6. Kết cấu luận văn
2.2.4 Cụng tỏc quản lý vốn kinh doanh
2.2.4.1 Quản lý vốn ngắn hạn
Vốn ngắn hạn của cụng ty bao gồm: Vốn bằng tiền; Khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn; Khoản phải thu; Hàng tồn kho.
Quản lý vốn bằng tiền
+ Sơ đồ 2.4 Quy trỡnh kiểm soỏt nội bộ vốn bằng tiền.
Thủ quỹ Kế toỏn trưởng PGĐ tài chớnh
Tại Nam hũa í, tài sản Vốn bằng tiển theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất tồn tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc để gvào sổ chi tiết cụ thể là 2 sổ: Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngõn hàng. Cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào Sổ cỏi TK 111- Tiền mặt và TK 112 – Tiền gửi ngõn hàng.
Tại Nam Hũa í, việc ghi chộp tỡnh biến động tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng là do bộ phận kế toỏn. Bộ phận này cú nhiệm vụ phản ỏnh kịp thời cỏc khoản thu chi tiền tại doanh nghiệp, khúa sổ kế toỏn tiền mặt cuối mỗi ngày, đối chiếu với thủ quỹ. Và bỏo cỏo hàng thỏng hoặc đột xuất khi cú yờu cầu của PGD tài chớnh về tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng.
Thu chi tiền mặt, điều chuyển tiền gửi Chứng từ thu chi tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt, TGNH Lập sổ chi tiết, sổ Cỏi tiền mặt,TGNH. Chứng từ gốc, sổ chi tiết, sổ Cỏi tài khoản
tiền mặt, TGNH Kiểm tra, Phõn tớch số liệu phục vụ cho cụng tỏc quản lý. Thụng số tài chớnh, xu hướng, cơ cấu
+ Bảng 2.14 Cơ cấu vốn bằng tiền trong vốn ngắn hạn qua cỏc năm
ĐVT: Nghỡn đồng
Tài sản Năm 2011 trọng Tỷ Năm 2012 trọng Tỷ Năm 2013 trọng Tỷ
Tài sản ngắn hạn 24,738,436 21,806,282 23,302,346
Tiền và tương đương
tiền 5,315,170 21 2,530,503 12 5,363,668 23
Cỏc khoản ĐTTC ngắn
hạn 5,919,682 24 1,687,800 8 2,025,360 9
Cỏc khoản phải thu
ngắn hạn 6,585,080 27 10,166,407 47 8,798,977 38
Hàng tồn kho 6,232,908 25 6,667,597 31 6,375,001 27
Tài sản ngắn hạn khỏc 685,593 3 753,974 3 739,339 3
Ta thấy tỷ trọng dự trữ tiền và cỏc khoản tương đương tiền giảm cũn 12% trong cơ cấu TSNH vào năm 2012. Nguyờn nhõn giảm dự trữ tiền mặt và cỏc khoản tương đương tiền là do doanh quý II năm 2012 doanh nghiệp dựng một phần tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng đầu tư tư xõy dựng lắp đặt dõy chuyền mới hiện đại được nhập khẩu từ Mỹ và Chõu Âu, phự hợp với hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo tiờu chuẩn ISO 22000. Bờn cạnh đú, Nam Hũa í cũn trang bị phần mềm chuyờn dụng hỗ trợ tối đa để tớnh toỏn cụng thức cho thức ăn một cỏch tối ưu và nhanh chúng nhất. Song song đú là phũng thớ nghiệm phõn tớch cỏc chỉ tiờu sản phẩm trước khi xuất hàng ra thị trường.
