7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.6. Tổ chức báo cáo phục vụ ra quyết định trong doanh nghiệp
Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phƣơng án khác nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong quá trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định đƣợc vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Để phục vụ thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định, KTQT cần sử dụng công cụ phân tích mối quan hệ chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận (CVP). Việc phân tích này chỉ ra mối quan hệ giữa các nhân tố giá bán, sản lƣợng, chi phí khả biến, chi phí bất biến và kết cấu mặt hàng, đồng thời xem xét sự ảnh hƣởng của các nhân tố đó đến lợi nhuận. Việc phân tích này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc khai thác khả năng tiềm tàng của công ty, là cơ sở để đƣa ra các quyết định nhƣ định giá sản phẩm, dây chuyền sản xuất ...
Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho Kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản lý nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định dƣới hình thức là các báo cáo.
32
a. Báo cáo liên quan đến ra quyết định ngắn hạn
- Quyết định ngắn hạn: Là quyết định kinh doanh mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hƣởng và thực thi thƣờng dƣới 1 năm hoặc ngắn hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thƣờng nhƣ: Quyết định về sự tồn tại hay loại bỏ một bộ phận kinh doanh trong kỳ kế hoạch; Quyết định phƣơng án tự sản xuất hay mua ngoài nguyên vật liệu, sản phẩm; Quyết định bán ở giai đoạn bán thành phẩm hay giai đoạn thành phẩm;…)
- Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Để lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn, Kế toán quản trị doanh nghiệp cần thực hiện các bƣớc sau:
+ Thu thập thông tin (chi phí, doanh thu) liên quan đến các phƣơng án kinh doanh cần ra quyết định;
+ Loại bỏ các thông tin không thích hợp là các chi phí chìm, chi phí giống nhau (cả lƣợng và tính chất) và doanh thu nhƣ nhau của các phƣơng án đang xem xét;
+ Xác định các thông tin thích hợp; + Ra quyết định.
- Mục đích của báo cáo: Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định nhằm cung cấp các thông tin nhanh chóng, ngắn gọn, dễ hiểu và thích hợp về doanh thu và chi phí liên quan đến các phƣơng án, để giúp nhà quản lý ra các quyết định riêng biệt.
- Cách lập: Để lập báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định thƣờng căn cứ vào số ƣớc tính về doanh thu và chi phí của các phƣơng án cần xem xét.
33
Chi tiêu Phƣơng án 1 Phƣơng án 2 Chênh lệch
1. Doanh thu 2. Biến phí - Chi phí NVLTT - Chi phí NCTT - Chi phí SXC 3. Số dƣ đảm phí 4. Định phí 5. Lợi nhuận
b. Báo cáo liên quan đến ra quyết định dài hạn
- Quyết định dài hạn: Là những quyết định có thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hƣởng và thời gian thực thi trên 1 năm hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh (Ví dụ: Quyết định đầu tƣ TSCĐ cho DN; Quyết định đầu tƣ tài chính dài hạn;…).
- Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định đầu tƣ dài hạn
Quyết định đầu tƣ dài hạn thƣờng là: Quyết định đầu tƣ tài sản mới hay tiếp tục sử dụng tài sản cũ; mở rộng quy mô sản xuất; thuê hay mua TSCĐ; lựa chọn các thiết bị khác trong thời gian thích hợp;…
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định đầu tƣ, Kế toán quản trị của doanh nghiệp cần thực hiện các việc sau:
+Phân loại các quyết định thành hai loại sau:
o Quyết định có tính sàng lọc;
o Quyết định có tính ƣu tiên.
+ Thu thập thông tin và phân loại thông tin phù hợp với loại quyết định. + Lựa chọn một trong các phƣơng pháp thích hợp để xác định thông tin (lập dự án đầu tƣ) phù hợp với loại quyết định gồm có:
34
o Phƣơng pháp tỷ lệ sinh lời điều chỉnh theo thời gian;
o Phƣơng pháp kỳ hoàn vốn;
o Phƣơng pháp tỷ lệ sinh lời giản đơn.
+ Quyết định lựa chọn phƣơng án sau khi đã có thông tin thích hợp. - Đặc điểm quyết định đầu tƣ dài hạn
+ Vốn đầu tƣ dài hạn đa số gắn liền với các tài sản dài hạn có tính hao mòn.
+ Thời gian thu hồi vốn đầu tƣ thƣờng kéo dài nhiều năm.
- Các thông tin quan trọng trong quá trình ra quyết định dài hạn: vốn đầu tƣ, dòng tiền, tỷ lệ chiết khấu, thời gian dự án.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lƣợng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Trong chƣơng 1 của luận văn, tác giả đã khái quát những nét cơ bản về Kế toán quản trị và tổ chức các báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp nhƣ tổ chức báo cáo dự toán, tổ chức báo cáo thực hiện, tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá, tổ chức báo cáo liên quan đến ra quyết định. Đây chính là cơ sở lý luận để tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại SIMEXCO ĐẮK LẮK từ đó định hƣớng hoàn thiện tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại SIMEXCO ĐẮK LẮK.
35
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK
2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MTV XNK 2-9 ĐẮK LẮK (SIMEXCO ĐẮK LẮK)
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển SIMEXCO ĐẮK LẮK
Công ty TNHH một thành viên Xuất nhập khẩ -
nghiệp của Đảng, Tỉnh ủ ủ sở hữu. Công ty đƣợc thành lập ngày 08 tháng 6 năm 1993 theo Quyết định số 404/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân tỉ v thành lập doanh nghiệp: Công ty 2-9, thuộc tổ chức Đảng; ngày 01 tháng 11 năm 1994, tại Quyết định số 1062/QĐUB của Ủy ban nhân dân tỉ Bổ sung tên giao dịch cho Công ty 2-9”, Công ty có tên mới là: Công ty xuất nhập khẩ -
năm 2006, tại Quyết định số 146 QĐ/TU của Tỉnh ủ ề việc phê duyệt phƣơng án chuyển Công ty xuất nhập khẩ -
TNHH một thành viên Xuất nhập khẩ -
Tên giao dịch đối ngoại: DakLak September2nd Import – Export Limited Company
Tên viết tắt tiếng Anh: SIMEXCO DAKLAK.,LTD
Trụ sở chính: số 23 Ngô Quyền – TP. Buôn Ma Thuột – Tỉ
Theo nghị quyết Đảng bộ Đắk Lắk lần thứ X, Công ty đƣợc giao nhiệm vụ thu mua cà phê, nông sản xuất nhập khẩu, khai thác và chế biến gỗ. Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ nhờ vào sự nổ lực của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong suốt những năm qua. Kết quả là từ Công ty hoạt động không có hạng nay công ty đã đƣợc công nhận là Doanh nghiệp hạng I và là đầu mối xuất khẩu cà phê lớn tại Đắk Lắk và trong cả nƣớc.Qui mô kinh
36
doanh đƣợc mở rộng lên 55 điểm thu mua chế biến phân tán khắp trong tỉnh và các tỉnh lân cận nhƣ Lâm Đồng, Đắk Nông, Bình Phƣớc...
Công ty hoạt động theo hƣớng phát triển kinh tế của tỉnh Đắk Lắk nói riêng và xã hội nói chung thông qua sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Ban Tài chính quản trị tỉnh Đắk Lắk, nay trực thuộc Văn phòng tỉnh ủy tỉnh Đắk Lắk.
Tùy theo thời vụ Công ty có thể khai thác, thu mua, chế biến và xuất khẩu các mặt hàng nông sản.Trong đó chú trọng mặt hàng cà phê là mặt hàng xuất khẩu trọng điểm của Đắk Lắk; nhập khẩu vật tƣ máy móc thiết bị nguyên vật liệu, phƣơng tiện đi lại phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu của ngƣời dân địa phƣơng.
Ngoài ra công ty còn xuất khẩu ủy thác cho các đơn vị khác nhằm tăng kim ngạch và tạo thêm thu nhập cho Công ty.
Hiện nay, Công ty đã giao dịch, mua bán với 62 nƣớc trên thế giới. Thị trƣờng chính của Công ty là các nƣớc Châu Âu, Mỹ, Nhật, Singapor...Mặt hàng đƣợc xuất khẩu chủ yếu là cà phê, tiêu thông qua các tập đoàn kinh tế nhƣ Marubeni, Sucafina, E&D Fman, Taloca, Rothfos, Andira...
2.1.2. Ngành nghề, đặc điểm kinh doanh chủ yếu của SIMEXCO ĐẮK LẮK
a. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của SIMEXCO ĐẮK LẮK
- Trồng rừng, cao su.
- Chăm sóc, khai thác mủ cao su, khai thác gỗ. - Mua bán, chế biến nông lâm sản.
- Mua bán vật tƣ phân bón. Máy móc nông nghiệp, vật liệu xây dựng. - Xây dựng dân dụng và công nghiệp.
- Sản xuất, mua bán cà phê bột, cà phê hòa tan. - Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống.
37
- Mua bán và sản xuất rƣợu.
- Kinh doanh dịch vụ massage (xông hơi, đấm lƣng, xoa, bóp), karaoke. - Sản xuất và tiêu thụ nƣớc uống đóng chai.
b. Đặc điểm kinh doanh của SIMEXCO ĐẮK LẮK
- Tổ chức quản lý các đơn vị trực thuộc theo hƣớng phân quyền. Các chi nhánh có nhiệm vụ tiến hành sản xuất kinh doanh, đƣợc Tổng Công ty bảo lãnh cho các đơn vị thành viên vay vốn, hoặc có thể thực hiện vay vốn riêng theo sự phân cấp uỷ quyền của Tổng công ty đƣợc quy chế tài chính công ty cho phép.
- Nguồn vốn để hoạt động kinh doanh chủ yếu là vốn vay ngân hàng và các tổ chức, cá nhân khác. Do đó chi phí lãi vay tại Tổng Công ty thƣờng lớn.
- Địa điểm các chi nhánh, nhà máy cách xa văn phòng Tổng Công ty nên vấn đề quản lý các đơn vị trực thuộc này là một vấn đề tƣơng đối phức tạp.
- Là một doanh nghiệp nhà nƣớc nên còn mang nặng tính thụ động chƣa thể hiện đƣợc trách nhiệm cao trong công việc.
- Kinh doanh đa dạng các lĩnh vực, vừa mang đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất, vừa mang đặc điểm của một doanh nghiệp thƣơng mại.
- Thƣờng xuyên phải nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hoá và xuất khẩu các mặt hàng gạo nên bị ảnh hƣởng lớn bởi các đối tác nƣớc ngoài, sự biến động giá cả và tỷ giá hối đoái.
38
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý SIMEXCO ĐẮK LẮK
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính, Simexco Đắk Lắk)
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của SIMEXCO ĐẮK LẮK
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐÓC Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kinh doanh Thị trƣờng Phòng Kiểm nghiệm, Giao nhận vận tải Chi nhánh du lịch và khách sạn Biệt Điện Chi nhánh Lâm sản & Xây dựng công trình Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh Cƣ Jút Chi nhánh
Lâm Đồng Gia công, c - Chi nhánh Gia Lai Nông TỔNG GIÁM ĐỐC
39
Ch
a. Ban Tổng Giám đốc
Tổng giám đốc: Kiêm chủ tịch Hội đồng thành viên, là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty, có quyền hành cao nhất tại công ty, thực hiện chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc và cơ quan cấp trên về tổ chức điều hành công ty, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nƣớc và đảm bảo quyền lợi cho ngƣời lao động. Tổng giám đốc chỉ đạo các phòng, ban chức năng, các đơn vị trực thuộc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng mục tiêu, kế hoạch đã đề ra; có quyền quyết định các vấn đề nhân sự, bổ nhiệm cán bộ ở các phòng ban; quyết định mọi vấn đề chung về sản xuất kinh doanh, lựa chọn thị trƣờng, quyết định giá cả, tiền lƣơng ….
Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh: là ngƣời giúp việc cho Tổng giám đốc, có trách nhiệm tham mƣu trực tiếp cho giám đốc trong quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các công việc liên quan đến các công việc của công ty khi đƣợc Tổng giám đốc ủy quyền, đƣợc phép ký thay Tổng giám đốc, chỉ đạo các vấn đề cụ thể đã đƣợc Tổng giám đốc thông qua, quyết định một số vấn đề đã đƣợc Tổng giám đốc giao phó và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trƣớc Tổng giám đốc và trƣớc pháp luật.
Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất: chịu trách nhiệm về khâu sản xuất, quản lý đầu tƣ, chăm sóc cà phê, cao su, theo dõi khai thác gỗ, xây dựng công trình.
b. Các phòng chức năng
Các phòng chức năng có trách nhiệ ốc trong những lĩnh vực cụ thể. Phối hợp thực hiện kế hoạch đƣợc giao và giám sát, hƣớng dẫn theo chức năng hoạt động của các chi nhánh, trạm điểm trực thuộc.
40
Phòng Tổ chức - Hành chính: quản lý công tác văn phòng, quản lý chính sách lao động tiền lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật và công tác hành chính. Tham mƣu cho Ban giám đốc về tình hình nhân sự, điều hoà tuyển chọn và đào tạo cán bộ công nhân viên.
Phòng Kế toán - Tài vụ: tham mƣu và xây dựng kế hoạch tài chính, tiến hành tổ chức công tác kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành, quản lý sử dụng vốn, tài sản, thu chi tài chính. Lập và giới hạn định mức chi phí cho mỗi loại hình kinh doanh. Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo với các cơ quan ban ngành, phân phối thu nhập và tích lũy tiền tệ nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh tái mở rộng.
Phòng Kế hoạ ựng về lƣu
chuyển hàng hoá, phát triển thị trƣờng, quản lý các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, lấp và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế nội - ngoại thƣơng.
Phòng Kinh doanh: chịu trách nhiệm thu mua hàng hoá tại các điểm trực thuộc công ty, các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh, thực hiện theo dõi lập các hợp đồng kinh tế, mua, bán, đôn đốc hàng hoá theo đúng tiến độ giao hàng của công ty.
Phòng Kiểm nghiệm - Giao nhận - Vận tải: tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm nghiệm, giao nhận hàng hoá và vận chuyển hàng hoá.
Phòng Xuất nhập khẩu và Thị trƣờng: tổ chức về khảo sát, khai thác, phát triển thị trƣờng xuất nhập khẩu. Theo dõi mua bán với các hợp đồng ngoại.
Phòng Dự án cà phê bền vữ
c. Các chi nhánh
41
hàng ăn uống; Kinh doanh dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch lữ hành…
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế, tổ chức xuất nhập khẩu hàng hoá, thanh toán nghiệp vụ ngoạ
Chi nhánh Cƣ Jút: trồng, chăm sóc, khai thác cao su.
Chi nhánh Lâm sản và Xây dựng công trình: khai thác và chế biến gỗ các loại, xây dựng các công trình dân dụng, thủy lợi, san lấp mặt bằng…
Chi nhánh Đắ
Chi nhánh Hoà Phú: nhận hàng của các bộ phận để chế biến hàng hoá theo từng chủng loại quy định của công ty làm hàng xuất khẩu.
Xƣởng Gia công, chế biến Cà phê - Nông sả
nhận hàng của các bộ phận để chế biến hàng hoá theo từng chủng loại quy định của công ty làm hàng xuất khẩu.
Chi nhánh Hoà Phú.
Xƣởng Gia công, chế biến Cà phê - Nông sản.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của SIMEXCO ĐẮK LẮK
a. Tổ chức bộ máy kế toán tại SIMEXCO ĐẮK LẮK