6. Bố cục của luận văn
3.2.2. Nâng cao phẩm chất và năng lực thực thi công vụ của công chức
chức quản lý hộ tịch trên địa bàn quận và nâng cao rõ trách nhiệm phân cấp quản lý Hộ tịch
Hiện nay bộ máy đăng ký, quản lý hộ tịch ở nước ta gồm 04 cấp trung ương, Tỉnh, Huyện, Xã; trong đó việc giao đồng thời cho 03 cấp (Tỉnh, Huyện, Xã) trực tiếp đăng ký hộ tịch như hiện nay:
Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Tư pháp thực hiện đăng ký các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài;
Uỷ ban nhân dân cấp huyện đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ 14 tuổi trở lên, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, cấp lại bản chính giấy khai sinh, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi;
Uỷ ban nhân dân cấp xã đăng ký việc thay đổi cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi, bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi và đăng ký các sự kiện hộ tịch trong nước.
Việc quy định như trên dẫn đến tình trạng cồng kềnh về bộ máy, phức tạp về xác định thẩm quyền, thủ tục đăng ký. Do vậy trong một số trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không phân biệt được thẩm quyền hoặc về phía
người dân đi đăng ký thì khó phân biệt được yêu cầu của mình do cấp nào giải quyết.
Mặt khác, hiệu quả quản lý hộ tịch phụ thuộc rất lớn vào năng lực hoạt động của hệ thống cơ quan quản lý và đăng ký hộ tịch, công chức Tư pháp - hộ tịch chuyên trách.
Vì vậy, trong xây dựng đội ngũ cán bộ nói chung và xây dựng đội ngũ công chức Tư pháp - hộ tịch nói riêng phải luôn nắm vững quan điểm, nguyên tắc cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và đường lối, chính sách của Đảng, nhất là những quan điểm về xây dựng đội ngũ cán bộ được xác định trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ ba Ban chấp hành Trung ương khóa VIII, Hội nghị lần thứ năm Ban chấp hành Trung ương khóa IX về "Đổi mới và nâng cao chất lượng của hệ thống chính trị ở cơ sở xã, phường, thị trấn", theo đó cần:
Một là, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng tổ chức bộ máy quản lý hộ tịch trong hệ thống quản lý nhà nước ở cơ sở, đồng thời xây dựng mối quan hệ đoàn kết, phối hợp giữa các tổ chức dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, chi bộ cơ sở; đổi mới nội dung và phương thức hoạt động hướng vào phục vụ dân, sát với dân, được dân tin cậy.
Hai là, thực hành dân chủ thực sự trong các tổ chức quản lý hộ tịch của hệ thống hành chính ở địa phương, theo nguyên tắc tập trung dân chủ và phát huy quyền làm chủ của dân trên cơ sở thực hiện quyền dân chủ trực tiếp, phát huy quyền dân chủ đại diện.
Quy định cụ thể việc thực hiện quyền của dân giám sát tổ chức và công chức Tư pháp - hộ tịch ở cơ sở và thay thế người không đủ tín nhiệm. Phát huy dân chủ phải đi liền với củng cố và nâng cao kỷ luật, kỷ cương theo pháp luật.
Ba là, xây dựng đội ngũ công chức Tư pháp - hộ tịch có năng lực tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, công tâm thạo việc, tận tụy với dân, biết phát huy sức dân, không tham nhũng, không cửa quyền, hách dịch; trẻ hóa đội ngũ, chăm lo công tác đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết hợp lý và đồng bộ chính sách đối với công chức Tư pháp - hộ tịch.
Năng lực thực thi công vụ của đội ngũ công chức quản lý hộ tịch chuyên trách hiện nay ở quận 10 nói riêng và ở cả TP.HCM nói chung vẫn còn nhiều bất cập. Để nâng cao năng lực thực thi công vụ của công chức quản lý hộ tịch cần thực hiện một số giải pháp chủ yếu sau:
Thứ nhất, cần tiêu chuẩn hóa công chức hộ tịch tương xứng với tính chất công việc, chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm cũng như yêu cầu, đòi hỏi xu thế phát triển xã hội.
Luật Cán bộ, công chức đã “công chức hóa” đội ngũ cán bộ cấp xã, trong đó công chức Tư pháp - hộ tịch là “người được tuyển dụng, giao giữ một chức danh chuyên môn nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã”. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc để nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ Tư pháp - hộ tịch bằng việc tiêu chuẩn hóa tương xứng với tính chất công việc, chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm cũng như yêu cầu, đòi hỏi của xu thế phát triển xã hội.
Để đảm bảo ổn định và nâng cao công tác hộ tịch đáp ứng yêu cầu của giai đoạn mới, Luật Hộ tịch cần quy định về chức danh Hộ tịch viên trên cơ sở tách riêng công tác hộ tịch khỏi công tác tư pháp khác theo hướng chuyên nghiệp hoá, Hộ tịch viên có thẩm quyền thực hiện các giấy tờ hộ tịch theo từng cấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình và chịu sự giám sát, kiểm tra của Uỷ ban nhân dân cùng cấp (hiện nay, Tư pháp – hộ tịch là một công chức giúp việc cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
cấp xã, không trực tiếp ký các loại giấy tờ hộ tịch, do đó không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các loại giấy tờ hộ tịch do công chức Tư pháp – hộ tịch lập ra).
Vậy, Hộ tịch viên cần được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ hộ tịch như các chức danh tư pháp khác (Công chứng viên, Đấu giá viên…). Trên cơ sở đó, yêu cầu về tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm Hộ tịch viên, quyền hạn và trách nhiệm của Hộ tịch viên nên quy định một cách cụ thể trong Luật Hộ tịch. Tiêu chuẩn hoá chức danh Hộ tịch viên ở từng cấp nhằm hướng đến việc chuyên nghiệp hoá công tác hộ tịch. Đồng thời tương ứng với các chức danh Hộ tịch viên từng cấp là chế độ chính sách đãi ngộ hợp lý nhằm thu hút và bảo đảm cho họ gắn bó lâu dài với công việc. Hộ tịch viên phải có các tiêu chuẩn của cán bộ, công chức nói chung theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và các tiêu chuẩn riêng phù hợp yêu cầu nhiệm vụ của từng cấp dựa trên cơ sở quy định về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thâm niên công tác, khả năng xử lý công việc, kỹ năng tác nghiệp.
Qua thực trạng đội ngũ công chức Tư pháp - hộ tịch ở Quận 10 hiện nay cho thấy là ở một số phường công chức Tư pháp - hộ tịch thường xuyên bị thay đổi, chính vì vậy công chức Tư pháp - hộ tịch còn mới, chưa có kinh nghiệm trong công tác (thâm niên công tác Tư pháp - hộ tịch có 16 đ/c công tác trên 05 năm và 14 đ/c công tác dưới 05 năm); năng lực hoạt động của đội ngũ công chức Tư pháp - hộ tịch ở một số phường hiện nay vẫn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu, tính chất công việc nhiều và phức tạp (còn 04 đ/c chưa qua đào tạo chuyên môn luật; có 35% công chức chưa đáp ứng được công việc, trong đó cần phải đào tạo, bồi dưỡng tiếp 22% công chức, cần phải điều chuyển công việc khác cho phù hợp 20% công chức).