+ Bảng 2.15 Ảnh hưởng của khoản mục tiền và cỏc khoản tương đương tiền đến khả năng thanh toỏn tức thời qua cỏc năm ĐVT: Nghỡn đồng
Như đó phõn tớch ở phần trước về khả năng thanh toỏn tức thời. Nếu vốn bằng tiền giảm so với cỏc khoản mục khỏc trong tổng tài sản ngắn hạn thỡ đương nhiờn khả năng thanh toỏn tức thời sẽ suy giảm. Điều này thể hiện rừ trong bảng số liệu trờn. Vớ dụ như năm 2012 khi vốn bằng tiền là 2,530,503 thỡ khả năng thanh toỏn tức
CHỈ TIấU Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sỏnh 2012/2011 So sỏnh 2013/2012
Số lượng % Số lượng % Vốn bằng tiền 5,315,170 2,530,503 5,363,668 -2,784,667 -52.3 2,833,165 111.9 Nợ ngắn hạn 21,877,487 22,558,850 22,786,192 681,363 3.11 227,342 1.01 Khả năng thanh toỏn tức thời 0.24 0.11 0.24 -0.13 -53.6 0.12 109
thời là 0.11, đến năm 2013 vốn bằng tiền tăng lờn và bằng 5,363,668 thỡ chỉ số này tăng lờn là 0.24.
Nhận xột về cụng tỏc quản lý vốn bằng tiền: Ưu điểm:
- Trong quy trỡnh kiểm soỏt nội bộ vốn bằng tiền .Nhận thấy trỡnh tự luõn chuyển chứng từ vốn bang tiền qua cỏc bộ phận kế toỏn, thủ quỹ là hợp lý, hệ thống sổ sỏch hạch toỏn kế toỏn vốn bằng tiền chi tiết và tổng hợp đầy đủ, đỳng theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chớnh. Theo dừi kịp thời được tỡnh hỡnh nhập xuất tồn tiền mặt tại quỹ và ngõn hàng. Cú sự đối chiếu thường xuyờn giữa bộ phận thủ quỹ và kế toỏn.
Nhược điểm:
- Sử dụng phần mền excel cho cụng tỏc kế toỏn cũn nhiều bất cập trong xử lý nghiệp vụ kế toỏn.
- Khụng cú kế hoạch lập ngõn sỏch tiền mặt. Việc khụng dự bỏo được chớnh xỏc về cỏc dũng tiền cú thể dẫn đến tỡnh trạng dư thừa tiền (dẫn đến tỷ suất sinh lợi thấp) hoặc tỡnh trạng thõm hụt tiền mặt. nguy cơ mất khả năng thanh toỏn ngắn ngay cỏc khoản phỏt sinh đột suất, tức thời của doanh nghiệp là khỏ cao.
- Khụng thiết lập số dư tiền mặt tối thiểu để phũng ngừa những khủng hoảng khụng thể lường trước hoặc cỏc biến động thu chi thực tế so với ước tớnh .
Quản lý cỏc khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn: Tỷ trọng khoản đầu tư tài chớnh là rất nhỏ .Trong hai năm 2012 và 2013 cỏc khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn giảm xuống từ 8% năm 2011 cũn 3% trong năm 2013. Nguyờn nhõn giảm cỏc khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn do doanh nghiệp đó bỏn phần lớn trỏi phiếu ngắn hạn thu tiền về để tập trung cho việc đầu tư TSCĐ.
Nhận xột về việc quản lý cỏc khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn
- Chứng khoỏn cụng ty mua chủ yếu là trỏi phiếu kho bạc và chứng chỉ tiền gửi thương lượng với ngõn hàng. Ta thấy đặc điểm của chứng khoỏn này cú tớnh an toàn cao, kỳ đỏo hạn ngắn thường là 6-9 thỏng, và cú thể bỏn được dễ dàng. Do vậy, cú thể núi cụng ty đó làm tốt việc quản lý cỏc khoản đầu tư tài chớnh ngắn hạn với mục đớch thay thế cho tiền mặt khi cần và để đầu tư tạm thời cỏc nguồn tiến thừa.
+ Sơ đồ 2.5 Quy trỡnh kiểm soỏt nội bộ đối với cỏc khoản phải thu
Nhõn viờn thị trường Kế toỏn trưởng PGĐ tài chớnh, PGĐ kinh doanh
+ Chớnh sỏch tớn dụng
Hiện nay cụng ty cú mới quan hệ bỏn hàng với rất nhiều cỏc đối tượng nờn cũng phỏt sinh rất nhiều khoản cụng nợ phải thu dặc biệt trong 2 năm 2012 và 2013 do nghành chăn nuụi gặp khú khăn nờn khoản phải thu của khỏch hàng càng tăng.
Để quản lý tỡnh hỡnh cụng nợ cụng ty một mặt đụn đốc đũi nợ cũ, mặt khỏc thắt chặt chớnh sỏch bỏn hàng tớn dụng. Chớnh sỏch tớn dụng của Nam Hũa í gồm 4 nội dung như sau:
- Tiờu chuẩn tớn dụng: Tiờu chuẩn tớn dụng này được xỏc định với từng đối tượng khỏch hàng, dựa vào tỡnh hỡnh kinh doanh của từng đối tượng khỏch hàng.
- Thời hạn tớn dụng: Cụng ty xỏc định thời hạn tớn dụng cho khỏch hảng là từ 30-90 ngày do đặc điểm của nghành chăn mỗi lứa gia sỳc, gia cầm xuất bỏn khoảng 2- 3 thỏng trở nờn.
- Chiết khấu thanh toỏn: Khỏch hàng mua hàng trả tiền ngay được chiết khấu thanh toỏn. Tỷ lệ chiết khấu tựy vào từng đợt bỏn hàng.
- Chớnh sỏch thu hồi nợ: Thường xuyờn rà soỏt định kỳ 1 thỏng 1 lần cỏc đối tượng nợ, và đụn đốc thu hồi nợ. Từ đú cơ sở lập dự phũng phải thu khú đũi.
- Thực hiện thu hồi nợ chủ yếu là cỏc nhõn viờn kinh doanh trờn địa bàn. + Cơ cấu cỏc khoản phải thu ngắn hạn trong tài sản ngắn hạn
Thu nợ
Giấy yờu cầu thanh toỏn nợ Lập Sổ chi tiết phải thu khỏch hàng, sổ Cỏi TK 131,Lập kế hoạch thu nợ. Theo dừi, Phõn tớch số liệu, đề ra chớnh sỏch tớn dụng, thu nợ. Thụng số tài chớnh, xu hướng, cơ cấu.
Tỷ trọng khoản phải thu ngắn hạn năm 2012 tăng lờn đến 47% . Và cú xu hướng giảm trong năm 2013 tỷ số này là 38% . Khả năng thu tiền bỏn hàng của cụng ty trong hai năm 2012 và 2013 khụng tốt, bị khỏch hàng nợ nhiều. Nguyờn nhõn như đó đề cập ở phần trước là ngành chăn nuụi gặp khú khăn kộo theo ngành sản xuất thức ăn chăn nuụi bị nợ nần nhiều.
+ Bảng 2.16 Ảnh hưởng của khoản mục cỏc khoản phải thu ngắn hạn đến khả năng thanh toỏn của cụng ty:
Vũng quay cỏc khoản phải thu thấp chứng tỏ cỏc khoản phải thu cao, trong 3 năm 2011-2013 vũng quay cỏc khoản phải thu cú xu hướng giảm, khả năng thu hồi nợ trong hai năm 2012 và 2013 chưa tốt.
Nhận xột về cụng tỏc quản lý khoản phải thu: - Ưu điểm:
+Trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ về khoản phải thu về nhõn sự, phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng, về hệ thống thụng tin sổ sỏch theo dừi chi tiết và tổng hợp rừ ràng, cập nhật kịp thời đầy đủ cỏc khoản phải thu theo từng đối tượng, từng thị trường. +Chớnh sỏch tớn dụng lới lỏng so với cỏc hóng cạnh tranh, kớch thớch tiờu thụ. - Nhược điểm
- Chớnh sỏch tớn dụng chưa cú chớnh sỏch khuyến khớnh đối với nhõn viờn thị trường khi đi thu nợ, chớnh sỏch tớn dụng lới lỏng cũng làm cho thấy doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, khả năng sinh lợi thấp.
- Trong cụng tỏc quản lý cỏc khoản phải thu khụng cú cụng việc phõn tớch khỏch hàng nhằm đỏnh giỏ mức độ tin cậy và tiềm năng chi trả của khỏch hàng.
- Tại cụng ty khụng cú thụng tin xếp hạng tuổi cỏc khoản phải thu, đõy là cơ sở quan trọng để đụn đốc trả nợ, quyết định tiếp tục bỏn chụi hay chấm dứt absn chụi cho một khỏch hàng.
Quản lý hàng tồn kho
CHỈ TIấU Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
So sỏnh 2012/2011 So sỏnh 2013/2012 Số lượng % Số lượng % Doanh thu thuần 39,938,101 43,861,521 39,901,474 3,923,419 9.8 -3,960,047 -9.0 Khoản phải thu bỡnh quõn 6,585,080 8,375,743 9,482,692 1,790,663 27 1,106,948 13 Vũng quay khoản phải thu 6.06 5.24 4.21 -0.83 -13 -1.03 -19
+ Sơ đồ 2.6 Quy trỡnh kiểm soỏt nội bộ hàng tồn kho.
PGĐ sản xuất, Phũng Vật tư Kế toỏn trưởng PGĐ tài chớnh
Cụng tỏc lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL
Việc lập kế hoạch NVL thực sự quan trọng khi mà đặc thự lĩnh vực sản xuất của Nhà mỏy phụ thuộc khỏ nhiều vào tớnh mựa vụ và điều kiện tự nhiờn. Đồng thời, thị trường trong nước cũng chỉ cú thể cung ứng một số NVL dựng cho sản xuất của Nhà mỏy, một số loại NVL thị trường trong nước khụng cú hoặc khụng đỏp ứng được đủ về số lượng hoặc chất lượng theo yờu cầu nờn doanh nghiệp phải nhập khẩu thụng qua cỏc cụng ty trung gian.Việc lập kế hoạch sẽ giỳp Nhà mỏy chủ động liờn hệ với cỏc đối tỏc và lường trước được rủi ro để dễ dàng ứng phú với sự thay đổi của thị trường. Thụng thường Nhà mỏy xõy dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch NVL cho cả năm vào đầu năm tài chớnh và do phũng Vật tư sản xuất thực hiện, trờn cơ sở chiến lược kinh doanh đó được ban lónh đạo xõy dựng trước đú. Căn cứ vào đú, hàng thỏng, hàng quý phũng Vật tư tự lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL, sau đú trỡnh PGĐ sản xuất duyệt, phũng Vật tư theo đú đi khảo sỏt giỏ và thực hiện thu mua sau khi kế toỏn trưởng đó ký duyệt.
Trong kế hoạch NVL, kế hoạch về số lượng và kế hoạch về giỏ cả là vấn đề được quan tõm hàng đầu. Nú chi phối tới nhiều hoạt động khỏc của Nhà mỏy: tỡnh hỡnh huy động vốn, hàng tồn kho… Nếu lập kế hoạch số lượng NVL quỏ nhiều với giỏ cả quỏ cao sẽ dẫn đến tỡnh trạng ứ đọng NVL trong kho, chi phớ lưu kho tăng, chi phớ NVL trong sản xuất tăng, từ đú tăng giỏ thành, tỡnh hỡnh nguồn vốn cú thể cũng
Lập kế hoạch thu mua, quản
lý quỏ trỡnh thu mua;Tổ chức quản lý quỏ trỡnh nhập kho; Tổ chức quản lý kho ;Tổ chức quỏ trỡnh xuất dựng Lập Sổ chi tiết vật tư, sổ Cỏi TK 152, 153 căn cứ vào Chứng từ gốc, sổ chi tiết, sổ Cỏi TK 152,153. Theo dừi, phõn tớch số liệu, đề ra chớnh sỏch quản lý dự trữ hàng tồn kho.
bị ảnh hưởng nghiờm trọng do số lói phải trả hàng kỳ khi vốn chủ yếu được huy động từ bờn ngoài…Ngược lại, nếu lập kế hoạch số lượng NVL quỏ ớt so với nhu cầu sản xuất sẽ dẫn đến tỡnh tạng thiếu NVL, sản xuất cú thể bị giỏn đoạn…Vỡ vậy, lập một kế hoạch sỏt thực về số lượng, giỏ cả từng loại NVL cho từng sản phẩm đúng vai trũ hết sức quan trọng.
Chỉ tiờu đơn giỏ trong kế hoạch sử dụng NVL được Nhà mỏy xõy dựng dựa trờn mức giỏ mua vào bỡnh quõn của năm trước và kinh nghiệm dự bỏo thị trường của nhõn viờn phũng kế hoạch. Hay núi cỏch khỏc, đơn giỏ kế hoạch năm nay bằng đơn giỏ kế hoạch của năm trước điều chỉnh lờn hoặc xuống một tỷ lệ nào đú tuỳ theo mức độ dự bỏo sự dư thừa hay khan hiếm cỏc loại NVL trong năm tới. Thực tế cho thấy việc dự bỏo chớnh xỏc diễn biến một thị trường là tương đối khú đối với bất kỳ chuyờn gia phõn tớch thị trường nào, đặc biệt với một thị trường chịu nhiều tỏc động của yếu tố khỏch quan thiờn nhiờn khụng thể đoỏn trước cựng với đội ngũ nhõn viờn lập kế hoạch trỡnh độ cú hạn thỡ giữa dự bỏo và thực tế, giữa đơn giỏ kế hoạch và đơn giỏ thực tế của Nhà mỏy thường cú sự chờnh lệch, từ đú kộo theo sự điều chỉnh kế hoạch thu mua và sử dụng của Nhà mỏy, Cụng ty đó hỡnh thành được hệ thống kờnh cung cấp nguyờn liệu với nguồn cung cấp ổn định. Đặc biệt, để giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn nguyờn liệu nhập khẩu, Cụng ty đang tiến hành xõy dựng nhà kho và cơ sở sơ chế, với nguồn nguyờn liệu.
Tổ chức quản lý trong quỏ trỡnh thu mua
Để quản lý tốt quỏ trỡnh này, trước khi mua sắm PGĐ sản xuất cựng phũng Vật tư sản xuất tiến hành khảo sỏt, thăm dũ, nghiờn cứu thị trường NVL để xem xột sự biến động giỏ cả, khả năng cung ứng của thị trường từ đú đưa ra quyết định chọn nhà cung cấp để đảm bảo yờu cầu cung ứng đủ về số lượng, chất lượng, thời gian cho sản xuất.
Nhà mỏy thực hiện cả 2 hỡnh thức là mua theo hợp đồng từ đơn vị, tổ chức kinh doanh (ký kết hợp đồng) và mua lẻ trực tiếp từ tập thể, cỏ nhõn, hộ nụng dõn (thu mua). Việc lựa chọn nhà cung cấp là cỏc đơn vị kinh doanh, đặc biệt là đối tỏc nước ngoài chủ yếu dựa trờn cơ sỏ cỏc nhà cung cấp quen thuộc từ nhiều năm. Theo quan niệm của Ban lónh đạo, điều này sẽ đảm bảo cho Nhà mỏy được ưu tiờn về giỏ và tiết kiệm chi phớ NVL, đồng thời trỏnh những rủi ro khụng cần thiết từ việc phỏ vỡ hợp đồng bất kể từ phớa nào và từ nguyờn nhõn nào, nú sẽ ảnh hưởng khụng tốt đến tỡnh hỡnh SXKD của Nhà mỏy.
Cụng ty thành lập một tổ chuyờn thực hiện việc mua bỏn lẻ NVL của những cỏ nhõn. Việc trao đổi mua bỏn này được thực hiện tại những địa điểm do Nhà mỏy quy định, những cỏ nhõn, hộ nụng dõn nào cú NVL trao đổi phải mang đến tận những địa điểm đú, điều này sẽ trỏnh mất thời gian và chi phớ thu mua cho Nhà mỏy. Để tiến hành được cụng tỏc thu mua này, thụng thường Nhà mỏy đăng những thụng bỏo và gửi về cỏc huyện, xó trước đú một thời gian ngắn cú niờm yết trước về giỏ và yờu cầu đối với loại nguyờn liệu đú.
Việc mua lẻ tận gốc sẽ giỳp Nhà mỏy tiết kiệm chi phớ về giỏ, tuy nhiờn cũng cú những bất lợi nhất định. Đối với cỏc tập thể bỏn lẻ là những tổ chức cú cơ sở kinh doanh và điều kiện cơ sở vật chất cụ thể thỡ việc kiểm tra chất lượng NVL sẽ