- Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý
Với thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Trường Phát gồm: Giám đốc; Phòng kế toán; Phòng hành chính; Phòng kỹ thuật và Phòng hành chính đang kiêm luôn việc của nhân viên kinh doanh, thiết nghĩ công ty nên có thêm một bộ phận nhân viên kinh doanh riêng, tạo thành Phòng kinh doanh cho công ty. Phòng kinh doanh là một phần quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghệp hay tổ chức, đơn vị ở mọi ngành nghề, lĩnh vực. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ làm công tác tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng; xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng cho công ty. Đồng thời phòng kinh doanh sẽ thực hiện theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc liên quan đến dự án dịch vụ của các phòng ban khác, đảm bảo dịch vụ được hoàn thành đúng theo như hợp đồng công ty đã ký kết với khách hàng.
Trường Phát có thể tham khảo sơ đồ bộ máy quản lý dưới đây:
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tham khảo
- Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Trường Phát như đã nêu ở phần nhược điểm bên trên đang còn một số bất cập khi mà kế toán trưởng có khối lượng công việc khá nhiều dẫn đến giảm hiệu quả trong công việc. Hiện tại thì Trường Phát còn là doanh nghiệp nhỏ nên tạm thời đây chưa phải vấn đề quá ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Tác giả xin phép đề xuất tới lúc công ty mở rộng quy mô hoạt động và phát triển đến một mức độ nhất định thì nên tập trung nguồn lực có tại thời điểm đó vào cải tổ lại bộ máy kế toán, nên có thêm kế toán phụ trách từng mảng để công việc được thực hiện có khoa học và hiệu quả hơn, nhằm cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cho nhà quản trị một cách chính xác và kịp thời nhất có thể.
Còn đối với thực trạng thủ quỹ vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm trong công việc thì tác giả đề xuất từ nay thủ quỹ chỉ phụ trách xuất - nhập, quản lý quỹ tiền mặt thôi còn việc thực hiện các giao dịch với số tiền đã xuất ra phải để cho nhân viên từng phòng ban phụ trách. Ví dụ việc mua sắm văn phòng phẩm cho phòng hành chính sử dụng thì thủ quỹ sẽ xuất tiền mặt cho nhân viên phòng hành chính thực hiện giao dịch mua bán. Tương tự, mua vật tư phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ cũng sẽ do các kỹ sư phòng kỹ thuật đảm nhận.
- Giải pháp hoàn thiện phần mềm, chứng từ kế toán sử dụng
Hiện nay phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm Compasx 2005 đã khá lỗi thời và rất có thể trong thời gian tới sẽ không còn phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực nữa, vì vậy tác giả đề nghị công ty xem xét chuyển sang dùng phần mềm kế toán khác. Theo như tìm hiểu thì thấy rằng những phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi thời gian gần đây bao gồm Misa; Bravo; Fast; Fast Accouting và Effect. Trong số đó phần mềm kế toán Misa chuyên dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ là phù hợp nhất với mô hình hoạt động kinh doanh của Trường Phát.
Phiên bản mà công ty nên sử dụng là MISA SME.NET 2021 với các tính năng hữu ích có thể kể đến như:
+ Ký số báo cáo tài chính nộp Cơ quan thuế và ký hóa đơn điện tử với USB token
+ Kết nối với ngân hàng giúp chuyển tiền tự động, tra cứu lịch sử giao dịch, số dư, lấy sổ phụ ngay trên phần mềm
+ Nhắc hạn kê khai, quyết toán và nộp thuế; hạn thu hồi nợ và thanh toán hóa đơn
+ Cung cấp tất cả các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực kế toán, thuế và tự động cập nhật liên tục mỗi khi có thay đổi
+ Gửi báo cáo, chứng từ cho giám đốc và khách hàng qua email hoặc zalo bằng phần mềm mà không cần phải xuất excel hay in bản cứng
Còn đối với tình trạng một số chứng từ lưu trữ tại doanh nghiệp không có đủ dấu và chữ ký của các bên liên quan, giải pháp là công ty cần phải theo dõi, kiểm tra các chứng từ cẩn thận hơn, đảm bảo tất cả các chứng từ phải đẩy đủ các thông tin cần có và được ký, đóng dấu đầy đủ đúng theo quy định rồi mới tiến hành lưu trữ.
- Giải pháp hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh
Công tác ghi chép, tính toán và tổng hợp chi phí giá vốn hàng bán luôn là điểm rất đáng được lưu tâm trong các doanh nghiệp dịch vụ tư vấn xây dựng vì tính rủi ro dễ xảy ra sai sót của nó. Do đó mọi bước trong quá trình lập dự toán đều phải được thực hiện rất cẩn thận và đòi hỏi sự phối hợp ăn ý của phòng kế toán và phòng kỹ thuật - điểm còn đang thiếu tại Trường Phát. Giải pháp cho vấn đề này chính là từ nay phòng kế toán sẽ trực tiếp tham gia lập dự toán cùng với trưởng phòng kỹ thuật để hạn chế rủi ro trong việc kế toán ghi chép, tổng hợp chi phí giá vốn hàng bán nhầm lẫn của các dự án dịch vụ khác cho nhau.
Còn về vấn đề chi phí quản lý kinh doanh của công ty khá cao trong khi doanh thu sụt giảm thì chưa thể kết luận là công ty quản lý chi phí chưa tốt được vì không rõ mục đích sau việc ghi nhận chi phí quản lí kinh doanh cao của công ty là gì. Tuy nhiên tối thiếu hóa chi phí luôn là mục tiêu của mọi doanh nghiệp, nên giải pháp xin phép được dành cho công ty đó là chủ động cắt giảm các loại chi phí quản lý kinh doanh mà không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp tỷ như chi phí điện, nước, điều hòa; chi phí điện thoại; chi phí đi công tác; chi phí tiếp khách; chi phí thuê văn phòng... bằng một số cách sau:
+ Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ với giá cả phải chăng hơn nhưng vẫn cần đảm bảo được chất lượng dịch vụ; cắt bỏ các gói dịch vụ kèm theo trong trường hợp ít khi sử dụng
+ Đặt ra những quy định tại công ty để nhân viên sử dụng điện, nước, điều hòa một cách tiết kiệm
+ Điều chỉnh lại chi phí đi công tác cho nhân viên; chỉ tiếp khách trong trường hợp thật sự cần thiết
+ Cho thuê lại những không gian không sử dụng tới, tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng.
- Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Trường Phát chưa có hoạt động bán hàng nên hiện kế toán đang hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ vào TK 511 thay vì hạch toán vào TK 5113 (Doanh thu cung cấp dịch vụ) theo như hướng dẫn
của Thông tư 133 /2016/TT-BTC. Như đã phân tích ở phần trên, việc phân biệt hai loại doanh thu trên TK 511 là rất cần thiết trong bối cảnh chuẩn bị sẽ xảy ra nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Mặc dù hiện tại hoạt động bán hàng chưa xảy ra ngay và việc mở tài khoản sẽ khiến công việc kế toán vất vả hơn, tuy nhiên, để hướng tới một tương lai phát triển hơn nữa, để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được hoàn thiện hơn, nâng cao chất lượng của thông tin kế toán, phục vụ cho mục đích sử dụng của giám đốc thì kế toán cần xem xét mở thêm TK 5111 và TK 5113.
3.4. Một số kiến nghị
- Kiến nghị với Chính phủ
Vai trò của Nhà nước với nền kinh tế vĩ mô đó chính là điều tiết và quản lý bằng cách sử dụng luật pháp và các chính sách kinh tế. Vì vậy mỗi quyết định, mỗi nước đi mang tính thay đổi của Nhà nước đều tạo ra sự biến động trong chính sách kinh tế vĩ mô và các doanh nghiệp trong nước đều chịu sự ảnh hưởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của họ. Do đó nhằm mục đích tạo cơ hội cho các doanh nghiệp được phát triển lành mạnh, có thể mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh thì Nhà nước cần phải tạo ra một môi trường kinh tế ổn định. Để làm được điều này, đòi hỏi Nhà nước phải:
+ Đưa ra các chính sách hợp lí để kiểm soát nền kinh tế, giảm lạm phát, khuyến khích các doanh nghiệp thành lập và mở rộng hợp tác với nước ngoài.
+ Tạo dựng mối quan hệ hữu nghị với bạn bè các nước trong khu vực và trên toàn thế giới; tạo dựng các chính sách pháp luật đầy đủ, thống nhất, có tính răn đe để tránh xảy ra các sai sót trong quá trình tuân thủ.
Trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay, sự gia nhập thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam đặt các doanh nghiệp tư vấn xây dựng trong nước vào hoàn cảnh vô cùng khó khăn, buộc phải đương đầu với nhiều đối thủ mạnh. Các công ty tư vấn nước ngoài thậm chí sẵn sàng chấp nhận tỷ lệ chi phí thiết kế bằng với định mức do Nhà nước quy định để tham gia vào thị trường, trong khi đó năng lực cạnh tranh của các công ty Việt Nam cùng lĩnh vực còn yếu, mà
muốn nâng cao hơn cũng là một bài toán khó. Thực tế là chi phí dịch vụ tư vấn xây dựng của nước ta còn khá thấp so với nước ngoài, dẫn đến việc doanh thu của các doanh nghiệp tư vấn xây dựng không cao và sau khi chịu thêm thuế TNDN thì phần lợi nhuận còn lại không đủ để doanh nghiệp có khả năng tích lũy và tái đầu tư. Hơn nữa đại dịch Covid-19 gây ảnh hưởng vô cùng lớn đến nền kinh tế thế giới nói chung và các công ty dịch vụ tư vấn đầu tư và xây dựng nói riêng. Đứng trên góc độ doanh nghiệp, tác giả kiến nghị Nhà nước chia sẻ khó khăn với các doanh nghiệp trong lĩnh vực tư vấn xây dựng bằng các cách sau:
+ Xem xét tăng mức phí tư vấn một cách phù hợp với mặt bằng chung của quốc tế và thực tế chi phí đầu vào ở Việt Nam.
+ Tích cực kêu gọi các doanh nghiệp, chủ đầu tư sử dụng dịch vụ tư vấn đầu tư và xây dựng của các doanh nghiệp trong nước thay cho nước ngoài; các chủ đầu tư phải chủ động cập nhật thông lệ quốc tế trong công tác chọn tư vấn, phải lựa chọn trên tiêu chí có chuyên môn tốt; uy tín; độc lập; khách quan thay vì chỉ chọn vì tiêu chí giá cả thấp.
+ Đặt những điều kiện ràng buộc nhất định để tránh sự ồ ạt thâm nhập thị trường Việt Nam của các doanh nghiệp tư vấn nước ngoài.
+ Đưa ra một số chính sách, giải pháp hỗ trợ tài chính cho các doanh nghiệp trong nước bị ảnh hưởng lớn do đại dịch Covid-19
- Kiến nghị với Bộ Tài Chính
Gần 5 năm sau ngày Thông tư 133/2016/TT-BTC được ban hành và đi vào áp dụng rộng rãi, chế độ kế toán theo Thông tư 133 đã đem lại những tác động tích cực đến môi trường kế toán, đến hoạt động đầu tư, kinh doanh; chứng minh được tầm quan trọng của kế toán đối với nền kinh tế nước nhà, hướng đến sự minh bạch của thông tin kinh tế, tài chính của các đơn vị hoạt động kinh doanh. Tuy vậy trong quá trình vận dụng chế độ kế toán vẫn còn phát sinh một số bất cập, nguyên nhân là do các thông tư, văn bản hướng dẫn hầu như khá là chung chung, chưa phản ánh đúng thực chất nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - dẫn tới việc đôi khi doanh nghiệp trình bày thông tin tài chính một cách nhầm lẫn, bất hợp lý. Do đó, tác giả
xin phép kiến nghị Bộ Tài Chính xem xét bổ sung và hoàn thiện hơn nữa chế độ kế toán, các thông tư, nghị định vừa để công tác kế toán trong các doanh nghiệp trở nên dễ dàng, thuận lợi và chính xác hơn.
Hơn nữa đặt Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế như nhiện nay, việc cấp bách mà nước ta nên làm ngày bây giờ để có thể hòa hợp, hội tụ với các quốc gia khác đó chính là cố gắng gia tăng tốc độ phát triển về mọi mặt. Trong đó phát triển hệ thống kế toán quốc gia, cập nhật xu hướng chung của quốc tế cần được chú trọng hơn cả. Bộ Tài Chính cần ban hành khuôn mẫu lý thuyết kế toán, ban hành từ điển thuật ngữ để thống nhất thuật ngữ kế toán cũng như ban hành các chuẩn mực tham khảo và học hỏi theo chuẩn mực kế toán quốc tế để tạo cơ hội cho các doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường quốc tế đầy triển vọng.
Ngoài ra, Bộ Tài Chính nên thường xuyên tiến hành thanh tra để nắm bắt được thực trạng các doanh nghiệp vận dụng chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, kịp thời phát hiện các sai sót từ đó hướng dẫn sửa đổi, hoàn thiện hoặc phát hiện các hành vi gian lận để nghiêm trị, giữ một môi trường kinh doanh minh bạch, chính xác.
- Kiến nghị với Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Trường Phát Để có được chỗ đứng trong đứng trong tập thể cả chục nghìn công ty tư vấn đầu tư và xây dựng tại Việt Nam, ngoài những sự hỗ trợ từ phía Nhà nước và Bộ Tài Chính, tác giả thiết nghĩ quý công ty cũng cần phải tự hoàn thiện, cố gắng nâng tầm giá trị doanh nghiệp. Sau đây là một số kiến nghị tới quý công ty:
Trước hết, Trường Phát cần phải nghiêm chỉnh thực hiện công tác kế toán theo đúng các quy định của Bộ Tài Chính, tuân thủ luật pháp của Nhà nước Việt Nam. Tiếp theo, để tránh tình trạng thua các công ty tư vấn xây dựng nước ngoài trên đường đua tới một số dự án, công trình lớn vì nhân lực trình độ còn non, không có khả năng cạnh tranh thì công ty nên xem xét đào tạo nghiệp vụ nâng cao cho nhân viên tất cả các phòng ban. Trong thời đại hội nhập, công nghệ - thông tin phát triển, thông thạo ngoại ngữ là một lợi thế rất lớn để nắm bắt các cơ hội từ thị trường
mở mang lại, vì thế công ty cũng cần chú trọng việc bổ túc ngoại ngữ và kỹ năng tin học cho nhân viên.
Ngoài ra công ty nên cân nhắc việc kết hợp mô hình kế toán tài chính và kế toán quản trị. Tại bối cảnh thị trưởng thay đổi với tốc độ nhanh như hiện nay thì việc nhận sự trợ giúp của kế toán quản trị và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và tức thời có thể đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kế toán quản trị còn có thể thực hiện phân loại và phân tích chi phí để hiểu rõ hon về các loại chi phí trong doanh nghiệp và có biện pháp kiểm soát chi phí, tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Cuối cùng, muốn thực hiện được mục tiêu phát triển và mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh trong thời điểm còn thiếu thốn tài chính, kinh nghiệm, trình độ, tác giả kiến nghị Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Trường Phát xem xét tới phưong án liên doanh với các công ty xây dựng chuyên ngành để cùng nhau xây dựng chiến lược cạnh tranh cũng như nâng cao thực lực để cùng nhau phát triển mạnh mẽ hon.
TÓM TẮT CHƯƠNG III
Trong Chưong III, dựa trên những gì đã làm rõ được ở chương trước và dưới sự hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán cũng như thông tư 133, tác giả đã đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định KQKD cũng như một số kiến nghị tới Chính phủ, Bộ Tài Chính và bản thân công ty.
KẾT LUẬN
“Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh”. Thật vậy, trong bối cảnh nền kinh tế