2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Gia Vũ
2.1.4.2 Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc:
Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó.
Vạch ra đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt mức lợi nhuận cao nhất.
Điều hành và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban. Theo dõi kế hoạch làm hàng của từng lô hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng như nội dung, tiến độ làm hàng, hạn chế thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hóa xảy ra cũng như kịp thời chỉ đạo giải quyết những khiếu nại của khách hàng. Kiểm tra việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động, an toàn hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển.
Phòng Kinh doanh kho và vận tải
Làm công tác lưu giữ bảo quản hàng hóa XNK, thực hiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật của từng loại hàng hóa. Quản lý đội xe chở container, xe tải nhỏ, tổ chức việc chở hàng cho công ty.
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU GIÁM ĐỐC PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG NHẬP BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG XUẤT PHÒNG KINH DOANH KHO & VẬN TẢI
Phòng dịch vụ khách hàng:
Quảng bá thương hiện công ty lên các trang mạng
Trực tiếp giới thiệu với khách hàng tiềm năng về dịch vụ của công ty.
Thông báo, hướng dẫn khách hàng về những nghiệp vụ cần thiết để khách hàng tiến hành các công việc ban đầu; cho khách hàng biết tình hình hàng vào kho khi khách hàng yêu cầu.
Nhận những yêu cầu và phản hồi khách hàng để có thể bám sát tình hình, giúp họ giải quyết nhanh chóng những khó khăn, bất cập.
Phòng kế toán
Là bộ phận giúp Giám đốc thực hiện quản lý chặt chẽ về mặt kế toán, tài chính, nắm chắc các số liệu thống kê để có thể phục vụ tốt cho nhiệm vụ chỉ đạo và tổ chức kinh doanh. Đồng thời có trách nhiệm nghiên cứu các hiện tượng kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh nhằm phản ánh toàn diện hoạt động kinh doanh, dịch vụ, giúp lãnh đạo nắm được đầy đủ cụ thể tình hình thực hiện và chỉ ra được điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ hoạt động của công ty đề cho Ban lãnh đạo khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh.
Phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ:
Soạn hồ sơ làm thủ tục hải quan và các công văn, chứng từ cần thiết khác để cho bộ phận xuất và nhập khẩu hoàn thành tốt công việc được giao trong thời gian ngắn nhất.
Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thông tin xuất, nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn…Đồng thời liên lạc với khách hàng để tìm hiểu những thông tin cần thiết về lô hàng giúp cho bộ phận xuất và nhập khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Bộ phận hàng xuất:
Sau khi được giám đốc phân công nhiệm vụ, bộ phận làm hàng xuất sẽ tiến hành theo dõi ngày, giờ, đại điểm đóng hàng, chuẩn bị đồ và thiết bị cần thiết cho việc đóng hàng. Làm các chứng từ bên ngoài như làm C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) và các chứng từ cần thiết khác để hàng hóa được thông quan. Có thể liên lạc với khách hàng để hẹn ngày giờ đóng hàng nếu đóng hàng vào container, hoặc xem booking note của từng khách hàng khi khách hàng đưa hàng vào kho, nhân viên có nhiệm vụ trình danh sách hàng hóa và giấy tờ cần thiết cho kho và yêu cầu đóng hàng dưới sự giám sát và hướng dẫn của mình.Chịu trách nhiệm về việc hư hỏng và mất mát hàng hóa sau khi hàng được đóng vào container đến khi container được xuất đi.
Bộ phận hàng nhập:
Sau khi được giám đốc giao nhiệm vụ. Nhân viên hàng nhập vào kho để chi lẻ cho khách hàng (nếu là hàng lẻ), hoặc đưa nguyên container về kho riêng để rút ruột. Nhân viên hàng nhập sẽ phải làm các chứng từ bên ngoài như nhận lệnh giao hàng, cược container, kiểm tra chất lượng, các giấy tờ cần thiết khác để hàng hóa được thông quan. Làm các công việc tại cảng như mở tờ khai, đóng thuế, thương vụ cảng, giao giấy tờ cần thiết cho kho và chịu trách nhiệm giám sát hàng hóa trong quá trình lấy hàng ra khỏi kho, kí nhận hoàn tất khi khách hàng nhận được hàng.