7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5. Tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá trong doanh nghiệp
a. Đặc điểm của công tác kiểm soát và đánh giá
26
công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chƣa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.
b. Nguyên tắc và phương pháp
- Phải thể hiện sự biến động giữa thực tế và dự toán: Các báo cáo kiểm soát phải có sự so sánh giữa số thực tế và số dự toán để từ đó xác định mức biến động.
- Vận dụng phƣơng pháp so sánh để đánh giá: Số biến động tính bằng phép tuyệt đối và tƣơng đối.
- Vận dụng phƣơng pháp loại trừ để xác định các nhân tố ảnh hƣởng: Chỉ ra biến động đó là do nhân tố nào ảnh hƣởng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, để đơn giản trong kiểm soát nhân tố ảnh hƣởng thƣờng chỉ xem xét hai nhân tố là nhân tố giá và nhân tố lƣợng.
Nhân tố giá là chênh lệch giữa giá đơn vị thực tế với giá đơn vị dự toán nhân với sản lƣợng sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ thực tế. Ảnh hƣởng của nhân tố giá có thể xác định tổng quát nhƣ sau:
Ảnh hưởng về giá = (Giá đơn vị thực tế - Giá đơn vị dự toán)*Lượng thực tế
Nhân tố lƣợng là chênh lệch giữa khối lƣợng thực tế và khối lƣợng dự toán nhân với giá dự toán. Tùy theo từng trƣờng hợp kiểm soát mà khối lƣợng có thể là lƣợng sản phẩm tiêu thụ, lƣợng vật liệu tiêu hao hay lƣợng sản phẩm sản xuất. Ảnh hƣởng của nhân tố lƣợng có thể xác định tổng quát nhƣ sau:
Ảnh hưởng về lượng = (Lượng thực tế - Lượng dự toán)*Giá đơn vị dự toán
c. Báo cáo kiểm soát và đánh giá
- Báo cáo kiểm soát doanh thu
27
về doanh thu theo từng khu vực kinh doanh, theo loại hình kinh doanh,… Để lập báo cáo kiểm soát doanh thu căn cứ vào số liệu ở sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu trong kỳ theo khu vực, lĩnh vực, loại hình kinh doanh,…
- Báo cáo kiểm soát chi phí
Để lập báo cáo này, cần phải xem xét nhân tố ảnh hƣởng của nhân tố lƣợng và nhân tố giá là nhân tố ảnh hƣởng chủ yếu đến kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi kiểm soát chi phí thông qua việc phân tích biến động về giá và về lƣợng sẽ giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.
Báo cáo kiểm soát chi phí cung cấp cho nhà quản lý thông tin về chi phí cho từng đối tựng tập hợp chi phí (hoạt động sản xuất, dự án, …) và theo từng khoản mục hoặc yếu tố chi phí. Báo cáo này có thể lập theo hƣớng:
+Báo cáo kiểm soát chi phí theo nội dung kinh tế chi phí theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí/ trung tâm chi phí.
+ Báo cáo kiểm soát chi phí theo công dụng kinh tế chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,….)
+ Báo cáo kiểm soát giá thành sản phẩm dịch vụ thực tế so với dự toán, định mức.
Để lập báo cáo kiểm soát chi phí thƣờng căn cứ vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí trong kỳ theo đối tƣợng tập hợp chi phí. Căn cứ vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí, mỗi đối tƣợng đƣợc theo dõi trên cùng một dòng.
- Báo cáo kiểm soát lợi nhuận
Báo cáo kiểm soát lợi nhuận thƣờng đƣợc lập theo mẫu số dƣ đảm phí và chi tiết theo nhiều cách khác nhau, giúp lãnh đạo doanh nghiệp vừa có khả
28
năng đánh giá sinh lợi theo từng sản phẩm, lĩnh vực hoạt động, khu vực thị trƣờng,… Vừa đánh giá đƣợc trách nhiệm quản lý ở các trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tƣ ở những doanh nghiệp có trình độ phân cấp quản lý cao.
Căn cứ vào số liệu từ các sổ kế toán chi tiết doanh thu và chi phí của bộ phận trong doanh nghiệp để lập.
d. Trung tâm trách nhiệm và hệ thống báo cáo trách nhiệm
- Khái niệm về các trung tâm trách nhiệm
Là một bộ phận (phân xƣởng, dây chuyền sản xuất; một phòng, ban; một công ty hoặc toàn bộ công ty) trong một tổ chức mà ngƣời quản lý của bộ phận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhập phát sinh hoặc số vốn đầu tƣ sử dụng vào hoạt động kinh doanh.
+ Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí và doanh thu để lập.
+ Phƣơng pháp lập: Căn cứ vào các dữ liệu tài chính từ các hoạt động hàng ngày đƣợc ghi chép trong hệ thống kế toán, các doanh thu và chi phí đƣợc tiến hành phân loại lại và báo cáo theo các trung tâm trách nhiệm quản lý cụ thể, chỉ có các khoản doanh thu và chi phí mà nhà quản lý có thể kiểm soát đƣợc mới thể hiện trên báo cáo của trung tâm trách nhiệm.
- Các loại trung tâm trách nhiệm
+ Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ có trách nhiệm về việc kiểm soát chi phí trong phạm vi quản lý của mình.
+ Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về các khoản doanh thu.
+ Trung tâm lợi nhuận: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận đạt đƣợc tại đơn vị do mình chịu trách nhiệm quản lý. Do lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ chi phí, do đó nhà quản lý có trách nhiệm quản lý cả doanh thu và chi phí trong phạm vi quản lý của mình.
29
+ Trung tâm đầu tƣ: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lý phải chịu trách nhiệm đối với lợi nhuận và vốn đầu tƣ mà đơn vị đã bỏ ra.
- Các báo cáo trách nhiệm
Tƣơng ứng với các loại trung tâm trách nhiệm đã kể trên, hệ thống các báo cáo trách nhiệm bao gồm:
+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí.
Báo cáo trách nhiệm về chi phí của các bộ phận giúp xác định đƣợc mức độ hoàn thành dự toán chi phí một cách chính xác nhằm giúp cho các nhà quản trị có cơ sở đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận và có thể đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Các chi phí đƣợc xác định trong báo cáo chi phí trong doanh nghiệp sẽ là:
Báo cáo đánh giá trách nhiệm về tình hình mua hàng.
Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm hành chính.
Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm chức năng khác, nhƣ: sản xuất, hậu cần….
+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm về doanh thu của các bộ phận đƣợc lập trên cơ sở số liệu về doanh thu bán hàng của các bộ phận có liên quan, qua đó cũng đánh giá đƣợc mức độ hoàn thành trách nhiệm của các bộ phận.
Báo cáo doanh thu có thể đƣợc lập:
Theo từng ngành hàng, nhóm ngành hàng, từng loại hàng hóa. Theo từng nơi: cửa hàng, chi nhánh, khu vực bán hàng.
Theo từng nhóm khách hàng chủ yếu.
+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Báo cáo kế toán trách nhiệm về lợi nhuận của các bộ phận còn gọi là báo cáo thu nhập bộ phận hay báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho nhà
30
quản trị cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận cũng nhƣ toàn bộ doanh nghiệp một cách chính xác thông qua chỉ tiêu lợi nhuận thực hiện, từ đó nhằm giúp doanh nghiệp có thể đƣa ra những quyết định phù hợp cho từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp của mình.
+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm đầu tƣ
Báo cáo trách nhiệm về đầu tƣ của các trung tâm thì ngoài việc xác định đƣợc mức lợi nhuận thực hiện đƣợc nó còn cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ vào từng trung tâm. Thành quả của các trung tâm đầu tƣ thƣờng đƣợc đánh giá bằng việc sử dụng các thƣớc đo:
Thể hiện qua 2 chỉ tiêu:
Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tƣ (ROI)
ROI = X 100%
Công thức xác định ROI còn đƣợc viết theo cách khác:
ROI = X
ROI = X
Thu nhập thặng dƣ (RI)
RI = Lợi nhuận của Trung tâm đầu tƣ - Chi phí sử dụng vốn
Một báo cáo thực hiện sẽ trình bày số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch của từng chỉ tiêu chủ yếu sao cho phù hợp với từng trung tâm
Lợi nhuận Doanh thu Doanh thu Vốn đầu tƣ
Tỷ xuất lợi nhuận trên doanh thu
Số vòng quay của vốn đầu tƣ Lợi nhuận
31
trách nhiệm. Thông qua các báo cáo này, nhà quản trị sẽ kiểm soát đƣợc hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả.
Nhƣ vậy, các báo cáo trách nhiệm rất cần thiết cho các nhà quản trị trong phân tích hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đánh giá thành quả của bộ phận và ngƣời quản lý của từng bộ phận cũng nhƣ trên phạm vi hoạt động toàn doanh nghiệp. Thông qua phân tích báo cáo bộ phận có thể xác định đƣợc mặt tồn tại và khả năng còn tiềm ẩn ở từng bộ phận trong tổ chức, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, các phƣơng án hoạt động cũng nhƣ các quyết định kinh tế thích hợp.