Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định KQKD cần dựa trên những nguyên tắc sau:
- Phải đảm bảo đúng Chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính ban hành và những nguyên tắc hạch toán kế toán phải phù hợp “Cơ sở thực tiễn, nguyên tắc giá gốc,
Khóa luận tốt nghiệp 70 Học viện Ngân hàng
nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thậ n trọng, nguyên tắc trọng yếu và nguyên tắc hoạt động liên tục”.
- Thông tin tài chính kế toán trong công ty cần đảm bảo các yêu cầu của luật kế toán về thông tin kê toán: “Trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu và có thể so sánh được”.
- Các giải pháp hoàn thiện đưa ra cần phù hợp với đặc điểm của công ty, đúng thực trạng công ty đang gặp phải.
3.5. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Quốc tế Tân Trường
Qua quá trình thực tập và tìm hiểu tại công ty cùng với những kiến thức thực có của bản thân từ việc tích lũy trong quá trình học tập, dựa trên những mặt hạn chế mà em nhận thấy ở công ty thì em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, những kiến nghị để hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Quốc tế Tân Trường.
3.5.1. Về tổ chức quản lý tại công ty
Cần thêm bộ phận Marketing trong tổ chức quản lý tại DN để tập trung vào việc quảng bá hình ảnh DN, tiếp cận được nhiều nguồn khách hàng quan tâm đế n sản phẩm mà công ty đang kinh doanh từ đó mở rộng thị trường kinh doanh hơn. Đây là một bộ phận rất quan trọng trong bất kể một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào. Phòng Marketing chính là cầu nối quan trọng cho DN tới khách hàng, giúp cho DN có thể hiểu rõ được những nhu cầu mong muốn họ, giúp DN hiểu rõ và xác định rõ được môi trường kinh doanh mà DN đang hướng tới có khả thi hay không, giúp DN hiểu rõ được đâu là các đối thủ đang cạnh tranh và những điểm mạnh, yếu của các đối thủ cạnh tranh đó để doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược kinh doanh “Sản phẩm-giá-phân phối-xúc tiến” hiệu quả nhất tạo lợi thế trong việc cạnh tranh. Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lý mà em đưa ra cho công ty.
Khóa luận tốt nghiệp 71 Học viện Ngân hàng
chinh
—
nhàn sự
TK chi tiết TK chi tiết Tên TK DT tương
ứng tương ứ ngGiá vốn Lợi nhuận
TK 511101 TK 63201 Giấy in 2.870^14 5 2.568.843 301.302 TK 511102 TK 63202 Bút 408.074 365.235 42.839 TK 511103 TK 63203 Giấy vệ sinh 350.443 313.654 36.789 TK 511104 TK 63204 SỔ 49.165 44.004 5.161 TK 511105 TK 63205 Tây 22.550 20.183 2.367 TK 511106 TK 63206 Băng dính 12.000 10.740 1.260 TK 511107 TK 63207 Kẹp bướm 735.000 657.841 77.159 TK 511108 TK 63208 Sơ mi đục lỗ 60.000 53.701 6.299
3.5.2. về tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Hiện tại, công ty đang áp dụng mô hình kế toán tập trung. Tuy phòng kế toán có ít nhân viên nhưng vẫn đảm bảo được các nhiệm vụ được giao luôn hoàn thành tốt. Chính vì vậy mà với một DN có quy mô vừa và nhỏ thì có thể duy trì mô hình kế toán này mà vẫn có thể đảm bảo sự ổn định kinh doanh. Tuy nhiên trong một vài tháng, số nghiệp vụ tăng cao, khối lượng công việc quá lớn làm cho sai sót và gian lận có thể xảy ra nên những lúc như vậy thì kế toán trưởng sẽ hỗ trợ cùng cả kế toán viên để có thể giảm bớt gánh nặng công việc, tránh những sai sót xảy ra.
3.5.3. Về tài khoản kế toán.
Doanh nghiệp hiện tại có kinh doanh nhiều hàng hóa nên cần mở thêm tài khoản chi tiết và sổ chi tiết để theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán cho từng nhóm hàng để có thể theo dõi được chi tiết tình hình kinh doanh các mặt hàng, nhóm mặt hàng nào đang bán chạy nhất và có thể theo dõi được cả lợi nhuận từ ng nhóm mặt hàng trong kỳ kinh doanh. Từ đó có thể kịp thời nhập về nhữ ng mặt hàng đang được bán chạy nhất và mang lại lợi nhuận cao.
Về các chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa đầu vào như chi phí vận chuyển hàng về kho, chi phí trả cho nhân viên mua hàng,.. .cần được hạch toán trực tiếp vào hàng hóa mua về để phản ánh đúng nhất về giá trị hàng nhập kho chứ không hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh như trước nữa. Khi hạch toán đúng như vậy thì giá vốn hàng bán ra sẽ phản ánh đúng hơn
Khóa luận tốt nghiệp 72 Học viện Ngân hàng
Ví dụ: Ngày 31/12/2020, công ty TNHH Quốc tế Tân Trường bán một số mặt hàng cho Công ty Cổ Phần Đầu tư Sông Đà Hòa Phát với tổng số tiền thanh toán là 4.958.115 VNĐ theo hóa đơn 0002282, VAT 10%. Chưa thu tiền (Ví dụ này đã nêu trong ví dụ thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ).
Giả sử với ví dụ này thì ta có bảng chi tiết cho tài khoản như sau:
Bảng 3.1: Các tài khoản chi tiết tương ứng cho doanh thu và giá vố n hàng bán từng nhóm mặt hàng.
Nhóm đối tượng Nhãn hiệu Kích cỡ Ta có được bộ mã hóa: 070101 - Kẹp bướm Echo 15mm 070202 - Kẹp bướm Deli 19mm 07: Kẹp bướm 01: Echo 02: Deli 03: Double A 01: 15mm 02: 19mm 03: 25mm 04: 32mm
Vì trong mỗi nhóm mặt hàng doanh thu, chi phí mà ta mở chi tiết lại có nhiều loại hàng hóa đa dạng về mẫu mã, chủng loại nên khi mở tài khoản chi tiết như vậy thì để tiện cho việc có thể theo dõi và tránh nhầm lẫn thì công ty nên mã hóa lại từng loại hàng hóa trong nhóm hàng sao cho khoa học và dễ nhận diện.
Ví dụ: Trong nhóm mặt hàng Kẹp bướm thì có 3 nhãn hiệu (Echo, Deli, Double A), mỗi nhãn hiệu lại có khoả ng 4 kích cỡ khác nhau thì ta có:
SV: Trần Thỉ Bích Phương Lớp - K20KTC
Khóa luận tốt nghiệp 73 Học viện Ngân hàng
3.5.4. về các khoản giảm trừ doanh thu và chính sách chiết khấu thanh toán
Doanh nghiệp cần áp dụng chính sách CKTM và giảm giá hàng bán để khuyến khích khách hàng mua nhiều hàng hơn. Việc áp dụng những chính sách ưu đãi này không chỉ khuyến khích khách hàng mua nhiều hàng, tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng mà còn giúp công ty thu hút được thêm nhiều nguồn khách hàng cũng như cạnh tranh được với thị trường hiện nay.
Ngoài ra, công ty cần áp dụng chính sách CKTT giúp việc thanh toán của khách hàng cũng nhanh hơn, doanh nghiệp có thể thu hồi công nợ sớm hơn, tránh trường hợp bị chiếm dụng vốn quá lâu. Thu hồi công nợ sớm thì doanh nghiệp có thể dùng nó cho những việc khác có lợi hơn và kịp có nguồn vốn để tiếp tục chu k ỳ kinh doanh tiếp theo, rút ngắn thời gian luân chuyển vốn.
Việc áp dụng những chính sách trên có lợi cho DN nhiều hơn nhiều so với chi
3.5.4. về chính sách trả tiền lương cho nhân viên
Ngoài việc trả lương cố định cho nhân viên thì hàng tháng cần thêm phụ cấp là điều tối thiểu và DN nên trả thêm phần trăm hoa hồng cho nhân viên khi họ bán được nhiều hàng hóa vượt mức doanh thu nào đó mà DN đề ra từ trước. Điều này sẽ kích thích năng lực của nhân viên kinh doanh tối đa, tạo động lực trong việc bán hàng hơn.
Ví dụ: Trong tháng 11, nếu nhân viên kinh doanh nào đạt trên mức doanh thu 50 triệu - 100 triệu thì sẽ được hưởng hoa hồng là 1% trên tổng doanh thu, từ 100 triệu trở lên thì sẽ được hưởng 2% tiền hoa hồng trên tổng doanh thu. Nhân viên kinh doanh A trong tháng 11 đã bán được hàng với tổng doanh thu là 80 triệ u đồng thì sẽ được thưởng thêm 80.000.000 * 1% = 800.000 đồng. Nhân viên kinh doanh B trong tháng 11 ch ỉ bán được hàng với mức doanh thu là 45 triệu nên không không được thưởng thêm.
Toàn bộ tiền hoa hồng mà nhân viên kinh doanh A được hưởng sẽ hạch toán vào CPBH TK - 6421 sẽ thanh toán cho nhân viên bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ta định khoản như sau: Nợ TK 6421/ Có TK 1111,1121: 800.000 đồng
Nhập liệu vào phần mềm thì ta vào phần “Tổng hợp”->“Chứng từ nghiệp vụ khác” để hạch toán. Tuy nhiên doanh nghiệp nên điều chỉnh giảm lương cố định nhân viên sao cho hợp lý để phù hợp với việc trả lương theo phần trăm hoa hồng và khuyến khích nhân viên kinh doanh tốt hơn vì việc hạch toán thêm tiền lương hoa hồng cho nhân viên làm tăng chi phí bán hàng.
Công ty TNHH thiên phát mua hàng của Công ty TNHH Quốc tế Tân Trường với hóa đơn 55.000.000 (đã bao gồm VAT 10%) ngày 10/12/2020, hạn thanh toán là 30/12/2020. Đến ngày 18/12/2020 công ty TNHH thiên phát đã trả toàn bộ số tiền đó bằng chuyể n khoản. Giả sử công ty Tân trường áp dụng chính sách CKTT 1/10, n/20 cho Thiên Phát. Tức là trong vòng 10 ngày kể từ khi phát sinh nợ, nếu doanh nghiệp thanh toán thì sẽ được hưởng chiết khấu 1%. Như vậy Thiên Phát vừa được hưởng CKTM 0.5%, vừa được hưởng CKTT 1%.
CKTM = 0.5% * 50.000.000 = 250.000 Định khoản:
Nợ TK 5111: 250.000 Nợ TK 3333: 25.000
Có TK 131: 275.000
Số tiền khách hàng còn phải thanh toán sau khi được hưởng CKTM là:
55.000.000 - 275.000 = 54.725.000 CKTT = 54.725.000 * 1% = 547.250 Định khoản: Nợ TK 1121: 54.177.750 Nợ TK 635: 547.250 Có TK 131: 54.275.000 Nợ quá hạn từ Giá trị trích lập
6 tháng - dưới 1 năm 30% tổng giá trị nợ
1 năm - dưới 2 năm 50% tổng giá trị nợ
2 năm - dưới 3 năm 75% tổng giá trị nợ
Lớn hơn 3 năm 100% tổng giá trị nợ
Khóa luận tốt nghiệp 75 Học viện Ngân hàng
3.5.5. về trích lập dự phòng
Thực tế cho thấy không phải các khoản nợ nào cũng được thanh toán ngay hoặc thanh toán đúng hạn cho DN. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, để DN có thể chủ động hơn trong việc dùng vốn cho kinh doanh và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán thì DN cần phải trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn và thường xuyên phân tích tình hình tài chính của những khách hàng có khoản nợ lớ n để kịp thời ứng biến khi cần thiết nếu khách hàng đó đang trong tình trạng kinh tế khó khăn, kinh doanh trì trệ. Khoản trích lập đó ta cho vào chi phí QLDN trong hàng kỳ. Các khoản khác thì DN cần trích lập theo đúng tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi mà quy định ban hành.
Không những vậy đối với những khách hàng quá hạn thì cần bị tính lãi suất với tỷ lệ lãi suất bằng với lãi vay ngân hàng.
Ví dụ: Công ty Cổ phần GAMA Việt Nam mua hàng của Công ty TNHH Quốc tế Tân Trường với hóa đơn 33.000.000 đồng (đã bao gồm VAT 10%) ngày 10/09/2020, hạn thanh toán là 30/09/2020. Nhưng đến 31/03/2021 vẫn chưa thanh
Khóa luận tốt nghiệp 76 Học viện Ngân hàng
toán, tức đã quá hạn thanh toán 6 tháng thì công ty cần phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi tương ứng với mức trích lập là 30% tổng giá trị nợ.
Mức trích lập = 30% * 33.000.000 = 9.900.000 đồng
Hạch toán như sau: Nợ TK 6422/ Có TK 2293: 9.900.000 đồng
Sau khi đã trích lập thì doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục theo dõi và có những biện pháp thu hồi nợ rắn hơn đối với bên khách hàng, tránh bị chiếm dụng vốn hoặc mất luôn vố n.
3.5.6. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Với những tháng phát sinh nhiều chứng từ cần ký duyệt của Giám đốc mà trong khi đó Giám đốc không có mặt thì việc ký duyệt có thể linh hoạt cho kế toán trưởng ký những hóa đơn dưới 20 triệu, trên 20 triệu thì có thể gọi điện tới giám đốc hỏi ý kiến rồi mới ký. Như vậy sẽ giúp chứng từ luân chuyển nhanh hơn. Về bên phía kế toán thì cần hỗ trợ lẫn nhau khi có quá nhiều chứng từ cần nhập trong cùng 1 lúc như vậy để kịp thời đưa lên phần mềm, cập nhật đúng thời điểm nhất, mang lại thông tin kế toán chính xác, giúp việc bán hàng cũng hiệu quả hơn.