2.2.1. Đặc điểm quy trình cung cấp dịch vụ tại công ty
Với dịch vụ cung cấp chính là gia công phần mềm và đưa ra giải pháp về công nghệ, đặc thù sản phẩm mà NTQ Solution cung cấp là phần mềm - nhỏ, gọn, dễ truyền tải, dễ sao chép. Với sự phát triển hàng ngày của công nghệ, nếu phần mềm làm ra không
theo kịp với thời đại và làm hài lòng khách hàng, thì vòng đời của sản phẩm chắc chắn sẽ không được lâu dài. Đây cũng là những yếu tố có tác động rất lớn đến các quyết định
về giá thành của dịch vụ.
Xét riêng mảng gia công phần mềm, CTCP NTQ Solution cung cấp hai loại hình
dịch vụ chính:
- Dự án phát triển sản phẩm mới (Project-based): theo hợp đồng trọn gói và lập
trình mới phần mềm từ đầu.
- Dự án sản phẩm bảo trì (Offshore development center): với trung tâm phát triển
ở bên ngoài, bảo trì hệ thống, phần mềm trên nền tảng có sẵn.
Cả hai loại hình dự án mà công ty NTQ Solution cung cấp cho khách hàng ở trên
đều trải qua 3 giai đoạn sau: • Lập kế hoạch (Planning)
- Thành lập dự án: Các thông tin về dự án mà khách hàng giao cho được bộ phận
bán hàng truyền đạt lại với trưởng đơn vị. Sau đó, trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét
và đánh giá tiền dự án dựa trên thang đo chung của công ty, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân
sự cho phù hợp.
- Tạo kế hoạch dự án: Sau khi nhóm dự án được thành lập, trưởng bộ phận có
trách
nhiệm yêu cầu các bên hỗ trợ có liên quan chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất như máy móc,
lý chính của dự án bao gồm phương diện quản lý và kỹ thuật công nghệ có trách nhiệm nghiên cứu các thông tin đầu vào của dự án như: yêu cầu về môi trường phát triển, kiểm
thử; điều kiện ràng buộc; các mốc bàn giao; điều kiện nghiệm thu,... Từ đó, người quản lý chính của dự án sẽ bố trí kế hoạch nhân sự và kế hoạch đảm bảo chất lượng cho hợp
lý.
- Tổ chức buổi Kick-off dự án với nội bộ và với khách hàng.
- Hoàn tất tài liệu cho dự án.
• Triển khai và kiểm soát (Implementing & Monitoring): hoạt động phát triển và quản lý tiến hành cùng lúc
- Triển khai phát triển phần mềm: giai đoạn này trải qua lần lượt các bước nhỏ
sau đây:
+ Người quản lý dự án và người truyền đạt thông tin (Comtor) phân tích yêu cầu và xác nhận ý hiểu với khách hàng.
+ Đội ngũ phát triển tạo tài liệu thiết kế và đưa ra các giải pháp phù hợp trước khi tiến hành lập trình.
+ Đội ngũ phát triển lập trình theo quy trình chung của công ty (hoặc theo chuẩn riêng tùy đặc thù dự án và khách hàng).
+ Đội ngũ phát triển kết hợp với đội ngũ kiểm thử tìm và khắc phục các lỗi phát sinh.
+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng.
- Quản lý:
+ Các yêu cầu, phạm vi công việc + Chi phí
+ Nhân sự
+ Kiểm soát tiến độ thực hiện + Đảm bảo chất lượng dự án
+ Việc kết nối, giao tiếp với khách hàng + Xử lý các vấn đề phát sinh
• Đóng dự án (Closing)
- Sau khi đảm bảo các phần công việc đã hoàn thành, trưởng dự án có trách
nhiệm
nghiệm sản phẩm với khách hàng.
Mã dự án Loại hợp đồng Tên khách hàng
- Tiếp đó, khách hàng sẽ đưa ra phản hồi và đánh giá về chất lượng sản phẩm và
dịch vụ mà NTQ Solution cung cấp.
- Cuối cùng, buổi họp cải tiến được tổ chức để trao đổi, phân tích các điểm dự án
đã và chưa làm được trước khi đóng dự án.
2.2.2. Đặc điểm chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty
2.2.2.1. Đối tượng tập hợp chi phí
Với đặc điểm bộ máy quản lý của công ty chia làm nhiều khối phòng ban với từng chức năng, nhiệm vụ khác nhau, do đó, công ty NTQ Solution tập hợp CP tại nơi phát sinh các CP, tức là từng bộ phận và từng đơn đặt hàng. Với cách lựa chọn đối tượng
như hiện tại, ban lãnh đạo công ty mong muốn nắm bắt được tình hình CP thực tế của từng đơn đặt hàng, từng đơn vị, từ đó có cách quản lý hiệu quả nhất.
Các thông tin liên quan đến CP phát sinh trong kỳ được trưởng các đơn vị tập hợp lại, ghi nhận và gửi lại cho nhân viên kế toán cuối mỗi tháng. Kế toán sẽ thực hiện hạch toán, nhập dữ liệu vào chứng từ ghi sổ trên phần mềm FAST. Hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển các số liệu đến các sổ chi tiết có liên quan và đến sổ cái của các tài khoản này. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp lại các số liệu, từ đó, tiến hành lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo CP cho công ty.
2.2.2.2. Đối tượng tập hợp giá thành
Do đặc tính phát triển của phần mềm khá phức tạp và không theo lối sản xuất hàng loạt, công ty NTQ Solution đã lựa chọn đối tượng tính giá thành theo từng phần mềm, với hợp đồng ký kết với từng khách hàng. Mỗi hợp đồng sẽ có một phiếu tính giá thành riêng, tập hợp các CP từ ngày đặt hàng cho tới khâu hoàn tất sản phẩm và bàn giao tới khách hàng.
Việc tính giá thành theo phần mềm có thể sẽ không trùng với kỳ báo cáo. Do đó, định kỳ kế toán sẽ phải xem xét mức độ hoàn thành của các phần mềm để ghi nhận sản phẩm đã hoàn thành và sản phẩm dở dang nếu có. Đối với các đơn hàng đã hoàn thành, giá thành của một phần mềm chính là tổng hợp các CP phát sinh trong quá trình phát triển sản phẩm đó.
2.2.3. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty
Với dịch vụ chính là gia công phần mềm, bài luận văn sẽ chọn ra 2 hợp đồng tiêu
PB2910 Phát triển mới Dankichi
Ngày CT Số CT Diễn giải TK Nợ
TK
Có Nợ Có
2.2.3.1. Ke toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a. CP nguyên vật liệu trực tiếp
• Nội dung
Khác với lĩnh vực sản xuất, CP NVL trực tiếp của công ty NTQ Solution không chiếm nhiều tỷ trọng trong tổng CP để tạo ra sản phẩm. Với công ty, CP NVL trực tiếp được bỏ ra là CP để mua các môi trường phát triển và công cụ công nghệ hiện đại. CP này thường phát sinh theo yêu cầu của từng dự án, khách hàng và do các bộ phận, nhóm
dự án đảm nhận đề xuất. Do vậy, không phải dự án nào của NTQ Solution cũng phát sinh CP NVL trực tiếp.
• Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT của hàng hóa mua vào, bảng kê chứng từ, chứng từ kế toán khác có liên quan
• Tài khoản sử dụng: TK 621 - CP NVL trực tiếp • Trình tự hạch toán:
Dự án LB0101 (bảo trì) do tính chất là khắc phục lỗi, duy trì và đảm bảo sự vận hành dựa trên phần mềm có sẵn nên sẽ không có CP NVL trực tiếp.
Ngược lại, dự án PB2910 (phát triển mới) cần phải mua môi trường phát triển để
lập trình phần mềm. Do đó, sau khi có quyết định thành lập dự án, trưởng nhóm dự án lập phiếu yêu cầu mua hàng và gửi đến kế toán hàng hóa. Sau khi nhận được phê duyệt của ban giám đốc, bộ phận IT nhận ủy quyền từ kế toán, sẽ tiến hành mua theo yêu cầu của dự án.
Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ phát sinh, kế toán
nhập dữ liệu qua màn hình nhập chứng từ. Hệ thống phần mềm FAST sẽ tự động phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 621 và sổ chi tiết TK 6211 cho dự án PB2910 theo mẫu của Bộ tài chính ban hành.
Theo số liệu từ phòng Tài chính kế toán, CP mua nguyên vật liệu trực tiếp cho dự án PB2910 là 20.000.000 VNĐ.
Biểu 2.3: Trích Sổ chi tiết tài khoản 621 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CTCP NTQ Solution Mầu số S38-DN
Địa chỉ: Nhà 24, ngõ 1008 đường (Ban hành Theo TT200/2014/TT-BTC
Láng, Phường Láng Thượng, quận Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 6211
Đối tượng: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- dự án PB2910 Loại tiền: VNĐ
26/10/2018 PBK01 Mua môi trường phát triển 6211 152 20.000.00 0 31/12/2018 PKTPKTCP12 Kết chuyển CP NVL trực tiếp 1541 6211 135.120.000
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người đại diện pháp luật
(Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
b. CP nhân công trực tiếp
• Nội dung:
Với công ty NTQ Solution, CP nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong CP làm ra một phần mềm, bởi việc lập trình phần mềm đòi hỏi tính sáng tạo rất cao. Đối tượng tham gia trực tiếp vào quá trình cung cấp dịch vụ của quý công ty là các lập trình viên (bao gồm nhân viên chính thức và nhân sự thuê ngoài nếu có), đội ngũ kiểm thử (tester), người truyền đạt thông tin (comtor). Do vậy, CP nhân công trực tiếp phải trả
STT Họ tên Chức vụ Mã dự án Mức lương Lương giờ côngGiờ lươngTổng được hưởng
Còn lĩnh Γ
^ Ngô Văn Doanh Dev PB2910 12.500.000 62.500 200 12.500.000 12.500.000
2 Nguyễn Thị Đức Dev PB2910 12.500.000 62.500 200 12.500.000 12.500.000
chính là: tiền lương, khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ,.. Bên cạnh đó, CP này cũng tính
cả những khoản trích theo lương như: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,...
Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức tính lương theo thời gian lao động tương ứng với bảng lương và trả lương qua chuyển khoản ngân hàng. Tiền lương cơ bản được quy định dựa trên hợp đồng lao động đã ký kết với công ty.
• Chứng từ sử dụng: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hợp đồng lao động,
bảng phân bổ và các khoản trích theo lương, chứng từ khác có liên quan.
• Tài khoản sử dụng: TK 622 - CP nhân công trực tiếp, được theo dõi theo từng dự
án và hợp đồng.
• Trình tự hạch toán:
Kế toán tiền lương kết hợp với trưởng các đơn vị theo dõi CP nhân công trực tiếp
qua số giờ lao động họ thực hiện, được phản ánh trên bảng chấm công của hệ thống check in - check out của công ty. Cuối mỗi tháng, bộ phận ADM sẽ tổng hợp lại ngày công của toàn bộ thành viên và gửi cho trưởng các đơn vị. Trưởng đơn vị xác nhận và gửi lại chứng từ cho phòng kế toán để tính lương cho mỗi người.
Lương của lao động trực tiếp tại công ty đang được tính dựa trên số ngày lao động nhân với đơn giá tiền lương của từng loại lao động.
33
Bảng 2.1: Trích Bảng tính lương của nhân công trực tiếp tháng 12 năm 2018 Đơn vị: CTCP NTQ Solution
Địa chỉ: Nhà 24, ngõ 1008 đường Láng, Phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội
BẢNG TÍNH LƯƠNG NHÂN CÔNG
Tháng 12 năm 2018 Đơn vị: VNĐ
3 Nguyễn Trung Thành Dev PB2910 12.500.000 62.500 200 12.500.000 12.500.000
4 Nguyễn Thành Nam Dev PB2910 10.000.000 50.000 200 10.000.000 10.000.000
5 Phan Thị Hạnh Test PB2910 8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
6 Trần Thị Huyền Test PB2910 8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
7 Hà Ngọc Tâm Com PB2910 8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
8 Dương Mạnh Cường Dev LB0101 12.500.000 62.500 200 12.500.000 12.500.000
9 Phạm Công Đức Dev LB0101 10.000.000 50.000 200 10.000.000 10.000.000
11 Nguyễn Hoài Thu Test LBOlOl
12 Hoàng Lê Hoài Test LBOlOl
13 Phạm Thị Giang Com LBOlOl
8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
8.000.000 40.000 200 8.000.000 8.000.000
Người lập
Ngày CT Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Nợ Có 31/12/2018 PBKT2 Lương nhân công trực tiếp tháng 12 6221 334 71.500.000 31/12/2018 PKTPK TCP12 Kết chuyển CP nhân công trực tiếp 1541 6221 71.500.000 Ke toán trưởng (Kỷ, họ tên) Giám đốc (Kỷ, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chỉnh kế toán
35
Ke toán phản ánh vào sổ nhật ký chung theo từng khoản mục rồi ghi sổ chi tiết, sổ
cái TK 622.
Biểu 2.4: Trích Sổ chi tiết tài khoản 6211 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CTCP NTQ Solution Mầu số S38-DN
Địa chỉ: Nhà 24, ngõ 1008 đường (Ban hành Theo TT200/2014/TT-BTC
Láng, Phường Láng Thượng, quận Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 6221
Đối tượng: chi phí nhân công trực tiếp - dự án PB2910 Loại tiền: VNĐ
Ngày CT Số CT Diễn giải TK Nợ TK Có Nợ Có 31/12/2018 PBKT2 Lương nhân công trực tiếp tháng 12 6222 334 56.500.000 31/12/2018 PKTPKTCP12 Kết chuyển CP nhân công trực tiếp 1542 622 2 56.500.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người đại diện pháp luật
(Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
Biểu 2.5. Trích Sổ chi tiết tài khoản 6222 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CTCP NTQ Solution Mầu số S38-DN
Địa chỉ: Nhà 24, ngõ 1008 đường (Ban hành Theo TT200/2014/TT-BTC
Láng, Phường Láng Thượng, quận Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Đống Đa, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: 6222
Đối tượng: chi phí nhân công trực tiếp - dự án LB0101 Loại tiền: VNĐ
Ngày CT Số CT Diễn giải
TK
Đối ứng Nợ Có
31/12/2018
PBKT2 Lương nhân công
trực tiếp tháng 12 344 128.000.000 31/12/2018 PKTPK TCP12 Kết chuyển CP nhân công trực tiếp
1541 71.500.000
31/12/2018
PKTPK TCP12
Kết chuyển CP nhân công trực tiếp
1542 56.500.000
Người lập
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người đại diện pháp luật
(Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
37
Biểu 2.6: Sổ Cái tài khoản 622 tháng 12 năm 2018
Đơn vị: CTCP NTQ Solution Mầu số S38-DN
Địa chỉ: Nhà 24, ngõ 1008 đường (Ban hành Theo TT200/2014/TT-BTC
Láng, Phường Láng Thượng, quận Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Đống Đa, Hà Nội
SỔ CÁI
Tài khoản: 622 - chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày 01/12/2018 đến ngày 31/12/2018
Dự án Số giờ lao động trực tiếp( giờ) CP khấu hao TSCĐ (VNĐ) PB2910 1400 6.181.538 LB0101 1200 5.298.462 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người đại diện pháp luật
(Ký, họ tên)
Nguồn: Phòng tài chính kế toán
c. Chi phí sản xuất chung
• Nội dung:
Đây là loại CP có ảnh hưởng lớn trong việc quyết định đến giá thành của sản phẩm của công ty. CP sản xuất chung là tổng hợp các khoản CP cần thiết để phục vụ cho quá trình tạo ra phẩm của doanh nghiệp, phát sinh ở các bộ phận, bao gồm: CP khấu hao TSCĐ (máy chủ server), CP công cụ dụng cụ (máy vi tính,...), CP dịch vụ mua ngoài (tiền thuê mặt bằng, tiền điện, tiền nước,..) và các CP bằng tiền khác. Với lương
của quản lý và các nhân công hỗ trợ gián tiếp, công ty hiện không hạch toán vào khoản mục CP này.
Các CP sản xuất chung phát sinh sẽ đươc thống kê lại vào cuối quý và phân bổ vào từng hợp đồng, dự án dựa trên tiêu thức số giờ lao động của nhân công trực tiếp. Việc tập hợp CP sản xuất chung được thực hiện theo từng nội dung cụ thể.
• Chứng từ sử dụng: Bảng kê chi tiết khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp công cụ dụng
cụ, hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT.. .và các chứng từ khác có liên quan.
• Tài khoản sử dụng: TK 627 - Chi phí sản xuất chung được mở chi tiết như sau
- TK 6273 - CP công cụ, dụng cụ
- TK 6274 - CP khấu hao TSCĐ
- TK 6277 - CP dịch vụ mua ngoài
- TK 6278 - CP bằng tiền khác
• Trình tự hạch toán:
Tài sản cố định phục vụ cho công ty là máy chủ server và các thiết bị khác phục vụ cho việc tạo ra phần mềm. Căn cứ vào giá ban đầu và thời gian sử dụng, kế toán TSCĐ tính ra mức khấu hao.
Công thức tính theo phương pháp đường thẳng:
Mức KH trong năm = Nguyên giá x Tỷ lệ KH bình quân năm Mức KH trong tháng = Mức KH trong năm : 12