6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THÀNH TÍCH
NHÂN VIÊN TẠI CÁC ĐỘI CHI CỤC QUẢN LÝ THỊ TRƢỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Để đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc trong phát triển đơn vị Chi Cục nói chung và Đội cần xây dựng lộ trình thực hiện và nghiên cứu thực hiện các giải pháp nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra nhƣ: xây dựng chính sách đào tạo chính sách đãi ngộ chính sách phát triển nghề nghiệp cho nhân viên… Để các chính sách đào tạo đãi ngộ phát triển nghề nghiệp cho nhân viên đạt hiệu quả cao lãnh đạo các cấp của các Đội Quản lý thị trƣờng cần nhận định đúng tầm quan trọng của việc quản trị thành tích nhân viên trong đó cần thực hiện đúng chu trình quản trị thành tích nhân viên xem xét xây dựng hoàn thiện các yếu tố cơ sở cho hoạt động quản trị thành tích xây dựng tiêu chuẩn và quy trình đánh giá thành tích cụ thể và áp dụng để đánh giá ngay cả trong đánh giá chính thức và không chính thức. Bỡi nếu việc đánh giá nhân viên không chính
xác sẽ dẫn đến hậu quả: quy hoạch đào tạo không đúng đối tƣợng thiếu động viên thúc đây nhân viên đãi ngộ không đúng ngƣời không thể định hƣớng và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
Với những lý do nêu trên và mục đích của đề tài là nhằm hoàn thiện Quản trị thành tích nhân viên tại Chi cục Quản lý thị trƣờng thành phố Đà Nẵng tác giả đề xuất lãnh đạo Đội Quản lý thị trƣờng cần thực hiện một số giải pháp nhƣ sau:
3.2.1. G ả p áp oàn t ện á yếu tố ơ sở o ông tá quản trị thành tích
a. Phân tích công việc
Bƣớc đầu tiên Đội Quản lý thị trƣờng cần thực hiện là thành lập Nhóm chuyên trách khảo sát thu thập các tƣ liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể của nhân viên tại các Đội nhằm làm rõ bản chất của từng công việc mà mỗi nhân viên sẽ đảm trách tránh trùng lắp và giúp cho nhân viên thực hiện công việc đƣợc thuận lợi.
Về tiến trình thực hiện phân tích công việc tác giả đề xuất áp dụng theo Sơ đồ mô tả ở hình 3.1.
Thông tin về công việc: - Công việc - Tiêu chuẩn thực hiện - Trách nhiệm - Trình độ - Kỹ năng cần có - Kinh nghiệm - Môi trƣờng làm việc
Nguồn dữ liệu: Mô tả công việc - Nhóm phân tích Công việc
công việc Nhiệm vụ
- Nhân viên Trách nhiệm
- Lãnh đạo -Các chức năng nguồn nhân lực - Tuyển dụng - Lựa chọn - Đào tạo và Phát triển - Đánh giá thực hiện công việc - Quản lý việc bồi thƣờng - Phƣơng pháp thu thập dữ liệu - Phỏng vấn chuyên sâu Tiêu chuẩn thực hiện công việc: - Kỹ năng
- Yêu cầu về thể chất -Yêu cầu vềtrình độ - Năng lực cần có
Sơ đồ 3.1. Tiến trình phân tích công việc
* Phân tích công việc và chức năng chính của công việc
. Qua tham khảo các tài liệu tác giả đề xuất phân tích công việc bao gồm các nội dung nhƣ: phân tích chức năng chính của công việc những yêu cầu cần có khi thực hiện công việc điều kiện để thực hiện và nội dung chi tiết các công việc phải thực hiện.
Mục đích xác định chức năng chính của công việc nhằm xác định sự phù hợp giữa khả năng của nhân viên với những yêu cầu của công việc. Ví dụ: nếu công việc yêu cầu nhân viên phải có khả năng nhớ tốt hoặc ứng đối nhanh thì tất cả những yêu cầu về thể chất và trí óc này cần phải đƣa vào bản mô tả công việc. Phần phân tích chức năng chính của công việc sẽ bao gồm những nội dung nhƣ sau:
- Nêu lý do vì sao cần có chức năng công việc này;
- Nêu số lƣợng nhân viên cần có để thực hiện chức năng này;
- Chức năng đƣợc chuyên môn hoá cao yêu cầu cần có ý kiến chuyên môn am hiểu về luật hoặc khả năng để hoàn thành công việc.
* Thu thập thông tin về công việc.
Tác giả phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin về công việc chủ yếu từ lãnh đạo và nhân viên các Đội thuộc Chi cục Quản lý thị trƣờng Đà Nẵng. Tác giả đề xuất thực hiện các phƣơng pháp thu thập thông tin nhƣ sau:
- Phương pháp Phỏng vấn chuyên sâu : Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn lãnh đạo tại các Đội để nắm bắt thông tin về công việc.
- Phương pháp Quan sát: Đối với những công việc tại các Đội ngoài việc tiến hành phỏng vấn tác giả phân tích công việc có thể nghiên cứu công việc bằng cách quan sát trực tiếp và ghi nhận lại những hoạt động của nhân viên trên một mẫu chuẩn; cũng có thể sử dụng máy ghi hình để ghi lại và nghiên cứu.
- Phương pháp Nhật ký công việc: Ngoài phƣơng pháp quan sát đối với công việc khai thác đối tƣợng thu tác gải còn có thể sử dụng phƣơng pháp ghi nhật ký công việc nhƣ: yêu cầu nhân viên ghi lại công việc thực hiện trong suốt một chu kỳ công việc. Những nhật ký công việc này thƣờng đƣợc nhân viên thực hiện vào một thời điểm nào đó trong ngày làm việc và lƣu lại trong vòng hai tuần.
Tác giả có thể yêu cầu các Đội thuộc Chi Cục Quản lý thị trƣờng hỗ trợ trong việc dự thảo bản nháp mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện các chức danh công việc đang thực hiện tại các đơn vị.
* Kiểm tra mức độ chính xác các thông tin về công việc.
Nếu phân tích công việc nhằm phục vụ cho những mục đích đã nêu những thông tin dữ liệu thu thập đƣợc phải chính xác. Cần đảm bảo tất cả những nhân tố quan trọng đều đƣợc đƣa vào bản mô tả công việc. Phỏng vấn nhân viên tác giả phân tích công việc phải tìm ra đƣợc những câu trả lời không chính xác. Vì vậy trƣớc khi thu thập thông tin tác giả cần lựa chọn những nhân viên mang tính chất đại diện cho công việc có thể là tổ trƣởng của tổ thực hiện chức danh công việc đang cần khảo sát.
Nếu tác giả phân tích công việc cảm thấy nghi ngờ về thông tin do nhân viên cung cấp tác giả có thể thu thập thêm thông tin từ lãnh đạo Đội hoặc những cá nhân khác làm công việc tƣơng tự. Thực tế cho thấy để có đƣợc những bản mô tả công việc cho từng loại công việc cần có sự rà soát lại của ngƣời trực tiếp thực hiện công việc và lãnh đạo.
* Tiến hành phân tích công việc
Phân tích công việc giúp xác định một cách hệ thống và định lƣợng nội dung công việc đồng thời là nền tảng cơ sở cho nhiều hoạt động trong công tác quản lý nguồn nhân lực. Đặc biệt phân tích công việc phục vụ cho việc xây dựng bản mô tả công việc và quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực. Bốn phƣơng pháp phân tích công việc phổ biến nhất hiện nay là: Phân tích chức năng công việc hệ thống câu hỏi phân tích vị trí công việc ghi lại sự việc điển hình và vi tính hoá việc phân tích công việc. Tuy nhiên với điều kiện thực tế hiện nay tại các Đội thuộc Chi cục tác giả đề xuất áp dụng phƣơng pháp ghi sự việc điển hình.
xác định những nhiệm vụ chính của công việc. Để thu thập thông tin nắm bắt đƣợc những nhiệm vụ chính của từng công việc Tác giả có thể tiến hành phỏng vấn nhân viên hoặc thông qua nhật ký công việc của nhân viên.
Ví dụ: Tác giả đang nghiên cứu công việc của một nhân viên kế toán Đội. Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn nhân viên này và đề nghị họ mô tả công việc họ làm gì làm nhƣ thế nào và những công cụ gì cần thiết để thực hiện công việc.
Sau khi đã thu thập thông tin tác giả phân tích công việc sẽ tiến hành viết phần nhiệm vụ của công việc trong đó thể hiện những hoạt động công việc quan trọng.
* Phân tích công việc trong môi trường thay đổi
Phƣơng pháp phân tích công việc truyền thống giả định môi trƣờng công việc tĩnh không thay đổi nhiều và công việc khá ổn định. Trong điều kiện này công việc đƣợc xác định đầy đủ về nhiệm vụ qui trình thực hiện. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ thông tin khi phân tích công việc nhóm chuyên trách cần xét đến yếu tố “động” của công việc. Ví dụ: công việc trƣớc đây có thể bao gồm 5 thao tác nhƣng khi áp dụng tin học trong thực hiện công việc số thao tác có thể giảm thiểu.
Khi hoạt động trong một môi trƣờng luôn biến động nhƣ hiện nay ngƣời lãnh đạo cần có tầm nhìn về cấu trúc của công việc liên quan đến nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu cho sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Ngƣời lãnh đạo có thể có cách tiếp cận phân tích công việc trên cơ sở năng lực cách này nhấn mạnh đến yếu tố thực hiện công việc thành công hơn là hoàn thành những nhiệm vụ chính của công việc… Những năng lực này phù hợp với chiến lƣợc văn hoá của đơn vị bao gồm: kỹ năng giao tiếp kỹ năng ra quyết định kỹ năng giải quyết những xung đột khả năng thích ứng và năng động.
b. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản mô tả công việc và những nhiệm vụ của công việc đó. Vì không có một chuẩn nhất định cho vấn đề mô tả công việc nên thƣờng thay đổi về hình thức và nội dung tuỳ theo hoạt động của từng tổ chức. Tuy nhiên đa phần các bản mô tả công việc sẽ gồm ba phần chính: tên công việc phần nhận diện công việc và phần nhiệm vụ cụ thể. Nếu bản tiêu chuẩn thực hiện công việc không đƣợc thiết lập riêng thì có thể đƣa vào bản mô tả công việc. Một số đề xuất của tác giả trong việc xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh khác nhau của nhân viên các Đội thuộc Chi cục quản lý thị trƣờng Đà Nẵng nhƣ sau:
- Tên công việc: Việc lựa chọn tên công việc rất quan trọng vì nhiều lý do. Thứ nhất tên công việc rất quan trọng về mặt tâm lý. Nó có thể ảnh hƣởng đến thái độ làm việc của nhân viên. Ví dụ: “Nhân viên tạp vụ” nghe vẫn hay hơn là “nhân viên vệ sinh”. Thứ hai nếu có thể tên công việc nên hàm ý những nhiệm vụ mà ngƣời đảm nhiệm công việc sẽ thực hiện. Những tên gọi nhƣ thế gần nhƣ đã gián tiếp nêu lên tính chất tự nhiên của các nhiệm vụ của công việc. Tên công việc cũng nên chỉ ra đƣợc cấp bậc tƣơng đối của ngƣời đảm nhiệm công việc trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. Ví dụ: chức danh cử nhân kỹ sƣ…
- Phần nhận diện công việc: mối quan hệ và điều kiện làm việc.
Phần này bao gồm các nội dung sau: Vị trí công việc đó thuộc Đội nào? Tên tổ hoặc ngƣời phân tích công việc? Ngày tháng phân tích công việc? Ngƣời đảm trách công việc sẽ báo cáo cho ai? Mã công việc? Ngày tháng bản mô tả công việc đã đƣợc hiệu chỉnh lại. Đôi khi ở phần nội dung này cần nêu cả số nhân viên làm công việc này số nhân viên làm trong Đội và mã chức danh công việc theo qui định của ngành.
Phần mô tả ngắn gọn những nhiệm vụ trọng tâm của công việc thƣờng đặt ở cuối phần nội dung này và dùng để phân biệt giữa công việc này với công việc khác trong trƣờng hợp tên công việc không thể hiện đƣợc điều đó.
- Chức năng chính nhiệm vụ cụ thể
Phần mô tả những chức năng chính nhiệm vụ cụ thể của công việc thƣờng đƣợc sắp xếp theo thứ tự quan trọng. Mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ đƣợc thể hiện qua tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho công việc đó. Nhóm chuyên trách cần nhấn mạnh trách nhiệm và kết quả phải đạt đƣợc của mỗi nhiệm vụ. Nhóm chuyên tráchphân tích công việc cần đề cập đến những công cụ và thiết bị cần có để giúp nhân viên đảm trách công việc hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
Căn cứ vào tình hình thực tế tại các Đội tác giả xây dựng mẫu bản mô tả công việc cá nhân:
CHI CỤC QUẢN LÝ THỊ TRƢỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
PHÒNG/ĐỘI:………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độ lập - Tự o - Hạn p ú
Đà Nẵng, ngày tháng năm 2017
ẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Họ và tên:
Năm sinh: Giới tính:
Mã ngạch đang giữ: Hệ số lƣơng:
Thâm niên công tác: Chuyên ngành đào tạo:
Trình độ đào tạo: Trung cấp; Cử nhân; kỹ sƣ; Thạc sỹ; ……
I. ẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Mục tiêu công việc: Nêu kết quả quan trọng mà công việc cần đạt đƣợc
2. Các nhiệm vụ: tổ chức kiểm tra phối hợp khảo sát nắm tình hình địa bàn quản lý...
3. Tính chất công việc chính: Độc lập phối hợp cố định lƣu động phạm vi khác…
4. Điều kiện làm việc (trang thiết bị phần mềm quản lý địa bàn công tác ….
và ai đƣợc hƣởng lợi ích từ những kết quả công việc này)
6. Kết quả đã đạt đƣợc hiện nay so với yêu cầu đƣợc giao
II. Ý KIẾN CÁ NHÂN:
1. Anh (chị) cho biết ý kiến của mình về các phẩm chất đạo đức trình độ năng lực cần có để thực hiện tốt các nhiệm vụ của vị trí việc làm đang đảm nhận.
2. Đánh dấu những yếu tố quan trọng đối với việc hoàn thành tốt công việc này:
+ Xử lý tình huống + Sử dụng ngoại ngữ + Khả năng phân tích + Sử dụng tiếng dân tộc + Kỹ năng giao tiếp + Kỹ năng phối hợp
+ Thông thạo chuyên môn nghiệp vụ + Kỹ năng soạn thảo văn bản + Kinh nghiệm công tác + Kỹ năng tin học máy tính
+ Nắm vững các chế độ chính sách + Tính kỷ luật cao + Tính thần trách nhiệm + Sự tận tụy cần cù
+ Nắm vững chuyên môn nghiệp vụ
THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ NGƢỜI THỰC HIỆN
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
* Lƣu ý:
Các nhiệm vụ chính cơ bản của công việc và ƣớc tính thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ: Căn cứ nhiệm vụ khối lƣợng công việc trong tháng trong quý trong năm để xác định thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ đó và xây dựng mô tả công việc phù hợp khoa học.
Nhƣ vậy bản mô tả công việc cần phải rõ ràng cụ thể; từ ngữ phải dễ hiểu chuẩn xác. Đặc biệt cần lƣu ý sử dụng những từ ngữ xác định rõ công việc nào là nhiệm vụ chính của nhân viên công việc nào là công việc mang
tính chất phối hợp công việc nào làm thƣờng xuyên công việc nào làm ngắn hạn dài hạn (phải gắn với những cụm từ chỉ thời gian thực hiện).
Đa phần lãnh đạo cho rằng việc viết bản mô tả công việc thƣờng tẻ nhạt và cho dù cẩn thận đôi khi vẫn sót lại những từ ngữ không rõ nghĩa gây hiểu nhầm cho ngƣời thực hiện. Để khắc phục những vấn đề trên tác giả đề xuất Phòng Tổ chức hành chính và Tác giả phân tích công việc có thể nghiên cứu ứng dụng một phần mềm chuyên thiết lập bản mô tả công việc đƣợc soạn sẵn. Với chƣơng trình phần mềm này Phòng Tổ chức hành chính và Tác giả phân tích công việc sẽ giảm thiểu những khiếm khuyết trong quá trình viết bản mô tả công việc và rút ngắn đƣợc thời gian thực hiện.
* Phân công công việc
Hiện nay việc phân công công việc cho nhân viên tại các Đội chƣa đƣợc hợp lý. Nguyên nhân mấu chốt của tình trạng này là do thiếu phân tích công việc thiếu bản mô tả công việc và đặc biệt là bản tiêu chuẩn yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc. Để đảm bảo việc phân công công việc hiệu quả phù hợp lãnh đạo Đội cần kết hợp giữa trình độ chuyên môn kỹ năng đặc điểm cá tính trong quá trình phân công công việc cụ thể: