2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP ONOFF.
Tổ chức bộ máy kế toán quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Tại ONOFF bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Công ty phân chia công việc cho những cán bộ nhân viên, đồng thời có những hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đúng theo chính sách, yêu cầu của Bộ tài chính để hướng tới hoàn thiện bộ máy kế toán:
+ Phù hợp với quy mô hoạt động và đặc điểm kinh doanh của đơn vị; + Đảm bảo chỉ đạo và thực hiện tốt công tác kế toán, thông tin kinh tế;
____________________________________ 37 ____________________________________
Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Lớp : K20KTA
*TP kế toán:
+ Xây dựng kế hoạch ngân sách và KQKD hàng năm/vụ của ONOFF. Theo dõi, đánh giá và dự báo việc thực hiện ngân sách, kết quả kinh doanh hàng Tháng/Quý/Vụ/Năm. Đánh giá hiệu quả dự án đầu tư, hiệu quả của chính sách bán hàng. Phân tích BCTC hàng tháng/quý/vụ/năm.
+ Phối hợp với Ban tài chính Textile để huy động vốn nhắm đảm bảo dòng tiền hoạt động cho ONOFF.
+ Hoàn thiện các hồ sơ liên quan đến mở hạn mức, tăng hạn mức với ngân hàng.
+ Xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán ( gồm sơ đồ tổ chức; sơ đồ định biên; quy trình quy định,...).
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu - chi; các khoản công nợ; tài sản; nguồn vốn. Lập các BCTC. Chắc chắn báo cáo thuế được lập theo kế hoạch, được phê duyệt và tuân thủ các quy định về pháp luật thuế; pháp luật kế toán.
+ Xây dựng kế hoạch doanh thu, chi phí, nộp ngân sách trên sổ thuế hàng năm. Kiểm tra số liệu, chứng từ và báo cáo trên sổ thuế mà nhân viên đã thực hiện. Làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh.
*Kế toán tổng hợp:
38
+ Theo dõi, kiểm soát và hạch toán công nợ phả trả trên sổ quản trị
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
Chịu trách nhiệm về kiểm soát toàn bộ số liệu của kế toán chi tiết; lập và tổng hợp các BCTC.
+ Rà soát sổ sách của báo cáo quản trị, sổ chi tiết, tổng hợp của sổ kế toán thuế.
+ Lập BCTC trên sổ quản trị
+ Báo cáo và Lưu trữ chứng từ quản trị
+ Làm việc với cơ quan thuế và lên báo cáo định kỳ
*Kế toán TS,CC:
+ Theo dõi tình hình biến động TSCĐ,CCDC + Theo dõi và kiểm soát giá thành
+ Hạch toán và ghi nhận bút toán trên sổ sách quản trị + Để ý và hạch toán trên sổ kế toán thuế
+ Báo cáo và lưu trữ chứng từ
*Kế toán thanh toán:
Chịu trách nhiệm về:
+ Tiếp nhận và rà soát hồ sơ thanh toán
+ Giao dịch thanh toán và ghi nhận nghiệp vụ trên sổ quản trị + Hạch toán các phát sinh thanh toán trên sổ thuế
+ Báo cáo và lưu trữ chứng từ
*Kế toán công nợ phải thu:
Chịu trách nhiệm về toàn bộ công nợ phải thu của người mua được phân công trên sổ quản trị và sổ thuế.
+ Theo dõi, kiểm soát và cảnh báo các vấn đề liên quan công nợ phải thu. + Theo dõi khách hàng, hạch toán trên phần mềm và xác nhận công nợ các đối tượng được phân công.
+ Theo dõi và hạch toán DT, công nợ phải thu đồng xuất hóa đơn VAT đầu ra + Quản lý các HĐ bán
+ Báo cáo và lưu trữ chứng từ
*Kế toán công nợ phải trả:
Chịu trách nhiệm toàn bộ số liệu công nợ phải trả nhà cung cấp trên sổ quản trị và sổ thuế:
39
Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Lớp : K20KTA
+ Xác nhận và đối chiếu công nợ + Quản lý các hợp đồng NCC
+ Báo cáo và lưu trữ các giấy tờ liên quan.
