Bước 1: Nhận Pre-Alert từ bên đầu OL Origin (thường là trước một ngày khi tàu cập cảng)
OL origin gửi Pre-Alert bao gồm các chứng từ: 1 MB/L, 1 HB/L, form pre- alert (tên khách hàng, cảng đến, cảng đi, thời gian đến, thời gian đi…)
OL dest tiến hành kiểm tra thông tin xem hàng hóa đi theo kiểu B/L nào: - Surrendered (non-negotiable)
- Telex-release (điện giao hàng)
- Express B/L (phải kèm theo chữ kí của người đại diện cho carrier) Kiểm tra các thông tin khác xem đã đúng với thông báo chưa.
Kiểm tra chứng từ: kiểm tra số cont, số chì.. trên MB/L và HB/L xem có giống nhau không
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival Notice - NOA ) mà mình đi qua
Kiểm tra trên thông báo hàng đến ngày tàu vào và cảng tàu vào
Bước 3: Làm thông báo hàng đến gửi cho khách hàng (Arrival Notice - NOA)
Sau khi nhận NOA của hãng tàu, OL dest sẽ lập một NOA khác dựa trên thông tin trên NOA nhận được từ hãng tàu và gửi cho khách hàng để họ chuẩn bị đến nhận hàng (thông thường đối với hàng container là trước một ngày tàu đến).
Lưu ý, trường hợp hàng chuyển tải, trên HB/L và MB/L sẽ có số cont khác nhau. Lúc này, trên NOA phải ghi đồng thời cả hai số cont trên MB/L và HB/L.
Bước 4: Khách hàng đến công ty của mình lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - DO)
Tùy vào từng trường hợp và loại vận đơn trong bộ chứng từ hàng hóa mà cách thức nhận hàng và các chứng từ, thủ tục liên quan sẽ khác nhau. Khi đến lấy DO tại OL, khách hàng cần mang theo những giấy tờ sau:
• Trường hợp đã có điện giao hàng ( TLX HB/L, SURRENDERED, SEA WAY BILL…)
- Giấy giới thiệu của công ty ( bắt buộc ) - Thông báo hàng đến ( có hoặc không)
• Trường hợp chưa có điện giao hàng, sử dụng BILL gốc ( ORIGINAL BILL OF LADING)
- Giấy giới thiệu của công ty ( bắt buộc ) - Thông báo hàng đến ( có hoặc không) - BILL Gốc ( ORIGINAL BILL)
Một số trường hợp OB/L phải có ký hậu của ngân hàng
Trường hợp 2: Khách hàng được ủy quyền
Ngoài những giấy tờ trên phải mang theo giấy ủy quyền của công ty ủy quyền
Bước 5: Theo dõi tiến trình lô hàng, đồng thời lập Local Invoice để nhân viên kế toán viết hóa đơn thu phí dịch vụ từ khách hàng
Sau khi đã cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết như ở trên, khách hàng trả phí như trong local invoice và oversea invoice (nếu có).
Bước 6: Sau khi khách hàng đã thanh toán phí, công ty sẽ giao trả lệnh cho khách hàng
Chứng từ phát cho khách hàng bao gồm: - 1 HB/L
- 1 MB/L
- 2 lệnh bên mình (3 lệnh đối với hãng tàu WANHAI)
- 2 lệnh của hãng tàu ( lệnh gốc), 3 lệnh đối với hãng tàu WANHAI
Khách hàng lấy lệnh xong lên hãng tàu cược vỏ, làm thủ tục hải quan rồi kéo cont về kho khai thác.