Trước khi lễ hội diễn ra Ban Tổ chức lễ hội chọi trâu được thành lập với sự tham gia của cơ quan chuyên môn, đó là Phòng VH-TT và TTVH- TT&DL huyện Phù Ninh, cùng với các cấp chính quyền địa phương có nhiệm vụ tổ chức, điều hành lễ hội, nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đảm bảo cho thời gian diễn ra lễ hội được đúng với mục đích và yêu cầu.
Ban Tổ chức lễ hội chọi trâu điều phối công tác tổ chức, quản lý lễ hội, thanh tra, kiểm tra, xử lý các sai phạm xảy ra trong thời gian lễ hội, đảm bảo cho lễ hội hoạt động theo đúng quy chế tổ chức lễ hội. Đồng thời hoạt động của Ban Tổ chức còn đảm bảo cho các hoạt động trong lễ hội đáp ứng nhu cầu về tâm linh, hưởng thụ văn hóa, tinh thần của người tham dự lễ hội theo quy định của pháp luật. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến vận động người dân nâng cao tinh thần trách nhiệm khi tham gia lễ hội, góp phần gìn giữ, bảo tồn, phát huy và giới thiệu nét đẹp văn hóa truyền thống của lễ hội chọi trâu với người dân trong và ngoài địa phương.
Ban Tổ chức lễ hội còn tổ chức, quản lý, chuẩn bị về nguồn nhân lực, vật lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho lễ hội, như các đồ lễ, sân khấu, sân chọi trâu, âm thanh, ánh sáng…
Để sắp xếp và bố trí đội ngũ nhân sự phù hợp, đúng vị trí, trước khi phân công nhiệm vụ, Ban Tổ chức lễ hội đã xây dựng kế hoạch, kiểm tra đánh giá phân loại nhân sự. Việc phân công công việc được thực hiện với phương châm công bằng, tạo điều kiện để các thành viên được khẳng định và thể hiện năng lực của mình trong công việc chuyên môn, đồng thời, kịp thời thu thập thông tin, lắng nghe sự phản ánh trao đổi của từng cá nhân, trợ giúp lẫn nhau trong khả năng và điều kiện cho phép.
Tuy vậy công tác đào tạo cán bộ còn nhiều hạn chế, cán bộ văn hóa xã còn kiêm nhiệm, chưa được đào tạo chuyên môn về quản lý văn hóa. Đặc biệt là quản lý nhà nước về lễ hội nên việc quản lý các vấn đề trước, trong và sau lễ hội còn nhiều vấn đề thực hiện chưa tốt.