngày 5 tháng 12 năm 2018, công ty thanh toán tiền cước điện thoại cho CN Công ty Dịch vụ viễn thông VNPT Hà Nội 180.697 VNĐ, thuế GTGT 10%. Kế toán lập phiếu chi và ghi vào phần mềm bút toán:
Nợ TK 642 180.697
Nợ TK 133 18.069
Có TK 111 198.766
Tham khảo Phụ lục:
Bảng 10- Phiếu chi Công ty TNHH Thái Long trang50 Bảng 11- Sổ chi tiết tài khoản 642 trang51
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
2.3.2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Cuối kì, sau khi tất cả các khoản doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp đã được tập hợp, kế toán tiến hành xác định kết quả bán hàng bằng cách kết chuyển doanh thu sang bên Có của tài khoản 911, giá vốn và chi phí quản lý doanh
nghiệp được kết chuyển sang bên Nợ của tài khoản 911.
Kế toán xác định được kết quả bán hàng trong tháng 12 năm 2018 như sau: Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán
= 2,046,649,793 - 1,974,544,689 = 72,108,104.
Kết quả bán hàng = Lợi nhuận gộp - Chi phí quản lý kinh doanh = 72,108,104 - 17,241,012
= 54,867,092.
Tham khảo Phụ lục:
Bảng 12- Sổ cái tài khoản 632 trang 52 Bảng 13- Sổ cái tài khoản 642 trang 53 Bảng 14- Sổ Nhật ký chung trang 54
Khoá lu n t t nghi pậ ố ệ
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng của Công ty
3.1. Đánh giá.
3.1.1. Kết quả đạt được.
Công ty có những kế toán viên lành nghề đã qua đào tạo bài bản nên đã thực hiện rất tốt các nguyên tắc. chế độ chính sách của Nhà nước. Công ty cũng chấp hành và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà Nước. Đồng thời bộ phận kế toán đã cung cấp các thông tin chính xác, cập nhật và quan trọng cho lãnh đạo công ty để tạo ra được những phân tích cụ thể về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ bản, những số liệu đã phản ứng thực tế và khách quan về thực trạng sản xuất của toàn bộ bộ máy doanh nghiệp. Các hoạt động kinh tế được cập nhập kịp thời sẽ là một nền tảng quan trọng trong việc vận hành của doanh nghiệp. Với những thông tin này, Giám đốc công ty có thể đưa ra được những đường lối phát triển cũng như phương thức kinh doanh phù hợp nhất với doanh nghiệp nhằm tối ưu hoá nguồn vốn kinh doanh.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống chứng từ đều được sử dụng hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Các hoạt động kinh doanh phát sinh đều có sự phản ảnh đầy đủ trên hệ thống chứng từ kế toán. Các nghiệp vụ của kế toán viên trong doanh nghiệp đều được bố trì và sắp xếp hợp lý tuân thủ đúng theo chế độ kế toán ban hành của Bộ Tài chính. Các bút toán được lập chính xác phản ánh khách quan nội dung