XL DDCKGiá dự toán của
CÔNG TY TNHH TK – XD – TM THIÊN AN
4.3 Nhận xét công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Ưu điểm:
Việc tổ chức kế toán ở Công ty hiện nay theo hình thức tổ chức kế toán tập trung, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất cũng như trong việc hỗ trợ cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời trên cơ sở những thông tin do kế toán cung cấp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, nâng cao trình độ nghiệp vụ của kế toán.
Công ty trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, đầy đủ giúp cho các nhân viên kế toán giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Là công ty xây dựng nên lượng vật tư, công cụ dụng cụ tồn kho lớn với nhiều chủng loại, quy cách khác nhau. Tại Công ty có mở sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ kho để theo dõi lượng nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, đảm bảo theo dõi được chính xác, kịp thời lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ biến động hàng ngày.
Trong quá trình thi công, các loại nguyên vật liệu sử dụng cho việc xây dựng hạng mục công trình nào thì Công ty hạch toán trực tiếp vào công trình đó theo giá thực tế xuất kho dựa trên các chứng từ gốc có liên quan.
Công ty thực hiện trả lương cho công nhân, nhân viên theo lương thời gian, cấp bậc. Với cách tính này, chi phí nhân công tính vào giá thành luôn ổn định.
Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất được áp dụng tại Công ty là phương pháp trực tiếp. Nhờ vậy, việc tính giá thành sản phẩm tương đối dễ dàng, cung cấp thông tin kịp thời cho bộ phận quản lý. Công ty hạch toán chi phí sản xuất theo 4 khoản mục chi phí là: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung nên công việc tính toán và phân loại chi phí, giá thành gặp nhiều thuận lợi.
Nhược điểm:
Nhu cầu về máy móc thiết bị không đáp ứng kịp thời vì luân chuyển chậm do công trình phân tán nhiều nơi.
Quản lý vật tư thất thoát do mặt bằng kho bãi bị hạn chế.
Công nhân thời vụ thường ở tỉnh nên hay bị thiếu hụt nhân công.
Công ty chỉ ký hợp đồng ngắn hạn (dưới 3 tháng), không ký hợp đồng xác định thời hạn với công nhân trực tiếp thi công công trình. Nếu Công ty ký liên tiếp nhiều hợp đồng ngắn hạn trong năm thì sẽ vi phạm Luật lao động, còn nếu ký gián đoạn thì Công ty sẽ bị thiếu nguồn lao động.
Công ty không tính lương công nhân quản lý công trường, công nhân quản lý đội xây dựng, công nhân điều khiển và chi phí khấu hao xe máy thi công theo từng công trình mà đưa hết vào chi phí sản xuất chung rồi cuối năm phân bổ cho từng công trình theo những tiêu thức nhất định. Như vậy, giá thành của mỗi công trình sẽ không được phản ánh chính xác.
Khi tính giá thành, Công ty không tính đến các khoản làm giảm giá thành như phế liệu thu hồi nhập kho hoặc bán.
Thủ tục hạch toán và thanh toán lương của Công ty còn đơn giản, chỉ căn cứ vào “Bảng chấm công”.
Về phương pháp tính giá thành sản phẩm: doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp trực tiếp để tính giá thành cho các CT, HMCT hoàn thành. Song trên thực tế ngoài việc xây mới các công trình thì doanh nghiệp còn thực hiện nhiều hợp đồng cải tạo, nâng cấp các CT, HMCT. Các hợp đồng này thường có đặc điểm là thời gian thi công ngắn, giá trị khối lượng xây lắp nhỏ nên bên chủ đầu tư thường thanh toán một lần khi công trình hoàn thành. Do vậy, trường hợp này nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp để tính thì sẽ không chặt chẽ.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Ngân – MSSV: 08125059 61
Về công tác tập hợp chứng từ kế toán: vì địa bàn hoạt động của Công ty rộng và phân tán nên việc tập hợp chứng từ kế toán đôi khi bị chậm. Do vậy, việc xử lý thông tin đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu. Ngoài ra, chứng từ về chậm dễ dẫn đến việc tập hợp CPSX, việc kê khai thuế đầu vào gặp khó khăn.
Tại Công ty, hình thức sổ kế toán được áp dụng hiện nay là hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nhưng kế toán chỉ lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng nên công việc hay bị dồn vào cuối tháng và cuối quý.
4.4 Kiến nghị:
1. Mã hóa các đối tượng tập hợp chi phí. 2. Luân chuyển chứng từ và nhập liệu.
3. Lập dự toán và xây dựng mức tồn kho vật tư tối thiểu.
4. Chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu tốt và tiết kiệm nguyên vật liệu. 5. Kiểm tra quá trình sử dụng vật tư đã xuất kho.
6. Lên kế hoạch và dự toán chi phí nhiên liệu cho việc SDMTC. 7. Bổ sung thủ tục hạch toán và thanh toán lương.
8. Công ty nên ký hợp đồng xác định thời hạn với công nhân trực tiếp thi công công trình.
9. Chi phí phát sinh ở công trình nào thì nên hạch toán cho riêng công trình đó. 10. Đẩy nhanh tiến độ thi công.
11. Quản lý chi phí sử dụng máy thi công.
12. Theo dõi, hạch toán các khoản làm giảm giá thành.
13. Sử dụng thêm phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng (ĐĐH). 14. Có chính sách khen thưởng phù hợp.
4.5 Giải pháp
Giải pháp 1: Mã hóa các đối tượng tập hợp chi phí.
Doanh nghiệp nên mã hóa các đối tượng tập hợp chi phí bằng các ký hiệu thống nhất, sử dụng trong toàn công ty để cho việc theo dõi tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu được dễ dàng, chính xác và quá trình kế toán CPSX và tính giá thành cũng được đầy đủ, rõ ràng.
mới, công trình nâng cấp, sửa chữa hay doanh nghiệp giữ vai trò là nhà thầu phụ của một nhà thầu khác..., hoặc quy mô và địa điểm của các công trình mà doanh nghiệp đã trúng thầu là khác nhau. Trong các trường hợp này Công ty có thể mã hóa các đối tượng trên như sau:
Hai ký tự đầu tiên thể hiện địa điểm thi công công trình.
Hai ký tự tiếp theo thể hiện đối tượng tập hợp chi phí của công ty là công trình xây mới, công trình sửa chữa, nâng cấp hay là nhà thầu phụ.
Hai ký tự tiếp theo là số thứ tự của công trình được xây dựng trong năm. Ví dụ:
BDXM01: CT đầu tiên trong năm là CT xây mới ở Bình Dương. ĐNSN02: CT thứ 2 trong năm là CT sửa chữa, nâng cấp ở Đồng Nai. LATP03: CT thứ 3 trong năm là Công ty nhận thầu phụ ở Long An.
Mã hóa như vậy Công ty sẽ dễ dàng trong việc liệt kê các loại công trình mà trong năm Công ty đã xây dựng. Ví dụ: trong năm doanh nghiệp đã hoàn thành được bao nhiêu công trình xây mới, bao nhiêu công trình sửa chữa, nâng cấp... biết được những công trình mà doanh nghiệp đã thực hiện trong năm chủ yếu là những loại công trình nào và tập trung ở những khu vực nào để doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng phạm vi kinh doanh, mở thêm chi nhánh, hoặc có kế hoạch về vốn để chuẩn bị cho việc đấu thầu trong năm kế tiếp. Liệt kê được chi phí phát sinh cho từng loại công trình có cùng quy mô, từ đó so sánh các khoản mục chi phí và có biện pháp điều chỉnh chi phí cho phù hợp.
Giải pháp 2: Luân chuyển chứng từ và nhập liệu.
Luân chuyển chứng từ:
Trong điều kiện thực tế hiện nay, để đẩy nhanh công tác hoàn thiện các thủ tục, hồ sơ, chứng từ về công nợ, quyết toán khối lượng hoàn thành... thì bộ phận kế toán cần phải kết hợp chặt chẽ hơn nữa với các đơn vị thi công và các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho công tác kế toán được thực hiện kịp thời, theo đúng thời gian nhằm tránh công việc dồn nén dễ tạo ra kết quả thiếu chính xác. Công ty nên bố trí các kế toán thống kê có trình độ chuyên môn làm nhiệm vụ thu nhận chứng từ gốc ban đầu. Tại đây, chứng từ sẽ được kế toán thu nhận, theo dõi và phân loại bằng sổ tổng hợp và các bảng kê cùng loại. Quá trình kiểm tra, phân loại, xử lý
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Ngân – MSSV: 08125059 63
chứng từ phải được quản lý chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ khi đưa vào hạch toán.
Đồng thời, Công ty cũng nên thiết lập quy chế quy định rõ thời hạn tối đa các chứng từ kế toán phải được tập hợp tại Công ty, ghi rõ nghĩa vụ, trách nhiệm của từng kế toán công trường, nếu vi phạm quy định sẽ phải chịu trách nhiệm như: cắt, giảm tiền lương, tiền thưởng, hạ bậc xếp loại nhân viên. Khi lợi ích cá nhân của nhân viên kế toán bị ảnh hưởng thì họ sẽ có trách nhiệm hơn.
