4. Kt quả thực tập theo đề tà
2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của đơn vị
Thành phần bộ máy tổ chức của Ban bồi thường giải phóng mặt bằng quận Bình Thạnh gồm: một Trưởng ban phụ trách; giúp việc cho Trưởng ban có ba Phó trưởng ban.
Trưởng an à người chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận về toàn bộ công tác của Ban bồi thường giải phóng mặt bằng Quận, đồng thời chịu sự hướng dẫn của Sở Tư Ph p và Sở Tài chánh – Vật giá Thành phố đối với các hoạt động có liên quan.
Phó trưởng Ban à người giúp việc cho Trưởng Ban, được Trưởng Ban phân công phụ trách một số công việc cụ thể, iên đới chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận và cấp trên về những phần việc được phân công phụ trách và uỷ quyền thực hiện một số công việc cụ thể hi Trưởng an đi v ng.
Cơ cấu tổ chức của Ban bồi thường giải phóng mặt bằng Quận bao gồm các Tổ chức năng nghiệp vụ giúp việc:
Tổ Tổ chức hành chính – Quản trị. Tổ K toán – Tài vụ.
Tổ Nghiệp vụ Bồi thường 1,2 và 3. Tổ Pháp ch .
Tổ Ti p dân.
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của đơn vị 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận.
2.1.3.2.1 Tổ Tổ chức hành chính – Quản trị Công tác văn thư:
- Ti p nhận – phân loại, tr nh ãnh đạo, chuyển giao, ưư trữ – bảo mật văn ản đ n và ph t hành văn ản đi qua đường giao iên văn thư hành chính, ưu điện, truyền qua mạng… Quản lý con dấu, sử dụng đúng theo quy định của Nhà nước và nội quy – quy ch đơn vị.
- Theo doi việc thực hiện quy ch , nội quy ngày giờ công làm việc của Cán bộ công chức, người ao động tại đơn vị.
Trƣởng ban
Phó trưởng Ban Phó trưởng Ban
Tổ Tổ chức hành chính- Quản trị. Tổ K toán- Tài vụ. Tổ nghiệp vụ Bồi thường 1,2 và 3. Tổ Pháp Ch - Tổ ti p dân Phó trưởng ban
- Cập nhật mạng thông tin hai chiều giữa đơn vị với cấp chủ quản – Uỷ ban nhân dân quận Bình Thạnh, ti n tới nâng cấp mạng thông tin liên thông mở rộng bằng đường truyền để truy cập c c địa chỉ cần thi t phục vụ cho công tác tại đơn vị.
Công tác quản trị – Phục vụ
- Quản lý tài sản cơ quan (cơ sở vật chất, trang bị hiện hữu), cùng với Tài vụ tham mưu đề xuất cải tạo, trang bị những dụng cụ – phương tiện cần thi t phục vụ công tác tại đơn vị. Tổ chức kiểm ê định kỳ, đ nh gi chất ượng để kịp thời đề xuất xử lý, sửa chữa, bảo trì hoặc thanh lý.
- Bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, trang thi t bị, phương tiện làm việc tại cơ quan, giữ gìn trật tự, phòng chóng cháy nổ.
- Phối hợp với ngành Phòng cháy chữa cháy (PCCC), thực hiện phương n phòng chống cháy nổ hàng năm và trang ị đủ dụng cụ PCCC tại đơn vị. Theo dõi việc sử dụng văn ph ng phẩm, điện, nước và điện thoại cơ quan, thực hiện ti t kiệm, giảm hành chính phí.
Công tác Tổ chức – Nhân sự
- Quản lý hồ sơ ph p nhân chính của cơ quan, hợp đồng ao động, hồ sơ ịch cá nhân của cán bộ – nhân viên, người ao động tại đơn vị.
- Phối hợp cùng bộ phận tài vụ thực hiện các ch độ, chính s ch, nâng ương, nâng ngạch đối với cán bộ công chức và người ao động đang àm việc
- Tham mưu cho ãnh đạo Ban xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị về bố trí, điều động, luân chuyển nhân sự có đủ tr nh độ năng ực, phẩm chất – đạo đức phù hợp công việc tại các tổ chức năng trực thuộc, để thực hiện tốt các nhiệm vụ của ãnh đạo Ban giao
- Ti p nhận và tuyển dụng ao động (khi có nhu cầu) đúng người, đúng việc. Tham mưu giúp việc cho ãnh đạo về quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nguồn nhân lực tại đơn vị bằng những hình thức phù hợp theo yêu cầu, nhiệm vụ chung của Ban.
Công tác thi đua
- Giúp việc cho Hội đồng thi đua – hen thưởng của Ban về công t c thi đua định kỳ (th ng, năm), tổng hợp và ưu trữ hồ sơ thi đua – hen thưởng theo định kỳ.
- Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn cơ quan tố chức ph t động c c đợt thi đua ng n hạn chào mừng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 – 1/5 và Quốc khánh 2/9).
- Chấp hành, thực thi ch độ chính s ch thi đua hen thưởng theo quy định, tổ chức thực hiện công t c thi đua do Quận và Thành phố ph t động.
2.1.3.2.2 Tổ Kế toán – Tài vụ.
- Theo dõi tình hình thu chi tài chính của đơn vị.
- Phản ánh số hiện có và tình hình bi n động của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Theo dõi số ượng, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định; tìh hình nhập – xuất – tồn văn ph ng phẩm, vật tư văn ph ng; c c hỏan nợ phải thu, các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, phải trả công nhân viên và các khoản phải nộp theo ương.
- Theo dõi ti n độ bồi thường của các dự n để thanh quy t toán các khoản cho phí bồi thường và chi phí phục vụ bồi thường.
- Theo dõi tình hình hiện có và tình hình bi n bi n động của các nguồn kinh phí thực hiện dự án, kinh phí hoạt động của ban, trích nộp các quỹ theo đúng quy định.
- Lập k hoạch và theo dõi ti n độ chi trả bồi thường cho các hộ dân giải toả; lập dự toán kinh phí phục vụ công tác bồi thường giải phóng mặt bằng của các dụ án.
- Dự trù chi phí hoạt động của Ban trong năm.
- Lập và nộp đầy đủ báo cáo tài chính cho các cấp quản theo đúng quy định.
Thủ quỹ
- Thu chi tiền mặt theo chứng từ do k toán lập có ký duyệt của Thủ trưởng đơn vị.
- Cập nhật kịp thời đầy đủ và chính xác sổ quỹ.
2.1.3.2.3 Tổ chức năng nghiệp vụ Bồi thường 1,2 và 3.
- Tham mưu giải quy t các nhiệm vụ ti p nhận ranh, mốc của dự án, kiểm tra bản vẽ hiện trạng nhà, đất của người bị thu hồi đất, kiểm tra việc áp giá bồi thường về cấu trúc
- Tham mưu việc giải quy t quỹ nhà t i định cư, nguồn nhà t i định cư
- Lập phương n ồi thừơng đối với cấu trúc, công trình và chi phí tháo dỡ, di dời.
- Ti p nhận hồ sơ do chủ đầu tư cung cấp và chuẩn bị hồ sơ phục vụ họp dân để triển khai dự án.
- Thực hiện xác minh nguồn gốc pháp lý về quá trình sử dụng đất, tài sản
- Lập phi u chi t tính bồi thường, hỗ trợ và t i định cư
- Tổ chức thực hiện phương n ồi thường.
2.1.3.2.4 Tổ Pháp chế.
- Thực hiện việc tuyên truyền, phổ bi n pháp luật cho đội ngũ C n ộ công chức và ngừơi ao động của đơn vị, xây dựng và quản lý tủ sách pháp luật, nghiệp vụ.
- Tham mưu và giúp việc cho ãnh đạo Ban cập nhật và áp dụng c c văn ản pháp lý có liên quan.
- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ ph p của từng dự n để kịp thời cung cấp cho c c cơ quan có iên quan hi có yêu cầu.
2.1.3.2.5 Tổ Tiếp dân.
- Ti p nhận, kiểm tra, x c minh đơn thư hi u nại – tố c o tham mưu cho Ban ãnh đạo,đi t a hi có sự phân công cụ thể.
- Thực hiện việc ti p công dân thường xuyên, định kỳ, tổ chức, phục vụ các buổi ti p công dân của Lãnh đạo Ban, ãnh đạo Quận.
2.2 Thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại Ban Bồi thƣờng giải phóng mặt bằng Quận Bình Thạnh
2.2.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng quận Bình Thạnh cũng đã thực hiện hoạch định nguồn nhân lực theo quy trình:
Bước1: Phân tích môi trường, x c định mục tiêu và chi n ược cho doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bước 3: Dự báo khối ượng công việc.
Bước 4: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực.
Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, k hoạch, chương tr nh thực hiện.
Bước 6: Kiểm tra, đ nh gi t nh h nh thực hiện.
Thứ nhất, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng phân tích môi trường bên trong của đơn vị. Ban bồi thường giải phóng mặt bằng à đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về tài chính. Vì vậy chỉ tiêu về nhân sự căn cứ vào khối ượng công việc. Hàng năm Ban bồi thường giải phóng mặt bằng luôn hoạch định nguồn nhân lực của đơn vị, xác định nguồn nhân lực đảm bảo với khối ượng công việc.
Đồng thời việc hoạch định nguồn nhân lực cũng căn cứ vào tính chất công việc. Với tính chất công việc bồi thường, x c định bản vẽ, đo đạc, xác minh nên tỷ lệ nam tại đơn vị chi m tỷ lệ cao. Hiện tại, lực ượng ao động của đơn vị à 61 người, trong đó ao động nam chi m nhiều hơn ao động nữ. Lao động nam chi m 67.21%, ao động nữ chi m 32,79%. Ta có số ượng nam và nữ trong đơn vị như sau:
STT Bộ phận Nam Nữ Tổng cộng 1 Tổ Tổ chức hành chính-Quản trị 9 4 13 2 Tổ Kế toán – Tài vụ 3 5 8 3 Tổ Nghiệp vụ Bồi thƣờng 1,2 và 3 25 7 32 4 Tổ Pháp chế 2 3 5 5 Tổ Tiếp dân 2 1 3 Tổng cộng 61
Bảng 1 : Cơ cấu lao động tại các tổ năm 2017 tại đơn vị
Trên đây à hiện trạng công việc tại cơ quan những năm gần đây. Đơn vị luôn phân tích hiện trạng công việc để đảm bảo chất ượng công việc.
Thứ hai, hiện nay khối ượng các dự án triển khai nhiều, đơn vị đã dự báo phân tích công việc từ đó ập k hoạch tuyển dụng thu hút nhân tài. Vì vậy, dể đ p ứng với nhu cầu của công việc nên số ượng của nhân viên cũng tăng ên rất nhiều. Tuy nhiên trên thực t việc bi n động nhân sự tại cơ quan vẫn khá phổ bi n khi số ượng nghỉ việc những năm gần đây tăng. . Những nhân viên ra đi có nhiều do: người giỏi trong cơ quan cảm thấy điều kiện làm việc không hợp hoặc ương ổng thấp, mặt khác do tính chất công việc là luôn chịu áp lực rất lớn lại hơi cứng nh c, khô khan. Công việc ti p dân phải h t sức mềm dẻo, đ i hỏi sự kiên nhẫn rất lớn với một số người đó à một việc làm khó và họ hông vượt qua được nên chấp nhận quy luật đào thải buộc phải ra đi.. Do đó số ượng ao động cũng có sự bi n động lớn. Tuy nhiên đơn vị luôn có k hoạch hoạch định từ trước nên số ượng nhân viên vẫn đ p ứng đầy đủ, đảm bảo ti n độ của công việc.
Thứ ba, việc hoạch định nguồn nhân lực x c định nhu cầu nguồn nhân lực, ngoài x c định số ượng c n x c định chất ượng, tr nh độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp
với công việc. Chất ượng của nhân viên trong đơn vị được đ nh gi qua qu tr nh àm việc và mức độ hoàn thành công việc. Hiện nay đội ngũ nhân sự đơn vị là lực ượng trẻ, năng động và có nghiệp vụ về bồi thường, đất đai, đúng chuyên môn nên cơ ản đảm bảo chất ượng.
Việc hoạch định nguồn nhân lực của đơn vị giúp đơn vị trả lời những câu hỏi:
Đơn vị cần những nhân viên như th nào? Khi nào đơn vị cần họ?
Họ cần phải có những kỹ năng, phẩm chất nào?
Đơn vị đã có sẵn những người thích hợp chưa? Và n u đã có sẵn thì họ có những ki n thức, th i độ và kỹ năng cần thi t hay hông? Đơn vị sẽ tuyển dụng mới từ bên ngoài hay lựa chọn từ những người có sẵn
Từ đó sẽ giúp cho cơ quan đưa ra những chính sách Thu hút – Đào tạo và Phát triển – Duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp uôn đảm bảo lực ượng ao động (kỹ năng, phẩm chất cần thi t) để thực hiện các mục tiêu đã đề ra
2.2.2. Phân tích công việc và đưa ra tiêu chuẩn
Trên cơ sở hoạch định nguồn nhân lực về số ượng và chất ượng. Đồng thời trên cơ sở sơ đồ tổ chức bổ máy, chức năng nhiệm vụ của từng tổ, ãnh đạo Ban ti n hành xây dựng bảng mô tả công việc đưa ra tiêu chuẩn tuyển dụng về tr nh độ chuyên môn, nghiệp vụ, tr nh độ ngoại ngữ, tin học…
Bản mô tả công việc của đơn vị tập trung vào các câu hỏi:
1. Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức? 2. Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
3. Mục tiêu công việc đó à g ?
4. Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ y u phải hoàn thành?
5. Công việc được thực hiện ở đâu?
6. Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
8. Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Với những câu hỏi đó, hàng tuần vào thứ 6 tất cả c c nhân viên trong Ban đều ti n hành báo cáo công việc thực hiện trong một tuần (từ thứ 6 tuần trước đ n thứ 5 tuần hiện tại) cho ãnh đạo Ban. Đây à cơ sở để ãnh đạo Ban n m b t tình hình thực hiện công việc đồng thời có những hỗ trợ kịp thời.
Bảng 2: Bảng báo cáo công việc hàng tuần
STT Công việc Thời gian thực hiện Kết quả thực hiện
Thứ 6
Thứ 2
Thứ 3
Thứ 4
Thứ 5
Bảng báo cáo công việc cũng à cơ sở để xây dựng đề án vị trí việc làm. Mỗi công viêc sẽ có tiêu chuẩn riêng, tr nh độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc. Hiện tại Ban bồi thường đã xây dựng đề án vị trí việc àm x c định số ượng người làm việc tại từng vị trí, cụ thể như sau:
Bảng 3: Bảng số lượng người đang làm việc chính thức tại đơn vị và số người dự kiến cần thiết để thực hiện công việc
TT VỊ TRÍ VIỆC LÀM Số lƣợng ngƣời cần thiết để làm việc Số lƣợng ngƣời làm việc thực tế I Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành
02 Vị trí Phó Trưởng Ban 1 01 01
03 Vị trí Phó Trưởng Ban 2 01 01
04 Vị trí Phó Trưởng Ban 3 iêm Trưởng phòng Pháp ch 01 01
05 Vị trí K to n Trưởng 01 01
06 Vị trí Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính quản trị 01 01
07 Vị trí Trưởng phòng Pháp ch 01 00
08 Vị trí Trưởng Phòng Ti p dân, giải quy t khi u nại tố cáo (gọi t t
là Phòng Ti p dân). 01 01
09 Vị trí Trưởng phòng Nghiệp vụ 1, 2, 3 03 02
10 Vị trí Phó Trưởng Phòng K toán - Tài vụ 01 01
11 Vị trí Phó Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính quản trị 01 00
12 Vị trí Phó Trưởng Phòng Pháp ch 01 01
13 Vị trí Phó Trưởng Phòng Ti p dân 01 00
14 Vị trí Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ 1, 2, 3 06 03
II Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ
01 Chuyên viên Tổ chức - Hành chính quản trị (Văn thư - Lưu trữ) 02 02 02 Chuyên viên Tổ chức - Hành chính quản trị (Tổng hợp, quản trị) 03 03
03 Nhân viên Bảo vệ - Giao liên 05 05
III Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp
01 Chuyên viên K toán - Tài vụ 05 05
02 Chuyên viên Pháp ch 05 04