- Phát hành công văn điện tử đến các đơn vị, cá nhân có liên quan (trong cơ quan, ngoài cơ quan)
2.3.1. Những kết quả đạt được:
- Lãnh đạo cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Văn phòng.
- Các quy định, văn bản của Chính phủ về đẩy mạnh ứng dụng CNTT, nhất là những văn bản về Chính phủ điện tử là những căn cứ, yêu cầu để Văn phòng UBND thành phố Hà Nội triển khai, thực hiện nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan.
- Văn phòng có đơn vị chuyên trách về CNTT với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao.
- Hạ tầng CNTT ngày càng được hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Văn phòng. 100% CBCCVC và người lao động cơ quan Văn phòng được trang bị máy tính, các thiết bị công nghệ hiện đại đã góp phần tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, tăng năng suất, hiệu quả công suất.
- Việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nguyên tắc chung. Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức sử dụng văn bản điện
tử giúp công việc trong cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, góp phần nâng cao chất lượng công việc.
Trước đây, muốn tra tìm một văn bản nào đó, văn thư cơ quan phải tra tìm trên sổ theo dõi văn bản, công việc này đòi hỏi nhiều thời gian. Hiện nay, nhờ ứng dụng CNTT, việc tìm kiếm văn bản đã giúp cho người sử dụng tiết kiệm được nhiều thời gian tra tìm, trong khi kết quả tìm kiếm vẫn có thể đáp ứng được đầy đủ và kịp thời yêu cầu của người sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng trong quá trình giải quyết công việc và đưa ra những quyết định quản lý mới mang tính hiệu quả hơn. Có thể khẳng định, CNTT đã hỗ trợ đắc lực các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, giúp công tác văn thư ngày càng có chất lượng và đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu đặt ra.
- Việc ứng dụng CNTT tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã phát huy hiệu quả trong công việc chuyên môn hàng ngày, giảm thiểu thời gian xử lý công việc. Nhờ sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản có thể theo dõi dễ dàng quá trình chu chuyển và xử lý văn bản. Tất cả quá trình xử lý văn bản đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm, từ khi văn bản được tiếp nhận, đang trong quá trình xử lý cho đến khi văn bản đó được giải quyết. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã giúp cho Lãnh đạo và chuyên viên kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ. Qua đó, giúp cho quá trình xử lý văn bản ngày một nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Công tác tra cứu văn bản, tìm kiếm văn bản được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tăng năng suất lao động; giảm chi phí cho nguồn nhân lực do đã được máy móc hỗ trợ. Đồng thời giúp cho việc điều hành của Lãnh đạo cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời với thời gian ngắn nhất.
2.3.2. Hạn chế