Nhập liệu:
Công việc kế toán tại Công ty thường dồn vào cuối tháng, cuối quý dẫn tới việc quyết toán thường chậm không đáp ứng được nhu cầu quản lý. Để khắc phục tình trạng này, hàng ngày khi chứng từ gốc được chuyển từ các công trường về Công ty, kế toán vẫn phân loại nhưng không để cuối tháng mới tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ kế toán tổng hợp mà các chứng từ gốc này sẽ được lập và ghi vào giữa tháng và cuối tháng. Như vậy thì vừa làm giảm công việc cuối tháng của kế toán vừa phản ánh chi phí phát sinh trong tháng lên sổ kịp thời.
Giải pháp 3: Lập dự toán và xây dựng mức tồn kho vật tư tối thiểu.
Việc lập dự toán và xây dựng mức tồn kho vật tư tối thiểu ở Công ty là rất quan trọng. Nó định hướng tiến độ cung cấp vật tư hợp lý cho công trình, đảm bảo cho quá trình thi công không bị gián đoạn hay tránh bị tồn đọng vật tư, gây ứ đọng vốn. Công ty không nên mua nguyên vật liệu về kho dự trữ quá nhiều mà nên cung cấp theo tiến độ thi công để hạn chế được việc ứ đọng vốn, giảm chi phí bảo quản hàng tồn kho. Vì nguyên vật liệu mua về nhập kho, không sử dụng ngay sẽ chuyển thành hàng tồn kho. Và kho ở các đội là kho tạm nên việc bảo quản lâu sẽ không tốt, làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư. Hơn nữa là, Công ty còn giảm được cả chi phí lưu kho, vận chuyển, bốc xếp, hao mòn, thất thoát. Và lượng hàng tồn kho cao cũng sẽ gây ra tâm lý ỷ lại cho các nhà quản lý thi công công trình, không giám sát chặt chẽ quá trình thi công, không cố gắng khắc phục những sự cố và sai sót trong sản xuất dẫn đến chi phí tăng cao.
Ví dụ:
Một trong những sự cố trong thi công là công trình xây dựng không đúng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật phải phá đi làm lại. Nếu trong kho không dư nguyên vật liệu
thì sẽ không có nguyên vật liệu để làm lại, còn nếu sử dụng nguyên vật liệu dành cho những công đoạn thi công sau đó thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công của các công trình đó. Như vậy buộc các quản lý công trường phải có tinh thần trách nhiệm cao.
Ngoài ra, các công trình xây dựng của Công ty thường nằm trên các địa bàn cách xa nhau, do vậy những chi phí trên nhất định sẽ phát sinh nếu Công ty sử dụng kho dự trữ vật tư thay vì vật tư được cung cấp trực tiếp từ kho của nhà cung cấp đến công trình thi công. Hình thức này còn tạo thế chủ động trong thi công cho các chủ nhiệm công trình, giảm được những bước thủ tục không cần thiết (thủ tục xuất kho vật tư), từ đó sẽ thúc đẩy được tiến độ thi công.
Giải pháp 4: Chọn nhà cung ứng vật tư tốt và tiết kiệm vật tư.
Để hoạt động xây lắp của các công trình tiến hành đúng tiến độ thi công thì các nguyên vật liệu phải được cung cấp kịp thời về số lượng, thời gian, quy cách, phẩm chất đều tốt. Công ty cần xem xét rõ để chọn những nhà cung ứng có khả năng cung cấp những nguyên vật liệu tốt và gần địa bàn thi công của Công ty nhất vì đó cũng là một trong những điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí vận chuyển và tăng năng suất lao động.
Tiết kiệm vật liệu không có nghĩa là cắt xén bớt lượng vật tư sử dụng cho từng công trình mà là phải hạn chế tối đa những hao hụt trong thi công, bảo quản và vận chuyển; không sử dụng vật tư vào những công việc không đúng mục đích... Để quản lý chặt chẽ hơn khoản mục này doanh nghiệp cần thực hiện:
Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu đồng thời tổ chức quản lý chặt chẽ việc thực hiện định mức, thông qua đó tiến hành thay đổi định mức cho phù hợp với tình hình thực tế. Cách quản lý này không những làm tăng vòng chu chuyển vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn làm tăng trách nhiệm của nhân viên quản lý công trình trong việc sử dụng số vật tư theo đúng hạn mức tiêu hao.
Để kiểm tra số vật tư tiêu hao vào từng công trình Công ty nên sử dụng
“Phiếu lãnh vật tư theo hạn mức”. Đây là cơ sở theo dõi, quản lý chặt chẽ hơn việc xuất dùng vật tư tại kho các công trình của Công ty, hạn chế được hao hụt, mất mát và công việc kiểm tra cũng dễ dàng hơn. Mặt khác, việc giao cho các đội tự mua vật tư về xuất thẳng cho công trình dễ dẫn đến tình trạng vật tư bị nâng giá, không đảm bảo chất lượng làm cho chất lượng công trình cũng không đảm bảo.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Ngân – MSSV: 08125059 65
Mẫu “Phiếu lãnh vật tư theo hạn mức”: