Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức CMCTelecom chi nhánh miền Trung 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Có thể thấy được sơ đồ cấu trúc của CMCTelecom chi nhánh Đà Nẵng được tổ chức theo cấu trúc chức năng. Dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc thì có 4 khối chính như trên phù hợp với môi trường ổn định, công nghệ theo thủ tục, hiệu quả bên trong và quy mô của một chi nhánh như CMCTelecom Đà Nẵng.
* Ban giám đốc
Ðiều hành chung và chịu trách nhiệm cho toàn bộ cả chi nhánh, thông tin được truyền trực tiếp từ Giám đốc xuống các phòng ban bằng email nội bộ của công ty hoặc các buổi họp định kỳ trong tháng. Các phòng ban có quan hệ theo chiều ngang, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau, phụ thuộc trong công việc và chịu sự quản lý trực tiếp từ Giám đốc.
* Khối Kinh Doanh
Bao gồm 2 trung tâm kinh doanh với nhiệm vụ chính là hoạch định, kiểm tra, đôn đốc và thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. Khai thác, quản lý, điều phối, theo dõi thực hiện các hợp đồng, thuê bao. Mở rộng việc khai thác thị truờng mới và tìm kiếm các thông tin về khách hàng, tìm kiếm và sử dụng các mối quan hệ để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tư vấn, giải thích cho khách hàng về dịch vụ EOC, FTTH, ILL, VAS,ITS do CMCTelecom đang cung cấp tại khu vực Ðà Nẵng. Xúc tiến việc ký kết hợp đồng, đàm phán thương lượng, thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng với khách hàng.
Đánh giá phân tích tình hình thị trường và kết quả kinh doanh để đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp.
* Khối kỹ thuật
Quản lý hệ thống thông tin liên lạc trong công ty, đảm bảo tốc độ đường truyền luôn ổn định. Chịu trách nhiệm triển khai thi công lắp mạng cho khách hàng chậm nhất trong vòng 7 ngày từ khi kí hợp đồng. Tiếp nhận những thông tin của khách hàng về những vấn đề liên quan dến kỹ thuật như tốc độ đường truyền, mạng chậm, rớt mạng, modem bị lỗi,…Từ đó trực tiếp khắc phục cho khách hàng trong thời gian sớm nhất. Thiết kế, hỗ trợ lắp đặt, bảo trì hệ thống hạ tầng viễn thông của công ty và mạng LAN, WAN, dịch vụ FTTH, ILL,Vas, ITS theo yêu cầu của khách hàng và đối tác. Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động phát triển, thi công và bảo trì hệ thống hạ tầng, thuê bao viễn thông Internet.
* Khối dịch vụ khách hàng
Kiểm tra hợp đồng, giấy tờ và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của khách hàng trên hệ thống. Thực hiện các thủ tục đổi chủ, thanh lý hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng. Quản lý và hỗ trợ đội ngũ nhân viên thu cước đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu thanh toán theo yêu cầu của bộ phận. Xử lý các khiếu nại của khách hàng. Giải đáp mọi thắc mắc của Khách hàng đang sử dụng các dịch vụ do CMCTelecom cung cấp. Chủ động chăm sóc khách hàng gặp sự cố phải gián đoạn sử dụng dịch vụ. Tiến hành tạo phiếu thông tin khách hàng, kiểm tra thông tin hợp đồng, xuất hợp đồng cho nhân viên kinh doanh. Kiểm tra các thông tin gồm bản cam kết, bản khảo
sát, hóa đơn, CMND photo. Sau đó, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ trực tiếp diện thoại cho khách hàng để kiểm tra lại thông tin và cho hợp đồng lên hệ thống. Tiến hành kiểm tra và thu cuớc Internet hàng tháng tại nhà khách hàng hoặc ngay tại quầy giao dịch tại công ty.
Phân tích đánh giá tính hài lòng của khách hàng về dịch vụ và tỉ lệ rời mạng qua từng tháng, quý, năm.
Xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng trực tiếp theo định kỳ.
* Khối Hỗ Trợ
Bao gồm Phòng Kế toán, Hành chính - Nhân sự, Quản lý chất lượng - Marketing và Thương Mại Đầu Tư, sẽ thực hiện và phối hợp các hoạt dộng chức năng với nhau để đảm bảo cho bộ máy chạy ổn định với các nhiệm vụ chính sau:
- Quản lý chất lượng: Giám sát các bộ phận thực hiện đúng qui trình, qui định của công ty
- Kế Toán: Đảm bảo các chi phí luôn chạy theo kế hoạch đã xây dựng từ đầu năm tài chính.
- Hành Chính: Đảm bảo các công tác thủ tục, giấy tờ, tài liệu, sự kiện cho công ty và các phòng ban.
- Nhân sự: Đảm bảo headcount nhân sự của từng bộ phần và đánh giá năng lực của từng cá nhân trong các bộ phận.
- Marketing: Tập trung chạy các chương trình quảng bá đã xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm.
- Thương Mại Đầu Tư: Đảm bảo cung ứng đủ nguồn hàng cho khối sản xuất kinh doanh theo kế hoạch hàng năm.