4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Hệ thống tổ chức quản lý tại công ty VISSAN đƣợc áp dụng theo kiểu trực tuyến tham mƣu với nhiệm vụ đƣợc phân công cụ thể cho từng phòng ban (thể hiện qua sơ đồ 2.1 – phụ lục). Hiện nay, cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty nhƣ sau:
Đứng đầu là Hội Đồng Thành Viên chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn
bộ hoạt động của Công ty, bao gồm:1 Chủ tịch, 1 Phó chủ tịch và 4 Thành viên.
B n Gi m Đ c có nhiệm vụ điều hành hoạt động của công ty theo pháp
luật, các điều lệ của Công ty và các quy định của cơ quan chủ quản cấp trên, trực tiếp chỉ đạo tất cả hoạt động các phòng ban trong Công ty, Ban Giám Đốc bao gồm:
1 Phó Giám Đốc phụ trách điều hành hoạt động kinh doanh.
1 Phó Giám Đốc phụ trách điều hành lĩnh vực sản xuất.
1 Phó Giám Đốc phụ trách điều hành lĩnh vực kỹ thuật máy móc. Bên cạnh đó, VISSAN có tổng cộng 10 phòng ban trực thuộc và mỗi phòng ban đảm nhận từng nhiệm vụ cụ thể:
Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh tách ra thành 2 phòng riêng biệt: Phòng Kinh doanh thực phẩm chế biến và Phòng kinh doanh thực phẩm tƣơi sống.
Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ lên ban lãnh đạo một cách chính xác, kịp thời, trung thực. Trực tiếp tham mƣu với Ban Giám Đốc và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc.
Thực hiện các hợp đồng sản xuất chế biến thực phẩm, tổ chức bán hàng – giao hàng và quản lý mạng lƣới các trung gian phân phối.
Phòng Xuất nhập khẩu
Lập kế hoạch thâm nhập và mở rộng thị trƣờng nƣớc ngoài, đẩy mạnh doanh số xuất khẩu bằng cách tổ chức các chuyến công tác khảo sát thị trƣờng nƣớc ngoài. Mặt khác, quan tâm đến mẫu mã và chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ thời gian dự trữ, chú ý đến yếu tố tự nhiên, khẩu vị và văn hóa của từng thị trƣờng để tạo ra sản phẩm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của thị trƣờng đó.
Phòng Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm (KCS)
Hỗ trợ khâu sản xuất về chất lƣợng và an toàn vệ sinh thực phẩm trong sản xuất. Kiểm tra chất lƣợng nguyên liệu đầu vào trƣớc khi nhập kho để phục vụ quá trình sản xuất. Kiểm tra chất thành phẩm, bán thành phẩm đảm bảo về quy cách cân đo chính xác, vệ sinh an toàn thực phẩm trƣớc khi đƣa ra thị trƣờng.
Báo cáo kết quả điều tra định kỳ, từ đó rút ra nhƣợc điểm để có những biện pháp khắc phục kịp thời. Cử các chuyên gia KCS trực tiếp đến các chi nhánh để hƣớng dẫn bảo quản và kiểm tra sản phẩm.
Phòng Kế toán tài vụ
Tham mƣu cho Tổng Giám Đốc trong lĩnh vực tài chính, kế toán trong quá trình hoạt động của công ty để có thể quản lý chặt chẽ việc huy động, khai thác và sử dụng vốn có.
Công việc chi tiết là xây dựng kế hoạch huy động và sử dụng nguồn vốn, kế hoạch thu - chi tài chính hằng năm của Công ty; tổ chức công tác kế toán nhƣ lập, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ… thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính.
Phòng Tổ chức nhân sự
Tham mƣu cho Ban Giám Đốc về công tác tổ chức lao động, phân công lao động, tuyển dụng và đào tạo nhân sự, nâng cao bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên phù hợp với nhiệm vụ của từng ngƣời. Thực hiện các quy định của Ban Giám Đốc về tín dụng, ký kết các hợp đồng cho thôi việc, trả lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật, xây dựng các phƣơng án trả lƣơng, dự báo nhu cầu nhân sự trong công ty (3 tháng/lần), bảo hiểm y tế,…
Phòng Kế hoạch đầu tƣ
Tham mƣu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn, trung và dài hạn để đảm bảo sự phát triển Công ty. Cụ thể là lập kế hoạch kèm theo sự đánh giá về chi phí và lợi ích của dự án, xem xét công ty nên đầu tƣ mở rộng hay tái đầu tƣ.
Sau khi kế hoạch đƣợc duyệt để triển khai thì Phòng Kế hoạch đầu tƣ có nhiệm vụ theo dõi và đôn đốc tình hình thực hiện của các đơn vị chức năng liên quan để kịp thời đƣa ra những kiến nghị nhằm đổi mới để phù hợp với thực tế nếu có phát sinh.
Phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D)
Phân tích hiệu quả kinh tế các sản phẩm của Công ty, đề ra chiến lƣợc phát triển sản phẩm mới theo nhu cầu của ngƣời tiêu dùng. Thƣờng chú trọng đến việc nghiên cứu theo công thức nguyên liệu của sản phẩm, màu sắc, mùi vị. Bên cạnh đó, Phòng R&D cũng chú trọng đến việc nghiên cứu để cải tiến chất lƣợng bao bì đóng gói sao cho bắt mắt, bảo quản tốt thực phẩm và thân thiện với môi trƣờng.
Phòng Vật tƣ ĩ thuật
Lập kế hoạch lắp đặt, sửa chữa, bảo trì và bảo dƣỡng máy móc, thiết bị ở các phòng ban, đặc biệt trong khu vực sản xuất nhƣ hệ thống cấp đông, dây chuyền chế biến thực phẩm, dây chuyền đóng gói, máy móc vận chuyển thực phẩm và kho…Đảm bảo máy móc, dây chuyền sản xuất luôn tuân thủ theo các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Phòng Hành chính
Tham mƣu và tổ chức thực hiện công tác tổ chức, lao động tiền lƣơng thi đua khen thƣởng, quản lý hành chính, y tế và chăm lo sức khỏe cho ngƣời lao động. Bên cạnh đó, phòng cũng tham mƣu cho lãnh đạo về việc thực hiện công tác đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản của công ty và trật tự trị an.
Ngoài ra, Phòng Hành chính còn là đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp và xử lý thông tin trong và ngoài công ty trƣớc khi trình lên cho Ban Giám Đốc.