5. Kết cấu của bài khóa luận
2.2.2. Những ƣu điểm và hạn chế của quy trình
2.2.2.1. Ƣu điểm
- Quy trình giao nhận tại công ty IPO Logistics gần nhƣ đảm bảo đƣợc tiến độ giao hàng cho khách hàng. Quy trình đƣợc thực hiện một cách chuyên môn hóa, phân công công việc rõ ràng giảm thiểu chi phí hoạt động của quy trình.
- Quy trình giúp cho nhân viên tích lũy đƣợc vốn kinh nghiệm đáng kể trong nhiều lĩnh vực.
- Quy trình gây dựng đƣợc uy tín với các khách hàng ,từ đó tạo ra đƣợc nhiều đối tác trung thành. Chất lƣợng và thái độ phục vụ của quy trình đƣợc nhiều khách hàng đánh giá cao.
2.2.2.2. Hạn chế
- Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ, nguyên nhân của việc chậm trễ nhƣ là ngƣời NK gửi không đầy đủ bộ chứng từ cần thiết và các sai sót trên thông tin của chứng từ.
- Nhiều thiết bị điện tử văn phòng của công ty đã lạc hậu cần đƣợc thay mới.
- Một số phần mềm nghiệp vụ mà công ty sử dụng thƣờng gặp trục trặc làm cho quá trình làm các chứng từ phục vụ khách hàng bị trì trệ.
- Hoạt động Marketing của công ty chƣa thực sự hiệu quả, công tác chào giá cƣớc và giá dịch vụ của công ty đến khách hàng còn hạn chế góp phần làm hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trƣờng.
-Trƣớc khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chƣa chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa
- Công ty lại thiếu nguồn nhân lực đƣợc đào tạo chuyên nghiệp. Kiến thức của các nhân viên có đƣợc là do tự đúc kết kinh nghiệm, học từ bạn bè đồng nghiệp, từ các đại học chuyên ngành trong nƣớc.
- Sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hƣ hỏng hàng hóa đôi lúc xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng .
- Công ty thƣờng xuyên rơi vào tình trạng bị động trong việc thuê phƣơng tiện vận tải -xe đầu kéo container. Công ty phải thuê phƣơng tiện vận tải từ các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này, kéo theo giá cả dịch vụ thiếu ổn định, bị động trong việc giao hàng.
- Công ty cũng chƣa có hệ thống kho bãi thuộc sở hữu của công ty để phục vụ công việc lƣu cont, kinh doanh cho thuê kho bãi nếu đƣợc khách hàng yêu cầu. Việc thuê kho bãi ở bên khác sẽ làm giảm một phần lợi nhuận của công ty cũng nhƣ làm mất đi tính chủ động khi làm dịch vụ.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2 tôi đã giới thiệu sơ lƣợc về công ty TNHH IPO Logistics cũng nhƣ về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty theo từng năm và phân tích chi tiết quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển. Chỉ ra đƣợc những vƣớng mắc, bất cập, những ƣu, nhƣợc điểm cũng nhƣ nguyên nhân tồn tại những nhƣợc điểm đó trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty này.
CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ IPO
LOGISTICS
3.1. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vận chuyển bằng container đƣờng biển tại công ty khẩu vận chuyển bằng container đƣờng biển tại công ty
Qua phân tích ở chƣơng 2 ta biết đƣợc rõ hơn về:
- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển của IPO Logistics.
- Biết đƣợc ƣu điểm và hạn chế của công ty trong việc đáp ứng cho việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển.
Mục đích của nhóm giải pháp này là:
- Đƣa IPO Logistics đi đúng theo định hƣớng ban đầu là trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần – tiếp vận (Logistics) chuyên nghiệp và đúng nghĩa theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Hoàn thiện và cải tiến quy trình vận chuyển hàng nhập bằng đƣờng biển, khắc phục tồn tại để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, đạt lợi nhuận cao.
- Để IPO Logistics có thể thích ứng với môi trƣờng cạnh tranh gay gắt cả trong nƣớc lẫn quốc tế; giữ vững và phát triển thị phần cho riêng mình, vƣơn tầm với thế giới.
- Nâng cao chất lƣợng toàn diện trong “sợi mắt xích” giao nhận hàng nguyên container.
- Đảm bảo yêu cầu giao hàng đúng thời hạn và yêu cầu của khách; an toàn, mà giảm thiểu chi phí cho các bên liên quan.
- Hiện đại hóa hệ thống quản lý của toàn công ty về nhân sự, dịch vụ bằng công nghệ thông tin, ứng dụng các phần mềm mới nhất …
Đứng trƣớc các khó khăn trên của hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ IPO Logistics, tôi xin đƣa ra một số giải pháp nhƣ sau:
3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên giao nhận IPO chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên giao nhận IPO Logistics
Hiện nay nguồn nhân lực công ty có chuyên môn thấp, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công ty, hay xảy ra những thiếu xót trong quá trình làm việc, cũng nhƣ ban quản lý thì chƣa kinh nghiệm cũng nhƣ kiến thức chuyên môn để xử lý vấn đề cũng nhƣ những chiến lƣợc, kế hoạch tốt mang về khách hàng cho công ty.
- Khâu quản lý nhân viên còn yếu kém, không nắm rõ các công việc cụ thể của từng nhân viên. Tiến độ theo dõi công tác giao nhận còn hạn chế.
- Công việc, trách nhiệm còn chồng chéo giữa các nhân viên.
- Trình độ chuyên môn của nhân viên tƣơng đối khá, nhƣng kinh nghiệm còn nhiều hạn chế.
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Cán bộ quản lý phải là ngƣời có năng lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết các vấn đề dứt khoát, am hiểu tƣờng tận các công việc của từng nhân viên.
- Nhân viên giao nhận công ty phải có ý thức tự giác học tập, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm của mình khi đƣợc tham gia các khóa học tu nghiệp.
- Đề cử cán bộ quản lý có năng lực, am hiểu các công việc của từng nhân viên, phong cách làm việc quyết đoán, năng động, sáng tạo.
Nội dung:
- Tổ chức, sắp xếp lại cơ cấu các phòng ban cho phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên. Các phòng ban kết hợp, hỗ trợ thƣờng xuyên với nhau.
- Ghi nhận đóng góp ý kiến từ nhân viên.
- Tổ chức các khóa học nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế.
- Công ty có chính sách khen thƣởng, nâng bậc cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc nhằm khuyến khích các nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân.
Về công tác quản lý:
- Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo về trách nhiệm của các phòng ban, tạo sự hiệu quả trong công tác giao nhận.
- Các phòng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng hƣớng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng.
- Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sáng tạo cho công ty.
- Công ty tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi với các nhân viên về kế hoạch, thành tích và các hạn chế còn tồn tại để toàn thể nhân viên có thể đƣa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện công tác giao nhận tại công ty.
Về công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn:
- Tăng cƣờng tham gia các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ của mỗi thành viên trong công ty nhƣ: Ban lãnh đạo công ty có thể cử nhân viên tham gia các hội thảo, các khóa học trong ngành hoặc các khóa học tu nghiệp nƣớc ngoài về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ở một số nƣớc nhƣ Singapore, Thái Lan, Nhật Bản.
- Tạo điều kiện cho nhân viên có thể cọ xát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả năng sáng tạo của mình.
- Nắm rõ nội dung quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu từng bƣớc, từng công việc cụ thể một cách chuyên nghiệp để thực hiện công tác giao nhận.
- Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng khi giao dịch với khách hàng, thể hiện chất lƣợng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty IPO Logistics.
Dự báo kết quả đạt đƣợc
- Công tác quản lý nhân viên đƣợc chặt chẽ hơn, tạo tính hiệu quả trong công việc giao nhận.
- Phòng tránh rủi ro trong giao nhận về chứng từ, các khâu thủ tục hải quan( phòng chứng từ kết hợp với phòng giao nhận).
- Góp phần xây dựng, hoàn thiện quy trình giao nhận nhằm phát triển mục tiêu, định hƣớng kinh doanh của công ty.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, học hỏi kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên giao nhận.
- Tăng năng suất lao động và tính hiệu quả trong công việc, tạo niềm tin, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
3.1.2. Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng
Hoạt động Marketing của công ty chƣa thực sự hiệu quả, công tác chào giá cƣớc, giá dịch vụ của công ty còn hạn chế góp phần làm hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trƣờng.
- Nhận yêu cầu của khách hàng rồi mới tiến hành liên hệ với đại lý hãng tàu ở nƣớc ngoài trong việc bán cƣớc nhập khẩu, giá dịch vụ làm thủ tục nhập cho khách hàng, không chủ động trong công tác chào giá.
- Hầu hết các đơn hàng giao nhận chỉ định từ đại lý bên nƣớc ngoài.
- Các đối thủ cạnh tranh về giá cƣớc, giá dịch vụ, công tác chào giá cũng nhƣ chất lƣợng dịch vụ.
Điều kiện thực hiện
- Công ty phải có phần mềm lƣu giữ lại thông tin của các khách hàng cũ cũng nhƣ các khách hàng tiềm năng để có thể quản lý tốt lƣợng khách hàng không thƣờng xuyên này.
- Thƣờng xuyên tham gia các hội chợ triển lãm để có thể nắm bắt thị trƣờng.
