Quản trị hàng tồn kho

6. Cấu trúc bài luận văn

1.1.2.3. Quản trị hàng tồn kho

Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoạn mua, sản xuất và bán hàng không diễn ra vào cùng một thời điểm. Mặt khác, cần có hàng tồn kho để duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây truyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất chắc trong sản xuất, vì vậy quản trị hàng tồn kho là một việc làm rất quan trọng.

Hàng tồn kho và các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho, dự trữ

Hàng tồn kho: lượng dự trữ của doanh nghiệp là những tài sản mà doanh nghiệp lưu giữ để sản xuất hoặc bán ra sau này. Trong các doanh nghiệp tài sản tồn kho dự trữ thường ở 3 dạng:

 Hàng tồn kho nằm trong quá trình dự trữ sản xuất, gồm:

- Hàng mua đang đi đường là hàng hóa doanh nghiệp đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho.

- Nguyên vật liệu tồn kho (đã nhập kho).

- Dụng cụ trong kho: loại tài sản không thể dùng đến đâu mua đến đó mà luôn có một số lượng dự trữ để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.

 Hàng tồn kho đang trong quá trình trực tiếp sản xuất:tồn tại dưới dạng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hay còn gọi là bán thành phẩm. Có loại tài sản này là do quy trình công nghệ sản xuát không thể cho ra thành phẩm ngay được. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang không chỉ bao gồm giá trị nguyên vật liệu được sử dụng vào sản xuất kinh doanh mà còn bao gồm cả chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung (chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình chế tạo sản phẩm như chi phí nhân viên phân xưởng, khấu hao tài sản cố đinh của phân xưởng…)

 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là khoản giảm giá nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa tồn kho dự kiến sẽ xảy ra trong kì kinh doanh tiếp theo. Chủ yếu xảy ra đối với thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi đi bán. Khi thấy hàng tồn kho

tài sản có khả năng bị giảm giá trị thực tế so với giá trị ghi trên sổ sách nên cần phải lập dự phòng, đó là dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng giảm giá đầu tư tài chính. Ý nghĩa của việc lập dự phòng giảm giá giống như dự phòng phải thu khó đòi.

Chỉ tiêu hàng tồn kho là chi tiêu tổng hợp phản ánh giá trị các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, sau khi đã trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm báo cáo.

Quản trị chi phí hàng tồn kho

Để dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp cần tốn kém chi phí. Các chi phí liên quan đến việc dự trữ hàng tồn kho là: chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội, các chi phí khác…

 Chi phí tồn trữ: chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa hay những chi phí biến đổi tăng, giảm cùng với hàng tồn kho. Tức là những chi phí phí tăng giảm phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho nhiều hay ít. Bao gồm:

- Chí phí hoạt động: chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt mất mát, mất giá trị do hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa.

- Chi phí tài chính: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí thuế, khấu hao…

 Chi phí đặt hàng bao gồm: chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng như; chi phí giấy tờ, chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng. Chi phí này thường ổn định, khối lượng hàng của mỗi lầm đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng nên tổng chi phí đặt hàng cao và ngược lại.

 Chi phí cơ hội: nếu một doanh nghiệp không thực hiện được đơn đặt hàng khi có nhu cầu, công ty sẽ bị đình đốn sản xuất và có thể không kịp giao hàng cho khách hàng. Sự thiệt hại do để lỡ cơ hội này được coi là chi phí cơ hội.

 Chi phí khác: các chi phí được quan tâm trong quản trị hàng tồn kho là các chi phí thành lập kho (chi phí lắp đặt thiết bị kho và các chi phí hoạt động), chi phí tiền lương trả nhân viên làm thêm giờ, chi phí huấn luyện…

Hàng hóa tồn kho được coi là một trong những tài sản quan trọng nhất đối với nhiều công ty. Nó cũng là một trong những tài sản đắt tiền nhất.

 Vòng quay hàng tồn kho: diễn tả tốc độ lưu chuyển hàng hóa, nói lên chất lượng và chủng loại hàng hóa kinh doanh phù hợp trên thị trường. Hệ số này cao (số ngày cho một vòng càng ngắn) càng tốt, tuy nhiên nếu số vòng quay quá cao sẽ thể hiện sự trục trặc trong khâu cung cấp, hàng hóa dự trữ không kịp cung ứng cho khách hàng, gây mất uy tín của doanh nghiệp.

