8. Kết cấu của khố luận
3.2.1. Hồn thiện tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
Thu nhận thơng tin là bước đầu tiên và quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốn, việc thu nhận thơng tin cĩ thể ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của thơng tin kế tốn nếu như việc thực hiện thu nhận khơng đúng hoặc khơng đạt hiệu quả. Thơng tin được thu nhận chủ yếu qua các chứng từ, vì vậy hồn thiệc tổ chức cơng tác thu nhận thơng tin chính là việc hồn thiện hệ thống chứng từ ké tốn mà cơng ty đang sử dụng. Hiện nay, cĩ thể thấy hệ thống chứng từ của BAV xây dựng và sử dụng khá chặt chẽ đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thu nhận thơng tin kế tốn của cơng ty. Tuy nhiên do khối lượng cơng việc lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đa dạng, phong phú và lượng hồ sơ của cả cơng ty liên tục đổ về phịng kế tốn nên đơi khi vẫn cịn tồn tại những thiếu sĩt đã nêu ở trên. Và để khắc
phục những hạn chế của hệ thống chứng từ thì cơng ty cần phải tập trung vào các vấn đề như sau:
Thứ nhất, cần tích cực kiểm tra và chấn chỉnh lại những sai sĩt ngay từ khi lập và thu nhận chứng từ kế tốn.
Trong quá trình tiếp nhận chứng từ, hồ sơ từ các bộ phận khác gửi lên, đơi khi kế tốn viên vẫn cịn chủ quan chưa kiểm tra kỹ hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế hay chưa, hoặc nhân viên từ các phịng ban chưa nắm chắc được quy định cũng như quy trình lập và hồn thiện chứng từ cho kế tốn như thế nào. Việc này dẫn đến những sai sĩt khơng đánh cĩ, khiến cơng việc mất nhiều thời gian hơn. Vì vậy các cấp lãnh đạo như trưởng phịng, trưởng nhĩm cần phải cĩ sự nhắc nhở, kiểm tra liên tục đối với các chứng từ cĩ sai sĩt hoặc cần bổ sung. Bên cạnh đĩ cơng ty cũng cần đưa ra các quy định cụ thể về trách nhiệm của người lập chứng từ, người kiểm sốt chứng từ. Nếu cĩ các sai phạm thì tiến hành khiển trách hoặc trừ lương nếu sai phạm gây hậu quả. Những việc trên sẽ gĩp phần làm giảm thiểu tối đa các sai phạm ban đầu khơng đáng cĩ của hệ thống chứng từ cũng như của việc thu nhận thơng tin kế tốn.
Thứ hai, cơng ty cần xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ chứng từ kế tốn
Hiện nay, lượng hồ sơ đồ về phịng kế tốn đặc biệt là phịng kế tốn thanh tốn là rất lớn, thế nhưng cơng ty lại chưa cĩ một quy trình cụ thể và hệ thống nào cho việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ để dễ dàng đáp ứng nhu cầu cung cấp thơng tin khi cần thiết. Cơng ty cần xây dựng một quy trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ một cách cụ thể chi tiết. Hồ sơ thanh tốn khơng nên chỉ lưu mỗi chứng từ gốc mà cần lưu kèm cả sổ phụ của các ngân hàng và nên được sắp xếp theo từng ngày, tháng thanh tốn và theo từng ngân hàng cụ thể. Việc lưu trữ và sắp xếp càn được diễn ra thường xuyên cụ thể là 3-4 ngày một lần và các nhân viên kế tốn đều phải thay phiên nhau cĩ trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của mình. Bên cạnh đĩ cũng cần cĩ người kiểm tra và giám sát đối với các thực tập sinh phụ trách sắp xếp và lưu trữ
hồ sơ, để trách việc nhầm lẫn giữa các hồ sơ chưa được xử lý với hồ sơ đã xử lý, hồ sơ đính kèm sai sổ phụ ngân Iiang,...
Bên cạnh đĩ cơng ty cũng cần đề ra các quy định rõ ràng hơn về việc lưu trữ các loại chứng từ cần thiết, những chứng từ nào khơng cần thiết phải lưu trữ thì cần cĩ các biện pháp cụ thể xử lý trách mất diện tích.
Thứ ba, cơng ty cần nâng cấp và đầu tư thêm cơ sở vật chất để bảo quản hồ sơ chứng từ kế tốn.
Vì lượng chứng từ lớn nên hiện nay tại văn phịng của ban kế tốn đã hết chỗ để tiến hành lưu trữ và bảo quản hồ sơ dẫn đến việc hồ sơ chứng từ phải xuống đất hoặc lưu trữ chất chồng lên nhau. Cơng ty cần gấp rút nâng cấp và đầu tư thêm kho cho kế tốn để kế tốn cĩ thể lưu trữ và bảo quản hồ sơ đúng theo các quy định.