Mặt khác, chúng ta có thể thấy việc thay thế những cán bộ không đủ tiêu chuẩn này hoàn toàn không phải là vấn đề dễ giải quyết vì hai lý do: thứ
nhất, trước đây công tác quản lý hộ tịch chưa được quan tâm đúng mức nên có quan niệm phiến diện cho rằng đây là một loại hoạt động nghiệp vụ đơn giản, bất kỳ ai cũng có thể đảm nhận được, điều này dẫn đến thực tế là tại một số phường chức danh công chức Tư pháp - hộ tịch thường xuyên bị thay đổi hoặc được bố trí những người không có chuyên môn đúng lĩnh vực đảm nhận; thứ hai, hầu hết những cán bộ này là người địa phương, sống gần dân, hiểu được phong tục, lối sống, tâm tư, nguyện vọng được người dân tín nhiệm.
Thứ hai, cần sớm kiện toàn 100% công chức Tư pháp - hộ tịch chuyên trách phường có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định, đồng thời thực hiện việc quy hoạch, tạo nguồn cán bộ kế cận bảo đảm sự phát triển ổn định của đội ngũ này ở các địa phương.
Thứ ba, để kịp thời động viên, khuyến khích công chức Tư pháp – hộ tịch ở cơ sở phát huy được khả năng và trí tuệ phục vụ công việc được giao, Nhà nước cần có những chế độ chính sách đãi ngộ cho phù hợp, có như vậy mới bảo đảm được quyền lợi cho cán bộ làm công tác Tư pháp – hộ tịch hiện nay.
Thứ tư, hằng năm tiến hành đánh giá, phân loại chất lượng công chức Tư pháp – hộ tịch; kiên quyết đưa ra khỏi vị trí công tác những cán bộ có năng lực chuyên môn yếu, thiếu tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân kém, vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
Đây là giải pháp cơ bản mang tính quyết đinh. Bởi vì nhận thức về hộ tịch và quản lý nhà nước về hộ tịch có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác quản lý nhà nước về hộ tịch. Phải trên cơ sở nhận thức đúng và đầy đủ mới tự giác, tích cực và chủ động tham gia và thực thi có hiệu quả. Nhất là trong điều kiện hiện nay nhận thức của một số cán bộ và một bộ phận không nhỏ cán bộ và nhân dân về quản lý hộ tịch còn hạn chế. Để nâng cao nhận thức về hộ tịch, quản lý nhà nước về hộ tịch cần thực hiện một số giải pháp cơ bản sau:
Một là, đối với cấp ủy, chính quyền và cơ quan các cấp (nhất là cấp xã và cơ quan quản lý hộ tịch) cần nhận thức rõ công tác quản lý nhà nước về hộ tịch có tác động ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của địa phương, là nhiệm vụ quan trọng của chính quyền, từ đó tăng cường lãnh đạo, quản lý công tác này, chủ động áp dụng các giải pháp cần thiết nhằm bảo đảm hiệu quả quản lý hộ tịch.
Hai là, đối với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch cần thấy rõ chức trách nhiệm vụ của mình đối với công tác quản lý nhà nước về hộ tịch. Cần chủ động theo dõi tình hình phát sinh các sự kiện hộ tịch trong địa bàn để thực hiện việc đăng ký kịp thời, đầy đủ. Đối với một số hộ dân khó khăn như: tàn tật, già yếu thì cán bộ Tư pháp – Hộ tịch cần chủ động thực hiện việc định kỳ xuống địa bàn để đăng ký hộ tịch. Đối với công chức Tư pháp – Hộ tịch, tính chủ động trong thực hiện nhiệm vụ gắn liền với tính chịu trách nhiệm trong các hoạt động tác nghiệp.
Ba là, đối với người dân, tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền phổ biến rộng rãi, thường xuyên các văn bản liên quan đến nhân thân con người, đặc biệt là Luật Hộ tịch vừa được ban hành và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016 bằng nhiều hình thức như lồng ghép vào các phong trào ở địa phương cơ sở; thông qua sinh hoạt, hoạt động…; phát huy các phương
tiện thông tin, truyền thanh pa nô, áp phích, khẩu hiệu để tuyên truyền giáo dục…; tuyên truyền giáo dục trong trường học… để người dân hiểu rõ được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác hộ tịch.
3.2.3. Đầu tƣ cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ vào quản lý nhà nƣớc về hộ tịch trên địa bàn quận 10.
Cơ sở vật chất là một yếu tố quan trọng đảm bảo cho các hoạt động nói chung và hoạt động quản lý hộ tịch nói riêng được thực hiện một cách hiệu quả.
Hoạt động quản lý hộ tịch hiện nay được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy chế một cửa được quy định tại Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Sự đảm bảo cơ sở vật chất, trang bị cho hoạt động quản lý hộ tịch nói riêng không nằm ngoài những yêu cầu của cơ chế một cửa. Ngày 18-12-2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành quyết định số 3924/QĐ-BTP về việc phê duyệt Đề án “Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch” trong đó Đề án cũng xác định được mục tiêu lâu dài là “Xây dựng lộ trình đăng ký hộ tịch qua mạng Internet, theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc quan hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch; sau khi đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Thực hiện kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu được cấp bản sao ở bất kỳ Trung tâm đăng ký hộ tịch nào”. Như vậy, việc trang bị máy tính có kết nối Internet phục vụ cho công tác quản lý hộ tịch là quy định cứng của pháp luật, chứ không phải là tuỳ điều kiện từng địa phương.
Công tác quản lý hộ tịch hiện nay đựa trên rất nhiều biểu mẫu, giấy tờ theo quy định tại Thông tư số 08.a/2010/TT ngày 02-3-2010 của Bộ Tư pháp,
kể từ ngày 01-7-2010, hệ thống các sổ đăng ký hộ tịch từ 16 loại sổ giảm còn 5 loại sổ, giảm số lượng biểu mẫu bản chính từ 34 biểu mẫu còn 18 biểu mẫu, giảm số lượng biểu mẫu bản sao từ 32 biểu mẫu còn 20 biểu mẫu, số lượng biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch giảm từ 25 biểu mẫu còn 04 biểu mẫu, số biểu mẫu hộ tịch khác giảm từ 16 biểu mẫu còn 09 biểu mẫu.
Mặc dù đã có sự tinh giảm nhưng trên thực tế việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các cấp vẫn được thực hiện theo công tác thủ công truyền thống, chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp viết tay trực tiếp vào các sổ đăng ký và biểu mẫu hộ tịch khiến mất nhiều thời gian, công sức. Hơn nữa, sổ và biểu mẫu hộ tịch thường hay thay đổi dẫn đến việc ghi chép các thông tin trong sổ còn thiếu, ghi chép không rõ ràng, ghi nội dung bản chính với bản sao không thống nhất với nhau dẫn tới việc yêu cầu cải chính là tất yếu, do vậy đã gây khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước trong việc quản lý, cung cấp thông tin, khai thác cơ sở dữ liệu, xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng hiện tại của công dân. Đồng thời, việc bảo quản hồ sơ cũng chưa được bảo đảm nên gặp rất nhiều khó khăn cho việc tra cứu, tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức khi trích lục hồ sơ cho công dân có yêu cầu.
Trong suốt một thời gian ở nước ta nói chung, các phường của quận 10 nói riêng thực hiện việc quản lý sổ sách hộ tịch chủ yếu bằng phương pháp thủ công và đã gặp nhiều bất cập như bị mờ chữ, mối mọt... Do đó, cải tiến phương thức quản lý hộ tịch, xây dựng, triển khai Đề án Cơ sở dữ liệu điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, việc thống kê, tra cứu hộ tịch được thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách, phát triển kinh tế - xã hội cũng như phúc đáp yêu cầu của người dân. Đây là phương hướng hiện đại hóa quản lý nhà nước về hộ tịch, hướng đến sự phát triển lâu dài, ổn định. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cần phải có bảo mật phần cứng, bảo mật đường
truyền và có mật khẩu, tài khoản cho công chức có nhiệm vụ quản lý, sử dụng