2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• Văn phòng tổng hợp
- Chức năng:
Tham mưu và giúp việc Tổng Giám đốc về công tác tổng hợp tình hình hoạt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Kinh doanh Phó TGĐ KV Đà Nẵng Khối quản lý : 1.Phòng hành chính tổng hợp. 2.Phòng Tổ chức nhân sự. 3.Phòng Kế toán-Tài chính.
Khối kinh doanh : 1. Phòng kinh doanh 2. Ban PR
3. Ban kho và giao nhận 4. Các phòng giao dịch Các phòng giao dịch khu vực miền Trung Phó tổng giám đốc Tài chính KV HCMPhó TGĐ Các phòng giao dịch khu vực miềnNam
động mọi mặt, đối ngoại, đối nội, quản trị hành chính và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý các loại tài sản, quản lý công tác tạp vụ vệ sinh, điện, nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, máy photocopy;
+ Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, phân phối tài liệu, con dấu, quản lý đội xe, bố trí các phương tiện đưa đón người lao động đi công tác;
+ Quản lý công tác lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động lễ, tết, hội họp, khánh tiết, tiếp xúc đối tác, quan hệ, phối hợp công tác với các cấp chính quyền địa phương, đoàn thể xã hội, doanh nghiệp theo sự phân cấp của Tổng Giám đốc;
+ Xây dựng lề lối, phong cách làm việc, truyền thống, văn hoá Công ty, cùng với các đoàn thể chăm lo đời sống vật chất, tinh thần người lao động;
+ Quản lý website, xây dựng hệ thống mạng nội bộ; quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy vi tính.
• Phòng Tổ chức Nhân sự
- Chức năng:
Tham mưu, quản lý về công tác nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp, sử dụng, phát triển nguồn nhân lực, khen thưởng – kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Nhiệm vụ:
* Công tác tổ chức:
+ Đề xuất cơ cấu bộ máy tổ chức, cơ cấu lao động. Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế, điều lệ của Công ty và các văn bản, tài liệu khác phục vụ công tác quản lý nội bộ của Công ty;
+ Tham gia xây dựng quy chế hoạt động, điều hành của đoàn thể, tổ chức trong Công ty như: Đoàn thanh niên, Công đoàn, tổ chức Đảng (nếu có).
* Công tác nhân sự:
+ Thực hiện công tác đánh giá người lao động, xây dựng biểu mẫu đánh giá người lao động;
+ Xây dựng và theo dõi, thực hiện chính sách đãi ngộ lao động;
tiền lương, BHXH, BHYT, lý lịch, trình độ chuyên môn, điểm mạnh, điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng,... của người lao động; theo dõi biến động lao động: tăng, giảm số lượng, chuyển biến trong chất lượng;
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc bố trí, sắp xếp nhân sự vào từng vị trí; về định biên cho từng bộ phận đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả;
+ Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức, kỷ luật, sa thải; đề xuất công tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động; soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
+ Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: ốm đau, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ việc, chuyển công tác, mâu thuẫn, các tệ nạn xã hội: nghiện hút, trộm cắp, say rượu… (nếu có) xảy ra đối với người lao động.
* Công tác tuyển dụng:
Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng, thực hiện công tác tuyển dụng, đảm bảo đúng người, đúng việc, hiệu quả.
* Công tác đào tạo, nâng bậc:
Xây dựng kế hoạch, đề xuất, tổ chức thực hiện đào tạo; thiết lập quy chế nâng bậc, quản lý, tổ chức thi nâng bậc.
* Công tác tiền lương:
Xây dựng quy chế, chính sách tiền lương đảm bảo: phù hợp với thị trường lao động, khả năng chi trả của Công ty; công bằng giữa các bộ phận, cá nhân trong công ty; phản ánh đúng năng lực, hiệu quả làm việc và điều kiện làm việc của người lao động.
* Công tác BHXH, BHYT, thực hiện chế độ chính sách:
Thực hiện chế độ BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác đối với người lao động theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của Công ty.
* Công tác kế hoạch – tổng hợp:
Tổng hợp kế hoạch của các phòng, đôn đốc thực hiện, kiểm tra, giám sát, đánh giá tổng hợp quá trình thực hiện của các bộ phận báo cáo Tổng giám đốc, lập báo cáo tổng hợp kết luận giao ban tuần và báo cáo nhiệm vụ đột xuất khác…..
- Cơ cấu phòng Tổ chức Nhân sự:
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự