6. Kết cấu khóa luận
3.2.2. Các hoạt động hoàn thiện VHDN nói chung trong công ty
a, Nâng cao nhận thức của cán bộ công nhân viên về văn hóa doanh nghiệp Xây dựng phòng đào tạo và đầu tư nhiều hơn vào đào tạo để đạt hiệu quả cao và nhanh nhất.
VHDN là những giá trị vật chất và tinh thần được tất cả các thành viên trong công ty tạo dựng nên. VHDN không phải là kết quả riêng của người lãnh đạo mà do cả tập thể lao động tạo nên. Nếu chỉ có một cá nhân hay một bộ phận nhỏ trong công ty cố gắng xây dựng thì văn hóa mà họ xây dựng được đó không phải VHDN vì nó không có tính chất đồng bộ. vì thế mà mọi người đều cần được đào tạo và nhấn mạnh vai trò của VHDN.
Vì vậy, công ty cần có những hiểu biết cơ bản về văn hóa doanh nghiệp. Quá trình bắt đầu tìm hiểu có thể bắt đầu từ việc thông qua các phương tiện thông tin, sách báo, internet hay các buổi hội thảo, chia sẻ bí quyết giữa các công ty về VHDN. Sau đó công ty tiến hành soạn thảo và ban bố một loạt các văn bản về VHDN một cách có hệ thống và trình tự cụ thể.
Hiện tại công ty chỉ có một khóa đào tạo duy nhất về VHDN khi nhân viên mới tham gia vào công ty, như vậy là chưa đủ, bởi đối với những nhân viên đã làm lâu năm, họ cũng cần được đào tạo lại để cung cấp cho họ những thông tin mới
nhất về VHDN. về lâu dài, thì công ty nên tổ chức một phòng ban riêng về đào tạo, thể hiện tính chuyên nghiệp. Lý do mà việc đào tạo lại nên được xem trọng là bởi con người trong công ty sẽ quyết định thành công của công ty. Muốn thế phải nâng cao chất lượng nhân viên ngay từ khâu đào tạo ban đầu. Hơn nữa, nhận thức của nhân viên không dễ dàng thay đổi được nên cần có các buổi đào tạo định kì nhằm duy trì và nhắc nhở nhân viên thực hiện.
Có rất nhiều cách để thu hút nhân viên quan tâm đến VHDN và tích cực học hỏi như truyền bá các tài liệu về VHDN trong nội bộ công ty, thường xuyên tuyên truyền về truyền thống, giá trị cốt lõi của công ty tới nhân viên, tổ chức các cuộc trưng cầu ý kiến của nhân viên về văn hóa công ty, hoặc các lớp tập huấn về VHDN cho nhân viên mới. Tiến hành mời các đối tác đào tạo chuyên nghiệp về nói chuyện và giảng dạt các khóa học cho cán bộ nhân viên công ty về VHDN. Nội dung VHDN là nội dung bắt buộc khi tuyển dụng, thăng chức hoặc tăng lương.
b, Xây dựng những tấm gương điển hình để tuyên dương và để mọi người noi theo.
Những giá trị tốt đẹp cần được giữ gìn, phát huy, lan rộng để trở thành truyền thống của doanh nghiệp. Những người đã được tuyên dương từ đó có động lực hơn để phấn đấu, là niềm tự hào để từ đó duy trì danh hiệu của mình. Đối với những người chưa được tuyên dương, họ sẽ cố gắng hơn, hoàn thành tốt hơn nữa để cũng được xướng tên trước toàn thể công ty.
Khi người lao động hoàn thành tốt công việc, ban lãnh đạo nên dành cho họ những phần thưởng xứng đáng hay những lời khen ngợi và lời cảm ơn chân thành. Đôi lúc chỉ cần một lời cảm ơn từ lãnh đạo về những đóng góp của nhân viên cho công ty đã làm phần thưởng không gì so sánh được. Những khích lệ, động viên về tinh thần đôi khi còn có thể hiệu quả hơn cả mong đợi. Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào từ lãnh đạo, đặc biệt là khen ngợi trước tất cả mọi người trong công ty cũng đều khiến cho các nhân viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống. Đồng thời đó cũng là động lực thúc đẩy những nhân viên khác cố gắng và phát huy khả năng nhiều hơn. Tuy nhiên, những lời cảm ơn này nên thể hiện một cách thật lòng nhất, và không nên lạm dụng việc này một cách thường xuyên vì có thể nó lại
đem lại phản ứng trái chiều.
Một trong những điều mà mọi nhân viên trong công ty đều mong ước đó chính là danh hiệu nhân viên xuất sắc của tuần, quý, tháng, năm.... Chính vì vậy, nhân viên nên được ghi nhận tuyên dương và nhận danh hiệu phù hợp. Ban lãnh đạo cũng có thể tổ chức họp nhóm để nhân viên xuất sắc chia sẻ kinh nghiệm làm việc và cách thức làm việc hiệu quả.
Mỗi nhân viên có những sở thích, thói quen và cách suy nghĩ khác nhau nên cũng có sự khác biệt trong việc nhìn nhận về cách công nhận những đóng góp của họ cho công ty. Đó là điều mà các nhà lãnh đạo phải hiểu được để từ đó lựa chọn những hình thức khuyến khích, động viên đội ngũ nhân viên phù hợp nhất.
Điều này về lâu dài có thể sẽ tạo nên một truyền thống tích cực về sự khen thưởng
công minh, gây thiện cảm cho nhân viên, giúp nhân viên tích cực làm việc hơn.
c, Ban lãnh đạo công ty cần khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến và phản hồi.
Bởi hầu hết mọi người đều muốn được tôn trọng, khi những đóng góp của mình được ghi nhận, nhân viên sẽ cố gắng đưa ra những đóng góp thiết thực nhất, giúp hoàn thiện thêm các chính sách mà ban lãnh đạo đưa ra. Đồng thời, nên khuyến khích nhân viên trải nghiệm cái mới và chấp nhận rủi ro để phát triển kĩ năng của họ. Hỏi xem định hướng phát triển trong tương lai của họ là gì? Điều gì là động lực khiến họ làm việc hăng say? Họ đã đặt kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai như thế nào và tạo điều kiện để họ có thể đạt được nếu có thể. Trong các buổi họp thì ban lãnh đạo nên đưa ra các hướng dẫn, giao nhiệm vụ cụ thể, lên kế hoạch cho tất cả mọi người cùng nhau thực hiện.
Việc khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến không chỉ giúp nhân viên có cảm giác họ là phần quan trọng của công ty, mà những ý kiến của họ còn là những đề xuất mà ban lãnh đạo có thể tham khảo và thực hiện. Điều này có thể được xem là một nét văn hóa đẹp của công ty, gây thiện cảm với nhân viên và cả với những người không làm việc tại công ty.
Để khuyến khích nhân viên hăng hái đưa ra ý kiến của mình, ban lãnh đạo nên chủ động lắng nghe ý kiến của nhân viên. Cảm giác mà mọi người mong muốn được nhận từ người khác chính là sự tôn trọng. Mà một trong những biểu hiện của tôn trọng lại chính là lắng nghe. Chăm chú lắng nghe cũng là một cách khuyến
khích hiệu quả nhân viên cởi mở hơn, sẵn sàng giãi bày những vấn đề mà họ không có cách giải quyết”. Nghe một cách hời hợt sẽ làm nhân viên không có hứng thú chia sẻ và như vậy là đã gián tiếp làm cho hiệu quả công việc bị giảm xuống.
d, Ban lãnh đạo công ty cần nhận thức được vai trò của mình trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp để từ đó hoàn thiện bản thân hơn
- Ban lãnh đạo là người tiên phong trong việc tìm hiểu, xây dựng, đặt nền móng và làm gương cho nhân viên.
Người lãnh đạo là người có tầm ảnh hưởng rất lớn tới các hành vi, cách hành xử và ý thức của nhân viên. Chính vì vậy, người lãnh đạo cần phải tìm hiểu các chính sách VHDN, tìm kiếm cái mới và triển khai cho các nhân viên hiểu rõ và thực hiện. Trường hợp nhân viên hiểu chưa rõ hoặc có thắc mắc gì về các quy định cũng như chính sách thì người lãnh đạo phải giải thích được cho nhân viên. Người lãnh đạo cần hiểu rõ và truyền đạt được cho nhân viên rằng các nội dung của chính sách VHDN là nhằm hướng tới lợi ích và sự phát triển con người, có như vậy, nhân viên sẽ làm việc chăm chỉ hơn, tận tâm với công việc hơn.
- Nâng cao năng lực quản lý và trình độ của người lãnh đạo
Người lãnh đạo là người đi đầu trong công tác tìm hiểu, xây dựng và tiến hành thực thi các chính sách VHDN trong công ty, vì vậy, họ phải là người nắm chắc kiến thức về văn hóa và các yếu tố cần phải cải thiện, cải thiện nó như thế nào. Các kĩ năng về quản trị, sắp xếp công việc, kĩ năng giám sát nhân viên... cũng cần được trau dồi không ngừng để quán xuyến triệt để các công việc trong công ty.
e, Truyền bá các giá trị văn hóa doanh nghiệp của công ty đến đối tác, khách hàng và công chúng
Những giá trị văn hóa nếu chỉ dừng lại ở việc được cán bộ nhân viên của công ty chia sẻ thì sứ mệnh xây dựng VHDN mới thành công một nửa. Việc chia sẻ các giá trị văn hóa công ty cho các đối tượng bên ngoài này có vai rò quan trọng trong việc nâng cao hình ảnh, thu hút sự quan tâm và lôi kéo sự hợp tác của khách hàng, đối tác và xã hội nói chung.
Có rất nhiều cách thức để truyền bá các giá trị văn hóa của doanh nghiệp như sử dụng các phương tiện truyền thông, thông qua các hệ thống phân phối, thông
qua các yếu tố hữu hình và nhất là các yếu tố vô hình mà công ty đã và sẽ xây dựng trong VHDN của công ty.
Đối với công ty hoạt động quảng bá này còn rất khiêm tốn, lý do quan trọng nhất xuất phát từ thực trạng còn nhiều hạn chế trong xây dựng VHDN của công ty trong thời gian qua như đã phân tích. Cụ thể là công ty chưa tạo dựng được đáng kể các giá trị VHDN kể cả hữu hình và vô hình để có thể truyền bá.
f, Chính sách nhân sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Tuyển dụng theo VHDN: Công ty chỉ nên tuyển dụng những người có đặc tính có thể thích ứng với các giá trị mong muốn của các doanh nghiệp vì những người được
tuyển dụng sẽ trở thành một phần của ngôi nhà chung, góp phần định hình nên VHDN,
vì vậy đặc tính cá nhân của họ ảnh hưởng sâu sắc đến bản sắc VHDN.
Thực hiện luân chuyển công việc và đề bạt nội bộ: Luân chuyển công việc, đặc biệt là luân chuyển theo nguyện vọng của nhân viên giúp cho nhân viên công ty được làm việc đúng với sở trường, đúng năng lực, do vậy họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và gắn bó với công ty nhiều hơn. Công ty cũng nên thực hiện chính sách ưu tiên đề bạt nội bộ, tức là nhân viên trong công ty có đủ năng lực, kỹ năng thì nên cân nhắc thăng tiến lên vị trí cao hơn thay vì tuyển dụng từ nguồn bên ngoài. Việc đề bạt nội bộ này giúp tạo ra cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp cho các nhân viên, điều này giúp họ có động lực phấn đấu hơn. Hơn nữa, những nhân viên đã gắn bó lâu dài với tổ chức cũng có hiểu biết rõ hơn về văn hóa, về con người, về quy trình trong công ty nên sẽ tiết kiệm được thời gian hòa nhập so với tuyển dụng bên ngoài
Đánh giá công việc kết hợp đánh giá cá nhân với kết hợp đánh giá kết quả nhóm: Đánh giá kết quả công việc của riêng từng cá nhân thì chưa đủ phản ánh và thúc đẩy nhân viên đoàn kết và hợp tác với nhau. Công ty nên áp dụng hình thức đánh giá kết quả lao động nhóm. Nhóm làm việc là tập hợp những cá nhân cùng nhau hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức, vậy nên mỗi thành viên trong nhóm đều phải có ý thức trong việc gắn kết với các thành viên khác. Việc đánh giá làm việc theo nhóm khuyến khích nhân viên tích cực có sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau, cùng nhau cố gắng, đoàn kết để hơn để đạt được lợi ích chung của nhóm cũng như của cả công ty.