2.1.1. Giới thiệu công ty
Mỹ Phát là doanh nghiệp chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm phục vụ ngành cấp thoát nước.
- Tên chính thức: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MỸ PHÁT
- Tên giao dịch: MY PHAT INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY - Mã số thuế: 0201316042
- Loại hình công ty: Công ty cổ phần
- Nơi đăng ký quản lý thuế: Cục thuế TP Hải Phòng
- Địa chỉ trụ sở: Số 193 Tô Hiệu - phường Trại Cau - quận Lê Chân - thành phố Hải Phòng
- Điện thoại: 0313913755
- Website: myphat.com.vn/myphatjsc@gmail.com
- Ngành nghề chính: đúc sắt thép
- Người đại diện pháp luật: Giám đốc Lê Hữu Nghệ - Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Hoa
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần đầu tư Mỹ Phát bắt đầu hoạt động ngày 15/10/2013, hoạt động theo giấy phép kinh doanh 0201316042 được thành phố Hải Phòng cấp ngày 16/10/2013.
Công ty CP đầu tư Mỹ Phát được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh. Công ty có con dấu và tài sản, có tài khoản được mở tại ngân hàng theo quy định nhà nước.
Cùng với kinh nghiệm và sự đầu tư vào các trang thiết bị hiện đại, quản lý sản xuất chuyên nghiệp cùng đội ngũ kỹ thuật lành nghề, công ty Mỹ phát đã trở thành nhà cung cấp vật tư uy tín cho các công ty cấp nước, các trung tâm nước sạch, các
hiệp hội cấp thoát nước Việt Nam, Mỹ Phát đã đạt được một vị trí nhất định trong ngành cấp thoát nước.
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy quản lý công ty b. Chức năng từng bộ phận
Tổng giám đốc: Trong công ty tổng giám đốc là người đại diện pháp lý, là cổ
đông lớn nhất tại công ty. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động của từng phòng ban trong công ty. Tổng giám đốc sẽ nhận báo cáo trực tiếp từ các trưởng các bộ phận để nắm bắt tình hình, xử lý những vấn đề và đưa ra các biện pháp dài hạn vì lợi ích công ty.
Phòng kinh doanh: Trong công ty, phòng kinh doanh có trách nhiệm thúc đẩy,
quảng bá và phân phối sản phẩm đến tay khách hàng. Phòng kinh doanh thì có trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên trong phòng kinh doanh. Mỗi nhân viên của phòng phụ trách một vấn đề và sẽ thực hiện báo cáo cho trưởng phòng. Trưởng phòng sẽ xem xét, tổng hợp và nộp lên cho ban giám đốc. Phòng kinh doanh có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc cũng như kết hợp với phòng ban khác để tạo nên một cơ cấu công ty vững mạnh, giúp tăng doanh số, phát triển công ty.
Phòng tài chính-kế toán: phòng tài chính kế toán thực hiện các công việc
nghiệp vụ chuyên môn về tài chính kế toán, theo dõi phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty, kết hợp các bộ phận khác tạo nên một hệ thống quản lý bền chặt. Phòng kế toán gồm kế toán trưởng và các kế toán viên. Mỗi kế toán phụ trách một
mảng riêng rồi thực hiện báo cáo lên kế toán trưởng. Ke toán trưởng thu thập báo báo rồi xem xét, quyết định ký kết chứng từ sổ sách, nộp lên cho ban giám đốc phê duyệt.
Phòng kỹ thuật: phòng kỹ thuật góp phần trong việc phụ trách lập hồ sơ thiết
kế, quản lý, giám sát các bản thảo mô hình sản phẩm để lên các thông số phù hợp chuyển giao cho bộ phận sản xuất. Phòng kỹ thuật bao gồm trưởng phòng kỹ thuật và các kỹ thuật viên.
Bộ phận kho: có vai trò trong việc quản lý quá trình nhập, xuất kho, ghi chép xử
lý đầy đủ những vấn đề về hàng hóa tồn kho. Bộ phận kho kết hợp với bộ phận kế toán trong việc giám sát việc xuất bán hàng hóa. Bộ phận kho gồm thủ kho, và các phụ kho. Phụ kho sẽ theo dõi, giám sát các phát sinh tại kho, ghi chép nhật ký tồn kho hàng ngày, báo cáo lên thủ kho các sai lệch để kịp xử lý.
Xưởng sản xuất: Xưởng sản xuất gồm nhiều tổ sản xuất, mỗi tổ sản xuất có tổ
trưởng, tổ phó và các công nhân sản xuất. Xưởng sản xuất sẽ có trách nhiệm làm lên các sản phẩm đúng với thông số mà bộ phận kỹ thuật gửi về. Mỗi tổ phụ trách một công đoạn hay một bộ phận sản phẩm. Các tổ trưởng cần giám sát chặt chẽ quy trình, có trách nhiệm quản lý phân xưởng và các nhân công tổ mình để có thể theo dõi, phát hiện kịp thời những sai sót, nhanh chóng giải quyết, tránh gây ảnh hưởng quy trình sản xuất.
2.3. Tổ chức bộ máy công tác kế toán tại đơn vị 2.3.1. Cơ cấu bộ máy công tác kế toán: a. Sơ đồ và chức năng bộ máy kế toán:
Công ty CP Đầu tư Mỹ Phát cũng có cơ cấu bộ máy kế toán gồm: trưởng phòng tài chính - kế toán, kế toán trưởng, dưới là kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền lương và thủ quỹ.
Trưởng phòng tài chính- kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán công ty
Trưởng phòng tài chính - kế toán: Trong công ty trưởng phòng kế toán điều
hành mọi công việc chung của cả phòng kế toán. Trưởng phòng kế toán phụ trách tuyển dụng nhân viên phòng kế toán, tham mưu giúp đỡ cho giám đốc quản lý công ty, theo dõi phân tích tình hình biến động của nguồn vốn công ty, quản lý đánh giá hiệu quả làm việc các thành viên của phòng tài chính kế toán.
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm pháp lý về công việc hạch toán kế
toán của đơn vị. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực khách quan đầy đủ rõ ràng dễ hiểu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tại công ty Mỹ Phát, kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và phụ trách kế toán thuế. Do đó, kế toán trưởng trực tiếp tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính cuối kỳ theo luật quy định. Kế toán trưởng cũng có trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo các kế toán viên trong quá trình làm việc, thực hiện các công việc hỗ trợ cho trưởng phòng tài chính - kế toán.
Kế toán bán hàng: tiếp nhận các lệnh bán hàng và các đơn đặt hàng được xét
duyệt từ phòng kinh doanh, phụ trách ghi nhận doanh thu bán hàng, lập hóa đơn. Kế toán bán hàng có trách nhiệm đối chiếu với chứng từ từ kế toán kho để xác nhận việc bán hàng. Ở công ty, kế toán bán hàng cũng kiêm về các khoản phải thu nên sẽ
có trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng, tình hình khách hàng thanh toán, đối chiếu công nợ với khách hàng và báo cáo lên trên mọi hoạt động thu nợ.
Ke toán kho: Khi có phát sinh các nghiệp vụ, kế toán kho phải lập đầy đủ và kịp
thời các chứng từ theo quy định, phụ trách tính giá nhập xuất hàng tồn kho. Kiểm tra các hóa đơn nhập xuất hàng, khi có nghiệp vụ xuất kho bán hàng đối chiếu với số liệu từ hóa đơn bán hàng bên bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán kho cần phối hợp với thủ kho để nhanh chóng thực hiện các thủ tục trong việc xuất hàng hóa. Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép của bên thủ kho xem xét hàng hóa được sắp xếp hợp lý chưa, có phát sinh vấn đề không để có biện pháp xử lý kịp thời. Kế toán kho cần lập báo cáo nhập xuất tồn kịp thời theo quy định để báo cáo lên kế toán trưởng.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý các khoản tiền mặt của công ty, chịu trách
nhiệm quản lý mọi hoạt động nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi sổ theo dõi các hoạt động phát sinh hàng ngày, cuối kỳ làm căn cứ báo cáo và đối chiếu số liệu tổng hợp với kế toán trưởng.
b. Chế độ kế toán áp dụng:
Hiện nay, công ty CP đầu tư Mỹ Phát đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC
- Niên độ kế toán: tính theo năm dương lịch, năm tài chính bắt đầu 01/01 và kết thúc 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền - Công ty hạch toán kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá thành: phương pháp tổng chi phí
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Mã VLSPHH Tên VLSPHH
Mã
VLSPHH Tên VLSPHH
HH200062 Củ đai khởi thủy gang cầu HH200285 Phôi BU BE gang cầu
2.3.2. Quy trình kế toán a. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Công ty CP đầu tư Mỹ Phát sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quy định của thông tư 133/2016/TT-BTC quy định để phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của mình.
Các loại chứng từ cơ bản: hóa đơn GTGT, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng tính lương, ...
b. Báo cáo tài chính công ty:
Công ty sử dụng các mẫu báo cáo sau:
Bảng cân đối tài khoản: mẫu số F01-DNN (ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: mẫu số B02-DNN (ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
Báo cáo tình hình tài chính: mẫu số B01a-DNN (ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
c. Hinh thức kế toán và sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
Để phục vụ cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: được kế toán công ty ghi theo ngày
- Sổ cái các tài khoản: 131, 511, 632, 111, 112, 6421, 6422, 821, 911 được ghi cuối mỗi tháng
- Sổ chi tiết theo dõi bán hàng
- Sổ chi tiết tài khoản: 511,632,642,131,911
- Ngoài ra, công ty còn có sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, chi tiền Công tác kế toán máy của công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA
2.4. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty CP đầu tư Mỹ Phát
2.4.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty a. Danh mục mặt hàng:
Công ty cổ phần đầu tư Mỹ Phát là nhà cung cấp về các sản phẩm vật tư ngành nước. Công ty luôn từng bước mở rộng quy mô, phát triển trên nhiều mặt và gây dựng lên uy tín cá nhân, thương hiệu một cách vững mạnh trên thị trường trong nước.
