4. Nắm bắt được những quy trình nghiệp vụ chuyên ngành (Kế toán, Kiểm toán, Tà
3.4.2. Tổ chức công tác kế toán
3.4.2.1. Chính sách kế toán
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: quy định trong việc ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) và được tuân theo quy tắc chuyển đổi từ các đơn vị khác sang VNĐ theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm thanh toán.
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế Toán Tổng hợp Kế toán Tiền lương Thủ quỹ
Phòng kế toán tiến hành thực hiện các công tác kế toán ban hành và áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Trưởng BTC.
Tuyên bố về tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: giám đốc đảm bảo đã tuân thủ đầy đủ yêu cầu của các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán công ty áp dụng.
Hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty: dựa vào hệ thống chứng từ theo mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính phát hành.
Hệ thống báo cáo tài chính:
Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.4.2.2. Đặc điểm chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán gồm: Phiếu thu, phiếu chi, séc, biên lai thu tiền, các hóa đơn bán hàng, mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Chứng từ kế toán có đầy đủ các yếu tố sau:
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
Ngày tháng, năm lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
Nội dung, nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, để chi ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
3.4.2.3. Hình thức kế toán:
Từ yêu cầu thực tế và đặc điểm kinh doanh, hiện tại công ty TNHH Châu Thiên Như đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản là các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc được phân loại và tổng hợp.
Công ty áp dụng song song trình tự kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và hình thức kế toán trên máy vi tính.
Sơ đồ tổ chức hệ thống chứng từ * Trình tự tiến hành ghi sổ
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày hoặc định kỳ. Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
* Diễn giải:
Hằng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ.
Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra được ghi vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong được chuyển tới kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền) ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Cuối tháng, kế toán khoá sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh của
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ/ Thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Chứng từ
ghi sổ Sổ đăng ký
từng tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối phát sinh phải khớp nhau và phải khớp với số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và số dư của từng tài khoản (dư nợ, dư có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số dư (dư nợ, dư có) của bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các biểu kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở sổ hay thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán tổng hợp được chuyển đến bộ phận kế toán chi tiết để ghi sổ, thẻ chi tiết. Cuối tháng, kế toán cộng các sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng này đối chiếu với tài khoản tổng hợp tương ứng trên sổ cái.
Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi được kiểm tra, đối chiếu với sổ cái được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Bên cạnh hạch toán các nghiệp vụ theo phương pháp kế toán thủ công để lưu giữ và xử lý các chứng từ sổ sách lưu vào kho thì doanh nghiệp đang dần cập nhật để sử dụng kế toán máy vi tính một cách hoàn thiện hơn. Phần mềm mà kế toán sử dụng là Mekong Soft. Phần mềm được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ. Phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Quy trình sử dụng kế toán máy ở công ty:
Bước 1: Lập và luân chuyển chứng từ.
Bước 2: Tổ chức và xử lý chứng từ. Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để thuận tiện cho việc xử lý.
Bước 3: Căn cứ chứng từ đã xử lý để nhập dữ liệu vào máy.
Bước 4: Máy tính toán phân loại, hệ thống hóa thông tin theo chương trình đã định để có thông tin tổng hợp nên các tài khoản thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính...Các thông tin này được hiển thị trên màn hình máy tính và được in ra giấy lưu vào tập hồ sơ của công ty.
Cuối mỗi kỳ kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết chứng từ kế toán, các phần hành kế toán tổng hợp lập báo cáo.
* Trình tự tiến hành ghi sổ
Sơ đồ 3.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
* Diễn giải:
a. Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. b. Công việc cuối tháng:
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Phương pháp kiểm kê định kỳ.
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng nhập kho – tồn kho cuối kỳ
Tồn kho cuối kỳ.
Chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê hàng hóa. BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
-BÁO CÁO TÀI CHÍNH -BÁO CÁO KẾ TOÁN
QUẢN TRỊ MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Kiểm tra, phân loại chứng từ hạch toán.