𝑆ố 𝑣ò𝑛𝑔 𝑞𝑢𝑎𝑦 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 = 𝐷𝑜𝑎𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑢 𝑡ℎ𝑢ầ𝑛

𝐻à𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛

 Số ngày luân chuyển hàng tồn kho

𝑆ố 𝑛𝑔à𝑦 𝑙𝑢â𝑛 𝑐ℎ𝑢𝑦ể𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 = 360

𝑆ố 𝑣ò𝑛𝑔 𝑞𝑢𝑎𝑦 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜

1.2. PHÂN BIỆT GIỮA LỢI NHUẬN VÀ TỶ LỆ SINH LỢI CỦA DOANH NGHIỆP

Lợi nhuận trong kinh tế học là phần tài sản mà nhà đầu tư nhận thêm được nhờ đầu tư sau khi đã trừ đi các chi phí liên quan đến việc đầu tư đó, bao gồm cả chi phí cơ hội; là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí. Lợi nhuận trong kế toán là phần chênh lệch giữa giá bán và chi phí sản xuất.

Nói chung, lợi nhuận dùng để chỉ phần thặng dư đạt được trong hoạt động kinh doanh, cái mà phục vụ cho lợi ích của các chủ doanh nghiệp. Lợi nhuận thường được tính trong một thời gian nhất định thường là một năm tài chính và được tính theo doanh thu được từ hoạt động kinh doanh trừ đi các khoản chi phí được sử dụng để đạt được những doanh thu đó.

𝐿ợ𝑖 𝑛ℎ𝑢ậ𝑛 = 𝐷𝑜𝑎𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑢 − 𝐶ℎ𝑖 𝑝ℎí Một vài thước đo lợi nhuận thường được sử dụng:

- Tổng lợi nhuận bằng doanh thu hoạt động trừ đi giá vốn hàng bán.

- Lợi nhuận hoạt động được công ty duy trì sau khi loại bỏ tất cả các chi phí hoạt động (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khấu hao và các chi phí khác) khỏi doanh thu hoạt động.

- Lợi nhuận trước lãi và thuế (EBIT) bằng doanh thu hoạt động cộng thêm doanh thutài chính. Khi một công ty không có doanh thu tài chính thì doanh thu hoạt động thường được sử dụng như lợi nhuận trước thuế và lãi vay.

- Lợi nhuận ròng được tính bằng lợi nhuận trước thuế và lãi vay trừ đi chi phí lãi vay và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bảng 1.1: Bảng báo cáo thu nhập theo mẫu

Báo cáo thu nhập

Doanh thu 1

Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 2

Chi phí hoạt động 6=2+3+4+5

Giá vốn hàng bán 2

Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 3

Chi phí khấu hao 4

Chi phí khác 5

Doanh thu hoạt động 7=1-6

Doanh thu tài chính 8

Lợi nhuận trước thuế và lãi vay 9=7+8

Chi phí lãi vay 10

Thuế thu nhập doanh nghiệp 11

Thu nhập ròng 12=9-10-11

(Nguồn: Phòng kế toán)

Khác với thu nhập, tỷ lệ thu nhập được giải thích như là tỷ lệ của một đơn vị lợi nhuận được chuẩn hóa trên một số biến tham chiếu như là tài sản, vốn chủ sở hữu của công ty. Nó cho biết số lợi nhuận mà công ty có thể tạo ra được khi sử dụng một đơn vị tài sản hay vốn chủ sở hữu của công ty. Chỉ số này được sử dụng để so sánh giữa khả năng sinh lời của các công ty có quy mô và hoạt động khác nhau.

𝑇ỷ 𝑙ệ Sinh 𝑙ờ𝑖 = 𝐿ợ𝑖 𝑛ℎ𝑢ậ𝑛 𝐶ơ 𝑠ở đ𝑜 𝑙ườ𝑛𝑔

Nếu không có lợi nhuận một doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại trong khi nếu có lợi nhuận cao công ty đó có thể thưởng thêm cho chủ sở hữu của công ty hoặc mở rộng việc đầu tư của mình. Việc làm thế nào để tăng lợi nhuận của công ty luôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lý. Họ luôn phải tìm cách để nâng cao tỷ lệ sinh lời của công ty (tăng ROE, ROA).

1.3. ẢNH HƯỞNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỐN LƯU ĐỘNG TỚI LỢI NHUẬN CỦA DOANH NGHIỆP

Chu kì chuyển đổi tiền mặt (Cash Conversion Cycle: CCC) đo lường bao lâu một công ty sẽ bị tước tiền mặt nếu nó tăng đầu tư vào các nguồn lực để mở rộng bán hàng. Do đó nó là một thước đo rủi ro thanh khoản kéo theo bởi sự tăng trưởng. Tuy nhiên việc rút ngắn CCC tạo ra những rủi ro riêng của nó: trong khi một công ty thậm chí có thể đạt được một CCC tiêu cực bằng cách thu thập từ khách hàng trước khi chi trả nhà cung cấp, một chính sách thu thập nghiêm ngặt và thanh toán lỏng lẻo không phải là luôn luôn bền vững.

𝐶𝐶𝐶 = 𝑅𝐶𝑃 + 𝐼𝐶𝑃 − 𝑃𝐷𝑃 𝐶𝐶𝐶 = 𝐾ỳ 𝑡ℎ𝑢 𝑡𝑖ề𝑛 𝑘ℎá𝑐ℎ ℎà𝑛𝑔+ 𝐾ỳ 𝑐ℎ𝑢𝑦ể𝑛 đổ𝑖 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 − 𝐾ỳ 𝑡ℎ𝑎𝑛ℎ 𝑡𝑜á𝑛 𝑐ℎ𝑜 𝑛ℎà 𝑐𝑢𝑛𝑔 𝑐ấ𝑝 = 𝑇ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝐺𝑖á 𝑣ố𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑏á𝑛 365⁄ + 𝐶á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả𝑛 𝑝ℎả𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝐷𝑜𝑎𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑢 𝑡ℎ𝑢ầ𝑛 /365− 𝐶á𝑐 𝑘ℎ𝑜ả𝑛 𝑝ℎả𝑖 𝑡𝑟ả 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ 𝐺𝑖á 𝑣ố𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑏á𝑛/365 Trong đó:

RCP: (Receivable Collection Period) kì thu tiền khách hàng ICP: (Invetory Conversion Period) kì chuyển đổi hàng tồn kho PDP: (Payable Deferral Period) kì thanh toán cho nhà cung cấp

Khi CCC được rút ngắn, tiền mặt trở nên nhàn rỗi cho các mục đích sử dụng khác nhau như: đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở hạ tầng hoặc đổi mới trong khâu sản xuất và bán hàng hoặc là giảm đầu tư vào các tài sản ngắn hạn. Nó sẽ giúp cho công ty mang lại lợi nhuận hoạt động lớn hơn. Ngược lại khi chu kì tiền mặt kéo dài, tiền mặt trở nên chật hẹp đối với các hoạt động của công ty, sẽ còn rất ít các cơ hội đầu tư khác bằng dòng tiền này. Và kết quả dẫn đến giảm lợi nhuận của công ty. Trong thường hợp này ta thấy được mối quan hệ ngược chiều giữa chu kì chuyển đổi tiền mặt và lợi nhuận của công ty.

Như vậy, chu kỳ tiền mặt có thể được rút ngắn bằng cách giảm thời gian chuyển đổi hàng tồn kho qua việc xử lý và bán hàng hóa nhanh hơn hoặc bằng cách

giảm thời gian thu tiền khách hàng qua việc tăng tốc thu nợ hoặc bằng cách kéo dài thời gian thanh toán qua việc trì hoãn trả nợ cho nhà cung cấp.

Tín dụng thương mại là một phương tiện để thu hút khách hàng mới. Nhiều công ty đã thay đổi các điều khoản tín dụng chuẩn của họ để lôi kéo các khách hàng mới và để giành được các đơn hàng lớn. Việc mở rộng tín dụng có thể kích thích doanh thu tăng lên bởi vì nó cho khách hàng một khoảng thời gian để kiểm tra lại số lượng cũng như chất lượng sản phẩm trước khi thanh toán. Tín dụng thương mại cũng là một cách giảm giá hữu hiệu, giúp công ty duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tuy nhiên, điều đó có thể làm cho bộ phận tài chính của công ty phải đối mặt với các vấn đề về thanh khoản và dòng tiền, làm tăng rủi ro kinh doanh cho công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng nới lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Để hạn chế rủi ro, công ty nên theo đuổi một chính sách tín dụng chặt chẽ với kỳ hạn thanh toán hợp lý để cải thiện dòng tiền hoạt động và khả năng sinh lợi đồng thời không bị mất các khách hàng tốt. Khi quyết định thời hạn bán chịu, nhà quản lý phải cân nhắc các yếu tố như: rủi ro kinh doanh của khách hàng, khối lượng hàng mua và loại hàng hóa công ty bán cho khách hàng. Công ty có thể đề nghị một khoản chiết khấu bằng tiền mặt khi khách hàng thanh toán trước thời hạn hoặc chiết khấu theo khối lượng hàng mua cho những khách hàng sẵn sàng ký hợp đồng mua dài hạn.

Bên cạnh quản trị tín dụng, quản trị hàng tồn kho cũng là một vấn đề không kém phần quan trọng. Việc duy trì mức tồn kho cao sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sự gián đoạn trong quá trình sản xuất và thua lỗ trong kinh doanh do khan hiếm hàng hóa, giảm được chi phí cung ứng và hạn chế sự biến động về giá cả. Mặc dù vậy, một công ty có lượng hàng tồn kho lớn và chính sách tín dụng thiếu chặt chẽ có thể phải gánh chịu sự sụt giảm về khả năng sinh lợi. Do đó, đầu tư nhiều vào hàng tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro nhưng đồng thời cũng làm giảm khả năng sinh lợi của công ty.

Ngoài ra, thời gian thanh toán cho nhà cung cấp càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền hoạt động. Tuy nhiên, khi kéo dài thời gian trả tiền hàng hóa cho người bán, các nhà quản lý phải tính toán cẩn thận vì khi đó họ không chỉ bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán mà uy tín của chính công ty cũng có thể bị ảnh hưởng.

Bên cạnh đó, tồn kho hàng hóa cũng là một vấn đề rất quan trọng vì đây là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của hai bộ phận là sản xuất và kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán lượng dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Trong khi đó, bộ phận kinh doanh phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, tuy nhiên, trong thực tế có những mặt hàng đem lại doanh thu rất ít cho công ty nhưng lại được tồn kho nhiều hoặc có một vài khâu sản xuất nào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm và nguyên vật liệu quá cao so với các khâu còn lại. Vì thế, việc tính gọn những hạng mục có lượng tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền đáng kể cho công ty.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Mục tiêu chính của quản trị vốn lưu động là phải đảm bảo đủ dòng tiền để các công ty duy trì hoạt động kinh doanh một cách bình thường trên cơ sở giảm thiểu rủi ro mất khả năng đáo ứng các nghĩa vụ tài chính trong ngắn hạn.

Việc quản lý, sử dụng hợp lý tài sản lưu động cũng như vốn lưu động có ảnh hướng rất lớn đối với việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp và việc quản lý tốt vốn lưu động thể hiện phần nào sự kinh doanh hiểu quả của doanh nghiệp. Vì vậy quản trị vốn lưu động một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Muc tiêu quan trọng nhất của các doanh nghiệp đó là tối đa hóa lợi nhuận, do việc quản trị vốn lưu động có tác động tốt hoặc xấu đến khả năng sinh lợi của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần chú trọng việc quản trị tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho một cách hợp lý.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ VỐN LƯU ĐỘNG CỦA

CÔNG TY FSI VIỆT NAM

2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY FSI VIỆT NAM 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty

2.1.1.1. Tên và địa chỉ công ty

Tên công ty : Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI Tên tiếng anh : FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt : Tên giao dịch :

Email : info@fsivietnam.com.vn

Website : www.fsivietnam.com.vn

Giấy CNĐKKD: 0102458889 - đăng ký thay đổi lần thứ 2 - Sở KH&ĐT thành phố