Các sản phẩm được cung cấp khá đa dạng về các vật tư ngành nước.
HH200089 Giá đỡ bằng gang đúc HH200356 Phôi cút gang cầu HH200090
Phôi thân khớp nối mềm
gang cầu HH200391 Phôi khởi thủy gang cầu HH200095 Củ đai khởi thủy gang cầu HH200578 Bích rỗng gang cầu HH200230 Phôi tê gang cầu 3B HH200579 Bích K gang cầu
Dưới đây là một sô hình ảnh các mặt hàng:
Bích rỗng gang câu
Phôi tê gang câu Củ đai khởi thủy gang câu Phôi cút gang câu
Hình 2.1: Một số hình ảnh của sản phẩm công ty b. Thị trường của công ty:
Công ty CP đâu tư Mỹ Phát đã trở thành nhà cung cấp vật tư uy tín cho các công ty cấp nước, các trung tâm nước sạch, các nhà thâu, đơn vị thi công trên cả nước.
Công ty từng bước luôn không ngừng nâng cao các sản phẩm để có thể phục vụ nhu câu cho khách hàng không chỉ ở khu vực miền bắc mà còn trong phạm vi quôc gia.
c. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán:
• Phương thức bán hàng:
Công ty cổ phân đâu tư Mỹ Phát tổ chức bán hàng theo phương thức bán lẻ thông qua hình thức bán hàng trực tiếp hoặc online qua trang web bán hàng của công ty. Đôi với những khách hàng liên hệ trực tiếp qua điện thoại đặt hàng, cân có xác nhận thêm bằng cách gửi mail thông tin đặt hàng lại cho khách hàng để tránh trường hợp sai sót không đáng có về thông tin giao hàng.
Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng chính của công ty, mang phần lớn tỷ trọng doanh thu công ty thu về.
• Phương thức thanh toán:
Công ty hiện nay áp dụng phương thức thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm
Đối với phương thức thanh toán trực tiếp, sau khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh khách hàng sẽ trả tiền cho công ty bằng tiền mặt hoặc có thể chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty để thanh toán. Sau đó, công ty sẽ thực hiện xuất kho giao hàng cho khách.
Đối với phương thức thanh toán trả chậm: với một số lần mua hàng khách hàng đã có thỏa thuận trước với công ty về việc trả chậm, công ty vẫn tiến hành xuất kho giao hàng cho khách hàng, kế toán bán hàng có nhiệm vụ tiến hành ghi nhận doanh thu, đồng thời theo dõi khoản công nợ đối với khách hàng đó.
d. Quy trình bán hàng tổng quát tại công ty:
Bán hàng là một trong những hoạt động quan trọng, quyết định đến kết quả kinh doanh của công ty. Do đó, công ty rất trú trọng đến công tác bán hàng, để đảm bảo quy trình được diễn ra thuận lợi nhất thì đòi hỏi sự hợp tác từ các phòng ban tổ chức trong công ty.
Quy trình bán hàng tổng quát như sau: • Đối với khách đặt hàng:
Mỗi khi có đơn hàng, nhân viên bộ phận KD sẽ thực hiện báo giá với khách hàng. Sau đó, khách hàng chấp nhận phải có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Dựa vào đó, bộ phận KD sẽ lập lệnh bán rồi gửi cho bộ phận kho và phòng hành chính kế toán. Bộ phận kho căn cứ vào đơn hàng bán và lập phiếu xuất kho rồi gửi đến phòng hành chính kế toán. Kế toán bán hàng dựa vào phiếu xuất kho và đơn hàng bán sẽ lập hóa đơn bán hàng sau đó gửi xuống bộ phận kho. Bộ phận kho sẽ giao hàng cho KH kèm theo biên bản giao nhận và hóa đơn bán hàng.
• Đối với khách mua hàng trực tiếp:
Trường hợp KH đến mua hàng trực tiếp tại công ty và thanh toán bằng tiền mặt thì quy trình xác nhận bán hàng sẽ như trên. Sau đó, khách hàng sẽ cầm hóa đơn,
phiếu xuất kho đến gặp thủ quỹ để thanh toán. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào chứng từ khách hàng đưa cho tiến hành ghi phiếu thu và đóng dấu xác nhận để thu tiền. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, phiếu thu để xuất hàng đi cho khách và ghi sổ từng loại hàng hóa.
Trong trường hợp bên mua có yêu cầu trả lại hàng, bộ phận KD sẽ tìm hiểu rõ nguyên do rồi mới đưa ra quyết định xem có đồng ý với yêu cầu trả lại hàng của bên mua hay không. Nếu đồng ý cho bên mua trả lại hàng thì sẽ đưa ra yêu cầu cho bên mua xuất hóa đơn trả hàng (có ghi rõ nguyên nhân), sau đó KTV sẽ kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Trong trường hợp bên mua không có khả năng xuất lại hóa đơn KTV phải lập biên bản thu hồi hóa đơn sau đó lập lại hóa đơn mới cho bên mua.
2.4.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng