- Yêu cầu:
Văn bản phải được tổ chức một cách hệ thống, khoa học. Các văn bản trong hệ thống được đưa ra sử dụng phải bảo đảm giá trị của văn bản. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng: Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, giảm bớt được những công đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử. Do vậy, hệ thống phải được thiết kế và vận hành bảo đảm yêu cầu này, đồng thời, người sử dụng cần tuân thủ các yêu cầu theo quy trình, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
+ Thuận lợi: Khi văn bản được nhập vào hệ thống Quản lý văn bản sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của
văn bản, đơn vị xử lý… như vậy, sẽ giúp cho việc tra cứu văn bản một cách dễ dàng nhất. Qua đó, Lãnh đạo đơn vị sẽ theo dõi được quá trình xử lý văn bản của chuyên viên. Từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay không xử lý văn bản.
+ Chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản: Dựa trên các chức năng của hệ thống quản lý có thể biết chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, thời gian nào, hồ sơ đang xử lý đến giai đoạn nào, những đối tượng và trách nhiệm liên quan…
+ Bí mật: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử phải gắn với bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, an ninh quốc gia; gắn kết chặt chẽ, đồng bộ với CCHC, đổi mới lề lối, phương thức làm việc với ứng dụng CNTT, xác định ứng dụng CNTT là công cụ hữu hiệu hỗ trợ, thúc đẩy CCHC; lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm.
+ Đúng pháp luật: Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy phạm pháp luật của Nhà nước đã quy định trong các văn bản hiện hành.
- Nguyên tắc: Về mặt nội dung, văn bản điện tử chứa đựng những thông tin như văn bản giấy. Do vậy, trong quá trình tạo lập, xử lý, quản lý và sử dụng văn bản điện tử trên Hệ thống cũng phải tuân thủ các nguyên tắc chung. Khi tiếp nhận, sử dụng văn bản cũng cần lưu ý để giải quyết các trường hợp văn bản mâu thuẫn nhau trên cơ sở nguyên tắc sau:
+ Trong trường hợp các văn bản có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.
+ Trong trường hợp các văn bản do cùng một cơ quan ban hành có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản ban hành sau.
+ Trong trường hợp văn bản mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
+ Việc áp dụng văn bản trong nước không được cản trở việc thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Trong trường hợp văn bản trong nước và điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp.