7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Tổ chức báo cáo dự toán trong Doanh nghiệp
a. Khái niệm của dự toán
Dự toán là một kế hoạch hành động đƣợc tính toán một cách chi tiết, nó định lƣợng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp. Báo cáo dự toán thƣờng đƣợc xây dựng cho khoảng thời gian là một năm và có thể chia thành từng quý, từng tháng.
21
Hình thức và số lƣợng các dự toán tuỳ thuộc vào mỗi loại hình doanh nghiệp.
b. Tác dụng của dự toán
- Cung cấp phƣơng tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp. Khi dự toán ngân sách đã đƣợc công bố thì mọi ngƣời có thể thấy rõ ràng mục tiêu và cách thức đạt đƣợc những mục tiêu đó của doanh nghiệp.
- Làm căn cứ để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu sau này.
- Dự đoán trƣớc đƣợc những khó khăn, rủi ro chƣa xảy ra để có cách đối phó thích hợp và kịp thời.
c. Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp
Sơ đồ 1.2. Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp
d. Các báo cáo dự toán
22
định đƣợc lập đầu tiên và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo. Dự toán này đƣợc lập trên cơ sở mục tiêu doanh thu ƣớc tính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trƣớc đồng thời có lƣu ý đến các yếu tố thị trƣờng của quá trình kinh doanh.
- Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phƣơng thức và khả năng thu tiền hàng. Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng. Dự toán này đƣợc lập trên cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự báo về các đối tƣợng mua hàng cũng nhƣ những quy định về thanh toán của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thuộc loại hình kinh doanh bán lẻ do đặc điểm kinh doanh là bán hàng thu tiền ngay nên dự toán này đƣợc bỏ qua không lập.
- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này đƣợc lập dựa trên dự toán doanh thu để xác định giá trị cũng nhƣ lƣợng hàng hoá cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện đƣợc mục tiêu doanh thu đã đề ra một cách thuận lợi. Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng nhƣ xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, lƣu kho, vận chuyển cũng nhƣ sự biến động của thị trƣờng.
- Dự toán giá vốn hàng bán: Đƣợc lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng. Khi lập dự toán này cần chú ý đến phƣơng pháp xác định giá hàng tồn kho. Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và tồn kho đƣợc lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến độ thanh toán từ đó tính đƣợc luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hoá và dự trữ tồn kho. Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng nhƣ chính sách bán hàng của các nhà cung
23
cấp để cân đối cho phù hợp.
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là các dự toán cho các khoản chi phí ƣớc tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
+ Chi phí bán hàng: Ƣớc tính đƣợc dựa trên dự toán doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp. Nó là những chi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hoá và là cơ sở để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi ra cho hoạt động này. Dự toán này đƣợc lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động và doanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng nhƣ các dự toán hoạt động khác. Lƣu ý khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chi phí đối với hai loại khoản mục chi phí này.
- Dự toán cân đối thu chi tiền: Dự toán này đƣợc lập trên cơ sở các dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Mục đích của dự toán này là nhằm cân đối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thể xác định đƣợc nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tƣ ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp.
- Dự toán kết quả kinh doanh: Nhằm xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch. Dự toán này đƣợc lập dựa trên cơ sở các bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng và tồn kho, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toán cũng nhƣ thuế hiện hành. Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quá
24
trình thực hiện sau này của doanh nghiệp.
- Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này đƣợc lập từ các bảng dự toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản cần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để thực hiện đƣợc mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt đƣợc.