2.3.2.1. Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ: dùng để phản ánh TSCĐ tăng do mọi nguyên nhân như: mua sắm, nhận gốc liên doanh liên kết, nhận lãi vốn.
Chứng từ gốc về phân bổ tiền lương
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 334, 335, 338
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết TK 334, TK 338
Sổ tổng hợp chi tiết TK 334, TK 338
- Biên bản thanh lý TSCĐ: dùng để phản ánh tài sản cố định giảm do thanh lý hoặc nhượng bán. Sau khi thanh lý xong căn cứ vào chứng từ thanh toán tổng số chi phí thanh lý thực tế và giá trị thu hồi ghi vào dòng chi phí thanh lý và giá trị thu hồi. Biên bản này phải do Ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, và giám đốc công ty.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: dùng để theo dõi quá trình sửa chữa lớn TSCĐ (từ khi bắt đầu sửa chữa lớn đến khi kết thúc hoàn thành bàn giao bộ phận sử dụng). Bên bản này được lập thành 2 bản, đại diện cho đơn vị 2 bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị có TSCĐ sửa chữa, soát xét xong lưu tại phòng kế toán.
- Biên bản kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ: dùng để theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ trước và sau khi đánh giá lại theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Biên bản này được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng hồ sơ kĩ thuật của TSCĐ.
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng:
TK 211: tài sản cố định hữu hình
Theo dõi tình tình hiện có và sự biến động nguyên giá tài sản cố định hữu hình.
Bên Nợ: nguyên giá tăng khi: - mua sắm, xây dựng, nhận vốn góp… - nâng cấp, cải tạo hoặc khi đánh giá lại. - phát hiện thừa khi kiểm kê
Bên Có: nguyên giá giảm khi: - thanh lý, bán, mang đi góp vốn hoặc trả lại vốn góp
- tháo dỡ bộ phận, đánh giá lại… - phát hiện thiếu khi kiểm kê Dư Nợ: phản ánh nguyên giá TSCĐ sử dụng tại đơn vị cuối kì. TK 213: tài sản cố định vô hình Chứng từ tăng giảm TSCĐ Chủ sở hữu Hợp đồng giao nhận Kế toán TSCĐ Bảo quản, lưu trữ Quyết định tăng, giảm Lập biên bản giao nhận TSCĐ Lập thẻ, huỷ thẻ TSCĐ Sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ
Bên Nợ: nguyên giá tăng khi đầu tư, nghiên cứu, nhận vốn góp. Bên Có: nguyên giá giảm khi thanh lý, nhượng bán hoặc xoá sổ Dư Nợ: phản ánh nguyên giá TSCĐ vô hình dùng tại đơn vị cuối kì. TK 214: hao mòn tài sản cố định.
Theo dõi giá trị hao mong của TSCĐ sử dụng tại đơn vị Bên Nợ: giá trị hao mòn TSCĐ tại đơn vị giảm
Bên Có: giá trị hao mòn tăng khi trích khấu hao TSCĐ
Dư Có: phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ sử dụng tại đơn vị cuối kì.
2.3.2.3. Tổ chức hạch toán chi tiết:
- Thẻ tài sản cố định: dùng để theo dõi số hiện có về tài sản cố định tại đơn vị (khi tài sản cố định tăng lập thẻ mới, khi tài sản cố định giảm thì huỷ thẻ)
Cơ sở phương pháp ghi: căn cứ vào chứng từ tăng, giảm tài sản cố định, khi tài sản cố định tăng kế toán mở thêm thẻ, mỗi tài sản cố định được mở trên một tờ thẻ riêng phản ánh các chỉ tiêu nguyên giá, nước sản xuất, số năm sử dụng, công suất thiết kế…căn cứ vào chứng từ giảm tài sản cố định kế toán huỷ thẻ tài sản cố định.
- Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng. Sổ này dùng để theo dõi số hiện có tình hình biến động tài sản cố định của từng bộ phận trong đơn vị.
Cơ sở phương pháp ghi: căn cứ vào chứng từ tăng, giảm tài sản cố định của bộ phận. Khi tài sản cố định tăng thêm ghi 1 dòng trên sổ. Khi tài sản cố định giảm kế toán xoá tên tài sản cố định trên sổ và ghi rõ lý do giảm tài sản cố định.
- Sổ tổng hợp tài sản cố định: dùng để theo dõi số hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản cố định của đơn vị.
Cơ sỏ phương pháp ghi: tương tự như sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng.
- Bảng tính và phân bố khấu hao tài sản cố định: dùng để phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng tài sản cố dịnh hàng tháng.
Cơ sỏ phương pháp ghi: dòng khấu hao đã tính tháng trước lấy từ bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định tháng trước. Các dòng số khấu hao tài sản cố định tăng, giảm tháng này được phản ánh chi tiết cho từng tài sản cố định có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao tài sản cố định theo chế độ quy định hiện hành về khấu hao tài sản cố định.
2.3.2.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp:
Do công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung nên chu trình ghi sổ kế toán phần tài sản cố định như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Chứng từ tăng giảm TSCĐ Bảng phân bổ khấu hao
Nhật ký chung Thẻ Tài sản cố định Sổ cái các TK 211, 212, 213, 214, 241 Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Sổ tổng hợp TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh