XL DDCKGiá dự toán của
CÔNG TY TNHH TK – XD – TM THIÊN AN
PHIẾU LÃNH VẬT TƢ THEO HẠN MỨC Công trình:
Công trình:...
Tháng...năm...
TT Ngày Tên vật tƣ SL hạn mức Thực lãnh Chênh lệch Ký nhận
1 2 ...
Vật tư xuất ra công trình sẽ được theo dõi qua “Phiếu lãnh vật tư theo hạn mức”. Trên phiếu sẽ ghi rõ các loại vật tư cần để thi công công trình. Khi cần vật tư để thi công đội thi công sẽ cử người đi lãnh vật tư. Trong phiếu ghi rõ số lượng hạn mức cho từng loại vật tư, nếu vật tư được đưa đến công trình qua nhiều đợt thì mỗi đợt với số lượng bao nhiêu sẽ được ghi cụ thể vào cột “thực lãnh”, số còn lại sẽ ghi vào cột
“chênh lệch”, sau khi nhận vật tư người nhận phải ký tên xác nhận. Mỗi lần lãnh vật tư, thủ kho sẽ xuất cho người nhận vật tư một phiếu, tổng số thực lãnh trong các lần lãnh vật tư sẽ đúng bằng số lượng hạn mức. Như vậy Công ty sẽ theo dõi, quản lý chặt chẽ hơn việc xuất dùng vật tư cho các công trình.
Trong trường hợp Công ty phá dỡ công trình cũ để xây lại mới thì nên tổ chức tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Đây thực sự là nguồn quan trọng giúp Công ty giảm bớt phần nào vật liệu mới cần mua cho thi công.
Giải pháp 5: Kiểm tra quá trình sử dụng vật tư đã xuất kho.
Cuối kỳ hạch toán, doanh nghiệp nên kiểm kê số vật tư còn lại tại chân công trình để kiểm tra được định mức sử dụng vật tư, đồng thời ghi giảm chi phí, đảm bảo tính phù hợp, chính xác của giá trị sản phẩm dở dang cũng như giá thành công trình trong kỳ hạch toán. Nếu vật tư còn lại tạm thời không được sử dụng nữa thì lập phiếu nhập kho và nộp lại kho. Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng vật tư đó lập phiếu báo vật tư còn lại giao cho phòng kế toán để việc hạch toán chi phí cho đầu kỳ sau được chính xác hơn. Ngoài ra, việc lập các bảng kê xuất – nhập kho cũng sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, so sánh vật tư sử dụng giữa các công trình một cách dễ dàng.
Giải pháp 6: Lên kế hoạch và dự toán chi phí nhiên liệu cho việc SDMTC.
Khi giao nhận máy móc, thiết bị từ công trình này đến công trình kia cần xác định rõ thời gian, địa điểm, tình trạng máy móc thiết bị; sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, quy trách nhiệm cho từng cá nhân, từng đội quản lý và sử dụng máy. Định kỳ, phòng vật tư thiết bị cần cử nhân viên đi các công trình có sử dụng máy thi công để nắm rõ tình hình quản lý sử dụng máy thi công, tình trạng máy móc để đưa ra phương hướng quản lý và sử dụng.
Khoản chi phí cho việc thuê xe, máy thi công phục vụ cho công trình là khá lớn. Vì vậy Công ty cần phải có kế hoạch dự toán chi phí và phân bổ chi phí nhiên liệu phục vụ công trình cho hợp lý. Bằng cách đầu tư mua sắm mới hoặc thuê các loại xe, máy thi công với công nghệ tiên tiến, hiện đại. Chi phí thuê có thể cao nhưng công suất sử dụng máy sẽ lớn hơn, tiết kiệm nhiên liệu, giảm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng...
Giải pháp 7: Bổ sung thủ tục hạch toán và thanh toán lương.
Để giúp cho việc hạch toán lương và tính lương phải trả cho người lao động có độ tin cậy và chính xác cao thì các chứng từ về lương phải được thu thập đầy đủ về doanh nghiệp, như cả “Bảng chấm công”, “Biên bản thanh lý hợp đồng”, hay “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Biên bản giao nhận sản phẩm hoàn thành”… chứ không chỉ căn cứ vào “Bảng chấm công và thanh toán tiền lương cho công nhân”. Như vậy sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và các đội thi công là rất cần thiết.
Giải pháp 8: Ký hợp đồng xác định thời hạn với công nhân trực tiếp thi công công trình.
Hiên tại, Công ty chỉ ký hợp đồng ngắn hạn (dưới 3 tháng), không ký hợp đồng xác định thời hạn với công nhân trực tiếp thi công công trình. Nếu Công ty ký liên tiếp nhiều hợp đồng ngắn hạn trong năm thì sẽ vi phạm Luật lao động (theo Điều 27 Luật lao động đã được sửa đổi bổ sung), còn nếu ký gián đoạn thì Công ty sẽ bị thiếu nguồn lao động. Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản là thời gian thi công tương đối dài, phụ thuộc nhiều vào điều kiện thời tiết, khí hậu của địa điểm thi công công trình nên có nhiều công trình từ lúc khởi công đến khi hoàn thành phải mất thời
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Ngân – MSSV: 08125059 67
gian hơn một năm. Trường hợp ký hợp đồng của Công ty rơi là vào điểm c Điều 27, nghĩa là trong 1 năm Công ty chỉ được ký nhiều nhất 3 hợp đồng ngắn hạn với cùng một đối tượng lao động. Và Công ty “Không được giao kết hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định mà thời hạn dưới 12 tháng để làm những công việc có tính chất thường xuyên từ 12 tháng trở lên”. Vì thế, Công ty nên ký kết các hợp đồng xác định thời hạn hoặc ký hợp đồng với các nhà thầu công. Khi công trình hoàn thành thì yêu cầu họ xuất hóa đơn thanh toán và kế toán công ty dựa vào đó để hạch toán chi phí và tính giá thành.
Giải pháp 9: Chi phí phát sinh ở CT nào thì hạch toán cho riêng CT đó.
Hiện tại, Công ty đang hạch toán tiền lương của nhân viên quản lý công trường, nhân viên quản lý đội xây dựng, nhân viên điều khiển xe máy thi công, chi phí khấu hao xe máy thi công của tất cả các công trình xây dựng trong một năm vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung. Cuối năm, Công ty tiến hành phân bổ chi phí này theo tỷ lệ CP NCTT hoặc CP NVLTT. Công ty làm như vậy thì giá thành của mỗi công trình sẽ không được phản ánh chính xác. Vậy để phản ánh lợi nhuận của mỗi công trình mang lại cho Công ty là chính xác nhất thì Công ty nên hạch toán các chi phí phát sinh theo từng công trình bằng cách theo dõi riêng biệt mọi chi phí phát sinh ở mỗi công trình như: CP NVLTT, CP NCTT, CP SDMTC, CP SXC. Công ty chỉ nên theo dõi những chi phí nào thực sự không theo dõi được riêng cho từng công trình như: chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí điện, nước, điện thoại... chung cho cả năm rồi cuối năm phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
Giải pháp 10: Đẩy nhanh tiến độ thi công.
Công ty nên sử dụng hình thức khoán để giao việc cho công nhân, tạo động lực thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn với công việc về cả chất lượng và thời gian, đảm bảo tiến độ thi công của các công trình.
Giải pháp 11: Quản lý chi phí sử dụng máy thi công.
Cuối kỳ, kế toán nên lập “Bảng tổng hợp chi phí thuê máy” (chi tiết theo loại máy, số ca, số tiền một ca), chi phí nhiên liệu cho chạy máy (chi tiết theo loại vật tư, loại máy, số lượng và đơn giá), chi phí nhân công cho chạy máy. Qua đó, người quản lý sẽ hiểu rõ cấu thành chi phí sử dụng máy thi công và kế toán tổng hợp cũng thuận tiện hơn trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy và tỷ trọng của từng
loại chi phí trong chi phí sử dụng máy và tỷ trọng chi phí sử dụng máy trong giá thành.
Mẫu “Bảng tổng hợp chi phí thuê máy”: