6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT
QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP
1.3.1. Tổ ứ t ông t n ự toán
a. Khái niệm
Thông tin dự toán là những thông tin về các hiện tƣợng và sự kiện chƣa xảy ra. Để ra đƣợc quyết định, nhà quản trị cần nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực, đồng thời cũng đƣợc thu thập theo nhiều cách khác nhau. [12]
Trong một số tình huống sản xuất kinh doanh, nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin thực hiện để ra quyết định lựa chọn phƣơng án nào đó do tính cố định (không thay đổi) của nó. Lúc này, nhà quản trị phải sử dụng thông tin dự toán. Thông tin dự toán là thông tin có đƣợc nhờ chức năng dự toán của KTQT nhƣ: dự toán chi phí, dự toán thu nhập… Thông tin dự toán đƣợc sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định do nhiều ƣu điểm: dự toán linh hoạt giúp nhà quản trị phân tích chênh lệch giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán đƣợc đúng đắn, giúp nhà quản trị có cơ sở giải quyết nhanh các tình huống xảy ra... [12, tr. 28]
b. Tổ chức thông tin dự toán
Tổ chức thông tin dự toán có thể đƣợc thực hiện theo quy trình sau: [12] Lựa
b1. Phát hiện vấn đề và xác nhận
Giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu. Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của DN và đòi hỏi phải giải quyết.
b2. Lựa chọn các nguồn thông tin
Trong giai đoạn này, KTQT phải xác định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phƣơng pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất.
b3. Thu thập thông tin
Tùy theo nguồn thông tin cần sử dụng là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán tiến hành thu thập, ghi chép và trình bày cho phù hợp.
- Thu thập thông tin thứ cấp:
Thông tin thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó hoặc trƣớc đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (nhƣ ấn phẩm của cơ quan Nhà nƣớc, tạp chí, sách, dịch vụ tƣ vấn…).
Thu thập thông tin thứ cấp có ƣu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm, song không phải lúc nào cũng có đƣợc thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ, lạc hậu không đáng tin cậy. Trong trƣờng hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.
- Thu thập thông tin sơ cấp
Trong quá trình thu thập thông tin, có rất nhiều thông tin tƣơng lai đƣợc thu thập từ đầu mà chƣa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp cần phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể nhƣ: phƣơng pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ…
thập và trình bày khác nhau. Các phƣơng pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dƣ luận… Các kỹ thuật đƣợc sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ƣớc tính.
b4. Phân tích thông tin thu thập được
Thông tin sau khi thu thập sẽ đƣợc KTQT tiến hành phân tích, xử lý thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị bằng các phƣơng pháp: chứng từ, tính giá, tài khoản, kết hợp với so sánh, đối chiếu…
b5. Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định
Căn cứ vào thông tin KTQT thu thập đƣợc, sau khi dữ liệu đƣợc tổng hợp phân loại sẽ tiến hành lập báo cáo dự toán phục ra quyết định. Nhƣ tác giả đã trình bày, đề tài chỉ nghiên cứu các thông tin KTQT phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh khách sạn, nên các báo cáo dự toán đƣợc lập ra sẽ xoay quanh lĩnh vực kinh doanh này.
Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, việc lập dự toán kinh doanh chủ yếu là dự toán về doanh thu và chi phí trong ngắn hạn và dài hạn. Kỳ lập dự toán thƣờng theo từng tháng, từng quý và từng năm. Các báo cáo gồm:
- Báo cáo dự toán doanh thu
Mục đích: Xác định năng lực tiêu thụ của DN, từ đó làm cơ sở cho việc lập dự toán các chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ.
Cơ sở lập: Trên cơ sở mục tiêu doanh thu ƣớc tính trong kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trƣớc, đồng thời cần chú ý đến các thông tin về
kiến trong năm kế hoạch. Cụ thể lập dự toán khách sạn đƣợc tính: Số lƣợng phòng sẵn có để bán năm kế hoạch X Công suất sử dụng phòng năm kế hoạch x Giá phòng bình quân năm kế hoạch = Doanh thu phòng bình quân năm kế hoạch
Trong đó, các chỉ tiêu công suất sử dụng phòng năm kế hoạch và giá phòng bình quân đƣợc tính nhƣ sau: Công suất sử dụng phòng năm kế hoạch = Công suất sử dụng phòng năm trƣớc X Tỷ lệ tăng trƣởng dự kiến công suất sử dụng phòng năm kế hoạch Giá phòng bình quân năm kế hoạch = Giá phòng bình quân năm trƣớc X Tỷ lệ tăng trƣởng dự kiến công suất sử dụng phòng năm kế hoạch
Dự toán doanh thu nhà hàng và các doanh thu khác trong khách sạn cũng đƣợc tính tƣơng tự theo phƣơng pháp dựa vào số liệu doanh thu năm trƣớc và tỷ lệ tăng trƣởng dự kiến trong năm kế hoạch. [19, tr. 450]
- Báo cáo dự toán chi phí
Báo cáo dự toán chi phí bao gồm các báo cáo sau: + Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CPNVLTT bao gồm CPNVLTT tại từng bộ phận có phát sinh doanh thu nhƣ chi phí amenities, chi phí hoa quả, bánh kẹo… chuẩn bị ban đầu cho khách, chi phí nguyên vật liệu dùng để chể biến thực phẩm, giá mua hàng nƣớc của bộ phận nhà hàng, chi phí dầu massage, dầu gội… của bộ phận spa…
Mục đích: Xác định số nguyên liệu cần cho quá trình cung cấp dịch vụ. Ngoài ra còn dự tính chi phí mua nguyên vật liệu trong kỳ và số tiền chi ra để mua nguyên vật liệu.
Cơ sở lập: Số liệu doanh thu dự toán và định mức nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, dịch vụ.
Phƣơng pháp lập: Trong kinh doanh khách sạn, nhà quản trị bộ phận lập dự toán chi phí trong mối tƣơng quan với doanh thu dự kiến của bộ phận mình. Ví dụ, theo số liệu thực hiện của bộ phận bếp, chi phí nguyên vật liệu chiếm tối đa 35% giá bán dịch vụ… [19, tr. 452]
+ Báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Mục đích: Tính toán nhu cầu lao động trực tiếp và gián tiếp theo dự kiến. Thông qua dự toán CPNCTT, nhà quản trị có thể chủ động sử dụng lao động một cách có hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa lao động ảnh hƣởng đến quá trình kinh doanh của DN
Cơ sở lập: Số liệu doanh thu dự toán, định mức thời gian lao động trực tiếp của một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, định mức chi phí cho một giờ lao động trực tiếp.
Phƣơng pháp lập: Trƣởng các bộ phận có phát sinh doanh thu và chi phí dựa trên dự toán doanh thu và chi phí năm kế hoạch để xác định nhu cầu tuyển dụng hoặc giảm bớt nhân viên tại bộ phận minh, từ đó kết hợp với đơn giá tiền lƣơng của nhân viên để tính. [19, tr. 453]
+ Báo cáo dự toán chi phí sản xuất chung
thời gian lao động trực tiếp nhân với định mức CPSXC khả biến cho một giờ lao động trực tiếp, sau đó cộng với CPSXC bất biến để xác định tổng CPSXC dự kiến. CPSXC đƣợc phân bổ cho các bộ phận có liên quan theo các tiêu thức phân bổ nhƣ: chi phí điện năng phân bổ dựa vào số kwh tiêu thụ của mỗi bộ phận, doanh thu, chi phí giặt ủi đồng phục cho nhân viên phân bổ dựa vào số lƣợng nhân viên mỗi bộ phận... [7, tr. 232]
+ Báo cáo dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN
Mục đích: Làm cơ sở để kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN phát sinh trong kỳ của DN
Cơ sở lập: Căn cứ vào dự toán doanh thu, các bản dự thảo về chi phí do những ngƣời có trách nhiệm ở bộ phận bán hàng và quản lý lập.
Phƣơng pháp lập: Trƣớc tiên, xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN khả biến dự kiến bằng cách lấy số lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu thụ dự kiến nhân với chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN cho một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, sau đó cộng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN bất biến để tính tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN dự kiến. [7, tr. 233]
- Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Mục đích: Xác định kết quả dự kiến của DN trong kỳ kế hoạch. Nếu báo cáo này đƣợc lập theo dạng SDĐP sẽ thuận lợi hơn cho việc xác định thu nhập dự kiến theo kết quả hoạt động đạt đƣợc của DN.
Cơ sở lập: Các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc lấy từ các dự toán doanh thu và dự toán chi phí.
Phƣơng pháp lập: Đƣợc lập theo 2 cách là dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phƣơng pháp toàn bộ và phƣơng pháp trực tiếp.
+ Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phƣơng pháp toàn bộ: Báo cáo này đƣợc trình bày theo chức năng của chi phí và nó rất cần
thiết cho KTTC vì mục đích cung cấp thông tin cho đối tƣợng bên ngoài DN. + Báo cáo dự toán kết quả hoạt động kinh doanh theo phƣơng pháp trực tiếp: Chi phí đƣợc phân loại theo cách ứng xử để lập báo cáo này nhằm phục vụ cho quá trình phân tích ra quyết định. Vì vậy, dự toán kết quả kinh doanh theo phƣơng pháp này phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị DN.
- Báo cáo dự toán vồn bằng tiền
Mục đích: Xác định dòng lƣu chuyển tiền tệ dự kiến trong kỳ của DN. Qua dự toán này sẽ giúp DN tránh dƣ tiền mặt nhiều hơn nhu cầu và nhà quản lý có thể sử dụng số tiền mặt dƣ ra để đầu tƣ ngắn hạn. Mặt khác, nó cũng giúp cho việc tính toán để đảm bảo thấy trƣớc sự thiếu hụt về tiền cho kinh doanh và cho các khoản mua sắm lớn, từ đó có kế hoạch vay mƣợn để chắc chắn rằng các khoản vay sẽ có sẵn để đáp ứng sự thiếu hụt về tiền. Ngoài ra, qua dự toán này còn giúp cho việc lập kế hoạch trả nợ, lãi vay, cổ tức.
Cơ sở lập:
+ Phần thu: Số dƣ tiền đầu kỳ lấy từ số dƣ tiền còn tồn cuối kỳ trƣớc và số tiền thu từ kinh doanh dịch vụ lấy từ dự toán doanh thu.
+ Phần chi: Lấy từ các dự toán chi phí và các khoản chi phí khác nhƣ chi nộp thuế, trả lãi cổ phần, chi mua thiết bị, máy móc, phƣơng tiện…
Phƣơng pháp lập: Đầu tiên, xác định tổng số tiền thu đƣợc bằng cách lấy số tiền đầu kỳ cộng số tiền thu dự kiến, sau đó trừ đi số tiền chi ra trong kỳ để tính cân đối chênh lệch thu chi, nếu thiếu tiền thì lập kế hoạch đi vay, nếu thừa tiền thì có kế hoạch trả nợ vay hoặc đem đầu tƣ ngắn hạn… [7, tr.
1.3.2. Tổ ứ t ông t n t ự ện
a. Khái niệm
Thông tin thực hiện là thông tin về hiện tƣợng, sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh. Thông tin cho thấy tình hình hoạt động của DN trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị DN đánh giá đƣợc hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của DN của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong tƣơng lai. [12, tr. 32]
Thông tin thực hiện có tính tin cậy cao vì đƣợc thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu hạch toán ban đầu của kế toán. Thông tin thực hiện là cơ sở để KTQT tiến hành so sánh với dự toán, xác định chênh lệch và tìm ra nguyên nhân để nhà quản trị có hành động khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, thông tin thực hiện còn là cơ sở để xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh và quá trình thu nhận, cung cấp thông tin thực hiện giúp ngăn chặn, kiểm tra phát hiện những sai sót, đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện ở từng cấp độ quản lý, từng bộ phận, khắc phục sai sót, hạn chế để đạt hiệu quả cao hơn. [12, tr. 26]
b. Tổ chức thông tin thực hiện
Tổ chức thông tin thực hiện có thể đƣợc thực hiện theo quy trình sau:
[12, tr. 32] Sự kiện kinh tế phát sinh Phân tích ảnh hƣởng và hạch toán Phân loại và tổng hợp Báo cáo theo yêu cầu quản lý
b1. Sự kiện kinh tế phát sinh
Các sự kiện kinh tế đƣợc phân thành hai nhóm: bên trong (quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN) và bên ngoài (giao dịch giữa DN với các bên liên quan: ngân hàng, khách hàng…). Tất cả sự kiện kinh tế này đều đƣợc KTQT thu thập thông qua các chứng từ kế toán có nội dung phù hợp với thông tin KTQT cần thu nhận làm căn cứ cho các bƣớc tiếp theo của quy trình tổ chức thông tin.
b2. Phân tích ảnh hưởng và hạch toán
Sau khi thu nhận các sự kiện kinh tế, KTQT tiến hành phân tích ảnh hƣởng của các sự kiện đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế thông qua việc lập chứng từ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời.
Để phục vụ cho các tình huống ra quyết định, KTQT phải sử dụng rộng rãi các chứng từ phù hợp để thu nhận thông tin thực hiện chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định.
b3. Phân loại và tổng hợp
KTQT sử dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán chi tiết theo dõi từng đối tƣợng kế toán để đảm bảo phân loại các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản trị và đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp của các đối tƣợng kế toán.
b4. Báo cáo theo yêu cầu quản lý
Phƣơng pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu, tiến hành liệt kê các khoản mục doanh thu theo từng loại doanh thu hoặc bộ phận riêng biệt.
- Báo cáo chi phí: Bao gồm báo cáo CPNVLTT, báo cáo CPNCTT, báo cáo CPSXC, báo cáo chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN
+ Mục đích: Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin về tình hình sử dụng CPNVTT, CPNCTT, CPSXC, chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN ở các bộ phận.
+ Cơ sở lập: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí trong kỳ theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí.
+ Phƣơng pháp lập: Căn cứ vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí, mỗi đối tƣợng theo dõi trên cùng một dòng.
- Các báo cáo bộ phận
Báo cáo bộ phận là BCKQHĐKD đƣợc lập chi tiết cho từng bộ phận riêng biệt.
Đặc điểm của báo cáo bộ phận:
+ Các báo cáo bộ phận đƣợc trình bày theo hình thức SDĐP.
+ Định phí bộ phận và định phí chung đƣợc trình bày riêng biệt để tính