- Đối với việc nhận văn bản đến: Dự thảo văn bản trình ký lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội phải là bản gốc, có ký tắt của Lãnh đạo đơn vị trình
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo đồng bộ, quyết liệt từ cấp trên. Các văn bản hướng dẫn chưa ban hành kịp thời ngay từ những ngày đầu triển khai. Chính phủ chưa xây dựng được quy định, yếu tố bắt buộc khi triển khai Chính phủ điện tử ngay từ đầu ban hành kế hoạch dẫn đến các Bộ lúng túng, mỗi đơn vị xây dựng theo một hệ thống khác nhau.
- Tư duy của công chức làm công tác văn thư còn theo lề lối làm việc cũ nên khi thay đổi phương thức làm việc từ thủ công sang máy móc khiến cho công chức khá lúng túng.
- Hàng ngày, khối lượng văn bản tiếp nhận và xử lý tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là rất lớn nên khó tránh được nhầm lẫn, sai sót. - Yếu tố khách quan không kém phần quan trọng đó là sự bùng nổ nhanh của CNTT. CNTT phát triển ngày càng mạnh mẽ, đòi hỏi các hoạt động cũng phải phát triển lên mức cao hơn, hiện đại hơn.
- Chưa có sự liên kết giữa các cán bộ nghiệp vụ với các nhà chuyên gia. Điều này khiến việc triển khai các ứng dụng CNTT vào hoạt động của cơ quan còn gặp nhiều khó khăn. Việc kiểm tra định kì cũng như lấy ý kiến đánh giá tình hình triển khai phần mềm quản lý văn bản từ Trung tâm Tin học – Công báo Thành phố, giữa các cán bộ văn thư và kỹ sư phần mềm chưa có sự trao đổi, phối hợp chặt chẽ dẫn đến chương trình thiết kế chưa phù hợp và chưa đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Chưa xây dựng được chế độ khen thưởng, động viên kịp thời và cơ chế kiểm tra, giám sát việc ứng dụng CNTT trong tổ chức sử dụng văn bản điện tử nên không tạo được động lực cũng như chế tài buộc CBCCVC và người lao động phải thực hiện đầy đủ các bước trong quá trình tổ chức sử dụng.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Nội dung chương này đã trình bày một cách hệ thống về thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại cơ quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. Căn cứ các quy định của pháp luật và thực tiễn hoạt động, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã tổ chức sử dụng văn bản điện tử phục vụ hoạt động của Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và toàn bộ công chức, viên chức cơ quan; bảo đảm thông tin cho quản lý, điều hành, thực thi nhiệm vụ cơ bản kịp thời, thông suốt, đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ công tác ngày càng cao của Thủ đô trong bối cảnh hiện nay.
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định đòi hỏi cần phải giải quyết, khắc phục. Những nội dung tại Chương 2 là cơ sở để tác giả nghiên cứu, xây dựng Chương 3, đề xuất giải pháp tiếp tục hoàn thiện công tác này.
Chương 3