2.3.2.1. Kế tốn doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu a. Kế tốn doanh thu
Nội dung
Doanh thu bán hàng của cơng ty TNHH Plachem Vina là doanh thu bán các loại hĩa chất. Tại cơng ty TNHH Plachem Vina, doanh thu bán hàng hĩa tồn bộ là doanh thu bán buơn của hĩa chất đã qua nhập kho và đã được kiểm tra về chất lượng trước khi xuất bán cho bên khách hàng. Doanh thu từ việc bán hĩa chất của cơng ty được ghi nhận khi lơ hàng hĩa chất xuất kho, khách hàng đã kiểm, nhận hàng, thanh tốn ngay hoặc chấp nhận thanh tốn.
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ cơng ty TNHH Plachem Vina sử dụng làm căn cứ để ghi nhận doanh thu bao gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho bán hàng, hĩa đơn GTGT, phiếu thu tiền, giấy báo cĩ,...
Tại cơng ty TNHH Plachem Vina, kế tốn đã sử dụng các TK: TK 511; TK 111; TK 112; TK 131; TK 3331;... để hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: Phần lớn khách hàng của cơng ty TNHH Plachem Vina đều là những doanh nghiệp hoạt động sản xuất, nhập hĩa chất từ cơng ty và thực hiện quá trình sản xuất của họ. Các khách hàng gửi yêu cầu báo giá qua email hoặc gọi điện đến cho kế tốn bán hàng, kế tốn báo giá và thoả thuận với bên mua. Khi hai bên thỏa thuận xong, khách hàng gửi đơn đặt hàng, kế tốn liên hệ với bộ phận kho xem số lượng hàng hố trong kho đủ thì chấp nhận đơn đặt hàng của bên mua và lập biên bản bàn giao hàng hố. Cơng ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với khách hàng để thỏa thuận về các điều khoản bao gồm: hàng hĩa, số lượng, phương thức giao hàng và thanh tốn, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, trách nhiệm của các bên... được ghi cụ thể, rõ ràng trong hợp đồng hai bên đã ký kết.
Kế tốn căn cứ vào các thơng tin trên hợp đồng kinh tế đã ký kết của hai bên để lập hĩa đơn GTGT làm chứng từ gốc. Khi xuất bán cho khách hàng, kế tốn lập hĩa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1: được phịng kế tốn lưu lại Liên 2: giao cho bên mua
Liên 3: lưu hành trong nội bộ cơng ty.
Đồng thời, kế tốn sẽ tiến hành lập 3 liên của phiếu xuất kho hàng bán như sau: Liên 1: được phịng kế tốn lưu lại
Liên 2: giao cho bên mua
Liên 3: lưu hành trong nội bộ cơng ty.
Sau đĩ, kế tốn giao cho thủ kho liên 3 của hĩa đơn GTGT và phiếu xuất kho bán hàng. Thủ kho căn cứ theo số lượng ghi trên hĩa đơn GTGT và phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu, sau đĩ tiến hành xuất kho hàng hĩa. Bên mua kiểm kê, ký nhận đủ số hàng giao cho bên khách hàng và lúc đĩ hàng hĩa được xác nhận là đã tiêu thụ và được kế tốn ghi nhận vào doanh thu.
Kế tốn dựa vào bộ chứng từ gốc bao gồm: hợp đồng, hĩa đơn GTGT, phiếu xuất kho lơ hàng bán. để tiến hành nhập thơng tin số liệu vào phần mềm. Sau đĩ, kế tốn sẽ thực hiện việc theo dõi lượng hĩa chất nhập kho, xuất bán và lượng tồn kho trên sổ
sách để định kỳ đối chiếu với thủ kho. Sau khi nhập các thơng tin liên quan về nghiệp vụ về bán hàng đã phát sinh vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động vào các sổ kế tốn như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái các TK.
Quy trình kế tốn
Khi cơng ty TNHH Plachem Vina phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến việc bán hĩa chất, kế tốn sẽ dựa vào các chứng từ như hố đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo cĩ của ngân hàng... làm căn cứ để nhập dữ liệu thơng tin vào phần mềm MISA. Sau đĩ từ phần mềm, kế tốn thực hiện kết xuất trên phần mềm tự động vào các sổ liên quan như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các TK: TK 511, TK 111 (nếu khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng tiền mặt), TK 112 (nếu khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng) , TK 131 (nếu khách hàng thanh tốn sau).
Cuối kỳ, kế tốn thao tác các bước kết chuyển trên phần mềm từ TK 511 sang TK 911 để xác định được KQBH.
Trích một nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại cơng ty TNHH Plachem Vina
Ngày 25/12/2020, cơng ty TNHH Plachem Vina thực hiện việc bán hàng cho cơng ty TNHH ST Vina theo hĩa đơn GTGT số 0000119 các mặt hàng bao gồm: 3850 kg HNO3 và 600 kg H2SO4 với đơn giá chưa thuế GTGT là 12.000 đồng/ 1 kg HNO3 và 12.000 đồng/ 1 kg H2SO4. Tổng tiền đơn hàng chưa thuế GTGT là 53.400.000 đồng, cơng ty TNHH ST Vina chưa thanh tốn cho cơng ty TNHH Plachem Vina.
Căn cứ dựa trên các chứng từ bao gồm: hợp đồng đã ký kết, hĩa đơn GTGT số 000119, phiếu xuất kho bán lơ hàng hĩa chất cho cơng ty TNHH ST Vina số 000163 được lập ngày 25/12/2020, kế tốn thực hiện kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ, trùng khớp giữa hợp đồng, hĩa đơn và phiếu xuất kho, sau đĩ sẽ nhập các thơng tin liên quan đến nghiệp vụ phát sinh vào phân hệ bán hàng phần mềm MISA. Phần mềm tự động hạch tốn bút tốn như sau:
Nợ TK 131: 58.740.000
Cĩ TK 511: 53.400.000 Cĩ TK 3331: 5.340.000
Sau khi ghi nhận xong bút tốn về doanh thu, phần mềm tự động lên số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết và sổ cái các TK 511, TK 131, TK 3331.
Hĩa đon GTGT số 000119, phiếu xuất kho lơ hàng hĩa chất số 000163, trích sổ nhật ký chung (phần doanh thu bán hàng) tháng 12 năm 2020, trích sổ cái TK 511 tháng 12 năm 2020 được trích dẫn lần lượt tại phụ lục số 01, phụ lục số 02, phụ lục số 03 và phụ lục số 04 của bài khĩa luận.
Cuối kỳ, kế tốn sẽ thực hiện thao tác trên phần mềm MISA tính giá vốn hàng xuất bán trên phần mềm kế tốn MISA theo phưong pháp bình quân cả kỳ đã được thiết lập trên phần mềm từ trước, phần mềm thực hiện tự động cập nhật vào bút tốn giá vốn của lơ hàng xác định là đã bán trong kỳ.
b. Ke tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Với đặc điểm của hàng hĩa cơng ty kinh doanh, cơng ty TNHH Plachem Vina bán hàng theo phưong thức là bán buơn, cơng ty TNHH Plachem Vina thường khơng cĩ nghiệp vụ nào phát sinh liên quan đến những khoản giảm trừ doanh thu.
Phần lớn khách hàng mua hàng của cơng ty là những khách hàng đã khá thân quen, hợp tác với nhau dựa trên sự tin tưởng, uy tín lẫn nhau cho nên cơng ty TNHH Plachem Vina khơng cần sử dụng các hình thức chiết khấu thương mại để khuyến khích việc mua hàng.
Trường hợp các khách hàng của cơng ty mua số lượng nhiều, cơng ty TNHH Plachem Vina sẽ thực hiện việc chiết khấu cho khách hàng bằng cách giảm giá trực tiếp vào giá bán của từng loại hĩa chất ngay ở khâu báo giá cho khách hàng, do vậy sẽ khơng ghi nhận các trường hợp phát sinh các khoản liên quan đến giảm trừ doanh thu.
Đồng thời việc đảm bảo chất lượng hàng hĩa của cơng ty luơn được kiểm sốt chặt chẽ, luơn đáp ứng về chất lượng khi giao cho khách hàng do đĩ việc giảm giá hay trường hợp hĩa chất đã bán đã bán khơng đạt tiêu chuẩn về chất lượng bị trả lại là rất ít khi xảy ra đối với cơng ty TNHH Plachem Vina.
Trong 3 năm liên tiếp 2018, 2019 và 2020 cơng ty TNHH Plachem Vina khơng ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm CKTM, GGHB, hàng bán bị trả lại. Do vậy, doanh thu thuần về BH và CCDV đúng bằng doanh thu BH và CCDV của cơng ty TNHH Plachem Vina.
2.3.2.2. Ke tốn giá vốn hàng bán a. Nội dung
Cơng ty TNHH Plachem Vina sử dụng phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Đối với hàng nhập về, kế tốn tính giá hàng hĩa theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản,...
Đối với lơ hàng hĩa chất đã xuất bán, cơng ty TNHH Plachem Vina tính giá hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
b. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hĩa đơn GTGT...
Cơng ty sử dụng tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” để hạch tốn giá trị hàng xuất trong kỳ.
c. Quy trình kế tốn
Sau các nghiệp vụ được ghi nhận doanh thu trong tháng, cuối tháng kế tốn dựa vào sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn của hàng tồn kho, từ đĩ tính được giá vốn cho số lượng tổng hợp nhập - xuất - tồn của hàng tồn kho để cĩ thể xác định được giá vốn cho số lượng hàng đã tiêu thụ theo phương pháp bình quân gia quyền đã mặc định sẵn tại phần mềm kế tốn MISA. Cuối kỳ, kế tốn tính giá trị hàng xuất kho trên phần mềm MISA, phần mềm tiến hành tính giá của lơ hàng xuất bán theo cơng thức:
Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế
, ʌ____., ,'J_____. hàng tồn đầu kỳ hàng nhập kho trong kỳ Đơn giá bình quân = _______________________________ ________________
cuối kỳ Số lượng hàng tồn Số lượng hàng nhập
kho đầu kỳ trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của Số lượng hàng hĩa x Đơn giá bình quân
hàng hĩa xuất kho xuất kho cuối kỳ
Sau khi kế tốn thao tác tính giá xuất kho trên phần mềm, phần mềm sẽ phản ánh đơn giá xuất kho của các nghiệp vụ và hạch tốn vào bút tốn giá vốn hàng bán trong kỳ. Sau đĩ số liệu sẽ được ghi nhận tự động vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 632 và các sổ liên quan khác.
Cuối kỳ, kế tốn sẽ tiến hành thực hiện thao tác trên phần mềm kế tốn MISA kết chuyển từ TK 632 sang TK 911 để cĩ thể xác định được KQBH của cơng ty TNHH Plachem Vina.
Trích một nghiệp vụ tính giá hàng xuất kho của cơng ty TNHH Plachem Vina
Ngày 31/12/2020, kế tốn tiến hành thực hiện tính trị giá hàng xuất bán của hàng hĩa đã bán được trong kỳ. Phần mềm sẽ tính giá hàng xuất kho theo cơng thức tính giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.
Theo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ tháng 12 năm 2020:
+ Mặt hàng hĩa chất HNO3 lượng tồn đầu kỳ là 42.582 kg giá trị 391.763.600 đồng. Trong tháng 12 năm 2020 cơng ty tiến hành nhập thêm 25.000 kg với giá trị 226.400.000 đồng.
+ Mặt hàng hĩa chất H2SO4 lượng tồn đầu kỳ là 27.100 kg với giá trị 220.268.880 đồng. Trong tháng 12 năm 2020 cơng ty tiến hành nhập thêm 3.520 kg với giá trị 28.181.120 đồng.
Giá vốn của lơ hàng xuất bán theo hĩa đơn GTGT số 0000119 được tính như sau:
391763600 + 226400000
• Đơn giá xuất kho HNO3 =---42582 25000--- = 9146,96 (đồng)
φ Giá vốn xuất bán của 3850 kg HNO3 = 3850 x 9146,96 = 35.215.796 (đồng).
lγ,... - 220268880 + 28181120 .011,ΩQZΛΛ X
• Đơn giá xuất kho H2SO4 =---27100 3520---= 8113,98 (đồng)
φ Giá vốn xuất bán của 600 kg H2SO4 = 600 x 8113,98 = 4.868.388 (đồng). Tổng giá vốn lơ hàng xuất bán cho cơng ty TNHH ST Vina là 40.084.134 đồng.
Sau khi tính tốn được giá vốn của hàng hĩa chất bán ra, phần mềm tự động cập nhật số liệu vào bút tốn giá vốn từ nghiệp vụ bán hàng cho cơng ty TNHH ST Vína:
Nợ TK 632: 40.084.134
Cĩ TK 1561: 40.084.134
Đồng thời phần mềm tự động cập nhật các số liệu lên sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái TK 632 và các sổ khác cĩ liên quan.
Trích sổ nhật ký chung (phần kế tốn giá vốn hàng bán) tháng 12 năm 2020 và sổ cái TK 632 tháng 12 năm 2020 được trích dẫn tại phụ lục số 05 và phụ lục số 06 của bài khĩa luận.
2.3.2.3. Ke tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a. Kế tốn chi phí bán hàng
Nội dung
CPBH tại cơng ty TNHH Plachem Vina gồm các khoản chi: chi tiền phí vận chuyển, chi tiền thuê xe đi cơng tác, chi phí tiền điện, chi tiền đi cơng tác, chi phí lương của nhân viên lái xe, chi phí xăng dầu xe chở hàng, chi khấu hao cho TSCĐ, chi phí văn phịng phẩm, các khoản chi khác...
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ cơng ty TNHH Plachem Vina sử dụng bao gồm: giấy đề nghị thanh tốn, phiếu chi tiền mặt, giấy tạm ứng, giấy báo nợ, chứng từ vận chuyển, hĩa đơn tiền điện và các dịch vụ mua ngồi khác cĩ liên quan.
Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng” được sử dụng để hạch tốn các khoản chi phí bán hàng phát sinh tại cơng ty TNHH Plachem Vina.
Quy trình kế tốn
Khi kế tốn cơng ty TNHH Plachem Vina nhận được giấy đề nghị thanh tốn kèm theo hĩa đơn GTGT, kế tốn sẽ lập phiếu chi, chuyển phiếu chi cho giám đốc duyệt, sau đĩ tiến hành chi tiền.
Căn cứ vào chứng từ gốc kế tốn nhập dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến CPBH vào phần mềm MISA. Phần mềm sẽ tự động hạch tốn và ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái TK 641 và các sổ khác cĩ liên quan.
Cuối kỳ, kế tốn cơng ty TNHH Plachem Vina thực hiện kết chuyển các chi phí được xác định là CPBH sang TK 911 để xác định KQBH.
Trích nghiệp vụ thanh tốn tiền điện tháng 12 năm 2020 của cơng ty TNHH Plachem Vina
Ngày 31/12/2020, cơng ty TNHH Plachem Vina nhận được hĩa đơn GTGT từ cơng ty CP Mỹ Á về tiền điện tháng 12 năm 2020, cụ thể:
Giờ bình thường sử dụng 352,7 kwh Giờ cao điểm sử dụng 145,2 kwh
Giờ thấp điểm sử dụng 45 kwh
Phí vận hành trạm điện hàng tháng 100.000 đồng
Tổng số tiền cơng ty TNHH Plachem Vina phải thanh tốn cho cơng ty CP Mỹ Á là 1.311.332 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Cơng ty TNHH Plachem Vina mua lại dịch vụ điện của cơng ty cho thuê nhà xưởng là cơng ty CP Mỹ Á. Do đĩ khi nhận được hố đơn từ cơng ty CP Mỹ Á kế tốn sẽ tiến hành ghi nhận chi phí tiền điện trong tháng vào CPBH của cơng ty TNHH Plachem Vina.
Khi nhận được hĩa đơn tiền điện số 0001640 từ Cơng ty CP Mỹ Á, kế tốn tiến hành ghi nhận vào CPBH. Kế tốn nhập các thơng tin về nghiệp vụ phát sinh, phần mềm hạch tốn như sau:
Nợ TK 6417: 1.192.120
Nợ TK 133: 119.212
Cĩ TK 331: 1.311.332
Sau khi ghi nhận bút tốn về nghiệp vụ tiền điện phát sinh, phần mềm MISA thực hiện cập nhật lên các sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết TK 641 và các sổ khác cĩ liên quan.
Hĩa đơn GTGT số 0001640, trích sổ nhật ký chung (phần chi phí bán hàng) tháng 12 năm 2020, sổ chi tiết TK 641 tháng 12 năm 2020 được trích dẫn lần lượt tại các phụ lục số 07, phụ lục số 08 và phụ lục số 09 của bài khĩa luận.
b. Ke tốn chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung
Các CPQLDN phát sinh trong cơng ty TNHH Plachem Vina bao gồm: tiền lương của nhân viên thuộc bộ phận QLDN, chi tiền điện thoại, internet, chi tiền chuyển phát nhanh, phí ngân hàng, tiền thuê nhà xưởng, chi nộp thuế mơn bài, chi tiếp khách, chi phí khấu hao xe đưa đĩn giám đốc, phí nâng container hàng hĩa, chi khấu hao cho TSCĐ, các khoản chi khác...
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ và tài khoản sử dụng: Giấy đề nghị thanh tốn, phiếu chi, hĩa đơn, bảng tính khấu hao, bảng chấm cơng,...
Ke tốn tại cơng ty TNHH Plachem Vina sử dụng TK 642 để tập hợp những khoản mục được xác định là CPQLDN và kết chuyển CPQLDN đã phát sinh được xác