2.1.2.1. Các loại hình dịch vụ cung cấp
Dịch vụ chính mà CTCP NTQ Solution cung cấp cho khách hàng là: gia công phần mềm, phát triển công nghệ Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence), nghiên cứu và phát triển sản phẩm, tư vấn giải pháp công nghệ. Cụ thể:
- Phát triển ứng dụng di động (Mobile Application Development) - Phát triển ứng dụng web (Web Application Development)
- Phát triển phần mềm dựa trên nền tảng đám mây (Cloud-based Software Development)
- Phát triển phần mềm nhúng (Embedded Software Development)
- Phát triển ứng dụng doanh nghiệp (Enterprise Application Development) - Phát triển phần mềm thương mại điện tử (E-commerce Software Development) - Phát triển phần mềm chăm sóc sức khỏe (Healthcare Software Development) - Hệ thống tích hợp (System Integration)
- Mạng lưới thiết bị kết nối Internet (Internet of Things)
Bên cạnh đó, phòng Nghiên cứu và Phát triển sản phẩm của công ty còn tập trung
vào sáng tạo robot, máy bay điều khiển từ xa, công nghệ thực tế ảo (Virtual Reality),... 2.1.2.2. Khách hàng chủ yếu của công ty
Mạng lưới khách hàng của CTCP NTQ Solution tương đối đa dạng và đến từ rất nhiều
Hình 2.1. Bản đồ phân bổ khách hàng Sn.f.⅛lf n d .. Belarus -Qi¾⅞⅜maηjyjg⅜- ∙M⅛gg⅞jji∣⅞j " O uκg⅛s∙⅛llj≈∙∣! WE GO GLOBAL ÌÌỉlÌlilllllỆỆÍl'*'" ff⅜lapan ___ ỉ θ Vietnam O ThaiIanjA i≈=."ι .. U O Singaporfe;;:.];" . ]' θ Australia-' Our partners and customers
Nguồn: Website công ty
Nhờ sự phong phú về dịch vụ cung cấp, khách hàng đến với NTQ Solution hoạt động trên rất nhiều mảng lĩnh vực, cụ thể:
- Các công ty công nghệ
- Các công ty đầu tư tài chính
- Các tổ chức nghiên cứu về sức khỏe
- Các tổ chức giáo dục
- Tổ chức chính phủ
- Chuỗi nhà hàng, khách sạn
Hình 2.2. Danh sách khách hàng tiêu biểu
Nguồn: Website công ty 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
NTQ Solution tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tuyến - chức năng.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức CTCP NTQ Solution
Nguồn: Phòng nhân sự công ty 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại CTCP NTQ Solution
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty NTQ Solution được tổ chức theo hình thức tập trung,
toàn bộ công tác, nghiệp vụ chuyên môn đều được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán,
ở Trụ sở chính của công ty, đặt tại Tòa nhà Sudico HH3, đường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty
Ở công ty, nhân viên kế toán có trách nhiệm ghi chép, theo dõi, và hạch toán việc
sử dụng các tài sản, cũng như nguồn lực của công ty một cách có hiệu quả. Đồng thời, họ cũng có nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên tuân thủ nghiêm chỉnh các pháp lệnh, quy định của nhà nước và các cơ quan ban ngành có liên quan đến kế toán và thuế. Bên cạnh đó, phòng kế toán cũng góp phần tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc lập ra kế
hoạch tài chính, ngân sách định kỳ, phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của công ty. Het năm tài chính, phòng kế toán phải đưa ra báo cáo tài chính và các báo cáo khác có liên quan, gửi đến ban lãnh đạo công ty, cũng như các cơ quan nhà nước, pháp lý bên ngoài.
Hiện tại, quy mô nhân sự của phòng Tài chính kế toán ở CTCP NTQ Solution là 3 nhân viên, với các trách nhiệm sau:
- Một kế toán trưởng, kiêm nhiệm kế toán tổng hợp và thuế
- Một kế toán hàng hóa và bán hàng, kiêm nhiệm kế toán thanh toán và tiền
lương
- Một thủ quỹ
Chức năng của từng bộ phận kế toán
• Kế toán trưởng: nắm giữ trọng trách cao nhất của phòng kế toán.
- Là người trợ giúp cho Ban giám đốc trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các
công tác tài chính, kế toán của công ty.
- Đảm bảo việc tổ chức thực hiện và kiểm tra chế độ chứng từ, hệ thống sổ, tài
khoản kế toán, chính sách thuế và các khoản trích lập dự phòng.
- Báo cáo các vấn đề về tài chính theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các đơn vị
Nhà
nước theo quy định hiện hành. • Kế toán tổng hợp:
- Trực tiếp tập hợp các số liệu trên sổ sách, phần mềm, báo cáo kết quả kinh
doanh
và báo cáo quyết toán chung của công ty.
- Hướng dẫn tổng hợp, phân loại chứng từ.
• Kế toán hàng hóa và bán hàng: Lập hóa đơn, theo dõi, quản lý doanh thu, công
nợ; từ đó lập báo cáo doanh thu, công nợ. • Kế toán thanh toán và tiền lương:
- Lập phiếu thu, phiếu chi và mở sổ theo dõi các khoản phát sinh hàng ngày tại
công ty.
- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công tác thanh toán với khách hàng và
các
nhà cung cấp.
- Tổ chức hạch toán và cung cấp số liệu về tình hình sử dụng lao động tại công
ty,
CP lương, các khoản trích cho BHYT, BHXH,...
• Thủ quỹ: có nhiệm vụ cập nhật, theo dõi, quản lý và hạch toán tiền mặt tại quỹ; cung cấp thông tin kịp thời khi cần thiết cho Ban giám đốc, kế toán thuế...
2.1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.
Niên độ kế toán được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm.
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng 2.1.4.3. Phần mềm kế toán
Với quy mô và điều kiện như hiện tại, phòng Tài chính kế toán của công ty NTQ
Solution đang hạch toán trên phần mềm kế toán FAST. Đây là một phần mềm được xây dựng trên nền tảng website trực tuyến, rất dễ dàng, thuận tiện cho việc thao tác nhanh chóng ở bất cứ nơi nào có thể kết nối mạng Internet. Bên cạnh đó, phần mềm FAST còn
cung cấp các dạng báo cáo theo quy chuẩn, được trình bày khoa học, chi tiết, giảm được
khá nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, nhân viên kế toán cần phải rất cẩn trọng trong việc nhập dữ liệu lên phần mềm, để bảo tính chính xác và đúng đắn.
Phần mềm FAST được trang bị trên máy tính của nhân viên phòng Tài chính kế toán bao gồm:
- Hệ thống
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
- Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu
- Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả
- Phân hệ Báo cáo CP theo tiểu khoản, khoản mục
- Phân hệ Báo cáo vụ việc, giá thành công trình
- Phân hệ công cụ dụng cụ
- Phân hệ Báo cáo thuế
- Phân hệ Báo cáo quản trị theo các trường tự do
- Phân hệ Báo cáo quản trị theo thời gian
- Phân hệ Báo cáo quản trị theo đơn vị cơ sở
2.1.4.4. Hình thức ghi sổ
Hệ thống sổ kế toán hiện hành gồm có: sổ Nhật ký chung, sổ cái, các sổ chi tiết tài
khoản.
Quý công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung trên phần mềm FAST, với quy trình được biểu diễn dưới đây.
Sơ đồ 2.3. Chu trình ghi sổ tại công ty
Nguồn: phòng Tài chính kế toán
Từ các nghiệp vụ phát sinh, hàng ngày, kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lệ, hợp lý của chứng từ và ghi vào sổ nhật ký chung. Do sử dụng phần mềm FAST, kế toán thực hiện hạch toán vào mục Phiếu thu/chi hoặc phiếu kế toán,... tùy vào tính chất của chứng từ. Tiếp đó, các tài khoản kế toán đã phát sinh được ghi chép lại vào sổ cái. Song song với việc phản ánh vào sổ nhật ký chung, việc ghi chép vào các sổ kế toán
chi tiết cũng được thực hiện cùng lúc.
Định kỳ hàng tháng, hay cuối mỗi quý, năm tài chính, kế toán thực hiện khóa sổ và tính ra tổng số tiền từ các nghiệp vụ phát sinh. Sau đó, bảng cân đối phát sinh được lập căn cứ vào dữ liệu trên sổ cái. Nếu không nhận thấy sự chênh lệch, các số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp từ các sổ kế toán chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính cho
công ty, theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh nợ và có trên bảng cân đối phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và có trên sổ nhật ký chung.
Sơ đồ 2.4. Chu trình thanh toán tại công ty
Nguồn: phòng Tài chính kế toán
Còn với việc thanh toán tại công ty, những thành viên có nhu cầu sẽ gửi đề nghị thanh toán (theo mẫu chung) kèm với chứng từ và chuyển cho trưởng bộ phận duyệt chi. Sau khi được phê chuẩn, thành viên có trách nhiệm chuyển lại đề nghị thanh toán về cho bộ phận thanh toán. Định kỳ hàng tuần, bộ phận thanh toán sẽ gom lại nhiều chứng từ và gửi đề xuất thanh toán lên cho ban giám đốc. Những đề nghị hợp lệ sẽ được ban giám đốc ký duyệt và nhận thanh toán muộn nhất 2 tuần, kể từ ngày gửi đề nghị.
2.2. Thực trạng tập hợp chi phí và tính giá thành tại CTCP NTQ Solution
2.2.1. Đặc điểm quy trình cung cấp dịch vụ tại công ty
Với dịch vụ cung cấp chính là gia công phần mềm và đưa ra giải pháp về công nghệ, đặc thù sản phẩm mà NTQ Solution cung cấp là phần mềm - nhỏ, gọn, dễ truyền tải, dễ sao chép. Với sự phát triển hàng ngày của công nghệ, nếu phần mềm làm ra không
theo kịp với thời đại và làm hài lòng khách hàng, thì vòng đời của sản phẩm chắc chắn sẽ không được lâu dài. Đây cũng là những yếu tố có tác động rất lớn đến các quyết định
về giá thành của dịch vụ.
Xét riêng mảng gia công phần mềm, CTCP NTQ Solution cung cấp hai loại hình
dịch vụ chính:
- Dự án phát triển sản phẩm mới (Project-based): theo hợp đồng trọn gói và lập
trình mới phần mềm từ đầu.
- Dự án sản phẩm bảo trì (Offshore development center): với trung tâm phát triển
ở bên ngoài, bảo trì hệ thống, phần mềm trên nền tảng có sẵn.
Cả hai loại hình dự án mà công ty NTQ Solution cung cấp cho khách hàng ở trên
đều trải qua 3 giai đoạn sau: • Lập kế hoạch (Planning)
- Thành lập dự án: Các thông tin về dự án mà khách hàng giao cho được bộ phận
bán hàng truyền đạt lại với trưởng đơn vị. Sau đó, trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét
và đánh giá tiền dự án dựa trên thang đo chung của công ty, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân
sự cho phù hợp.
- Tạo kế hoạch dự án: Sau khi nhóm dự án được thành lập, trưởng bộ phận có
trách
nhiệm yêu cầu các bên hỗ trợ có liên quan chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất như máy móc,
lý chính của dự án bao gồm phương diện quản lý và kỹ thuật công nghệ có trách nhiệm nghiên cứu các thông tin đầu vào của dự án như: yêu cầu về môi trường phát triển, kiểm
thử; điều kiện ràng buộc; các mốc bàn giao; điều kiện nghiệm thu,... Từ đó, người quản lý chính của dự án sẽ bố trí kế hoạch nhân sự và kế hoạch đảm bảo chất lượng cho hợp
lý.
- Tổ chức buổi Kick-off dự án với nội bộ và với khách hàng.
- Hoàn tất tài liệu cho dự án.
• Triển khai và kiểm soát (Implementing & Monitoring): hoạt động phát triển và quản lý tiến hành cùng lúc
- Triển khai phát triển phần mềm: giai đoạn này trải qua lần lượt các bước nhỏ
sau đây:
+ Người quản lý dự án và người truyền đạt thông tin (Comtor) phân tích yêu cầu và xác nhận ý hiểu với khách hàng.
+ Đội ngũ phát triển tạo tài liệu thiết kế và đưa ra các giải pháp phù hợp trước khi tiến hành lập trình.
+ Đội ngũ phát triển lập trình theo quy trình chung của công ty (hoặc theo chuẩn riêng tùy đặc thù dự án và khách hàng).
+ Đội ngũ phát triển kết hợp với đội ngũ kiểm thử tìm và khắc phục các lỗi phát sinh.
+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng.
- Quản lý:
+ Các yêu cầu, phạm vi công việc + Chi phí
+ Nhân sự
+ Kiểm soát tiến độ thực hiện + Đảm bảo chất lượng dự án
+ Việc kết nối, giao tiếp với khách hàng + Xử lý các vấn đề phát sinh
• Đóng dự án (Closing)
- Sau khi đảm bảo các phần công việc đã hoàn thành, trưởng dự án có trách
nhiệm
nghiệm sản phẩm với khách hàng.
Mã dự án Loại hợp đồng Tên khách hàng
- Tiếp đó, khách hàng sẽ đưa ra phản hồi và đánh giá về chất lượng sản phẩm và
dịch vụ mà NTQ Solution cung cấp.
- Cuối cùng, buổi họp cải tiến được tổ chức để trao đổi, phân tích các điểm dự án
đã và chưa làm được trước khi đóng dự án.
2.2.2. Đặc điểm chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty
2.2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí
Với đặc điểm bộ máy quản lý của công ty chia làm nhiều khối phòng ban với từng chức năng, nhiệm vụ khác nhau, do đó, công ty NTQ Solution tập hợp CP tại nơi phát sinh các CP, tức là từng bộ phận và từng đơn đặt hàng. Với cách lựa chọn đối tượng
như hiện tại, ban lãnh đạo công ty mong muốn nắm bắt được tình hình CP thực tế của từng đơn đặt hàng, từng đơn vị, từ đó có cách quản lý hiệu quả nhất.
Các thông tin liên quan đến CP phát sinh trong kỳ được trưởng các đơn vị tập hợp lại, ghi nhận và gửi lại cho nhân viên kế toán cuối mỗi tháng. Kế toán sẽ thực hiện hạch toán, nhập dữ liệu vào chứng từ ghi sổ trên phần mềm FAST. Hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển các số liệu đến các sổ chi tiết có liên quan và đến sổ cái của các tài khoản này. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp lại các số liệu, từ đó, tiến hành lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo CP cho công ty.
2.2.2.2. Đối tượng tập hợp giá thành
Do đặc tính phát triển của phần mềm khá phức tạp và không theo lối sản xuất hàng loạt, công ty NTQ Solution đã lựa chọn đối tượng tính giá thành theo từng phần mềm, với hợp đồng ký kết với từng khách hàng. Mỗi hợp đồng sẽ có một phiếu tính giá thành riêng, tập hợp các CP từ ngày đặt hàng cho tới khâu hoàn tất sản phẩm và bàn giao tới khách hàng.
Việc tính giá thành theo phần mềm có thể sẽ không trùng với kỳ báo cáo. Do đó, định kỳ kế toán sẽ phải xem xét mức độ hoàn thành của các phần mềm để ghi nhận sản phẩm đã hoàn thành và sản phẩm dở dang nếu có. Đối với các đơn hàng đã hoàn thành, giá thành của một phần mềm chính là tổng hợp các CP phát sinh trong quá trình phát triển sản phẩm đó.
2.2.3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty
Với dịch vụ chính là gia công phần mềm, bài luận văn sẽ chọn ra 2 hợp đồng tiêu
PB2910 Phát triển mới Dankichi
Ngày CT Số CT Diễn giải TK Nợ
TK
Có Nợ Có
2.2.3.1. Ke toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a. CP nguyên vật liệu trực tiếp
• Nội dung
Khác với lĩnh vực sản xuất, CP NVL trực tiếp của công ty NTQ Solution không chiếm nhiều tỷ trọng trong tổng CP để tạo ra sản phẩm. Với công ty, CP NVL trực tiếp được bỏ ra là CP để mua các môi trường phát triển và công cụ công nghệ hiện đại. CP này thường phát sinh theo yêu cầu của từng dự án, khách hàng và do các bộ phận,