Khóa luận tốt nghiệp 62 Học viện Ngân hàng
việc được giao hoàn thành tốt, đáp ứng được nhu cầu quản lý. Mỗi nhân viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng, có tinh thần trách nhiệm cao, luôn cẩn thận trong từng công việc được giao và luôn có sự liên kết chặt chẽ với nhau và liên kết linh hoạt với các phòng ban khác tạo nên một dây chuyền hệ thống thông tin hiệu quả. Phòng kế toán luôn thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới liên quan đến kế toán để áp dụng vào trong công việc kịp thời, tránh tình trạng làm sai luật.
* về hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính dựa trên nguyên tắc hình thức kế toán Nhật ký chung (Áp dụng phần mềm kế toán Misa trong quá trình làm việc). Điều này giúp cho việc cập nhật số liệu từ các nghiệp vụ phát sinh trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc ghi chép sổ sách truyền thống. Không chỉ tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí mà còn tránh được nhữ ng sai sót kế toán có thể xảy ra trong quá trình hạch toán. Hệ thống phầm mềm máy chủ - Máy trạm giúp kế toán trưởng có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu và sửa chữa các thông tin sai sót từ dữ liệu máy tính. Làm việc trên phần mềm như vậy cũng giúp bảo mật dữ liệu kế toán tốt hơn và đáng tin cậy hơn.
* về chứng từ kế toán và việc luân chuyển chứng từ:
Các loại chứng từ tại công ty được lưu trữ có hệ thống, khoa học, các chứng từ kế toán được sao lưu thành nhiều liên lưu tại các bộ phận có liên quan. Tất cả đề u được thu thập, sắp xếp và phân loại theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ để tiện cho việc đối chiếu kiểm tra khi cần. Công tác lập chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban theo trình tự khoa học, hợp lý có sự xét duyệt của các đối tượng có liên quan để đảm bảo độ tin cậy cao giúp cho kế toán có căn cứ để nhập liệu lên phần mềm, lên sổ sách và báo cáo.
* về sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo nguyên tắc hình thức kế toán Nhật ký chung nên có thể in ra các loại sổ cần thiết như sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chung,...một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị và người sử dụng thông tin kế toán.
Trường thì vẫn còn tồn tại nhữ ng hạ n chế sau:
* về tổ chức quản lý tại công ty
Ve việc quảng bá hình ảnh công ty cũng như tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ và chăm sóc khách hàng chỉ bộ phận kinh doanh đảm nhiệm tất cả chứ không có bộ phận Marketing riêng biệt nào. Như vậy thì việc quảng bá hình ảnh và mở rộng thị trường sẽ hạn chế hơn. Nguyên nhân là do nhà quản trị chưa triển khai việc sẽ để một bộ phận riêng biệt làm việc này mặc dù đã có hướng đi đúng về tổ chức quản lý tại công ty.
* về tổ chức bộ máy kế toán
Hiện tại, bên Kế toán viên chỉ có 1 người duy nhất đảm nhiệm các công việc cùng 1 lúc và hỗ trợ Kế toán trưởng trong khi khối lượng công việc và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty trong ngày rất nhiều. Việc này là một khó khăn lớn đòi hỏi kế toán viên phải xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn gấp mấy lần bình thường. Tuy vẫn đảm nhiệm tốt nhiệm vụ nhưng một người vừa đảm nhiệm nhiều công việc như vậy không tránh khỏi sai sót và gian lận. Nguyên nhân là do phòng kế toán chưa biết cách phân chia công việc hợp lý khi số lượng các nghiệp vụ phát sinh ở một số tháng tăng cao.
* về tài khoản kế toán - Kế toán doanh thu
Công ty TNHH Quốc tế Tân trường là công ty buôn bán rất nhiều mặt hàng khác nhau nhưng chỉ có 1 tài khoản kế toán thể hiện doanh thu chung cho tất cả các mặt hàng văn phòng phẩm này là TK 5111 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều này làm cho việc kiểm tra tình hình tiêu thụ hàng hóa của từng nhóm mặt hàng khó khăn hơn. Công ty sẽ không nắm bắt rõ mặt hàng nào có tình hình tiêu th ụ tốt được khách hàng ưa chuộng hơn và mang lại lợi nhuận cao nhất để lập kế hoạch
* về các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh nghiệp chưa áp dụng các chính sách CKTM, giảm giá hàng bán. Việc chưa áp dụng những chính sách này sẽ khá là khó để củng cố được mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng và sẽ không khuyến khích được khách hàng mua nhiều hàng. Nguyên nhân là do DN muốn lợi nhuận cao hơn vì nếu áp dụng CKTM và giảm giá hàng bán thì sẽ làm giảm doanh thu bán hàng, làm cho lợi nhuận giảm.
Khóa luận tốt nghiệp 64 Học viện Ngân hàng
mua hàng phù hợp và cũng không kịp thời biết mặt hàng nào đang tiêu thụ khó khăn để giảm thiểu nhập hàng và giảm giá hàng bán cho phù hợp. Giả sử như trong kỳ doanh nghiệp hoạt động có lãi nhưng xét về từng nhóm mặt hàng riêng thì sẽ có những mặt hàng lãi ít, có những nhóm mặt hàng lãi nhiều, thậm chí có những mặt hàng bị lỗ. Nếu không tách riêng doanh thu từng mặt hàng thì kết quả kinh doanh từng mặt hàng sẽ bù cho nhau dẫn đến việc đánh giá kinh doanh các mặt hàng không đúng trong kỳ.
- Ke toán chi phí: Chi phí giá vốn hàng bán
Tương tự như doanh thu thì giá vốn hàng bán cũng không được quản lý chi tiết cho từng nhóm mặt hàng mà chỉ xét giá vốn trên tổng đơn hàng nên khi muốn kiể m tra lợi nhuận riêng của từng nhóm mặt hàng đó thì sẽ khó khăn hơn. Tất cả những chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa, vận chuyển hàng về kho, chi phí trả cho nhân viên chuyên mua hàng đều hầu hết hạch toán chung vào chi phí quản lý kinh doanh chứ không được hạch toán ghi tăng và phân bổ cho các mặt hàng mua về nhập kho, dẫn đến việc phản ánh giá vốn hàng bán không chính xác, ảnh hưởng sự phù hợp đến kết quả kinh doanh trong kỳ.
* về chính sách trả tiền lương cho nhân viên
Hiện tại, chính sách trả tiền lương cho nhân viên kinh doanh theo lương cố định và không có phụ cấp, tuy có chính sách tăng lương cho những nhân viên kinh doanh bán được nhiều hàng theo thời gian mà họ làm ở công ty nhưng như vậy không khuyến khích nhân viên làm việc tối đa và hiệu quả. Việc này cũng làm cho số lượng hàng tiêu thụ thụ động hơn.
Chính sách trả tiền lương như vậy do công ty muốn bán được nhiều hàng, mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận cao nhưng lại chưa kịp quan tâm đến một yếu tố quan trọng trong đó là lương của nhân viên. Họ cũng cần có mức thưởng xứng đáng cho công sức mình bỏ ra, nếu làm việc vượt mức năng suất mà lương vẫn vậy thì họ nghĩ chỉ cần làm vừa đủ nhưng nếu công ty có chính sách lương thưởng phù hợp thì việc bán hàng sẽ có hiệu quả hơn.
SV: Trần Thị Bích Phương Lớp - K20KTC
* về chính sách chiết khấu thanh toán
Công ty chưa áp dụng chính sách CKTT cho khách hàng. Trong việc thu hồi nợ, việc không áp dụng chính sách CKTT có thể sẽ làm trì trệ trong công tác thu hồ i nợ. Khách hàng sẽ thanh toán vào đúng hạn để tận dụng lợi ích tối đa của việc chiếm dụng vốn, không nhữ ng vậy còn thanh toán chậm, điều này dẫn đến tăng các khoản phải thu khó đòi, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Nguyên nhân là do DN muốn lợi nhuận cao hơn vì nếu áp dụng CKTT thì sẽ làm cho chi phí tài chính tăng lên khi khách hàng trả trước hạn, làm cho lợi nhuận giảm.
* về trích lập dự phòng
Công ty chưa thiết lập các khoản dự phòng tổn thất có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh như dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đặc biệt là các khoản dự phòng phải thu khó đòi chưa được trích lập và quản lý chặt chẽ thường xuyên. DN thường bán hàng với khối lượng lớn mà không phải bất kể khách hàng nào cũng có khả năng trả tiền hàng ngay sau đó, họ chỉ trả một phần, phần còn lại được thanh toán sau. Điều đó gây rủi ro cho DN khi khách hàng đó gặp rủi ro trong tài chính. Tuy nhiên công ty chưa trích lập những khoản như vậy để đề phòng rủi ro. Nguyên nhân là do sự chủ quan và cũng muốn báo cáo tài chính đẹp hơn, không trích lập sẽ bớt đi 1 khoản chi phí dẫn tới làm tăng lợi nhuận cho DN.
* Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Vào những tháng bán được nhiều hàng nhất trong năm, các nghiệp vụ phát sinh tăng cao, các chứ ng từ thường bị chậm trễ cập nhật lên phần mềm, bị dồn lại. Điều này làm cho hàng tồn kho phản ánh không đúng thời điểm so với thực tế, việc
Khóa luận tốt nghiệp 66 Học viện Ngân hàng
ghi nhận doanh thu cũng bị vi phạm cơ sở dồn tích. Hàng tồn kho khi phản ánh không đúng thời điểm thì sẽ ảnh hưởng đế n việc bán hàng của công ty và cả sự uy tín. Ví dụ như: Khách hàng muốn mua giấy in A4 với số lượng 1000 gram giấy, lúc đó số lượng kiểm tra trên phần mềm là 1100 gram, điều này có nghĩa là có đủ hàng để bán, kinh doanh chốt đơn cho khách và chuẩn bị giao hàng. Thực tế do tháng đó tiêu thụ quá nhiều giấy in A4, hiện tại trong kho chỉ còn 500 gram giấy, chứng từ liên quan đến việc bán hàng hóa cũng chưa chuyển hết lên cho phòng kế toán mà kế toán cũng chưa kịp cập nhật hết lên phần mềm vì quá nhiều nên tại thời điểm đó tồn kho trên phần mềm vẫn thể hiện hàng có thể đủ để xuất bán. Khi giao hàng mới phát hiện ra là hàng thiếu, không kịp nhập hàng để bán cho khách, như vậy sẽ làm giảm uy tín của Công ty và nghiêm trọng hơn nếu xử lý không khôn khéo có thể sẽ làm mất khách hàng. Nguyên nhân của một phần chậm trễ luân chuyển chứng từ và chậm cập nhật lên phần mềm là do chứng từ cần có ký duyệt của Giám đốc và một phần cũng là do phòng kế toán đang có rất ít người đảm nhiệm mà chỉ có 1 kế toán viên nhập dữ liệu lên phần mềm, đều này khó khăn trong việc kịp thời đưa số liệ u lên phần mềm đúng thời điểm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của bài khóa luận đã giới thiệu khái quát về Công Ty mà em đang nghiên cứu cụ thể lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm lĩnh vực kinh doanh của công ty, bộ máy quản lý, bộ máy kế toán mà công ty đang áp dụng và đặc biệt là đi tìm hiểu rõ ràng hơn về đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty. Từ đó đi sâu vào tìm hiểu thực trạng kế doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty đang áp dụng và tiếp theo là những đánh giá của em về những kết quả mà công ty đã đạt được cùng nhữ ng mặt hạn chế còn đọng lại. Trên cơ sở đó, chương 3 đưa ra những giải pháp phù hợp, những kiến nghị với các cơ quan chức năng và cả công ty giúp công ty hoàn thiện hơn.
Khóa luận tốt nghiệp 67 Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ
TÂN TRƯỜNG