*Thủ quỹ ( kiêm kế toán vật tư):
Chịu trách nhiệm về các khoản thu, chi tiền mặt; về toàn bộ số liệu trên sổ sách của nguyên phụ liệu, hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm:
+ Thực hiện thu, chi tiền mặt, TGNH + Đối chiếu và kiểm kê quỹ
+ Kiểm soát số liệu nhập - xuất tồn kho + Báo cáo và lưu trữ chứng từ
*Kế toán thuế:
Chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu trển sổ kế toán thuế:
+ Thu thập, xử lý hóa đơn mua vào, bán ra + ghi sổ các sự kiện phát sinh
+ Làm việc với cơ quan thuế và lên báo cáo định kỳ
+ Lưu giữ đầy đủ, hợp lý, khoa học và in chứng từ đúng chuẩn + Cập nhật thường xuyên chính sách thuế mới
+ Báo cáo và lưu trữ
2.2.2.Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty cổ phần ONOFF.
Hiện ONOFF sử dụng hệ thống tài khoản theo TT200/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 thay thế cho Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Hình thức ghi sổ kế toán của ONOFF là: Ghi sổ kế toán trên phần mềm. Đơn vị đồng tiền hạch toán : Công ty ONOFF đang sử dụng đồng tiền Việt Nam Đồng trong ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính.
Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1/X đến 31/12/X. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Chính sách kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần ONOFF: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, nếu như khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được . Công ty tính giá xuất
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
kho hàng bán bằng phương pháp BQGQ cuối kỳ. Chính sách TSCĐ tại ONOFF: Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc và trình bày theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng và thời gian sử dụng TSCĐ là ước tính kế toán.
Công ty tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất giá trị gia tăng của hàng hóa sản phẩm tiệu thụ trong nước của ONOFF là 10%.
Thuế TNDN tại ONOFF được tính và nộp thuế theo thuế suất hiện hành là 20%.
Thời kỳ bùng nổ công nghệ nên việc ứng dụng nó vào kế toán là rất cần thiết và hiện công ty đang dùng phần mềm AUGESS để hỗ trợ cho công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ trong sử dụng kế toán máy.
2.3 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổphần ONOFF. phần ONOFF.
2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần ONOFF.
* Chất lượng hàng hóa và giá bán:
- Chất lượng sản phẩm:
Các sản phẩm của công ty cổ phần ONOFF đều được làm từ chất liệu tối ưu :
41
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
Chất liệu Cotton mềm mại, mát lạnh, có độ bền cao và khả năng định hình phom dáng, thấm hút vượt trội cùng cơ chế làm mát tự nhiên giúp cân bằng độ ẩm, đảm bảo an toàn cho cả vùng da nhạy cảm.
Hơn nữa các các sản phẩm,hàng hóa đều được kiểm tra rất kỹ lưỡng từ quá trình nhập kho đến khi tiêu thụ tới tay khách hàng. Công ty cổ phần ONOFF hướng tới việc mang đến cho khách hàng sự ưng ý và thoải mái nhất về chất lượng sản phẩm của công ty.
Hình 2.1: Hình ảnh đi kiểm kê thực thế tại kho ONOFF
- Giá bán: Căn cứ vào nhiều nhiều yếu tố khác nhau như : giá thành sản xuất, giá thu mua , giá đối thủ cạnh tranh,... công ty đã đưa ra các mức giá khác nhau cho từng mẫu mã sản phẩm.
Ngoài ra từ ngày 12/07/2019 tại hệ thống các cửa hàng ONOFF trên toàn quốc (Không áp dụng online và trung tâm thương mại) có chương trình ưu đãi đối với các người mua thân thiết đó là cấp thẻ thành viên để khách hàng tích điểm chi tiêu và nhận ưu đãi chiết khấu giá. Tất cả khách hàng phát sinh hóa đơn tại hệ thống cửa hàng ONOFF trên toàn quốc có tổng trị giá hóa đơn dưới 10.000.000VNĐ sẽ được cấp thẻ Comfy ( thẻ này tích lũy 3% giá trị đơn hàng) và khách hàng được nâng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
hạng thẻ Super Comfy khi đạt 10.000 điểm, tương đương trị giá hóa đơn từ 10.000.000VNĐ (thẻ này tích lũy 5% giá trị đơn hàng và nhiều ưu đãi khác). Người mua được tích lũy điểm ngay từ hóa đơn đầu tiên và tích lũy dựa trên số điện thoại. Điểm tích lũy được tính trên trị giá thanh toán hóa đơn. Hệ số quy đổi: 1.000vnđ = 1 điểm và khách hàng chỉ sở hữu 01 mã thẻ duy nhất và thẻ này không có giá trị chuyển nhượng và quy đổi thành tiền mặt. Khách hàng xuất trình thẻ khách hàng thân thiết khi muốn sử dụng điểm tích lũy để trừ điểm trong thẻ khi thanh toán.
Vào một số ngày lễ công ty cũng có các chương trình mua nhiều và giảm giá để thu hút thêm khách hàng mua và mua với số lượng nhiều hơn.
Hình 2.2: chương trình giảm giá dịp lễ30/4 —1/5 của công ty ONOFF
* Phương thức bán hàng và thanh toán:
- Bán buôn: ONOFF đang thực hiện bán buôn cho một số doanh nghiệp chủ yếu là ở trong nước .
Đối với phương thức này thì khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt tùy theo điều kiện và thỏa thuận đôi bên.
- Bán lẻ: Công ty ONOFF bán hàng thông qua các kênh bán hàng khác nhau như: Bán online trên trang web của công ty, Bán tại các trung tâm thương mại và các cửa hàng của công ty trên toàn quốc.
Khi khách hàng mua hàng online trên web thì có thể:
+ Thanh toán trả trước bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng và thẻ thanh toán quốc tế và thanh toán trực tiếp tại hệ thống thanh toán trên website sau khi hoàn tất đơn
43
* Kế toán DT bán hàng, CCDV.
ONOFF dùng TK 511 để ghi nhận DT bán hàng, CCDV.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
hàng. Hệ thống thanh toán điện tử của ONOFF được kết nối với cổng thanh toán điện tử VNPAY.
+ Thanh toán trả sau (COD), theo đó khách hàng thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao hàng khi nhận hàng bằng tiền mặt.
Khi khách hàng mua hàng tại các trung tâm thương mại hoặc các cửa hàng của ONOFF thì khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy vào thỏa thuận giữa hai bên.
Hình 2.3: màn hình bán hàng online trên trang Web của công ty cổ phần ONOFF.
2.3.2 Thực trạng tình hình kế toán bán hàng và xác định KQHĐKD tại công ty
cổ phần ONOFF.
Các giao dịch bán hàng tại công ty cổ phần ONOFF được ghi nhận vào sổ sách kế toán căn cứ vào chứng từ: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, bảng kê giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán. Cuối kỳ công ty xác định KQKD để nắm tình hình lãi lỗ của đơn vị và có định hướng cùng quyết định tốt nhất để giúp công ty phát triển từng ngày.
a, Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ
doanh thu. 44
Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Lớp : K20KTA
hàng, thông báo mua hàng,.. từ người mua thì bộ phận kinh doanh sẽ chuyển và thông báo tới bộ phận kế toán. Sau đó kế toán lập hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên trong đó: liên 1 lưu, liên 2 đưa cho người mua, liên 3 luân chuyển sang bộ phận kho. Khi bộ phận kho nhận được hóa đơn từ bên kế toán gửi sang sẽ lập phiếu xuất kho (làm căn cứ giá vốn hàng bán) gồm 2 liên (liên 1 lưu lại và liên 2 luân chuyển sang bộ phận kế toán) đồng thời ghi vào sổ kho lượng hàng xuất. Kế toán dựa vào hóa đơn và PXK ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh và ghi sổ công nợ nếu người mua chưa trả tiền. Nếu khách hàng trả tiền luôn thì kế toán lập phiếu thu và thu tiền hoặc căn cứ giấy báo có nếu khách chuyển khoản, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Bút toán theo TT200: Nợ TK 111/112/131 Có TK 511
Có TK 3331
Các nghiệp vụ bán hàng thực tế, đặc trưng:
- DT bán sản phẩm hàng hóa được xác định là đã bán trong kỳ
Ngày 16/2/2020 Công ty cổ phần ONOFF bán quần áo thời trang (HĐ số 0008432 ( ký hiệu AA/18P) kèm bảng kế chi tiết kiêm phiếu xuất kho ngày 16/ 2/2020) cho Cửa hàng 501 Sư Vạn Hạnh, tổng giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 1.663.636vnđ. Người mua chưa trả tiền.
Hạch toán:
Nợ TK 131: 1.830.000 Có TK 511: 1.663.636 Có TK 3331: 166.364
Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
Căn cứ vào HĐ số 0008432, các chứng từ liên quan. Ke toán nhập vào phần mềm MISA. Các số liệu sẽ được xử lý tự động bởi phần mềm tự động và cập nhật vào sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Quy trình nhập liệu vào phần mềm:
46
Khóa luận tôt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
Hình 2.4: Hóa đơn GTGT tăng số 0008432
- Bán hàng cho khách hàng thân thiết
Tại 1 cửa hàng ONOFF ở 83 Chùa Bộc 1 khách hàng thân thiết A đã được cấp
thẻ thành viên Comfy (thẻ này tích lũy 3% giá trị đon hàng, hệ số quy đổi là 1000vnđ = 1 điểm, người mua được tích lũy điểm ngay từ hóa đon đầu tiên, điểm tích lũy được tính trên trị giá thanh toán HĐ). Ngày 15/3/2021 khách hàng A đến mua 2 quần shorts nữ mặc nhà với tổng giá bán là 398.000vnđ (chưa bao gồm VAT
10%). Tại quầy thanh toán khách hàng xuất thẻ tích điểm để tích điểm và báo nhân
Khóa luận tôt nghiệp GVHD : ThS. Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
Hình 2.5: Bảng kế bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
48
Sinh viên: Nguyễn Thị Tuyết Lớp : K20KTA
viên là sử dụng điểm thẻ. Số dư điểm thẻ trước khi tích điểm cho lần thanh toán này của khách hàng là 10,250 điểm = 10.250vnđ và lần này khách hàng tích lũy được 3 % giá trị đon hàng = 11.940vnđ = 11,94 điểm thẻ mới. Kế toán ghi nhận như sau:
Tại 15/3/2021:
+ Trừ số dư điểm thẻ tích lũy của khách ở những lần mua trước:
+ Khách hàng thanh toán tiền cho đon hàng lần này và tích điểm thẻ mới
Nợ TK 111: 427.550
Có TK 511: 386.060 - 10.250 = 375.810 Có TK 3387: 11.940
Có TK 3331: 39.800
+ KM2: Mua hàng với đon giá trên 200.000vnđ được tặng 1 set khẩu trang
kháng khuẩn trị giá 45.000vnđ.
Đối với KM1: Đây là chưong trình khuyến mãi không kèm điều kiện, không
tạo ra doanh thu cho ONOFF. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ tặng áo polo cho khách hàng đầu tiên đến cửa hàng mua hàng vào Chi phí bán hàng và ghi theo giá gốc cụ thể như sau:
Nợ TK 641: 99.000 Có TK 156: 99.000
Quy trình nhập liệu vào phần mềm:
- Lập hoá đon cho hàng khuyến mại:
+ Vào tab xuất hoá đon, nhấn thêm. Lựa chọn loại chứng từ.
+ Sau đó vào tab hàng tiền rồi khai báo các mặt hàng được khuyến mại; tích chọn vào cột hàng khuyến mại; nhập thành tiền = 0. Nhấn Cất.
- Lập phiếu xuất kho cho hàng khuyến mại
Vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Xuất kho. Sau đó ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng khuyến mại => Nợ TK 641/Có TK 156. Nhấn Cất
Đối với KM2: Ngày 27/11/2020 một khách hàng tới cửa hàng ONOFF mua 1
áo thun nam dài tay cổ cao giá bán 399.000vnđ (Chưa bao gồm VAT 10%) và thỏa mã điều kiện KM2 nên được tặng 1 set khẩu trang kháng khuẩn trị giá 45.000vnđ ( Chưa bao gồm VAT 10%). Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Trong đó giá gốc của áo thun nam dài tay cổ cao và 1 set khẩu trang kháng khuẩn lần lượt là