2 CHƢƠNG : PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Quản l , điều hành tập thể nhân viên và mọi hoạt động công ty. Đảm nhiệm công tác tuyển dụng nhân sự, theo dõi và thực hiện các chế độ ch nh sách chăm lo cho đời sống cán bộ công nhân viên, bởi vì công ty hiện nay vẫn chưa c phòng hành ch nh tách biệt.
Phó giám đốc:
- Giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về hoạt động kinh doanh của công ty. Khi Giám đốc đi vắng, Ph Giám Đốc đứng ra điều hành công ty.
- Phụ trách trực tiếp điều khiển công việc giao nhận hàng hóa.
Phòng kế toán:
- Quản l , điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về tình hình và chiến lược tài chính. Lập dự toán nguồn vốn, phân bổ, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty. Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số tài chính kế toán.
- Công tác thu hồi công nợ.
Phòng kinh doanh:
- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh sản phẩm, kinh doanh xuất - nhập khẩu.
- Là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng. Thực hiện công tác nghiên cứu tiếp cận mở rộng thị trường, tổ chức tìm kiếm nguồn hàng. Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được ủy quyền được phép kí kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này.
Phòng xuất nhập khẩu:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Nhập dữ liệu cho khách hàng, làm các chứng từ và giao đầy đủ chứng từ cho khách hàng, liên hệ với người vận chuyển, đại lí và giải quyết mọi kh khăn cho khách hàng. Nhận hoặc xuất hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và giao hàng đúng hẹn.
- Làm thủ tục hải quan.
2.1.5 Định hƣớng phát triển của công ty trong giai đoạn 2015-2020
Chiến lược của công ty là luôn luôn lắng nghe khách hàng để làm hài lòng khách hàng. Chăm s c tốt khách hàng thân thiết và cố gắng tìm kiếm khách hàng mới để công ty ngày càng phát triển.
Công ty đảm bảo chất lượng hàng hoá và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Đồng thời, đặt uy tín lên hàng đầu. Giao nhận hàng đúng thời gian quy định, luôn nhiệt tình trong công việc để có được sự ủng hộ từ phía khách hàng.
2.2 Phân tích tình hình hoạt động của công ty TNHH TM-DV Trƣờng Thái Hòa giai đoạn 2012-2014 giai đoạn 2012-2014
2.2.1 Các yếu tố phản ánh tình hình hoạt động
2.2.1.1 Tình hình hoạt động của thị trường logistics
Thị trường dịch vụ Logistics đã c những chuyển biến khá tích cực sau khi Việt Nam chính thức gia nhập WTO, dẫn đến số lượng các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này ngày càng phát triển nhanh và có tốc độ tăng trưởng cao. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô và năng lực còn khá nhiều hạn chế. Bên cạnh đ , các doanh nghiệp này chủ yếu đảm nhận một số dịch vụ đơn lẻ như làm thủ tục Hải quan, cho thuê phương tiện vận tải hoặc kho bãi,…
Ngoài ra, việc gia nhập WTO tạo điệu kiện cho các công ty, doanh nghiệp dịch vụ hàng hải, Logistics có vốn nước ngoài tham gia vào thị trường Logistics tại Việt Nam, dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Như vậy, tình hình hoạt động của thị trường Logistics đã c những tác động trực tiếp đến tình hình hoạt động của công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hoà. Việc gia nhập WTO, mở cửa thị trường đã tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, thương mại nội địa ngày càng mở rộng, dẫn đến nhu cầu dịch vụ Logistics ngày càng gia tăng. Điều này đã tạo nên điều kiện thuận lợi, cũng như mở rộng cơ hội hoạt động của công ty trong lĩnh vực này.
Tuy nhiên, ngày càng có nhiều các công ty hoạt động trong lĩnh vực này được thành lập, tạo nên sự canh tranh trong thị trường. Ngoài ra, tên tuổi và thương hiệu của
các công ty Logistics nước ngoài cũng gây nên sức ép cho Trường Thái Hoà, làm tăng sự canh trạnh khốc liệt trên thị trường.
2.2.1.2 Quy mô công ty
Trường Thái Hoà là công ty TNHH có vốn đầu tư của chủ sở hữu là 1.6 tỷ đồng. Với số vốn bỏ ra ban đầu này, có thể n i Trường Thái Hoà là một công ty có quy mô nhỏ trên thị trường hoạt động của Logistics.
Vốn của công ty trong giai đoạn 2012-2014 có nhiều biến động.
Bảng 2.2: Tình hình tài sản và nguồn v n năm 2012-2014
Đơn vị: ngàn đồng Chỉ tiêu 2012 2013 2014 Tài sản ngắn hạn 413,479 800,605 1,007,994 Tài sản dài hạn 1,563,265 1,108,302 1,086,683 Tổng tài sản 1,976,744 1,908,907 2,094,677 Nợ phải trả 311,932 216,728 379,070 Vốn chủ sở hữu 1,664,812 1,692,179 1,715,607 Tổng nguồn vốn 1,976,744 1,908,907 2,094,677
(Nguồn: Phòng kế toán, ng t T HH T Trường Thái Hòa)
Trong năm 2014, nguồn vốn của Trường Thái Hoà đạt được cao nhất, nguyên nhân chủ yếu là từ sự tăng trưởng của vốn chủ sở hữu; trong khi đ , tổng tài sản 2014 cao nhất là do tài sản ngắn hạn đang c xu hướng tăng nhanh. Mặc dù biến động phức tạp, nhưng nhìn chung thì quy mô của công ty c xu hướng tăng trưởng. Cho thấy Trường Thái Hoà đang từng bước cải thiện các chính sách và tình hình hoạt động của công ty để ngày càng mở rộng thì trường hoạt động.
Biểu đồ 2.1: Quy mô v n giai đoạn 2012-2014 ngàn đồng
Tuy nhiên, với quy mô vốn được xem là khá nhỏ trên thị trường Logistics như vậy, Trường Thái Hoà đã bỏ mất nhiều cơ hội được tiếp xúc và làm việc với các đối tác lớn do không đủ vốn để tiếp cận, cũng như để đảm bảo sự tin tưởng, an toàn cho khách hàng lớn. Biết rõ tình hình quy mô vốn của mình, Trường Thái Hoà tập trung chủ yếu vào các khách hàng công ty nhỏ, c quy mô tương đối nhỏ và hợp đồng giao dịch không quá lớn. 1,976,744 1,908,907 2,094,677 1,800,000 1,850,000 1,900,000 1,950,000 2,000,000 2,050,000 2,100,000 2,150,000 2012 2013 2014 quy mô vốn
2.2.1.3 Tình hình nhân sự
2.2.1.3.1 Sơ lược về tình hình nhân sự tại công ty
Bởi vì Trường Thái Hòa là một doanh nghiệp c quy mô tương đối nhỏ nên quy mô nhân sự của công ty cũng khá nhỏ. Cụ thể:
Bảng 2.3: Tình hình nhân sự của Trường Thái Hoà theo trình độ
Cơ cấu 2012 2013 2014 Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Đại học, trên đại học 11 68.75% 14 82.35% 17 85.00%
Cao đẳng, trung cấp 4 25.00% 3 17.65% 3 15.00%
ao động phổ thông 1 6.25% 0 0.00% 0 0.00%
Tổng số lao động 16 100% 17 100% 20 100%
(Nguồn: Phòng giám đ c, ng t T HH T Trường Thái Hòa)
Tính đến cuối năm 2012, tổng số lao động của công ty là 16 người, sang đến năm 2013 thì số lao động tăng nhẹ, lên 17 người, tức là tăng 6.25%. Trong năm 2014, lực lượng lao động của công ty đã lên đến 20 người, tức là tăng 17.65% so với năm 2013. Nhìn chung, sự tăng trưởng này tương đối ổn định.
Lao động c trình độ từ Đại học trở lên chiếm hơn 65% trong tổng số nhân sự, cho thấy nguồn nhân lực của Trường Thái Hòa c trình độ chuyên môn cao, sẵn sàng đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác.
Dựa vào bảng 2.3, có thể nhận thấy tình hình nhân sự của Trường Thái Hòa có xu hướng tăng nhẹ trong giai đoạn 3 năm 2012-2014.
Lí giải việc tình hình nhân sự của Trường Thái Hòa trong 3 năm c sự tăng về số lượng nhân viên là do công ty đang từng bước thực hiện tốt chính sách nhân sự. Ban giám đốc quan tâm chăm lo đến đời sống của nhân viên, thực hiện ch nh sách lương thưởng và phúc lợi, tổ chức thi đua, tổ chức các hoạt động giải trí ngoài trời cho nhân viên vào các dịp lễ tết.
Bảng 2.4: Tình hình nhân sự của Trường Thái Hoà theo độ tuổi Cơ cấu 2012 2013 2014 Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Nhân sự (ngƣời) Tỷ trọng Dƣới 30 tuổi 12 75.00% 14 82.35% 17 85.00% Trên 30 tuổi 4 25.00% 3 17.65% 3 15.00% Tổng số lao động 16 100% 17 100% 20 100%
(Nguồn: Phòng giám đ c, ng t T HH T Trường Thái Hòa)
Trường Thái Hòa c cơ cấu nhân sự trẻ, tỉ lệ nhân viên dưới 30 tuổi luôn chiếm hơn 65% trong tổng số lao động trong giai đoạn 3 năm từ 2012 đến 2014, góp phần xây dựng môi trường làm việc năng động, nhạy bén với tình hình thị trường.
2.2.1.3.2 Tình hình nhân sự theo phòng ban tại công ty
Bảng 2.5: Tình hình nhân sự theo phòng ban
Phòng quản lý Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng XNK Tổng số lao động Chứng từ Giao nhận 2012 N.sự 2 3 2 4 5 16 Tuổi ≤ 30 - 3 - 4 5 12 > 30 2 - 2 - - 4 Trình độ ĐH, TĐH 2 3 2 2 2 11 CĐ, TC - - - 2 2 4 LĐPT - - - - 1 1 2013 N.sự 2 3 2 4 6 17 Tuổi ≤ 30 - 3 1 4 6 14 > 30 2 - 1 - - 3 Trình độ ĐH, TĐH 2 3 2 3 4 14 CĐ, TC - - - 1 2 3 LĐPT - - - - 2014 N.sự 2 3 2 4 9 20 Tuổi ≤ 30 - 3 1 4 9 17 > 30 2 - 1 - - 3 Trình độ ĐH, TĐH 2 3 2 3 7 17 CĐ, TC - - - 1 2 3 LĐPT - - - -
Ban quản lý
Ban quản lý của công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hoà bao gồm giám đốc và ph giám đốc. Cả hai chức vị này đều do người c trình độ trên Đại học đảm nhiệm. Ngoài ra, giám đốc và ph giám đốc đã c nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường Logistics.
Với tình hình thực tế tại Trường Thái Hoà, ban giám đốc của công ty đã đảm nhiệm vị trí này từ khi công ty mới thành lập.
Phòng kế toán
Nhân sự của phòng kế toán ổn định trong giai đoạn 2012-2014 và không có bất kỳ sự thay đổi nào. Để đảm bảo sự quản lý từ ban giám đốc, số lượng nhân sự tại bộ phận kế toán luôn được cố định là 3 người. Ngoài ra, mọi người trong bộ phận được phân chia công việc cụ thể, mỗi người đảm nhiệm một mảng trong nghiệp vụ kế toán, tạo nên sự chặt chẽ, thống nhất trong công việc cũng như sự chuyên nghiệp.
Nhân sự tại phòng kế toán bao gồm kế toán tiền mặt, kế toán công nợ và kế toán tổng hợp. Người đảm nhiệm chức vụ kế toán tổng hợp cũng ch nh là kế toán trưởng của công ty.
Dù có sự thay đổi nhỏ trong tình hình nhận sự tại phòng kế toán, nhưng nhân viên của bộ phận này là những người c trình độ từ Đại học trở lên, c đủ kiến thức, kinh nghiệm và sự nhạy bén để giải quyết các nghiệp vụ phát sinh ở công ty.
Phòng kinh doanh
Nhìn chung, tình hình nhân sự tại phòng kinh doanh có sự thay đổi vào cuối năm 2012 và được giữ ổn định sang đến năm 2015. Bởi vì quy mô công ty nhỏ, nên nhân viên tại phòng kinh doanh cũng được ban giám đốc cố định là 2 người. Trong đ , c 1 nhân viên tại phòng kinh doanh đã gắn bó với công ty ngay từ những ngày mới thành lập.
Với kinh nghiệm lâu năm làm việc, nhân viên phòng kinh doanh đã tạo dựng được những mối quan hệ thân thiết với khách hàng, cũng như hiểu rõ tâm lý, nhu cầu và sở thích của khách hàng để có những chính sách bán hàng hợp lý.
Phòng xuất nhập khẩu
Có thể nói, phòng xuất nhập khẩu là phòng hoạt động chính của Trường Thái Hoà. Nhân sự tại phòng xuất nhập khẩu đều là những người lao động trẻ tuổi, năng động và nhiệt huyết, linh hoạt trong xử lý công việc. Tuy nhiên, do đặc thù, tính chất của công
việc nên đây cũng là phòng ban thay đổi nhân sự nhiều nhất. Đối với nhân viên bộ phận chứng từ, do khối lượng công việc quá nhiều, trình độ nhân sự lại có sự chênh lệch nên dẫn đến tình trạng căng thẳng, gặp nhiều kh khăn, rắc rối trong giải quyết công việc. Tại bộ phận giao nhận, nhân sự tại phòng ban này luôn trong tình trạng quá tải công việc. Trong cùng 1 khoản thời gian, nhân viên có thể phải xử lý từ 3 đến 5 đơn hàng xuất nhập khẩu; ngoài ra, phần lớn công việc phụ thuộc vào tình hình làm việc, xử lý chứng từ của bên hải quan, kiểm kê hàng hoá nên nhân viên luôn trong tình trạng đợi chờ tới lượt, hoặc tranh thủ thời gian chờ đợi đ đi xử lý đơn hàng khác, dẫn đến tình trạng áp lực về thời gian giao nhận, dễ sai sót và luôn trong trạng thái căng thẳng, mệt mỏi. Vì những lý do đ , tình hình nhân sự ở phòng xuất nhập khẩu luôn thay đổi người liên tục.
Tuy nhiên, do nhân sự thay đổi liên tục, số lượng nhân viên gắn bó lâu dài với công ty tại bộ phận này gần như là không có, nhân viên có thâm niên lâu nhất ở phòng ban này cũng chỉ c 2 năm, nên dẫn tới tình trạng không có sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên với nhau, dễ dẫn tới sai sót nhỏ trong quá trình làm việc. Để khắc phục tình trạng này, ban quản lý đã đưa ra những ch nh sách để giữ chân nhân viên, đồng thời tuyển thêm những nhân viên c trình độ cao, nhạy bén xử lý tình huống để cùng chia sẻ công việc với những nhân viên hiện có của công ty.
2.2.1.4 Khả năng cạnh tranh
“Theo th ng kê của Cục Hàng hải Việt Nam, Việt Nam hiện có khoảng 800 doanh nghiệp v a và nh hoạt động trong lĩnh vực logistics”[1;7]. Tình hình cạnh tranh trong môi
trường dịch vụ Logistics vô cùng khắc nghiệt.
Theo tâm lý chung của khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu, các khách hàng, tổ chức là các doanh nghiệp sản xuất thương mại lớn, sẽ tìm đến các công ty Logistics có quy mô tên tuổi, để đảm bảo hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được xuất khẩu, hoặc nhập khẩu một cách bảo đảm. Cũng ch nh vì vậy, các khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ tìm đến các công ty Logistics có quy mô nhỏ, để giảm chi phí, nhanh chóng và tiện lợi. Đây cũng là nguyên nhân ch nh của việc một công ty Logistics sẽ có những khách hàng thân thiết lâu năm, những đối tác chiến lược bền vững. Theo đ , khả năng khách hàng cũ rời bỏ dịch vụ của công ty thường rất hiếm xảy ra.
Bên cạnh đ , lý do để giữ chân khách hàng chính là sự thấu hiểu rõ mặt hàng, sản phẩm mà khách hàng xuất nhập khẩu đã từng giao dịch. Bởi lẽ, nếu khách hàng đổi công ty cung cấp dịch vụ Logistics thì họ sẽ gặp kh khăn ban đầu trong vấn đề liên quan đến sự hiểu rõ sản phẩm giao dịch, dẫn tới tình trạng tốn thời gian, tốn chi phí và dễ xảy ra sai sót.
Vì vậy, để tăng khả năng cạnh tranh, Trường Thái Hòa luôn làm hài lòng các khách hàng cũ của mình, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường. Công ty đã c những ch nh sách thu hút khách hàng như đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ, tuyển dụng nhân viên c trình độ và sức trẻ để sẵn sàng giải quyết mọi kh khăn vướng mắt trong công việc,... Ngoài ra, Trường Thái Hòa còn áp dụng biểu giá dịch vụ phải chăng nhưng chất lượng vẫn không đổi.
2.2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty
Để tìm hiểu thực trạng hoạt động kinh doang của doanh nghiệp, ngoài việc chi tiết tình hình doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được nêu lên, còn có tình hình chi phí và lợi nhuận.
Bảng 2.6: Thực trạng hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012-2014