3.2.1. Phân tích tính khả thi a. Tính khả thi kinh tế
- Lợi ích vô hình
+ Nâng cao tinh thần làm việc và trách nhiệm đối với công việc.
+ Tạo kết nối giữa trưởng bộ phận với nhân viên một cách nhanh chóng.
- Lợi ích hữu hình
+ Giảm thiểu các công việc thủ công mà nhân viên phải làm.
+ Tiết kiệm thời gian.
+ Tìm kiếm thông tin nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời hỗ trợ cho trưởng
bộ phận.
+ Cập nhật thông tin dễ dàng.
+ Đưa ra các thống kê, báo cáo nhanh, chính xác.
b. Tính khả thi hoạt động
- Đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của trưởng bộ phận và nhân viên trong công
tác quản lý, phân công, thực hiện, theo dõi công việc
- Đưa ra kết quả, thông tin với độ tin cậy hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý.
c. Tính khả thi kỹ thuật
- Công nghệ sử dung không quá phức tạp, dựa trên các kết nối, cơ sở hạ tầng mà
công ty đang có.
- Hầu hết các nhân viên đều có hiểu biết về kỹ thuật nên khá dễ dàng trong quá
trình thao tác, sử dụng.
- Phần mềm được thiết kế đơn giản, thân thiện với người sử dụng.
3.2.2. Mô hình hóa các quy trình nghiệp vụa. Quy trình review thủ tục hành chính a. Quy trình review thủ tục hành chính
Lê Thanh Bình - K18HTTTA 42
Hình 3.2. Quy trình review thủ tục hành chính
trước khi vận hành
2 Phân chia các
thủ tục Chia các thủ tục đểnhân viên tiến hành review Trưởng bộ phận triển khai Danh sách phân công 3 Tiếp nhận các
thủ tục Nhân viên được phâncông tiếp nhận các thủ tục cần phải review
Nhân viên triển khai 4 Review giao diện Review quy trình xử lý hồ sơ Tiến hành review, kiểm tra lại các thông
tin liên quan đến thủ tục
Nhân viên triển khai
5 Tổng hợp kết
quả Sau khi review xong,tiến hành tổng hợp
thông tin
Nhân viên triển khai Trường hợp các thủ tục xây dựng đúng theo yêu cầu Lập báo cáo Trường hợp các thủ tục xây dựng Lập yêu cầu để nghị dự án sửa
đúng
Nếu dự án điểu chỉnh
Đội dự án Nhân viên
triển khai tiến hành review lại các thủ tục đã được Nếu đội dự án không điều chỉnh Nhân viên triển khai lập báo cáo 6 Tổng hợp báo
cáo Tổng hợp lại thôngtin và trạng thái của
các thủ tục
Trưởng bộ phận Báo cáo tình
trạng review
các thủ tục
STT Công việc Mục đích Người thực hiện Kết quả
1 Thông báo phát
hành
Thông báo chi tiết về các thủ tục sẽ đưa vào
vận hành hành chính thức
Trưởng dự án
2 Phân công xây
dựng tài liệu
Chia các thủ tục để nhân viên xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng Trưởng bộ phận triển khai Danh sách phân công 3 Tiến hành xây dựng tài liệu
Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng
Nhân viên triển khai
Tài liệu hướng dẫn của từng thủ tục
Lê Thanh Bình - K18HTTTA 43
Bảng 3.1. Mô tả chi tiết quy trình review thủ tục hành chính
b. Quy trình xây dựng tài liệu hướng dẫn và đào tạo
Hình 3.3. Quy trình xây dựng tài liệu hướng dẫn và đào tạo
4 Kiểm tra, tổng hợp các tài liệu
Kiểm tra, tổng hợp lại tài liệu của các thủ
tuch được phân công
Nhân viên triển khai
5 Báo cáo Gửi các tài liệu đã
xây dựng cho trưởng bộ phận để phê duyệt
Nhân viên triển khai
Trường hợp tài liệu không được duyệt
Trưởng bộ phận triển khai
Nhân viên
triển khai xây dựng lại tài liệu
Trường hợp tài liệu được duyệt
Trưởng bộ phận
triển khai Nhântriển khai tiếnviên
hành tiếp các công việc
6 Lên kế hoạch
đào tạo Sau khi các tài liệuhướng dẫn được phê duyệt, nhân viên lên kế hoạch đào tạo tại các đơn vị
Nhân viên triển khai
Kế hoạch đào tạo
7 Đào tạo tại đơn
vị
Tiến hành đào tạo trực tiếp tại đơn vị
Nhân viên triển khai
8 Biên bản đào
tạo, báo cáo hoàn thành
Sau khi đã đào tạo tại
đơn vị, nhân viên lập biên bản xác nhận để báo cáo lại với trưởng
Nhân viên triển khai
Biên bản đào tạo
1
yêu cầu cần hỗ trợ thông qua các hình thức như trực tiếp, điện thoại, email,...
