8. Tổng quan và tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty
Bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần mía đường 333 Đắk Lắk được tổ chức theo mô hình: trực tuyến - chức năng. Người lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp đỡ của những người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn, và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo của tổ chức vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp.
Cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty là Đại hội đồng cổ đông, toàn quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty và có nhiệm vụ thông qua, sửa
đổi, bổ sung Điều lệ Công ty, thông qua các báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư, bầu hoặc bãi nhiệm HĐQT và ban kiểm soát. Hàng năm ĐHĐCĐ sẽ bầu ra HĐQT, HĐQT có nhiệm vụ báo cáo trước ĐHĐCĐ tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, phương hướng phát triển và kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. ĐHĐCĐ cũng sẽ bầu ra ban kiểm soát, ban kiểm soát sẽ thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty là Tổng giám đốc và là người điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. TGĐ do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm và không nhất thiết phải là cổ đông Công ty. TGĐ chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao. TGĐ có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của HĐQT, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức quản lý nội bộ Công ty theo đúng Điều lệ Công ty, nghị quyết ĐHĐCĐ và HĐQT, ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo sự phân cấp của Điều lệ Công ty, báo cáo tình hình hoạt động tài chính, kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Công ty trước HĐQT, thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và của Công ty.
Giúp việc cho TGĐ là các phó Tổng giám đốc. Phó Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của TGĐ và được TGĐ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý, ủy quyền một số quyền hạn nhất định như: phó Tổng giám đốc phụ trách đầu tư vùng nguyên liệu mía, phó Tổng giám đốc phụ trách sản
xuất, phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, phó Tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật.
Các phòng chức năng tại Công ty bao gồm: phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ hạch toán kế toán, quản lý, kiểm soát hoạt động tài chính, thống kê, báo cáo và phân tích hoạt động kinh tế. Phòng tổ chức - hành chính có nhiệm vụ quản lý lao động, tiền lương, chế độ, chính sách đối với người lao động, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, phụ trách dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, phụ trách công tác đào tạo, quản lý hành chính, văn thư, quản lý tài sản, trang thiết bị, dụng cụ văn phòng.
Phòng kế hoạch – kinh doanh có nhiệm vụ tổng hợp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Theo dõi, hỗ trợ các đơn vị trong công tác triển khai thực hiện kế hoạch. Tổng hợp xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty, theo dõi, tổng hợp thông tin, đánh giá, điều độ sản xuất, cung ứng nhiên vật liệu phục vụ sản xuất, vật tư, thiết bị phục vụ sửa chữa, lắp đặt dự án đầu tư.
Phòng kiểm nghiệm có nhiệm vụ giám sát quá trình sản xuất của các phân xưởng, kiểm tra chất lượng sản phẩm phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng; nghiệm thu nguyên, vật liệu đầu vào cho sản xuất, phân tích và cung cấp kết quả cho các bộ phận trong quá trình sản xuất đường để sản phẩm sản xuất ra đảm bảo tiêu chuẩn đã đăng ký.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý thiết lập, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật thiết bị toàn Công ty, kiểm soát tình hình sử dụng của các đơn vị, quản lý hồ sơ các sự cố, tham mưu trong sử dụng thiết bị và giải quyết sự cố, xây dựng kế hoạch và tổng hợp quyết toán công tác sửa chữa định kỳ, sửa chữa lớn, quản lý toàn bộ mọi hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực kỹ thuật.
Phòng nông vụ có nhiệm vụ tổ chức xây dựng vùng nguyên liệu mía ổn định, bền vững và chất lượng, đầu tư trồng mới, chăm sóc, hướng dẫn kỹ thuật trồng trọt, canh tác cây mía đảm bảo đủ nguồn nguyên liệu mía cho nhà máy hoạt động, tổ chức thu mua mía, điều tiết đốn chặt và điều hành vận chuyển mía về cho nhà máy, thực hiện công tác khuyến nông, kỹ thuật nông nghiệp, khảo nghiệm và nhân giống mía.
Nhà máy đường có nhiệm vụ sản xuất chế biến đường RS từ nguyên liệu mía, tổ chức điều hành sản xuất theo kế hoạch đã được phê duyệt, kiểm soát thực hiện các quy trình, quy phạm về thiết bị, công nghệ, kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng quy định, quản lý thiết bị, nhà xưởng, vật kiến trúc thuộc phạm vi trách nhiệm kể cả hệ thống xử lý nước thải.
Nhà máy điều có nhiệm vụ chính là sản xuất, chế biến nhân hạt điều xuất khẩu. Phụ lục 14 thể hiện sở đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.
Tổ chức mô hình kế toán tại Công ty là kế toán tập trung. Tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo thông tin kinh tế… đều tập trung ở phòng kế toán của công ty. Phụ lục 13 thể hiện sở đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Đối tác, khách hàng của Công ty chủ yếu là trong nước, tập trung chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh và tỉnh Đắk Lắk.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG 333 ĐẮK LẮK
2.2.1.
a
Để đảm bảo không vi phạm các quy định của pháp luật và hoàn thành mục tiêu đã đề ra, các bộ phận khi xây dựng dự toán phải căn cứ vào những
qui định của Nhà nước cũng như công ty, nguồn lực của bộ phận, tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm và định hướng phát triển trong năm của công ty.
Tại Công ty không phải tất cả các danh mục đều đưa vào kế hoạch, chỉ những danh mục thật sự cần thiết mới đưa vào kế hoạch. Những danh mục được đưa vào kế hoạch là danh mục mà lãnh đạo Công ty đã xem xét có tính ảnh hưởng quyết định đến quá trình sản xuất kinh doanh và mục tiêu đã đề ra sau đó phòng HCTH sẽ thông báo cho các bộ phận được biết. Những danh mục này gồm: thông tin về sản lượng tiêu thụ, thông tin về sản lượng sản xuất, thông tin về chi phí sản xuất, thông tin về chi phí đầu tư, thông tin về doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh. Những thông tin này có tính chất liên đới và tác động lẫn nhau, nắm bắt được các thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động điều tiết sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường, chủ động với các chi phí cần phải chi để mang về lợi nhuận tức thời hoặc trong tương lai, giúp dự báo trước cho Công ty về kết quả kinh doanh sẽ đạt được.
b. Thực trạng tổ chức báo cáo
Dự toán tại Công ty được lập vào cuối quý 4 năm trước và được xây dựng cho cả năm với sự phối hợp của các phòng kinh doanh, sản xuất, kế toán, nhân sự. Dự toán được lập riêng cho từng sản phẩm, phân xưởng sau đó tổng hợp lên bảng dự toán kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả Công ty.
* Quy trình lập dự toán
Bảng 2.1. Quy trình lập dự toán
Giai đoạn Nội dung Bộ phận thực hiện Thời gian
1 Thông báo lập dự toán Phòng HCTH 1 đến 5/11 2 Xây dựng kế hoạch Các phòng ban,
phân xưởng
5 - 20/11 hàng năm
3 Đánh giá kế hoạch Ban lãnh đạo cùng trưởng các phòng ban 20-30/11 hàng năm 4 Hiểu chỉnh, bổ sung sau đánh giá Các phòng ban, phân xưởng 1-15/12 hàng năm 5 Tổng hợp và trình ban lãnh đạo Phòng Tài chính kế toán 15 - 20/12 hàng năm
6 Duyệt kế hoạch Tổng Giám đốc 1 - 10/1 hàng năm
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
* Tổ chức các báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán của công ty bao gồm: báo cáo dự toán sản phẩm tiêu thụ, báo cáo dự toán chi phí sản xuất, báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh. Chi tiết cách lập báo cáo, thời gian lập, đơn vị lập báo cáo được trình bày tóm lược dưới đây.
- Báo cáo dự toán sản phẩm tiêu thụ
Yêu cầu của báo cáo dự toán sản phẩm tiêu thụ là phải cung cấp thông tin sản lượng tiêu thụ, doanh thu dự kiến của cả năm chi tiết theo từng sản phẩm, để từ đó Công ty có thể cân đối sản xuất, các khoản chi phí cho phù hợp. Dự toán sản phẩm tiêu thụ được cán bộ phòng kế hoạch kinh doanh lập chi tiết cho từng sản phẩm và được lập cho cả năm, thời gian lập từ tháng 11 đến 12.
Báo cáo dự toán sản lượng tiêu thu sẽ cho biết sản lượng tiêu thụ và doanh thu dự kiến chi tiết theo từng sản phẩm. Dự toán sản lượng tiêu thụ được xây dựng căn cứ vào 2 chỉ tiêu chính là: tình hình thực hiện năm trước
và bảng phân tích thị trường do phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Dự toán chi tiết doanh thu được xây dựng chi tiết cho từng loại sản phẩm dịch vụ: doanh thu từ bán đường, nhân điều, nước lọc... được tính bằng dự toán sản lượng tiêu thụ nhân với dự toán giá bán sản phẩm.
Thông qua thình hình sản phẩm tiêu thụ năm trước cho thấy được bình quân sản lượng tiêu thụ các tháng, sản lượng tiêu thụ mức thấp nhất và cao nhất của các sản phẩm đường, nhân điều, nước lọc, phân bón... tiếp đến phòng kế hoạch kinh doanh sẽ thống kê thị trường trên các địa bàn mà Công ty đang kinh doanh như tỉnh Đắk Lắk và thành phố Hồ Chí Minh, các địa bàn tiềm năng như Kon Tum, Bình Dương, Bình Định và các đối thủ về sản xuất mía đường trên thị trường để lập bảng phân tích thị trường. Căn cứ vào bảng phân tích tình hình sản lượng tiêu thụ năm trước và bảng phân tích thị trường phòng Kế hoạch kinh doanh sẽ tính dự toán sản lượng tiêu thụ ở năm tiếp theo.
Sau khi phòng Kế hoạch - Kinh doanh lập báo cáo dự toán sản lượng tiêu thụ sẽ gửi phòng Kế toán - Tài chính và phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh xem xét trước khi trình bày bảo vệ dự toán vào cuối tháng 11 hàng năm.
