8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ
THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TRƢỜNG LỘC AN
3.2.1. Xây dựng mụ t êu đán á t àn tí n ân vIên
Nhƣ phân tích về thực trạng xây dựng mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên ở trên, mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên hiện tại của Công ty TNHH TM Trƣờng Lộc An, tỉnh Kon Tum chủ yếu phục vụ mục tiêu hành chính chƣa gắn với việc đánh giá kết quả hoàn thành công việc của nhân viên, bỏ qua mục tiêu đào tạo và phát triển nhân viên. Để việc đánh giá thành tích nhân viên đem lại những kết quả nhƣ mong muốn, hãy gắn chúng vào những mục tiêu rõ ràng, cụ thể, tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
Thứ nhất: Lãnh đạo Công ty nên cùng với nhân viên xác định mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên, vì nhân viên thƣờng là ngƣời thực thi nên sẽ cho ta những thông tin tốt nhất về những mục tiêu gắn với công việc cụ thể
nhằm góp phần làm tăng năng suất chung, khả năng đáp ứng hay các mục tiêu kinh doanh khác. Thông qua việc tham gia vào quá trình xác định mục tiêu, họ sẽ gạt bỏ đi sự không hài lòng do việc áp đặt mục tiêu từ phía Công ty, làm cho mọi nhân viên đều biết về mục tiêu để phấn đấu. Việc đặt ra các mục tiêu phải cụ thể và có thể đo đƣợc, bởi vì những mục tiêu chung chung không hƣớng dẫn ngƣời lao động các bƣớc cần phải thực hiện và cũng sẽ gây khó khăn cho ngƣời đánh giá.
Thứ hai: thƣờng xuyên đánh giá lại các mục tiêu đã đề ra. Hàng quý, trên cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của từng Phòng, Công ty cùng nhân viên phải làm việc này để đảm bảo các mục tiêu vẫn còn ý nghĩa và nhân viên vẫn đang đi đúng hƣớng.
Thứ ba: đảm bảo chắc chắn rằng nhân viên của Công ty có thể đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Không nên đề ra các mục tiêu quá cao khiến cho nhân viên nản lòng và làm giảm động lực thúc đẩy, điều đó sẽ triệt tiêu giá trị của các mục tiêu đặt ra.
Và trong giai đoạn hiện nay Công ty cần xây dựng mục tiêu, định hƣớng công tác đánh giá thành tích theo hƣớng quản trị nguồn nhân lực hiện đại, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Cụ thể:
- Đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên: Đánh giá nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ hay không, mức độ nào. Từ đó giúp nhân viên biết đƣợc những ƣu điểm của bản thân nhằm phát huy và có kế hoạch cải thiện hoặc thay đổi những mặt còn hạn chế của mình.
- Làm cơ sở trả lƣơng và khen thƣởng: Nhân viên nào có thành tích tốt nhất sẽ đƣợc trả mức lƣơng cao, đƣợc xét nâng lƣơng, đƣợc thi nâng bậc và đƣợc khen thƣởng xứng đáng với mức thành tích đạt đƣợc. Qua đó, giúp cho nhân viên có ý thức cải thiện thành tích nhằm tăng thu nhập qua lƣơng và thƣởng.
- Làm cơ sở đào tạo và phát triển nhân viên: Kết quả đánh giá thành tích nhân viên sẽ giúp cho các nhà quản trị thấy đƣợc những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân viên, từ đó có kế hoạch để đào tạo, phát triển cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty. Từ đó góp phần hoàn thành đƣợc kế hoạch kinh doanh của Công ty. Và đó cũng là mong muốn của đa số ngƣời lao động.
- Cơ sở để đề bạt, luân chuyển, tuyển dụng, sa thải: Từ kết quả đánh giá thành tích nhân viên Công ty sẽ thấy đƣợc khả năng của nhân viên và xác định đƣợc nhân viên nào có thể phát triển để đề bạt hoặc đáp ứng nhu cầu nhân sự trong thời gian đến, nhân viên nào chƣa đáp ứng đƣợc có kế hoạch luân chuyển vị trí khác hoặc tuyển dụng thêm hoặc quyết định có ký tiếp hợp đồng lao động tiếp hay không.
3.2.2. Hoàn thiện về tiêu chuẩn đán á t àn tí tại Công ty TNHH Trƣờng Lộc An Kon Tum
Hiện tại Công ty đang áp dụng bản mô tả về nhiệm vụ của nhân viên có thể làm căn cứ để đánh giá thành tích nhân viên. Tuy nhiên bản mô tả còn chung chung, chƣa cụ thể hóa cho từng đối tƣợng , từng vị trí công việc của nhân viên, nội dung đánh giá có tính hợp lý nhƣng tính cụ thể của chỉ tiêu vẫn chƣa rõ ràng . Từ thực tiễn đó, tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá tại công ty nhƣ sau:
a. Căn cứ hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá nh n vi n:
Trên cơ sở bản mô tả công việc chung đã ban hành, từng phòng ban nên tiến hành phân tích công việc cụ thể của từng nhân viên và xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với từng nhân viên và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Quá trình xây dựng bản mô tả công việc cần chú ý đến các nội dung: - Hoạt động của công ty là hoạt động thƣơng mại và cung cấp dịch vụ,
mỗi khâu, mỗi hoạt động của từng phòng ban đều có mối liên hệ và tác động đến kết quả kinh doanh nhất định do vậy cần có sự quy định rõ ràng và chặt chẽ, thống nhất.
- Bản mô tả và tiêu chuẩn nhân viên càng cụ thể, chi tiết thì tiêu chuẩn đánh giá nhân viên càng chính xác.
Trên cơ sở lý luận của chƣơng I và thực tế tại công ty, tác giả đề xuất bản mô tả công việc đối với một số vị trí nhƣ sau:
* Bộ phân nhân viên lái phụ xe:
+ Vị trí chức danh: Nhân viên lái phụ xe
Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng quản lý và điều hành xe
+ Nội dung công việc
Nhiệm vụ chung : Quản lý, vận hành, bảo quản phƣơng tiện vận tải đƣợc giao vận hành luôn trong trạng thái kỹ thuật tốt nhất phục vụ, đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo, bộ máy quản lý công ty và làm việc có hiệu quả.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Thƣờng xuyên kiểm tra trạng thái, tình hình làm việc của phƣơng tiện, kịp thời đề xuất sửa chữa các hƣ hỏng; định kỳ đề xuất bảo dƣỡng, vào cấp kỹ thuật hoặc sửa chữa lớn phƣơng tiện.
- Mỗi ngày tổ trƣởng tổ xe (hoặc trực tiếp lái xe) ít nhất hai lần (đầu giờ làm việc sáng 7h30 AM và cuối giờ làm việc chiều 16h30PM) truy cập mạng nội bộ để nhận mệnh lệnh từ ngƣời phụ trách trực về kế hoạch vận chuyển hàng hóa.
- Trƣớc 15 phút xe khởi hành, chuẩn bị xăng dầu đầy đủ, kiểm tra các trang thiết bị an toàn đảm bảo phƣơng tiện làm việc tin cậy, an toàn trong suốt hành trình công tác.
- Giữ các thông tin liên quan đến chuyến đi. Lái xe theo đúng hành trình theo lệnh điều xe.
- Khi không có lịch chạy xe, trong giờ hành chính phải tập trung tại bãi tập kết xe, tiến hành kiểm tra, sữa chữa xe.
- Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khác trong phòng hoàn hành nhiệm vụ khi đƣợc giao.
- Phụ giúp việc giao hàng, bốc xếp hàng.
Quyền hạn:
- Chủ động sử dụng quỹ thời gian để thực hiện nhiệm vụ và nghỉ ngơi của mình (Không áp dụng Nội quy lao động trong việc quy định cụ thể thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi).
- Từ chối yêu cầu của ngƣời đề nghị xe sử dụng phƣơng tiện không đúng mục đích, lịch trình (phiếu điều vận), quá thời hạn quy định ghi trên lệnh điều xe.
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các yêu cầu trong bản mô tả công việc.
Chấp hành nghiêm chỉ thị, mệnh lệnh, tuân thủ các quy định, quy trình của Công ty.
Mối quan hệ:
Quan hệ nội bộ: Đối với phòng quản lý và điều xe: chịu sự chỉ huy trực tiếp của trƣởng phòng; Đối với các nhân viên phòng khác: phối hợp thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Quan hệ bên ngoài: Các cơ quan liên quan và chính quyền địa phƣơng: Liên hệ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao, phối hợp thực hiên trong công tác vận chuyển hàng hoá.
- Chế độ thông tin báo cáo. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo mẫu và thời gian quy định của Công ty gồm : Báo cáo tình hình vận chuyển hàng hóa hàng tuần; Báo cáo tình trạng xe định kỳ; Báo cáo đột xuất khác.
+ Bản tiêu chuẩn nhân viên lái phụ xe
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết:
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp 12/12 trở lên; Có bằng B2 trở lên;
Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm lái xe.
Kỹ năng: Có khả năng giao tiếp, nhanh nhẹ, trung thực, không ngại khó khăn, có trách nhiệm cao trong công việc.
- Thể chất:Tuổi đời: >= 22 tuổi; có sức khỏe tốt; chiều cao >= 1m60 * Bản mô tả công việ đối với nhân viên kinh doanh:
+ Vị trí : Nhân viên kinh doanh
Quản lý trực tiếp: Trƣởng phòng kinh doanh
+ Nội dung công việc
Nhiệm vụ chung: Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng của công ty
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
2. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trƣởng phòng kinh doanh phê duyệt. Thực hiện theo kế hoạch đƣợc duyệt.
3. Hiểu rõ và nắm đƣợc ƣu nhƣợc điểm của đối thủ cạnh tranh.
4. Nắm đƣợc quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.
5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trƣởng phòng.
6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trƣởng phòng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lƣu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trƣớng phòng giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.
7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các lịch trình vận chuyển, thời gian vận chuyển hàng, hàng hóa đƣợc vận chuyển, thủ tục giao hàng vận chuyển, xuất hoá đơn.
8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lƣợng dịch vụ. 9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.
10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
11. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.
12. Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.
Quyền hạn:
- Chủ động thực hiện công việc đƣợc giao.
- Từ chối yêu cầu của khách hàng thực hiện vận chuyển hàng hóa không theo quy định của Công ty.
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các yêu cầu trong bản mô tả công việc.
Chấp hành nghiêm chỉ thị, mệnh lệnh, tuân thủ các quy định, quy trình của Công ty.
Mối quan hệ:
Quan hệ nội bộ: Đối với phòng kinh doanh: chịu sự chỉ huy trực tiếp của trƣởng phòng; Đối với các nhân viên phòng khác: phối hợp thực hiện
nhiệm vụ đƣợc giao.
Quan hệ bên ngoài: Các cơ quan liên quan và chính quyền địa phƣơng: Liên hệ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
- Chế độ thông tin báo cáo. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo mẫu và thời gian quy định của Công ty gồm : Báo cáo tình hình kinh doanh theo tháng, quý; Báo cáo thông tin thị trƣờng, khách hàng mới, khách hàng tiềm năng; Báo cáo tình trạng thực hiện các hợp đồng đã ký kết; Phối hợp phòng Kế hoạch tài chính báo cáo quản lý và thu hồi công nợ; Báo cáo đột xuất khác.
+ Bản tiêu chuẩn nhân viên kinh doanh:
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết:
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế thƣơng mại dịch vụ, chuyên ngành vận tải.
Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm liên quan; Làm việc độc lập và chịu đƣợc áp lực trong công việc;
Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén. Có khả năng giao tiếp và diễn đạt tốt, trung thực, không ngại khó khăn, có trách nhiệm cao trong công việc.
Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm làm công việc kinh doanh. - Thể chất:Tuổi đời: >= 25 tuổi; có sức khỏe tốt.
b. Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thành tích đối với nhân viên
Trên cơ sở thông tin của bản mô tả công việc, tiêu chuẩn nhân viên và mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng, mục tiêu từng cá nhân các phong tiến hành họp, thảo luận hoặc chuyển dự thảo cho nhân viên tham gia để thống nhất về các nội dung và lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá cho từng nhân viên.
mục tiêu đánh giá của công ty.
Để phục vụ cho các mục tiêu trả lƣơng, thƣởng, đào tạo, đề bạt, tuyển dụng hoặc làm cơ sở cho việc quyết định có ký tiếp hợp đồng lao động… thì đánh giá thành tích nhân viên phải đƣợc đánh giá toàn diện gồm : Kết quả thực hiện công việc; năng lực thực hiện; hành vi và đặc điểm thực hiện công việc. Trên cơ sở lý luận này, tác giả xin đề xuất nội dung tiêu chuẩn đánh giá vị trí nhân viên kinh doanh và cơ động cụ thể.
+ Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc - Khối lƣợng thực hiện công việc
- Chất lƣợng thực hiện công việc đƣợc giao.
- Kết quả thực hiện mục tiêu của phòng: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ đánh giá, lãi hay lỗ. (doanh thu, lợi nhuận. . .)
+ Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên năng lực
- Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả năng hoạch định, khả năng tổ chức, khả năng kiểm tra, giám sát, khả năng giao tiếp, khả năng quyết định và kỹ năng khác.
- Khả năng nắm bắt thông tin, khả năng thiết kế và triển khai các chƣơng trình. Mức độ hiểu biết và vận dụng các quy định của Nhà nƣớc, của Công ty, của chính quyền địa phƣơng
- Khả năng đề xuất sáng kiến, góp ý cải tiến phƣơng pháp quản lý, cải tiến qui trình kỹ thuật đƣợc áp dụng và đem lại hiệu quả.
+ Tiêu chuẩn đánh giá dựa trên hành vi và đặc điểm
- Phong cách và đạo đức, tác phong giao tiếp, sự nhanh nhẹn, nhiệt tình trong giải quyết công việc.
- Số lần vi phạm nội quy, quy chế của Công ty.
- Cầu tiến và trung thành với Công ty, có khả năng chịu áp lực công việc
- Số lần vi phạm nội quy lao động và thỏa ƣớc lao động tập thể .
- Tinh thần hợp tác với đồng nghiệp trong nhóm, trong tổ. Tuân thủ những điều động đột xuất.
Trên cơ sở các nội dung cơ bản cần phải đánh giá, ngƣời quản lý trực cần trao đổi thảo luận với nhân viên thuộc mình phụ trách về mức độ, yêu cầu phải đạt đƣợc. Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn đánh giá gắn với mức độ đạt đƣợc là mức độ thành tích. Sau khi trao đổi thảo luận về mức độ và nội dung tiêu chuẩn cần đánh giá thuộc phòng mình phụ trách, ngƣời quản lý trực tiếp tổng hợp báo cáo phòng Hành chính- tổng hợp.
Căn cứ vào báo cáo của các phòng ban và nội dung đánh giá chung cho từng loại tiêu chuẩn đã nêu ở trên, phòng Hành chính - tổng hợp, ngƣời quản lý trƣc tiếp và nhân viên thảo luận để xây dựng các chỉ tiêu cụ thể theo từng loại tiêu chuẩn gắn kết với mục tiêu cụ thể của các phòng, trung tâm cho từng