5. Kết cấu của bài khóa luận
3.1.3. Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
Cơ sở đề ra giải pháp
- Trƣớc khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chƣa chuẩn bị kỹ các hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa
- Chậm trễ trong việc tiếp nhận hồ sơ, nguyên nhân của việc chậm trễ nhƣ là ngƣời NK gửi không đầy đủ bộ chứng từ cần thiết và các sai sót trên thông tin của chứng từ.
- Sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hƣ hỏng hàng hóa đôi lúc xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng .
- Sự sai sót về các chứng từ giao nhận nhƣ D/O, Hóa đơn,phiếu đóng gói ảnh hƣởng đến việc làm thủ tục hải quan.
- Kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng còn nhiều sai sót ảnh hƣởng tiến độ thông quan hàng hóa.
Điều kiện thực hiện
- Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý của IPO Logistics để tra cứu khi cần thiết để tránh trƣờng hợp ngƣời NK gửi chứng từ trễ, và có thể theo dõi khách hàng tốt hơn dễ nhắc nhở khách hàng và tránh trƣờng hợp quên khách hàng.
- Nhân viên chứng từ cần cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
- Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mọi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận, tính chuyên nghiệp trong công việc.
- Ngƣời quản lý cần đôn đốc nhân viên giao nhận nhiều hơn.
- Có kế hoạch công việc cụ thể nhƣ đặc điểm, tính chất của hàng hóa để có sơ đồ giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục hải quan nhƣ hàng đó xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay thuộc danh mục đƣợc nhập khẩu hay không.
Nội dung:
- Làm việc trên hệ thống phần mềm quản lý các chứng từ.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên chứng từ trƣớc khi làm thủ tục hải quan. - Nhân viên chứng từ khi làm việc luôn cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu.
- Kết hợp với cơ quan hải quan để nắm bắt các quy định của cơ quan hải quan - Quản lý nhắc nhở nhân viên giao nhận kỹ lƣỡng trong việc làm thủ tục kiểm hóa hàng để tránh tình trạng hƣ hỏng và mất mát.
- Phân chia công việc rõ ràng, luân phiên nhau tránh làm việc quá tải. Dự báo kết quả đạt đƣợc
- Hoàn chỉnh các chứng từ giao nhận, tránh mất thời gian và chi phí chỉnh sửa. - Tiến độ thực hiện khâu chứng từ nhanh hơn, chính xác hơn.
- Thông quan hàng hóa đúng theo thời gian dự tính, giúp cho công tác giao nhận đúng, nhanh chóng.
- Giảm sai sót về những sai sót trong bộ chứng từ nhận hàng, tiết kiệm thời gian phải kiểm tra lại.
- Tránh gây tổn thất về chi phí lẫn thời gian thông quan hàng hóa cho khách hàng cũng nhƣ chất lƣợng dịch vụ của công ty.
- Nâng cao năng suất làm việc, không gây hƣ hỏng đảm bảo an toàn hàng hóa khi nhận hàng.