Lập kế hoạch tìm kiếm khách hàng tiềm năng và dự đoán bán
2.3.3. Quản trị hoạt động bán hàng tại công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng
2.3.3.1. Về mục tiêu, chiến lược, chính sách bán hàng của công ty
Hoạt động thiết lập chiến lược, mục tiêu, các chính sách bán hàng của công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng được thực hiện bởi chính phòng Bán hàng. Các chiến lược được đề ra mang tính chất khái quát, mới chỉ dùng lại ở các bước chính, chưa đi sâu vào cụ thể. Về phần mục tiêu định hướng cho các chiến lược, thì công ty mới chỉ đề ra hai mục tiêu chính: tăng doanh số bán và tăng cao lợi nhuận. Điều này là dễ hiểu vì hoạt động kinh doanh là mong muốn bán được nhiều hàng và thu về được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu công ty chỉ đề ra hai mục tiêu chính như thế này thì sẽ rất dễ bị ảnh hưởng trước các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
Chính sách bán hàng của công ty bao gồm chính sách về giá cả và các biện pháp hỗ trợ cho hoạt động xúc tiến bán. Hai trong những yếu tố quan trọng đặc biệt quyết định lượng sản phẩm tiêu thụ của mỗi doanh nghiệp là giá cả và chính sách giá cả. Với chức năng là đại lí tiêu thụ do công ty cung cấp, đại lý không thể sử dụng chính sách giá cả linh hoạt, nhạy bén trong công tác tiêu thụ. Đại lý phải tuân thủ một cách cứng nhắc chính sách giá cả của công ty là giá bán lẻ không có chiết khấu, giảm giá hay hoa hồng. Do tính cứng nhắc trong giá cả như vậy mà đại lý đã để mất rất nhiều khách hàng đến với các đối thủ trong ngành khác. Mặt khác, do quan điểm của công ty là khuyến khích các nhà phân phối chỉ tập trung vào bán lẻ nên đại lý chưa xây dựng cho mình được một chính sách giá cả đối với các khách hàng mua với số lượng lớn.
Bên cạnh đó, công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng vẫn còn gặp rất nhiều bất cập trong khâu thanh toán. Vì laptop thuộc sản phẩm có giá trị cao nên khâu thanh toán khá dài dòng và nhiều thủ tục. Hơn nữa, công ty có áp dụng hình thức: “Mua laptop theo hình thức trả góp” nên công ty cũng phải thêm một khoản chi phí cho việc quản lí nợ. Tuy khâu thanh toán cho khách hàng có thể kéo dài chút ít nhưng đây là bất cập chung của những hàng hóa mang giá trị lớn. Khâu thanh toán càng chặt chẽ, tỉ mỉ sẽ đảm bảo tính an toàn và quyền lợi cho cả khách hàng và công ty.
Về mặt truyền thông, công ty đã thực hiện một số biện pháp hỗ trợ, xúc tiến bán hàng song song với công tác bán hàng. Cụ thể như: công ty giới thiệu các sản
phẩm của mình đến với khách hàng thông qua các hội chợ. Đây là một hình thức hỗ trợ bán hàng tốt vì công ty có thể vừa bán hàng vừa thu thập thông tin phản hồi từ phía khách hàng để từng bước đáp ứng đầy đủ nhu cầu và lợi ích của khách hàng. Thêm vào đó, công ty cũng cho in ấn rất nhiều tài liệu như catalog, tạp chí, tờ rơi, bảng báo giá…và thực hiện các hình thức thông tin quảng cáo để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng như gây quỹ từ thiện công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng, tài trợ chương trình, thực hiện các spot quảng cáo trên truyền hình… Việc tham gia các hội chợ triển lãm thương mại, các hình thức khuyến mại, các hoạt động đẩy mạnh công tác bán hàng đã thu hút được đông đảo khách hàng biết đến sản phẩm của công ty và sử dụng sản phẩm của công ty. Có thể nói, Công ty công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng đã xây dựng rất đa dạng các hình thức quảng cáo, marketing để phục vụ cho công tác bán hàng của mình.
Công ty luôn quan niệm rằng, kim chỉ nam cho mọi hành động chính là xây dựng niềm tin và luôn giữ chữ tín với khách hàng. Có thể nói các biện pháp hỗ trợ, xúc tiến bán hàng của công ty là hết sức đúng đắn nhưng về bản chất lại chưa thực sự hiệu quả và hợp lí. Những spot quảng cáo phát trên Đài truyền hình Quảng Bình mới chỉ mang tính chất cung cấp thông tin chứ chưa tạo được sự thu hút thật sự. Việc tham gia quảng bá sản phẩm mới tại các hội chợ rất hoành tráng và sôi động nhưng vẫn chưa để lại nhiều ấn tượng trong tâm trí khách hàng và sản phẩm tại đây chỉ mang tính chất trưng bày chứ chưa mang lại hiệu quả bán hàng.
2.3.3.2. Cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng hoạt động chính là phân phối và bán hàng. Hiện nay, tổng số nhân viên thuộc bộ phận bán hàng của công ty là 18 người.
Bảng 2.12. Cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng Chức vụ Tổng Trình độ chuyên môn Đại học Cao đẳng
số ngư ời Số lượng % Số lượng % Giám đốc bán hàng 0 1 Quản lí bán hàng 0 2 02 100% Nhân viên bán hàng 1 5 10 66,66 % 05 33,34 % (Nguồn: Phòng Bán hàng)
Lực lượng bán hàng của công ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Vì chỉ có một địa điểm phân phối và bán hàng duy nhất, các nhân viên tập trung một chỗ nên công ty không phân cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo bốn cơ cấu đã nêu trên (cơ cấu lực lượng theo địa bàn, cơ cấu lực lượng theo khách hàng, cơ cấu lực lượng theo sản phẩm, cơ cấu lực lượng hỗn hợp) mà phân theo hai loại: lực lượng bên trong và lực lượng bên ngoài.
Lực lượng bán hàng bên trong (tại chỗ): tập trung tại trụ sở công ty ở đường Quang Trung, thành phố Đồng Hới. Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên trong thường liên lạc với khách hàng thông qua điện thoại hoặc email và tiếp đón khách hàng đến xem sản phẩm trực tiếp tại công ty. Những nhân viên này được coi là lực lượng chính yếu của công ty và hoạt động bán hàng chủ yếu là nằm dưới sự điều tiết và kiểm soát của lực lượng bán hàng bên trong này.
Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài: thường được trải ra theo vùng địa lí. Vì công ty chỉ có một địa điểm trực thuộc miền Trung nên lực lượng này cũng rất cần thiết. Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên ngoài sẽ là người đại diện bán hàng của công ty có trách nhiệm bán sản phẩm thông qua những giao dịch trực tiếp với khách hàng và thường là tại địa bàn của khách hàng.
Nhìn chung thì công ty không có sự phân bổ rõ ràng số lượng nhân viên giữa lực lược bán hàng bên trong và bên ngoài. Các nhân viên có sự luân chuyển nhịp nhàng và linh động trong các công việc nên có thể làm tốt dù thuộc bộ phận lực lượng nào.Tuy nhiên thì đây cũng chính là một hạn chế của công ty vì không thể
chắc chắn được nhân viên nào sẽ phù hợp với môi trường nào hơn và vì vậy mà đôi khi hiệu quả công việc không cao.Hơn nữa, với lực lượng bên ngoài thì tốn rất nhiều chi phí và việc quản lí nhân viên bên ngoài cũng gặp nhiều khó khăn.
2.3.3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Quá trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
Công ty TNHH TM & DV Tiến Dũng luôn quan tâm đến việc tuyển chọn nhân tài và thu hút nhiều nguồn nhân lực khác nhau vì vậy đã xây dựng một quy trình tuyển dụng gồm 6 bước:
Sơ đồ 2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng
(Nguồn: Phòng Bán hàng)
Lực lượng bán hàng là cầu nối giữa công ty và khách hàng nên công ty chú trọng tuyển chọn nhân viên bán hàng có thái độ nghiêm túc trong công việc, hoạt bát, siêng năng, vui vẻ, xử lí nhanh nhạy và khéo léo những tình huống khó trong quá trình bán hàng.
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: nhu cầu bán hàng hiện tại của công ty cần bao nhiêu nhân viên (tính tổng của cả nhân viên hiện có và nhân viên cần tuyển).