- Cử các nhân viên phòng Kinh Doanh lên kế hoạch tiếp cận, xây dựng các mối quan hệ với các đại lý hãng tàu, các cơ quan đơn vị nhà nƣớc, các dịch vụ vận chuyển, kho bãi để có thể có đƣợc các thông tin về giá cƣớc, giá dịch vụ mới nhất. Đồng thời, am hiểu thế mạnh của từng hãng tàu, từng dịch vụ vận chuyển nội địa đối với từng tuyến đƣờng cụ thể từ đó dễ dàng chọn ra hãng tàu, các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa có giá tốt nhất, chất lƣợng nhất, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá.
Nội dung:
- Chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng.
- Nhân viên có bản kế hoạch làm việc, chủ động gửi Email hoặc gọi điện thoại cho khách hàng định kỳ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
- Tham gia tìm kiếm khách hàng tại các hội chợ triển lãm do hiệp hội doanh nghiệp xuất nhập khẩu VEXA, ITPC, Viettrade… tổ chức nhằm tìm kiếm khách hàng cũng nhƣ khảo sát thị trƣờng về lĩnh vực giao nhận.
- Liên hệ, cập nhật những thông tin của các hãng tàu, các dịch vụ vận chuyển nội địa nhƣ bảng báo giá cƣớc, giá dịch vụ trong từng thời điểm.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu, các công ty vận chuyển nội địa, phải biết lợi thế của từng hãng tàu, vận chuyển nội địa đối với từng tuyến đƣờng vận chuyển để có giá cƣớc, giá dịch vụ tốt nhất.
- Công tác nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chủ động liên hệ, chào giá cho khách hàng thƣờng xuyên của công ty.
- Tìm hiểu, tham gia các chƣơng trình hội thảo, hội chợ triển lãm dành cho các doanh nghiệp nhập khẩu trong nƣớc và quốc tế.
- Chào giá cƣớc, giá dịch vụ tốt nhất và về chi phí và chất lƣợng dịch vụ.
- Thiết lập mối quan hệ với các đại lý vận chuyển, các cơ quan đơn vị nhà nƣớc, các trung tâm kiểm tra chuyên ngành để đƣợc giá tốt nhất.
Dự báo kết quả đạt đƣợc
- Nâng cao tính chủ động trong công việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng. Doanh thu của công ty tăng nhanh do số lƣợng đơn hàng giao nhận tăng.
- Tránh phụ thuộc và các đơn hàng giao nhận chỉ định.
- Nâng cao tính cạnh tranh về giá, chất lƣợng dịch vụ, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Luôn mang đến giá cƣớc, giá dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
3.1.3. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên.
Cơ sở đề ra giải pháp
- Trƣớc khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chƣa chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa
- Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ, nguyên nhân của việc chậm trễ nhƣ là ngƣời NK gửi không đầy đủ bộ chứng từ cần thiết và các sai sót trên thông tin của chứng từ.
- Sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hƣ hỏng hàng hóa đôi lúc xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng .
- Sự sai sót về các chứng từ giao nhận nhƣ D/O, Hóa đơn,phiếu đóng gói ảnh hƣởng đến việc làm thủ tục hải quan.
- Kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng còn nhiều sai sót ảnh hƣởng tiến độ thông quan hàng hóa.
Điều kiện thực hiện
- Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý của IPO Logistics để tra cứu khi cần thiết để tránh trƣờng hợp ngƣời NK gửi chứng từ trễ, và có thể theo dõi khách hàng tốt hơn dễ nhắc nhở khách hàng và tránh trƣờng hợp quên khách hàng.
- Nhân viên chứng từ cần cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
- Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mọi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận, tính chuyên nghiệp trong công việc.
- Ngƣời quản lý cần đôn đốc nhân viên giao nhận nhiều hơn.
- Có kế hoạch công việc cụ thể nhƣ đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục hải quan nhƣ hàng đó xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay thuộc danh mục đƣợc nhập khẩu hay không.
Nội dung:
- Làm việc trên hệ thống phần mềm quản lý các chứng từ.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên chứng từ trƣớc khi làm thủ tục hải quan. - Nhân viên chứng từ khi làm việc luôn cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu.
- Kết hợp với cơ quan hải quan để nắm bắt các quy định của cơ quan hải quan - Quản lý nhắc nhở nhân viên giao nhận kỹ lƣỡng trong việc làm thủ tục kiểm hóa hàng để tránh tình trạng hƣ hỏng và mất mát.
- Phân chia công việc rõ ràng, luân phiên nhau tránh làm việc quá tải. Dự báo kết quả đạt đƣợc
- Hoàn chỉnh các chứng từ giao nhận, tránh mất thời gian và chi phí chỉnh sửa. - Tiến độ thực hiện khâu chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.
- Thông quan hàng hóa đúng theo thời gian dự tính, giúp cho công tác giao nhận