6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LIÊN
dựng định mức và lập dự toán sát với đặc điểm kinh doanh của Công ty, vừa giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh vừa góp phần cung cấp thông tin để ra quyết định về giá bán và các quyết định về tự phục vụ hay mua ngoài hoặc thuê ngoài…. Chẳng hạn, báo cáo dự toán doanh thu cung cấp thông tin về công suất hoạt động dự kiến, thông tin này đƣợc sử dụng để phục vụ ra quyết định điều chỉnh hoạt động kinh doanh phòng lƣu trú cho phù hợp.
- Về tổ chức thông tin thực hiện: cáo thực hiện cung cấp thông tin về tình hình thực hiện doanh thu, chi phí để từ đó nhà quản trị ra quyết định về giá dịch vụ, quyết định chế độ chiết khấu đối với dịch vụ… đƣợc cụ thể trong từng thời kỳ.
- Về tổ chức thông tin phục vụ các tình huống ra quyết định: Công ty đã quan tâm đến việc sử dụng thông tin KTQT phục vụ ra quyết định kinh doanh nhƣ: quyết định giá bán, công ty đã sử dụng thông tin chi phí tạo nên dịch vụ; quyết định mua hàng, Công ty đã sử dụng thời gian về kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, tồn kho thực tế và nhu cầu đƣợc đề xuất từ các bộ phận; quyết định tự phục vụ hay mua ngoài, Công ty đã sử dụng thông tin về dự toán chi phí sản xuất và chi phí mua ngoài để xem xét chênh lệch giữa các phƣơng án…
2.3.2. N ững mặt tồn tạ
Bên cạnh những ƣu điểm trên, tổ chức thông tin KTQT liên quan đến các quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty còn một số tồn tại sau:
- Về quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin KTQT: Mỗi quyết định kinh doanh cần rất nhiều thông tin KTQT phù hợp với từng tình huống cụ thể cần ra quyết định, nhƣng hiện tại quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ở Công ty chƣa thống nhất, chƣa theo một quy trình cụ thể. Hiện tại, Công ty cũng chƣa xây dựng quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh, điều này dẫn đến những
khó khăn nhất định cho nhà quản trị trong việc ra quyết định.
- Về dự toán chi phí hoạt động kinh doanh: Chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty hiện tại chƣa đƣợc phân loại theo cách ứng xử, nên không tính đƣợc giá thành dịch vụ theo phƣơng pháp trực tiếp. Công ty cũng chƣa tiếp cận SDĐP để lập dự toán BCKQHĐKD. Do vậy, thông tin chƣa bảo đảm sát đúng với các yêu cầu đƣa ra quyết định trong các tình huống cụ thể và việc đánh giá thành quả kinh doanh chƣa đƣợc đảm bảo đúng đắn.
- Về báo cáo KTQT: Công ty chƣa tổ chức đầy đủ các báo cáo KTQT và việc lập báo cáo KTQT chƣa có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong Công ty. Mặt khác, công tác kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt kinh doanh chỉ mới đƣợc Công ty thực hiện ở mức độ khái quát. Công ty chƣa tiến hành phân tích cụ thể các nhân tố ảnh hƣởng đến sự biến động giữa báo cáo dự toán và báo cáo thực hiện để tìm nguyên nhân biến động và đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời…
- Về tổ chức thông tin cho các tình huống ra quyết định:
Đối với quyết định giá bán dịch vụ: Công ty quyết định giá bán dựa trên thông tin chi phí cấu thành dịch vụ. Do đó, quyết định giá bán dịch vụ không đƣợc linh hoạt trong các tình huống cụ thể.
Đối với quyết định hoa hồng và chi phí quảng cáo: Quảng cáo để thu hút khách, đặc biệt là trong mùa thấp điểm do đó chi phí quảng cáo cũng góp phần tạo nên giá dịch vụ. Tuy nhiên, trong quá trình lập dự toán, thông tin về chi phí quảng cáo lại chƣa đƣợc tính đến trong khi tính chất mùa vụ của hoạt động kinh doanh đòi hỏi Công ty phải dự toán một khoản chi phí phù hợp tính
khách hàng để ra quyết định hạn mức tín dụng cho phù hợp. Công ty chƣa có một quy định cụ thể nào về việc bán chịu. Trong nhiều trƣờng hợp, bộ phận Kinh doanh còn cho nợ chỉ theo yêu cầu của khách hàng.
Đối với quyết định tự sản xuất hay mua ngoài: Khi thực hiện quyết định này, Công ty chƣa phân tích, nhận diện thông tin thích hợp và không thích hợp, chƣa nhận diện chi phí chìm, loại bỏ chi phí giống nhau giữa các phƣơng án làm cho thông tin KTQT đƣợc cung cấp cho việc ra quyết định chƣa đƣợc chính xác.
Đối với tình huống quyết định đầu tư TSCĐ (mua sắm phương tiện vận tải và nâng cấp mở rộng quy mô phòng lưu trú): Các thông tin KTQT đƣợc sử dụng để ra quyết định chƣa thật toàn diện. Công ty chƣa quan tâm đến các yếu tố về thời giá tiền tệ làm cho việc xác định tỷ lệ lợi nhuận và khoảng thời gian hoàn vốn chƣa thật chính xác. Các thông tin thích hợp và không thích hợp khi lựa chọn giữa các phƣơng án chƣa đƣợc nhận diện rõ ràng, đầy đủ, do đó việc phân tích chi phí chênh lệch giữa các phƣơng án chƣa bảo đảm đƣợc đúng đắn.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Từ khảo sát thực tế ở Công ty Cổ phần Đầu tƣ Nam Trí, luận văn đã trình bày thực trạng tổ chức thông tin KTQT liên quan đến các quyết định trong hoạt động kinh doanh ở Công ty nhƣ: quyết định giá bán dịch vụ, quyết định chế độ chiết khấu cho dịch vụ, quyết định chi phí hoa hồng và chi phí quảng cáo, quyết định mức tín dụng đối với khách hàng, quyết định tự phục vụ hay mua ngoài… Công ty cũng đã áp dụng một số kỹ thuật của KTQT nhƣ xây dựng định mức, lập dự toán, phân tích chênh lệch giữa các phƣơng án. Tuy nhiên, thông tin KTQT liên quan đến các quyết định trong hoạt động kinh doanh tai Công ty vẫn còn những tồn tại nhƣ đƣợc nêu trên. Ở chƣơng 3 tiếp theo, tác giả sẽ đề xuất các giải pháp tổ chức thông tin KTQT đƣợc phù hợp và đầy đủ cho các yêu cầu ra quyết định kinh doanh ở Công ty.
CHƢƠNG 3
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ
3.1. YÊU CẦU TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY
3.1.1. Tổ ứ t ông t n ế toán quản trị p ả xuất p át từ n u ầu quản trị và r quyết địn ủ n à quản trị ở Công ty
- Trong những năm gần đây, lƣợng khách sạn ở Đà Nẵng phát triển ngày càng nhiều làm cho thị trƣờng kinh doanh khách sạn ở Đà Nẵng luôn sôi động và có tính cạnh tranh cao. Do đó để nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty, nhà quản trị phải thƣờng xuyên ra quyết định để đạt đƣợc mục tiêu của Công ty. Việc ra quyết định thƣờng dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, trong đó thông tin KTQT thƣờng có tính chất quyết định và độ tin cậy cao mà những ngƣời làm kế toán phải quan tâm, cung cấp cho đầy đủ.
- Môi trƣờng kinh doanh khách sạn có tính thời vụ nên thƣờng xuyên biến động. Do đó, các nhà quản trị thƣờng đứng trƣớc nhiều phƣơng án kinh doanh khác nhau. Mỗi phƣơng án đƣợc thể hiện qua nhiều thông tin đa dạng nhƣ số lƣợng, chủng loại, chi phí, lợi nhuận,... Giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa lợi ích trƣớc mắt và lâu dài là một vấn đề phức tạp. Hơn nữa, việc giải quyết vấn đề phải diễn ra trong sự ràng buộc của nhiều yếu tố:
+ Ràng buộc về giá cả: Giá cả là do thị trƣờng quyết định, chịu ảnh hƣởng mạnh mẽ của sự cạnh tranh.
+ Ràng buộc về nguồn lực: Hoạt động của Công ty bị giới hạn trong khả năng phục vụ, khả năng thu hút lao động, khả năng của những nhà cung cấp.
+ Ràng buộc về mặt xã hội: Kinh doanh khách sạn là lĩnh vực kinh doanh kết hợp nhiều đặc điểm kinh tế - kỹ thuật khác nhau, sử dụng nhiều nguồn lực khác nhau.
Tất cả những điều trên đòi hỏi Công ty phải nghiên cứu đặc điểm của ngành kinh doanh khách sạn và đặc điểm của bản thân mình để tìm một phƣơng án tổ chức hợp lý nhất, phù hợp với đặc điểm và điều kiện của mình. Vì vậy, đòi hỏi KTQT phải tổng hợp, phân tích và chọn lọc hệ thống thông tin phục vụ yêu cầu này. Trên cơ sở đánh giá thông tin do KTQT cung cấp, các nhà quản trị sẽ đƣa ra các quyết định chọn phƣơng án tối ƣu.
- Trong ngành kinh doanh khách sạn, đối tƣợng phục vụ là khách du lịch. Họ có nhu cầu đa dạng và đòi hỏi cao. Đặc biệt là khách du lịch quốc tế với dân tộc, giới tính, tâm lý, sở thích và thị hiếu đa dạng. Họ có khả năng thanh toán cao và vì vậy họ cần đƣợc phục vụ tốt và chỉ có việc tổ chức hợp lý, nghiên cứu tỷ mỉ và chu đáo, theo dõi chặt chẽ thƣờng xuyên nhu cầu của khách mới cho phép khách sạn thực hiện đƣợc các yêu cầu về chất lƣợng, mang lại danh tiếng cho khách sạn. Các nhà quản trị là ngƣời ra quyết định nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển liên tục của khách sạn và kiểm soát việc thực hiện các quyết định đó. Do vậy, tƣơng ứng với các khâu công việc quản trị kế toán phải cung cấp thông tin phù hợp với các khâu công việc đó.
Việc tổ chức hoàn thiện thông tin KTQT phải chú ý những đặc điểm của hoạt động kinh doanh khách sạn của Công ty và những yêu cầu về thông tin đƣợc đặt ra nhƣ nêu trên thì mới bảo đảm tính thiết thực và hiệu quả.
- Chi phí thu thập thông tin KTQT là khá lớn và nó cũng đƣợc tính vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ của Công ty. Do vậy, trong quá trình tổ chức thông tin KTQT, Công ty cần chú ý đến yếu tố tiết kiệm. Tiết kiệm góp phần giúp Công ty đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra.
Trong quá trình lựa chọn các nguồn thông tin, KTQT cần phải xác định đƣợc loại thông tin mà nhà quản trị cần, từ đó đƣa ra phƣơng pháp thu thập hiệu quả nhất giúp tiết kiệm chi phí của Công ty.
Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở bên ngoài và trong nội bộ Công ty, KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin KTQT thích hợp để tổ chức xử lý thành thông tin hữu ích phục vụ cho công tác ra quyết định của nhà quản trị với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận đƣợc. Nếu không, có thể sẽ dẫn đến tình trạng thu thập thông tin với chi phí quá lớn không đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả.
- Việc lựa chọn thông tin KTQT phù hợp trong quá trình tổ chức rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong quá trình thu thập thông tin KTQT, Công ty sẽ phải tiếp xúc với nhiều nguồn thông tin, có loại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhƣng có loại lại không phù hợp với việc ra quyết định. Do vậy, việc thu thập một cách đầy đủ tất cả các thông tin KTQT gắn liền với các phƣơng án của các tình huống cần ra quyết định là một việc rất khó khăn, đôi khi là không có khả năng thực hiện. Thông tin KTQT đƣợc cho là thích hợp khi những thông tin này phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản:
+ Thông tin đó phải liên quan đến tƣơng lai: Trong năm 2017, Công ty quyết định tăng giá bán dịch vụ vào thứ 07 và chủ nhật hàng tuần trong thời điểm tháng 05 và tháng 06. Căn cứ thông tin để nhà quản trị Công ty đƣa ra quyết định này chính là Cuộc thi bắn pháo hoa Quốc tế tổ chức tại Đà Nẵng và diễn ra vào thứ 7 hàng tuần và Lễ hội đƣờng phố diễn ra vào thứ 6 hàng tuần kéo dài từ tháng 05 đến tháng 06. Lịch thi này hoàn toàn khác hẳn với những
năm trƣớc đã từng tổ chức. Nếu không cập nhật thông tin một cách chính xác, Công ty không thể nào ra đƣợc quyết định tăng giá bán dịch vụ nhƣ trên.
+ Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phƣơng án xem xét và lựa chọn: Ví dụ, trƣờng hợp lựa chọn phƣơng án tự sản xuất hay mua ngoài bánh kem phục vụ cho khách, căn cứ vào sự tính toán chênh lệch giữa hai phƣơng án, xét thấy phƣơng án mua ngoài giúp Công ty tiết kiệm chi phí hơn so với tự chế biến nên Công ty đã tiến hành mua ngoài mặc dù Công ty có bộ phận bếp.
- Để việc tổ chức thông tin KTQT mang lại hiệu quả cho việc ra quyết định, thông tin KTQT phải đƣợc thu thập, phân loại và tổng hợp một cách nhanh chóng và kịp thời. Vì cho dù thông tin kế toán có đầy đủ đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì nó cũng trở nên lãng phí và kém hiệu quả làm cho việc ra quyết định không còn giá trị. Ngoài ra, việc sử dụng các thông tin không thích hợp có độ chính xác không cao, không kịp thời rất dễ dẫn đến các quyết định sai lầm. Do vậy, lựa chọn thông tin KTQT thích hợp giúp mang lại tính tiết kiệm và hiệu quả trong quá trình tổ chức thông tin KTQT.
3.2. GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ
3.2.1. Tổ ứ t ông t n ự toán trên ơ sở vận ụng p í đƣợ phân loạ t eo á ứng xử
a. Phân loại chi phí theo cách ứng xử phục vụ cho lập dự toán
Căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh, Công ty có thể lập bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử.
lục 22) và dự toán chi phí năm 2016 và tháng 01 năm 2016 tại bảng 2.6 (phụ lục 6), sau khi loại bỏ chi phí giá vốn dịch vụ, chi phí tháng 01 năm 2016 của Công ty đƣợc phân loại lại chi tiết theo bảng 3.2 (phụ lục 23)
Từ báo cáo dự toán doanh thu của Công ty bảng 2.5 (phụ lục 05), ta có: Tổng doanh thu dự toán của Công ty tháng 01 năm 2016 là
2.473.259 (1.000 đ) Với: + Doanh thu dịch vụ lƣu trú: 2.088.023 (1.000 đ)
+ Doanh thu hội nghị + nhà hàng:
72.912 + 41.664 = 114.576 (1.000 đ) + Doanh thu dịch vụ giải trí: 257.080 (1.000 đ)
+ Doanh thu dịch vụ khác: 13.581 (1.000 đ)
Doanh thu của Công ty bao gồm doanh thu dịch vụ lƣu trú, dịch vụ nhà hàng, hội nghị, dịch vụ spa, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ tour và dịch vụ khác. Do đó, để xác định biến phí và định phí cho từng loại dịch vụ, Công ty có thể phân bổ dựa vào doanh thu.
Tỷ lệ phân bổ chi phí cho dịch vụ lƣu trú: 2.088.023
X 100% = 84,42% 2.473.259
Tỷ lệ phân bổ các dịch vụ còn lại:
100% – 84,42% = 15,48%
Dựa vào bảng 3.2 ta thấy, định phí đã phân loại theo cách ứng xử là định phí của toàn Công ty. Do đó, căn cứ vào tỷ lệ phân bổ chi phí theo doanh thu, Công ty có thể phân bổ định phí cho dịch vụ lƣu trú nhƣ sau:
- Định phí nguyên vật liệu trực tiếp
31.980 x 84,42% = 26.998 (1.000 đ) - Định phí nhân công trực tiếp
- Định phí dịch vụ chung 36.667 x 84,42% = 30.954 (1.000 đ) - Định phí bán hàng 7.979 x 84,42% = 6.736 (1.000 đ) - Định phí quản lý DN 853.091 x 84,42% = 720.179 (1.000 đ)
Trong bảng 3.2 ở trên, trừ biến phí nguyên vật liệu trực tiếp và biến phí dịch vụ phát sinh tạo ra dịch vụ lƣu trú, biến phí bán hàng và biến phí quản lý DN là chi phí của toàn Công ty, do đó ta cần thực hiện phân bổ.
- Biến phí bán hàng của dịch vụ lƣu trú