Bảng 2.2. Dự toán sản lượng tiêu thụ - doanh thu
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Báo cáo dự toán sản phẩm tiêu thụ được lập từ đánh giá kết quả thực hiện năm trước và bảng phân tích thị trường đã nhìn rõ tổng quan 2 yếu tố từ quá khứ và dự kiến tình hình kinh doanh trong tương lai nên việc lập dự toán khá đầy đủ. Tuy nhiên việc báo cáo dự toán chỉ lập cho cả năm mà chưa có dự toán hàng quý thì khó thực hiện sát với mục tiêu. Do đó cần bổ sung thêm dự toán tiêu thụ hàng quý trên mẫu báo cáo dự toán.
- Báo cáo dự toán chi phí sản xuất
Báo cáo này phải cung cấp thông tin về dự đoán chi phí sản xuất của năm, chi tiết cho từng sản phẩm. Báo cáo dự toán chi phí sản xuất được phòng Nông vụ, Nhà máy đường, Nhà máy điều lập từ ngày 5 đến 20/11 hàng năm. Báo cáo dự toán chi phí sản xuất được lập riêng cho từng sản phẩm, sau đó tổng hợp lên bảng dự toán kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả Công ty.
Căn cứ vào báo cáo chi phí sản xuất năm trước, các phòng ban và phân xưởng xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí
sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm nhân với dự kiến tỷ lệ lạm phát, chênh lệnh giá cả. Từ đó lấy chi phí trên 1 đơn vị sản phẩm này nhân với dự toán sản lượng tiêu thụ để tính các dự toán chi phí sản xuất tương ứng. Khi phòng Nông vụ, Nhà máy đường, Nhà máy điều lập xong dự toán chi phí sản xuất của từng phòng và nhà máy sẽ gửi báo cáo đó cho phòng Kế toán - Tài chính tổng hợp và trình và phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh xem xét trước khi trình bày bảo vệ dự toán vào cuối tháng 11 hàng năm.
Hình thức của các báo cáo như sau:
Bảng 2.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp chế biến
Bảng 2.4. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
+ Dự toán chi phí sản xuất chung
Bảng 2.5. Dự toán chi phí sản xuất chung
Với phương pháp trên Công ty đã lập được báo cáo dự toán chi phí sản xuất cho từng sản phẩm. Đặc điểm của công ty là sản xuất mía đường ngoài ra còn có chế biến kinh doanh một số sản phẩm phụ tuy nhiên không đáng kể, việc các chỉ tiêu trên báo cáo dự toán chi phí sản xuất thiết lập theo chức năng chi phí như công ty đang làm là hợp lý với mô hình kinh doanh của công ty do đó các chỉ tiêu trên Báo cáo dự toán chi phí sản xuất của Công ty là hợp lý.
- Báo cáo dự toán đầu tư
Báo cáo này phải cung cấp thông tin về dự toán các khoản chi đầu tư theo dự án đầu tư. Hàng năm từ ngày 5 đến ngày 10 tháng 11, cán bộ nhà máy đường, nhà máy điều, phòng kiểm nghiệm, phòng kỹ thuật, phòng nông vụ căn cứ vào dự toán tiêu thụ, sản lượng sản xuất dự kiến và công suất nhà máy, năng xuất hàng năm của nông trường để đưa ra dự toán mua sắm, sữa chữa nâng cấp của bộ phận mình. Sau khi lập xong các phòng ban tiến hành bảo vệ dự toán vào cuối tháng 11 và phòng kế toán - tài chính sẽ tổng hợp dự toán đầu tư để trình ban lãnh đạo phê duyệt.
Các chi phí đầu tư của Công ty thường gồm: Chi phí sửa chữa nhà mày sau vụ ép mía đường, chi phí sửa chữa nhà xưởng chế biến điều, chi phí đầu tư trồng và chăm sóc nông trường mía, chi phí sửa chữa đường vận chuyển mía, chi phí nâng cấp hoặc trang bị mới dây chuyền sản xuất đường, chi phí đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, chi phí đào tạo kỹ sư điều khiển dây chuyền, công nhân sản xuất...
Bảng 2.6. Dự toán đầu tư
Báo cáo dự toán đầu tư của đơn vị thể hiện đầy đủ các khoản đầu tư và chi tiết theo các phòng ban. Mẫu biểu chi tiết theo từng phòng ban và có số liệu tổng giúp các phòng ban dễ thực hiện và bộ phận kế toán dễ tổng hợp, quản lý dễ nắm bắt.
- Dự toán vốn bằng tiền
Báo cáo này phải cung cấp được thông tin dòng tiền thu vào, chi ra theo thời gian, theo hoạt động. Từ ngày 5 đến ngày 20/11 hàng năm cán bộ phòng Kế toán - Tài chính căn cứ vào tình hình thực hiện năm trước nhân với tỷ lệ biến động dự kiến năm sau để đưa ra kế hoạch về các khoản thu chi.