8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3.2. Nhóm giải pháp liên quan đến quy trình và nghiệp vụ KSC NSNN
3.3.2.1. Hoàn thiện quy trình giao dịch “một cửa” trong công tác KSC thường xuyên NSNN
Việc KSC thƣờng xuyên NSNN của KBNN hiện vẫn còn tồn tại 2 quy trình, đó là quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN do phòng/bộ phận kế toán kiểm soát, quy trình KSC chƣơng trình mục tiêu, vốn sự nghiệp kinh tế do phòng/bộ phận KSC kiểm soát. Nếu một đơn vị SDNS có 2 nguồn vốn thì đơn vị phải giao dịch với 2 bộ phận trong cùng một Kho bạc. Do đó KBNN cần phải xây dựng lại quy trình giao dịch “một cửa”, phân công lại nhiệm vụ cho cán bộ KSC theo hƣớng tinh gọn, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, phù hợp với định hƣớng, lộ trình cải cách hành chính và hiện đại hoá hoạt động KBNN; thống nhất đầu mối thực hiện KSC thƣờng xuyên, chi đầu tƣ và chi các Chƣơng trình mục tiêu quốc gia về một đầu mối (phòng/bộ phận kiểm soát chi NSNN) [2].
Việc tiếp nhận, theo dõi xử lý hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi NSNN tại KBNN Đắk Nông đang thực hiện thủ công nên cán bộ KSC bỏ qua một số quy trình nghiệp vụ và việc giám sát của lãnh đạo rất khó khăn.
Xây dựng một chƣơng trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính. Phần mềm này phải đảm bảo theo dõi đƣợc các thông tin về khách hàng, số bộ chứng từ, ngày giải quyết, lƣu vết đƣợc các bƣớc xử lý hồ sơ qua các bộ phận để có thể xác định đƣợc trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc, chƣơng trình này cho phép kết xuất các báo báo để quản lý việc theo dõi quá trình giao nhận hồ sơ, chứng từ KSC, các hồ sơ, chứng từ bổ sung, sai sót, thời gian kiểm soát thanh toán trƣớc hạn, đúng hạn hay quá hạn. Hàng ngày kế toán trƣởng sẽ vào chƣơng trình in báo cáo kết quả KSC để theo dõi, kiểm tra các hồ sơ KSC chƣa đƣợc giải quyết, xử lý, những hồ sơ đã quá hạn xử lý, đồng thời nhắc nhở cán bộ KSC thực hiện việc kiểm
soát, thanh toán đúng quy định.
3.3.2.2. Hoàn thiện quy trình KSC và kiểm soát cam kết chi trong điều kiện vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS)
Quy trình luân chuyển, kiểm soát chứng từ
Chấn chỉnh thực hiện quy trình luân chuyển, kiểm soát chứng từ đúng theo quy định. Đảm đảm tất cả các khoản chi từ NSNN đều phải đƣợc kiểm soát qua tất cả các khâu từ cán bộ KSC đến kế toán trƣởng và lãnh đạo trực tiếp công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN.
Tập trung kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nƣớc có mức độ rủi ro cao: Với nguồn lực có hạn nên KBNN Đắk Nông cần phải chuyển từ cơ chế KSC toàn bộ các khoản chi NSNN sang kiểm soát theo mức độ rủi ro trong chi thƣờng xuyên NSNN (rủi ro ở đây là mức độ thất thoát, lãng phí NSNN). Việc kiểm soát nhƣ trên sẽ tạo điều kiện kiểm soát, thanh toán nhanh các khoản chi NSNN, tránh phiền hà cho đơn vị SDNS. Đồng thời, tránh sự kiểm soát trùng lắp của ngƣời chuẩn chi và cán bộ kiểm soát chi KBNN.
Để thực hiện đƣợc việc kiểm soát theo mức độ rủi ro, cần phân tích mức độ rủi ro các khoản chi thƣờng xuyên NSNN và xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp và có thể phân theo nhóm nhƣ sau:
- Mức độ rủi ro cao: các khoản chi có giá trị lớn nhƣ xây dựng trụ sở, mua sắm hàng hóa, tài sản, sửa chữa lớn tài sản cố định...
- Mức độ ít rủi ro: các khoản chi nhƣ chi công tác chuyên môn, chi hội nghị, chi khác, chi mua sắm dụng cụ, văn phòng phẩm, tiền lƣơng, phụ cấp, sinh hoạt phí, học bổng, điện nƣớc, dịch vụ công cộng…
Khi đã xác định đƣợc mức độ rủi ro, cần có các cơ chế kiểm soát cho phù hợp với từng loại. Đối với các khoản chi NSNN có mức độ rủi ro cao cần phải kiểm soát tất cả các khoản chi đó, đối với các khoản chi NSNN ít rủi ro thì cần kiểm soát chọn mẫu hoặc thanh toán trƣớc kiểm soát sau.
Bên cạnh đó, KBNN Đắk Nông cần kiên quyết hơn nữa trong việc từ chối thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt mà lẽ ra phải thanh toán đúng quy định bằng phƣơng thức chuyển khoản. Đồng thời, nghiêm túc thực hiện theo quy định của Thông tƣ số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/1012 quy định về thời gian các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau (đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt) hoặc đối với những khoản chi có hợp đồng thì ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên đến đây lại phát sinh vấn đề đó là số tiền đơn vị đề nghị thanh toán là bao nhiêu so với số tiền đơn vị đã tạm ứng của tháng trƣớc. Hiện nay, rất nhiều đơn vị SDNS đề nghị thanh toán tạm ứng số tiền rất ít so với số tiền đã tạm ứng nhằm “lách” quy định trên. Nên KBNN Đắk Nông cần có biện pháp quy định cụ thể để đƣợc tiếp tục tạm ứng cho tháng sau phải thanh toán hết bao nhiêu phần trăm số đã tạm ứng của tháng trƣớc.
Quy trình kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
Với tinh thần cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực KSC NSNN nhằm mục tiêu vừa kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, vừa đơn giản hóa thủ tục và không gây phiền hà cho khách hàng. Hồ sơ KSC theo quy trình quy định tại phụ lục 01/CTX, thì hồ sơ thanh toán trực tiếp hay thanh toán tạm ứng đều là “Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí hay hội nghị phí”; công việc kiểm tra chi tiết đó là trách nhiệm của đơn vị SDNS. Mặt khác, theo quy định tại khoản 3 điều 5 phần III Thông tƣ số 97/2009/TT-BTC quy định “trƣờng hợp đặc biệt cần có mức chi công tác phí, mức chi hội nghị cao hơn mức chi quy định tại thông tƣ, Thủ trƣởng đơn vị xem xét quyết định từng trƣờng hợp cụ thể, chịu trách nhiệm về quyết định của mình” đã một lần nữa khẳng định trách nhiệm của Thủ trƣởng đơn vị trong việc sử dụng kinh phí của đơn vị mình. Vì vậy, nếu cán bộ KSC của KBNN kiểm soát chi trên bảng kê
chứng từ nhƣ hiện nay đối với các khoản chi này khi có phát hiện trƣờng hợp chi vƣợt định mức thì KBNN cũng không thể từ chối các khoản thanh toán trên.
Quy trình kiểm soát, thanh toán các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ
Dự toán chi thƣờng xuyên hiện nay đƣợc giao chi tiết đến mã ngành kinh tế, không giao chi tiết đến nhóm mục chi do đó khó phân biệt khoản chi nào thuộc chi sửa chữa nhỏ, khoản chi nào thuộc sửa chữa lớn. Do đó, để tạo sự thống nhất trong hồ sơ kiểm soát chi của từng cán bộ, KBNN Đắk Nông nên quy định thế nào là sửa chữa nhỏ, thế nào là sửa chữa lớn và từng loại hồ sơ cần kiểm soát khi đơn vị SDNS thanh toán các khoản chi trên.
Trong điều kiện hiện nay, hệ thống KBNN đang vận hành hệ thống Tabmis cần phải thực hiện quản lý và kiểm soát cam kết chi qua KBNN theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ số 113/2008/TT-BTC ngày 27/11/2008 của Bộ Tài chính. Kiểm soát cam kết chi: là việc KBNN thực hiện kiểm soát và giữ lại một khoản dự toán NSNN đã đƣợc duyệt của các đơn vị sử dụng NSNN để đảm bảo khả năng thanh toán cho các hợp đồng đã đƣợc ký kết giữa đơn vị sử dụng NSNN với các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ. Thực hiện cam kết chi cũng góp phần từng bƣớc đƣa các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ vào quản lý theo hƣớng: chỉ những nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ có uy tín, chất lƣợng thì mới đƣa vào quản lý và đƣợc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khu vực công; từng bƣớc thanh toán, chi trả trực tiếp từ NSNN cho các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Để đảm bảo tính hiệu quả cần điều chỉnh lại quy định đề nghị cam kết chi của các đơn vị SDNS gửi đến KBNN trƣớc khi ký hợp đồng và sau khi đơn vị đã có quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Sau khi KBNN nhập các dữ liệu từ giấy đề nghị cam kết chi, hệ thống TABMIS sẽ tự động kiểm tra và thực hiện kế toán cam kết chi. Còn việc kiểm soát tính pháp lý tài chính của
hợp đồng sẽ đƣợc thực hiện theo cơ chế KSC khi hợp đồng đƣợc đơn vị gửi