2.3.1. Phần hành về tiền lương:
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho công ty.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, là vấn đề nhạy cảm, công ty sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với công ty thì tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do công ty sáng tạo ra. Do vậy, công ty phải sử dụng lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương.
Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, là nhân tố giúp cho công ty hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình.
Công ty trả lương theo 2 hình thức: lương theo thời gian được áp dụng với các nhân viên quản lý, hành chính, kế toán, tổng hợp…, và trả lương theo sản phẩm đối với nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm tại các nhà máy.
2.3.1.1. Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH…để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Tại công ty thì sử dụng phương pháp chấm công ngày. Nghĩa là mỗi khi người lao động làm việc tại công ty hoặc làm việc khác cho công ty như: hội nghị, họp… thì mỗi ngày dùng một kí hiệu để chấm công cho ngày đó.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. Hàng ngày, người phụ trách căn cứ vào số giờ làm thêm
thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong ngày. Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán (trường hợp thanh toán tiền)
- Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong công ty, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và thanh toán cho người lao động. Bảng này được lưu tại phòng kế toán của đơn vị.
- Giấy đi đường: là căn cứ để cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tàu xe sau khi về công ty. Khi đi công tác về, người đi công tác xuất trình giấy đi đường để phụ trách bộ phận xác nhận ngày về và thời gian được hưởng lưu trú. Sau đó đính kèm các chứng từ trong đợt công tác (như vé tàu xe, hoá đơn thanh toán tiền phòng nghỉ…) vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán công tác phí, thanh toán tạm ứng. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi thanh toán. Giấy đi đường và các chứng từ có liên quan được lưu ở phòng kế toán của công ty.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: nhằm xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.Bảng thanh toán tiến làm thêm giờ này phải kèm thêm bảng chấm công làm thêm giờ của tháng đó, có đầy đủ chữ kí của người
lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt. Bảng thanh toán này được lập thành 1 bản để làm căn cứ thanh toán.
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê để thực hiện những công việc không lập được hợp đồng như: thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị… Chứng từ được dùng thanh toán cho người lao động thuê ngoài.
- Hợp đồng giao khoán: là bản kí kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác định về khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời là cơ sở thanh toán chi phí cho người nhận khoán.
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán: là chứng từ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để 2 bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản. Biên bản này phải có đầy đủ chữ ký của đại diện bên giao khoán và đại diện bên nhận khoán thực hiện hợp đồng.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp mà đơn vị và người lao động phải lập trong tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lương, tiền công và các khoản trợ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi có TK 334, TK 335, TK 338)
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng:
TK 334: phải trả người lao động
Bên Nợ: - các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập người lao động
Bên Có: Các khoản tiền lương, thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động.
Số dư bên Có: các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động.
Trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động.
TK 338: phải trả, phải nộp khác.
Bên Nợ: - nộp lên cơ quan quản lý quỹ hoặc công đoàn nói trên - Số chi hộ bảo hiểm xã hội.
Bên Có: Kinh phí công đoàn, BHXH, bảo hiểm y tế, trợ cấp thất nghiệp phải trích trong kì.
Số dư bên Có: phản ánh bảo hiểm y tế, BHXH, bảo hiểm thất nghiệp còn phải nộp hoặc kinh phí công đoàn chưa trích hết.
Số dư bên Nợ: - chi hộ nhưng chưa được cấp bù
- chi kinh phí công đoàn vượt 1% để lại công ty
2.3.1.3. Tổ chức hạch toán chi tiết:
- Sổ chi tiết TK 334: phải trả người lao động.
Sổ này phản ánh tình hình thanh toán với người lao động trong công ty, sổ được lập theo từng nhà máy, từng bộ phận của công ty.
Cơ sở phưưong pháp ghi sổ: căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng nhà máy, bộ phận, kế toán ghi vào phát sinh có TK 334, căn cứ vào các chứng từ phản ánh khoản khấu trừ, kế toán ghi vào phần phát sinh nợ TK 334.
- Sổ chi tiết TK 338: phải trả, phải nộp khác.
Sổ được mở chi tiết theo từng nhà máy, bộ phận của công ty và mở chi tiết cho từng khoản trích theo lương.
Cơ sỏ phương pháp ghi: căn cứ vào chế độ các khoản trích theo lương, kế toán ghi vào phần phát sinh có TK 338 (chi tiết cho từng khoản trích theo lương) Căn cứ vào chứng từ thanh toán bảng thanh toán tiền lương để xác định các khoản khấu trừ vào thu nhập công nhân viên, các khoản phải nộp cho cấp trên về các quỹ theo quy định, các khoản chi tiêu kinh phí công đoàn tại công ty.
2.3.1.4. Tổ chức hạch toán tổng hợp:
Do công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung nên chu trình ghi sổ kế toán phần hành tiền lương như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu