6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ
2.1.1. Đặ đ ểm oạt động n o n ủ Công ty Cồ p ần Đầu tƣ Nam Trí
Tên Công ty : Công ty Cổ phần Đầu tƣ Nam Trí Mã số thuế : 0401309677
Địa chỉ : 68 Phan Châu Trinh, phƣờng Hải Châu 1, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Điện thoại : (0236) 3823.468 Fax: (0236) 3823.469 Website : sanouvadanang.com
Email : info@sanouvadanang.com
Thành lập từ năm 2009, Công ty Cổ phần Đầu tƣ Nam Trí chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh bất động sản. Công ty đã đạt đƣợc nhiều thành tựu trong hoạt động: San lấp mặt bằng xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông, trang trí nội ngoại thất và giao dịch bất động sản. Do tình hình kinh tế biến động và xu hƣớng phát triển dịch vụ du lịch ở Đà Nẵng, từ năm 2012 Công ty tiến hành đầu tƣ xây dựng công trình khách sạn Sanouva Đà Nẵng ba sao đẳng cấp quốc tế và từ tháng 07 năm 2014, Công ty đã chuyển sang kinh doanh chủ yếu là trong lĩnh vực khách sạn với các dịch vụ đi kèm khác nhƣ nhà hàng, hội nghị, spa, vận chuyển, tour và các dịch vụ liên quan khác. Đây cũng là lĩnh vực thuộc phạm vi nghiên cứu của luận văn nhƣ đã trình bày ở phần mở đầu. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
khách sạn của Công ty có những đặc điểm sau: - Phụ thuộc theo thời gian và mùa vụ.
- Sản phẩm mang tính phi vật chất. Quá trình sản xuất phục vụ và quá trình tiêu dùng sản phẩm khách sạn diễn ra gần nhƣ đồng thời trong cùng một thời gian và không gian.
- Sử dụng số lƣợng lao động và cƣờng độ lao động tập trung cao. - Tỷ trọng tài sản cố định trên tổng tài sản rất cao.
2.1.2. Tổ ứ quản lý ở Công ty Cổ p ần Đầu tƣ N m Trí
a. Mô hình tổ chức quản lý của Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tƣ Nam Trí tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình tổ chức quản lý của Công ty đƣợc thực hiện qua sơ đồ sau:
Trƣởng Bộ phận kinh doanh Trƣởng Bộ phận kế toán Trƣởng Bộ phận lễ tân Trƣởng Bộ phận nhân sự Trƣởng Bộ phận kỹ thuật Trƣởng Bộ phận IT Trƣởng Bộ phận buồng phòng Trƣởng Bộ phận spa Trƣởng Bộ phận bếp Trƣởng Bộ phận nhà hàng Trƣởng Bộ phận an ninh Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận lễ tân Bộ phận nhân sự Bộ phận kỹ thuật Bộ phận IT Bộ phận buồng phòng Bộ phận spa Bộ phận bếp Bộ phận nhà hàng Bộ phận an ninh Giám đốc điều hành Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Chú thích: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- C ủ tị HĐQT êm Tổng g ám đố : Đại diện cao nhất của Công ty có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty trƣớc pháp luật.
- P ó Tổng g ám đố : Giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, xử lý thƣờng xuyên các lĩnh vực kinh doanh của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc. Phó Giám đốc đƣợc sử dụng quyền hạn theo ủy quyền của Tổng giám đốc để giải quyết các công việc đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc pháp luật về các quyết định của mình.
- G ám đố đ ều àn : Hiện nay, Công ty chỉ tập trung kinh doanh khách sạn, do vậy Giám đốc điều hành là ngƣời quản lý, lãnh đạo toàn bộ khách sạn. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm quản lý về mọi hoạt động kinh doanh trong Công ty. Theo dõi việc thực hiện các mệnh lệnh trong khách sạn và một số lĩnh vực khác, nhất là quan hệ với khách hàng, quan hệ với chính quyền địa phƣơng. Ngoài quản lý nhân sự, Giám đốc còn lập kế hoạch tổ chức kinh doanh với mục tiêu do Hội đồng Quản trị đề ra và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trƣớc Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc.
Các bộ phận trong Công ty đƣợc chia thành 02 bộ phận:
Bộ phận trực tiếp bao gồm:
- Bộ p ận lễ tân: Có chức năng nhƣ chiếc cầu nối giữa khách với các dịch vụ trong khách sạn, có nhiệm vụ tổ chức đón tiếp, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách; kết hợp với các bộ phận dịch vụ khác có liên quan để đáp ứng các yêu cầu của khách.
- Bộ p ận sp : Có trách nhiệm chuẩn bị kỹ thuật và nguyên vật liệu để tiến hành trị liệu và làm đẹp phục vụ cho khách theo chính sách của khách sạn, đồng thời kết hợp với các bộ phận dịch vụ khác để đáp ứng yêu cầu của khách.
- Bộ p ận n à àng: Tổ chức phục vụ khách đến ăn uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngoài cho khách khi có yêu cầu. Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hội trƣờng hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết.
- Bộ p ận bếp: Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu hoặc theo thực đơn của nhà hàng đƣa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Bộ phận gián tiếp bao gồm:
- Bộ p ận K n o n : Thực hiện phụ trách mảng công tác kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu, tìm kiếm thị trƣờng khách, quan hệ với các hãng lữ hành nhằm thu thu hút khách về khách sạn. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu thị trƣờng, tổ chức quảng cáo về khách sạn trên các phƣơng tiện thông tin, đề ra các biện pháp thích ứng với việc thu hút khách và phục vụ khách nhằm thu hút khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng cho Công ty.
- Bộ p ận Kế toán: Thực hiện công tác kế toán, kiểm soát thu nhập và mua bán, lập các khoản tiền nộp ngân hàng, thu hồi các khoản nợ trả chậm, bảo quản tiền mặt… Nhận báo cáo hằng ngày tại các bộ phận rồi tổng hợp phân tích số liệu, chi phí doanh thu… để báo cáo tình hình kinh doanh lên cấp trên. Ngoài ra còn phụ trách giữ tiền mặt, quản lý vốn, giải quyết tiền lƣơng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, đảm bảo công việc hành chính.
- Bộ p ận n ân sự: Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức cán bộ, ban hành các thể chế quản lý; điều hành quy chế làm việc, kỷ luật. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lực lƣợng lao động trong Công ty, tuyển dụng bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên khi các bộ phận trong Công ty có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực. Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý tiền lƣơng, giải
quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, y tế, và các chế độ của cán bộ công nhân viên.
- Bộ p ận IT: Quản lý toàn bộ hệ thống mạng nội bộ, hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình, tìm và sửa chữa các trục trặc mạng, giữ an ninh mạng và bảo mật thông tin, cập nhật mọi thông tin, dữ liệu kế toán, sửa chữa sự cố máy tính của khách khi khách yêu cầu.
- Bộ p ận ỹ t uật: Phụ trách việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của Công ty, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sƣởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
- Bộ p ận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật tự trong Công ty cũng nhƣ bảo vệ tính mạng, tài sản của khách. Ngoài ra, bộ phận bảo vệ cũng hỗ trợ các bộ phận khác khi xảy ra sự cố.
2.1.3. Tổ ứ ế toán Công ty Cổ p ần Đầu tƣ N m Trí
a. Tổ chức bộ máy kế toán
a1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Kế toán doanh thu và công nợ Kế toán tiền và thanh Kế toán vật tƣ Thủ quỹ Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp
a2. Chức năng, nhiệm vụ từng phần hành
- Kế toán trưởng: Là ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, phân công và điều hành công việc của các kế toán viên. Tổ chức giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tham mƣu cho Tổng giám đốc trong các quyết định tài chính và cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho Tổng giám đốc trong việc ra quyết định.
- Kế toán tổng hợp: Là ngƣời đảm nhận hạch toán tổng hợp các đối tƣợng kế toán, kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu, tính giá thành và lập báo cáo tài chính cho Công ty. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán TSCĐ.
- Kế toán doanh thu và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình doanh thu của Công ty, lập chứng từ và tập hợp các chứng từ theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh hàng ngày. Đồng thời, có nhiệm vụ hạch toán doanh thu tổng hợp và chi tiết, theo dõi tính hình các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tƣợng, thƣơng xuyên đôn đốc việc thu hồi nợ.
- Kế toán tiền và thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; thực hiện giao dịch với ngân hàng và tiến hành thanh toán các khoản nợ đơn vị khác cũng nhƣ các khoản thanh toán liên quan đến ngƣời lao động trong Công ty nhƣ tính lƣơng, theo dõi tạm ứng.
- Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng, tính giá thực tế, tham gia kiểm kê để lập báo cáo lên cho kế toán tổng hợp.
- Thủ quỹ: Là ngƣời thực hiện thu chi và quản lý tiền mặt của Công ty, lập báo cáo định kỳ.
b. Các phần mềm được sử dụng
Công ty đang sử dụng hệ thống kế toán máy, dùng phần mềm SMILE cho hệ thống quản lý doanh thu khách sạn, phần mềm FAST ACCOUNTING cho hệ thống kế toán.
- Phần mềm Smile: Phần mềm quản lý doanh thu khách sạn.
Tất cả các nghiệp vụ có phát sinh doanh thu đều đƣợc nhập vào hệ thống Smile. Hệ thống Smile bao gồm 02 phần: Smile FO dành cho bộ phận lễ tân và các bộ phận có liên quan nhập liệu, Smile POS dành cho bộ phận nhà hàng và spa nhập. Hai phần này đều có liên kết dữ liệu với nhau giữa các bộ phận. Từ hệ thống, dữ liệu của Smile sẽ đƣợc xuất ra làm căn cứ nhập liệu vào Fast Accounting thành nghiệp vụ kế toán.
- Phần mềm Fast Accounting: Phần mềm quản lý tài chính kế toán, đƣợc thiết kế cho kinh doanh dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và nghiệp vụ thực tế phát sinh ở Công ty.
2.2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH LIÊN QUAN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM TRÍ
2.2.1. Tổ ứ t ông t n ự toán làm ăn ứ o đ ều àn oạt động n o n ở Công ty
a. Lựa chọn các nguồn thông tin và thu thập
Căn cứ vào mục tiêu năm 2016, kế toán xác định các thông tin KTQT cần thiết về doanh thu, công suất phòng, giá bán, chi phí,… và các phƣơng pháp có liên quan để thu thập thông tin KTQT phục vụ cho việc lập dự toán.
- Thông tin thứ cấp:
+ Báo cáo của các bộ phận từng tháng, báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận hàng tháng, hàng năm của Công ty.
doanh của Công ty.
+ Đánh giá của khách hàng về chất lƣợng dịch vụ của Công ty. + ……
- Thông tin sơ cấp
+ Thị trƣờng khách hàng tiềm năng. + Dịch vụ dự kiến tăng thêm.
+ Tình hình kinh tế, chính trị.
+ Chƣơng trình lễ hội của TP. Đà Nẵng và các tỉnh lân cận. + ….
b. Phân tích, tổng hợp thông tin và lập báo cáo dự toán
Dựa vào thông tin thu thập đƣợc, việc tổng hợp và phân tích các thông tin có liên quan sẽ đƣợc thực hiện. Tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, từng loại báo cáo dự toán sẽ đƣợc lập ra.
b1. Báo cáo dự toán doanh thu
Dự toán doanh thu bao gồm dự toán doanh thu của từng bộ phận. Trong đó, dự toán doanh thu phòng là quan trọng nhất, chiếm hơn 80% tổng doanh thu, phần còn lại là doanh thu nhà hàng, spa, vận chuyển, tour… Dự toán này cho thấy doanh thu phòng dự kiến trong kỳ là cơ sở để lập các dự toán khác.
Cơ sở lập dự toán doanh thu phòng: Trƣớc hết, bộ phận Kinh doanh sẽ dự đoán công suất hoạt động, số lƣợng phòng khai thác, số lƣợng khách, dự toán giá phòng bình quân và giá từng hạng phòng trong năm kế hoạch trên cơ sở phân tích các yếu tố về môi trƣờng kinh doanh, số liệu năm trƣớc, dự báo tình hình du khách, tình hình các kênh khách hàng, gồm:
- Kênh WALK IN dành cho khách lẻ, cá nhân tƣ liên hệ đặt phòng tại bộ phận Kinh doanh hoặc bộ phận Lễ tân.
- Kênh OTA dành cho khách các đại lý du lịch trong nƣớc và nƣớc ngoài.
- Kênh TA dành cho khách đặt phòng thông qua các trang web du lịch trong nƣớc và nƣớc ngoài.
- Kênh CORP dành cho khách là các tổ chức chính phủ, phi chính phủ, khách của Công ty đi công tác…
Sau đó, bộ phận Kinh doanh sẽ dựa vào các thông tin nói trên để lập ra dự toán doanh thu phòng năm kế hoạch và từng tháng của năm kế hoạch
Số lƣợng phòng sẵn có để bán x Công suất sử dụng phòng x Số ngày x Giá phòng bình quân = Doanh thu phòng Số ngày đƣợc tính phụ thuộc vào số ngày trong tháng, quý hoặc năm tùy vào đó là dự toán doanh thu lập từng tháng, từng quý hay từng năm.
Công suất sử dụng phòng =
Số phòng đƣợc khách thuê Số phòng sẵn có
Tùy theo mùa cao điểm hay thấp điểm của ngành kinh doanh du lịch mà công suất sử dụng phòng có thể khác nhau. Thông thƣờng công suất sử dụng phòng của khách sạn Sanouva Đà Nẵng sẽ dao động từ 85% đến 95%, cao nhất vào tháng 07 và tháng 08 hàng năm.
Minh họa các báo cáo dự toán số lượng khách tại bảng 2.1 (phụ lục 01), dự toán lượng phòng tại bảng 2.2 (phụ lục 02), dự toán giá phòng tại bảng 2.3 (phụ lục 03) và dự toán công suất sử dụng phòng tại bảng 2.4 (phụ lục 04).
Dự toán doanh thu các hoạt động còn lại đƣợc lập dựa trên cơ sở tỷ lệ tăng trƣởng của doanh thu phòng, công suất sử dụng phòng năm kế hoạch và
Thời gian lập dự toán: Tháng 10 hàng năm và đƣợc nhà quản trị cấp cao phê duyệt vào tháng 12 của năm đó.
Minh họa dự toán doanh thu năm 2016 và tháng 01 năm 2016 tại bảng 2.5 (phụ lục 05).
b2. Báo cáo dự toán chi phí
Báo cáo dự toán chi phí lập chung cho cả Công ty. Các chi phí đƣợc dự toán căn cứ vào định mức cho từng khoản mục chi phí. Các chi phí không có định mức sẽ đƣợc tính toán căn cứ vào số liệu năm trƣớc nhân với tỷ lệ thay đổi năm kế hoạch hoặc tỷ lệ đối với doanh thu từng loại dịch vụ và cho từng bộ phận riêng biệt, bao gồm các chi phí sau:
- Chi phí hoạt động (chiếm khoảng 70% giá phòng)
+ Chi phí hoa hồng: Hàng tháng, Công ty tiến hành trả khoản chi phí này cho các kênh trực tuyến đã mang khách hàng về cho khách sạn. Chi phí này phụ thuộc vào quy định của từng kênh khác nhau.
+ Chi phí giá vốn dịch vụ:
Để gia tăng chất lƣợng dịch vụ phòng, ngoài cách bố trí phòng cơ bản, khách hàng còn có thể sử dụng thêm các dịch vụ khác tƣơng ứng từng mức tỷ lệ cụ thể tính trên doanh thu phòng nhƣ: chi phí dịch vụ giặt là (laundry) 3%,