2 Tiếp nhận yêu
cầu
Tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ từ người dùng
Nhân viên triển khai Danh sách các yêu cầu Trường hợp yêu cầu về hỗ trợ thao tác, kĩ thuật cơ bản Hướng dẫn, giải đáp ngay cho người dùng Trường hợp yêu
cầu về thay đổi phần mềm, các lỗi phát sinh
Gửi thông báo cho QC phụ trách
Nhận thông báo Nhận các thông báo từ nhân viên triển khai về các lỗi phát sinh, cần điều chỉnh
QC phụ trách Điều chỉnh và
gửi lại kết quả
Bảng 3.2. Mô tả chi tiết quy trình xây dựng tài liệu hướng dẫn
c. Quy trình hỗ trợ người dùng
Lê Thanh Bình - K18HTTTA 45
Hình 3.4. Quy trình hỗ trợ người dùng
mắc, yêu cầu
STT Công việc Mục đích Người thực hiện Kết quả
1 Cập nhật thông
tin nhân viên
Thêm, sửa, xóa thông
tin nhân viên, tài khoản của nhân viên
Trưởng bộ phận Nhân viên có
thể truy cập vào phần mềm bằng tài khoản được cung cấp, tự lên kế hoạch làm việc của bản thân 2 Lập kế hoạch làm viêc Lên các kế hoạch làm
việc trong thời gian tới
Trưởng bộ phận Danh sách các
công việc
Lê Thanh Bình - K18HTTTA 46
Bảng 3.3. Mô tả chi tiết quy trình hỗ trợ người dùng
d. Xây dựng giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý công việc
Hình 3.5. Quy trình quản lý công việc trên phần mềm
Nguồn lực tham gia vào quy trình:
- Trưởng bộ phận (trưởng phòng triển khai)
- Nhân triển khai phần mềm
- Bộ phận có liên quan khác (lập trình viên và kiểm thử)
phù hợp 4 Tiếp nhận các công việc Truy cập vào phần mềm để biết các công
việc được phân công trong thời gian tới
Nhân viên
Trường hợp các công việc liên quan đến triển khai, hỗ trợ người dùng Sắp xếp và thực hiện các công việc Trường hợp
công việc liên quan đến phân tích các yêu cầu chỉnh sửa, thay đổi phần mềm Phân tích chi tiết và thông báo cho QC phụ trách Tiếp nhận thông
báo Nhận các thông báocủa nhân viên triển khai về các yêu cầu liên quan đến cập nhật phần mềm
QC phụ trách
Xem xét, điều
chỉnh Xem xét các yêu cầu,nếu yêu cầu nào phù
hợp sẽ điều chỉnh
QC phụ trách
Cập nhật trạng
thái Cập nhật trạng tháicho công việc như đã hoàn thành, đang xử lý, không điều chỉnh QC phụ trách 5 Cập nhật trạng thái các công việc Cập nhật lại các trạng
thái của công việc đã được phân công để trưởng bộ phận theo dõi
Nhân viên
6 Kiểm tra các
công việc, xem báo cáo
Xem báo cáo về tình trạng, trạng thái thực hiện các công việc
Trưởng bộ phận
công
việc phù hợp
STT Hoạt động Loại Người thực hiện Thời gian-Tài nguyên
1 Cập nhật thông tin
nhân viên
Task Trưởng bộ phận 10 phút, 1 người
2 Truy cập vào phần
mềm
Task Nhân viên triển
khai
5 phút, 13 người
3 Tự lên kế hoạch
công việc
Task Nhân viên triển
khai
1 giờ, 13 người
4 Lập kế hoạch làm
việc
Task Trưởng bộ phận 1 ngày, 1 người
5 Phân công việc công
việc
Task Trưởng bộ phận 1 giờ, 1 người
6 Tiếp nhận các công
việc
Task Nhân viên triển
khai
30 phút, 13 người
7 Phân loại công việc Gatewa
y Nhân viên triểnkhai Hỗ trợ, triển khai, đàotạo 80%, lỗi 20%
Lê Thanh Bình - K18HTTTA 48
Bảng 3.4. Mô tả chi tiết quy trình triển khai phần mềm sau khi đưa ra giải pháp
Sau khi đã cài đặt đầy đủ các thông số cho quy trình triển khai dịch vụ công dựa trên thực tế, hệ thống sẽ đưa ra được các kết quả tính toán:
Hình 3.6. Kết quả mô phỏng quy trình triển khai phần mềm khi áp dụng giải pháp
9 Phân tích chi tiết, báo cáo QC
Task Nhân viên triển
khai
30 phút, 5 người
10 Tiếp nhận thông báo Task Bộ phận liên quan 20 phút, 2 người
11 Xem xét điều chỉnh Task Bộ phận liên quan 1 ngày, 2 người
12 Cập nhật trạng thái Task Bộ phận liên quan 10 phút, 1 người
13 Kiểm tra trạng thái Task Nhân viên triển
khai
10 phút, 13 người
14 Cập nhật trạng thái
công việc
Task Nhân viên triển
khai
20 phút, 13 người
15 Kiểm tra công việc,
lập báo cáo
Task Trưởng bộ phận 1 giờ, 1 người
động và thời gian tiến hành của các hoạt động cũng đã có sự thay đổi để hỗ trợ nâng cao
hiệu suất của quy trình triển khai. Resource Utilization
Bộ phận kĩthuật Mr= nv⅛ntr⅛n khai
Trι*Sng phòng triãi khai
Hình 3.7. Hiệu suất sử dụng các nguồn lực trong quy trình
Hình 3.8. Chi tiết hiệu suất sử dụng và chi phí ước tính của các nguồn lực
STT Tên công việc Thời gian thực hiện tối đa
1 Tiếp nhận công việc 30 phút
Như trong phân tích đánh giá ở chương trước, trong quy trình triển khai phần mềm
dịch vụ công, trưởng phòng triển khai và nhân viên triển khai là hai đối tượng đóng vai trò chính trong quy trình, mà theo quy trình cũ thì hiệu suất sử dụng nguồn lực của hai đối tượng này chênh lệch nhau khá lớn như vậy sẽ không tận dụng được hết năng lực, khả năng làm việc của các nguồn lực. Theo như quy trình mới, hiệu suất sử dụng của nhân viên triển khai đã được cải thiện đáng kể (từ 50.02% lên 77.22%), hiệu suất sử dụng của trưởng phòng triển khai cũng được tăng từ 1.67% lên 28.29%. Nếu áp dụng theo quy trình mới, trưởng phòng triển khai có thể nhanh chóng theo dõi, kiểm soát được
các công việc, hoạt động nhân viên hơn nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc;
nhân viên triển khai được phân bố đồng đều vào các công việc để khi cần có sự luân chuyển hay có các công việc cần sự phối hợp thì các nhân viên có thể nhanh chóng hỗ trợ, cùng nhau thực hiện để hoàn thành công việc.
Mặt khác, theo cách điều chỉnh như quy trình mới chi phí bỏ ra cũng được giảm một cách đáng kể, điều này cũng giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí không cần thiết. Theo như quy trình mới, một số các công việc có thể làm đồng thời chứ không
nhất thiết phải chờ đến khi công việc trước đó hoàn thành, chẳng hạn như bước “Thực hiện” sẽ bao gồm các công việc từ review, xây dựng tài liệu hướng dẫn, đào tạo, bàn giao cho đến cả hỗ trợ, bởi có những trường hợp không phải hoàn thành hết các TTHC rồi nhân viên mới đi triển khai mà họ sẽ phải triển khai riêng lẻ theo yêu cầu, và đồng thời trong lúc đó, các nhân viên khác sẽ tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch
cũng như theo sự phân công của trưởng phòng.
Quy trình không chia nhỏ thành các công việc lần lượt như trong quy trình triển khai ban đầu mà phân chia các công việc đó thành 2 nhóm chính (nhóm công việc thứ nhất là những nhóm công việc mà nhân viên triển khai có thể tự hoàn thành, nhóm thứ hai bao gồm các công việc cần có đến sự phối hợp của các bộ phận khác). Số lượng nhân
viên cũng sẽ không phân bổ nhỏ lẻ ra từng công việc như trước mà đồng thời các nhân viên sẽ truy cập vào hệ thống để theo dõi, thực hiện các công việc mình được phân công,
như vậy cũng sẽ giảm được tình trạng như nhân viên này phải chờ đợi nhân viên trước đó hoàn thành xong công việc rồi mới gửi báo cáo hay thông báo để thực hiện công việc
tiếp theo. Đồng thời, chính việc này sẽ giảm thiểu tình trạng “nhàn rỗi” do phải chờ đợi công việc của nhân viên trước đó hoàn thành. Việc chia công việc thành 2 nhóm như vậy sẽ giúp cho nhân viên hay trưởng phòng có thể theo dõi, đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên hơn, biết được công việc có sự tham gia của những ai, giảm thiểu được việc phải lập các báo cáo nhỏ trong quá trình làm việc mà thay vào đó việc
2
điện thoại)
Review thủ tục hành chính mới phát hành 1 giờ/thủ tục
Review chức năng mới 30 phút/chức năng
Xây dựng tài liệu hướng dẫn 4 giờ/thủ tục, chức năng
Demo thủ tục hành chính 30 phút/thủ tục
Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc tại đơn vị 1 ngày
Đào tạo người dùng tại đơn vị 1 ngày
3 Công việc liên quan đến chỉnh sửa phần mềm
Chỉnh sửa các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành (trong trường hợp chưa thể khắc phục được ngay cũng sẽ phải cập nhật trạng thái của công việc và xin gia hạn thời gian)
1 ngày Chỉnh sửa các yêu cầu đến từ người dùng phù
hợp với nghiệp vụ thực tế (trong trường hợp chưa chỉnh sửa được ngay vì cần có các văn bản
xác nhận chính thức từ cơ quan có thẩm quyền cũng sẽ phải cập nhật trạng thái của công việc và xin gia hạn thời gian)
tiến độ làm việc của nhân viên có đúng hạn theo như yêu cầu đã đề ra hay không, nếu quá hạn thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân để phân bổ lại công việc hoặc cân đối lại thời gian quy định của các công việc cho phù hợp.
Quy trình này cũng đã thể hiện được vai trò của các bộ phận liên quan khác trong quy trình triển khai phần mềm. Khi các công việc có liên quan đến các bộ phận đó thì nhân viên phụ trách công việc cũng sẽ nhận được thông tin như vậy sẽ giảm bớt được việc nhân viên triển khai khi cần các bộ phận khác phối hợp thực hiện công việc phải chờ đợi, nhắn tin, gửi mail hay liên hệ trực tiếp mới được hỗ trợ.
3.3. Thiết kế giải pháp phần mềm 3.3.1. Thiết kế chức năng
Để xây dựng được giải pháp phần mềm đáp ứng được nhu cầu thực tế của bài toán,
phần mềm cần quản lý được các thông tin, danh mục như: nhân viên, công việc, phòng ban, phân công công việc đồng thời đưa ra được các báo cáo, thống kê phục vụ cho công
Hình 3.9. Các thông tin chính cần quản lý
a. Chức năng đăng nhập
Chức năng đăng nhập cho phép người dùng sau khi được cung cấp tài khoản có thể truy cập vào phần mềm để thực hiện các thao tác, công việc trên phần mềm.
* Đầu vào: Thông tin gồm tài khoản và mật khẩu đăng nhập. * Các bước tiến hành:
- Bước 1: Nhập thông tin để đăng nhập.
- Bước 2: Kiểm tra thông tin trong cơ sở dữ liệu
+ Nếu sai thì hệ thống hiển thị thông báo sai thông tin và quay lại bước 1.
+ Nếu đúng thì chuyển sang bước 3.
- Bước 3: Thông báo đăng nhập thành công và cho phép truy cập vào phần mềm.
* Đầu ra: Thông báo cho người dùng đăng nhập thành công hoặc thất bại. * Sơ đồ thuật toán
Hình 3.10. Thuật toán đăng nhập
b. Chức năng thêm mới thông tin
Chức năng thêm mới thông tin cho phép người dùng có thể thao tác, nhập dữ liệu và các công việc liên quan đến thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Chức năng thêm mới được sử dụng khi người dùng muốn thêm mới các thông tin trong danh mục như thêm nhân viên, công việc, các trạng thái xử lý, phân công công việc,...
* Đầu vào: Các thông tin cần thêm mới vào cơ sở dữ liệu. * Các bước tiến hành:
- Bước 1: Nhập thông tin, dữ liệu vào hệ thống.
- Bước 2: Kiểm tra tính chính xác của thông tin, dữ liệu nhập vào (ví dụ như dữ liệu nhập vào đã đúng theo định dạng được quy định hay chưa, đúng với thực tế hay
chưa,...)
+ Nếu không chính xác thì hệ thống sẽ báo lỗi và quay lại bước 1 hoặc thoát.
+ Nếu chính xác thì chuyển sang bước 3.
- Bước 3: Kiểm tra tính trùng lặp của dữ liệu mới nhập với dữ liệu đã có trong cơ
sở dữ liệu (kiểm tra xem dữ liệu của một số trường nhất định)
+ Nếu trùng thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo và quay lại bước 1 hoặc thoát.
+ Nếu không trùng thì chuyển sang bước 4.